HIX AI Writer

BrowserGPT

HIX AI Writer

HIX AI Писатель

Получите доступ к более чем 120 инструментам письма с искусственным интеллектом, чтобы улучшить свои навыки письма.

Проверьте модуль записи HIX AI
Проверьте модуль записи HIX AI
BrowserGPT

BrowserGPT

Откройте для себя самый мощный и универсальный помощник ChatGPT для Интернета.

Проверьте BrowserGPT
Проверьте расширение HIX.AI Chrome
Производительность
Google Doc

Введите //, чтобы воспользоваться помощью искусственного интеллекта при написании документов в Документах Google.

Gmail

Введите // создавайте привлекательные электронные письма и персонализированные ответы.

Боковая панель

Изучите более мощную альтернативу боковой панели Bing для Chrome.

Поисковый движок

Найдите исчерпывающие ответы HIX.AI среди типичных результатов поиска.

Панель быстрого поиска

Выберите любой текст онлайн, чтобы перевести, переписать, обобщить и т. д.

Социальные медиа
Twitter

Введите //, чтобы составить краткую, но содержательную публикацию Twitter, посвященную этой тенденции.

Instagram

Введите //, чтобы создать привлекательные подписи для своих публикаций в Instagram.

Facebook

Введите //, чтобы создавать интерактивные публикации на Facebook, которые привлекут внимание вашего сообщества.

Quora

Введите //, чтобы предоставить ценные ответы, получившие одобрение, на Quora.

Reddit

Введите //, чтобы создавать публикации Reddit, которые найдут отклик в определенных сообществах.

YouTube

Обобщите длинные видеоролики YouTube одним щелчком мыши.

Инструменты
Дом > Электронная почта > Как написать электронные письма со счетами (5 шаблонов и образцов)

Как написать электронные письма со счетами (5 шаблонов и образцов)

Счета – это то, что движет деловым миром. Вы выполняете работу, отправляете счет и сразу же получаете оплату, верно? Это теория, но она не всегда работает таким образом. Вы не всегда можете рассчитывать на то, что люди заплатят, но электронные письма со счетами из чистого золота могут сыграть важную роль в получении оплаты!

Итак, как написать электронное письмо со счетом-фактурой? Мы собираемся показать вам. В этом руководстве мы даем вам 5 шаблонов электронных писем для счетов-фактур для распространенных ситуаций:

  • Первое электронное письмо со счетом новому клиенту
  • Электронная почта с напоминанием о счете
  • Краткий счет по электронной почте
  • Официальное электронное письмо со счетом
  • Подробный счет по электронной почте

Если вы спешите, вы можете скопировать и вставить эти примеры электронных писем со счетами-фактурами, но мы наметим формат электронного письма-счета и вместе создадим шаблон. Мы не можем гарантировать, что вы получите причитающиеся вам деньги, но у вас будет больше шансов, если вы отправите нам электронные счета со счетами.

Покажите нам деньги!

Что такое электронные письма со счетами?

Электронные письма со счетами — это сообщения, которые приносят вам деньги. Это так просто. Когда вы предоставили услугу, предоставили продукт или завершили проект, вам будет выставлен счет.

Электронные счета-фактуры не являются счетами. Но это не значит, что вы можете игнорировать важную информацию.

Фактически, многие электронные письма со счетами не могут побудить людей к действию, потому что они не содержат трех частей важной информации.

  1. Что покрывает счет-фактура
  2. Сколько причитается
  3. Срок оплаты

Если вы включите все эти три пункта в электронные письма со счетами, вы сможете получить оплату.

Вам также необходимо убедиться, что они структурированы правильно, профессионально и по делу.

Вот 5 образцов электронных писем со счетами, чтобы вы могли понять, как этого добиться.

5 образцов электронных писем со счетами-фактурами

Вы могли бы подумать, что будет только один образец счета, но вы ошибаетесь. На самом деле, существует несколько типов электронных писем со счетами, которые вам может понадобиться отправить в различных ситуациях. Мы рассмотрим первое электронное письмо новому поставщику, напоминание о счете и подробный счет.

Первое электронное письмо со счетом новому клиенту

Ах, это чувство нового клиента! Если вы зарегистрировали нового клиента или покупателя, очень важно, чтобы вы правильно отправили первый счет по электронной почте. Вам необходимо будет убедиться, что вы указали всю подробную информацию (оказанные услуги, стоимость, реквизиты для оплаты и сроки). Посмотрите, как мы решаем эту проблему в этом примере.

Дорогой [ Имя получателя ] ,

Спасибо, что выбрали наши услуги! Мы рады предоставить вам подробную информацию о вашем первом счете.

Услуги, предоставляемые:

- [ Подробное описание предоставляемых услуг ]

Расходы:

- [ Разбивка затрат и цен ]

Детали оплаты:

- Сумма платежа: [ Сумма ] - Способ оплаты: [ Способ оплаты ] - Срок оплаты: [ Срок оплаты ]

Пожалуйста, убедитесь, что оплата произведена в указанный срок. Если у вас есть какие-либо вопросы или требуются дополнительные разъяснения, свяжитесь с нами.

Спасибо за ваше сотрудничество.

С наилучшими пожеланиями,
[ Ваше имя ]

Электронная почта с напоминанием о счете

Не заплатили? Отправьте счет-напоминание. В этом примере решается непростая задача — напомнить кому-то, что он вам должен деньги. Избегайте эмоций и сосредоточьтесь на фактах. Никогда не извиняйтесь и не отступайте.

Дорогой [ Имя получателя ] ,

Я надеюсь это письмо благополучно дойдет до вас. Это дружеское напоминание о том, что счет за [ продукт/услугу ] все еще не оплачен. Платеж должен был быть произведен [ Дата платежа ] .

Мы просим вас погасить задолженность в размере [ Сумма ] как можно скорее. К вашему сведению, прилагается счет-фактура.

Если у вас есть какие-либо вопросы или сомнения относительно оплаты, пожалуйста, не стесняйтесь обращаться к нам. Мы ценим ваш бизнес и ценим ваше оперативное внимание к этому вопросу.

Спасибо за ваше сотрудничество.

С наилучшими пожеланиями,
[ Ваше имя ]

Также узнайте , как написать эффективное последующее электронное письмо здесь .

Краткий счет по электронной почте

Зачем отправлять короткий счет? Если вы хорошо знаете клиента или просите регулярный платеж, вы можете просто заполнить пробелы здесь и нажать «Отправить». Ваше знакомство означает, что вы можете вести себя дружелюбно и отказаться от некоторых формальностей.

Дорогой [ Имя получателя ] ,

Я надеюсь это письмо благополучно дойдет до вас. Я пишу, чтобы предоставить вам счет за наши недавние услуги.

Прилагаем счет на общую сумму задолженности. Пожалуйста, дайте мне знать, если у вас есть какие-либо вопросы или вам нужна дополнительная помощь по этому вопросу.

Спасибо за внимание и своевременную оплату.

С наилучшими пожеланиями,
[ Ваше имя ]

Официальное электронное письмо со счетом

Этот образец счета-фактуры является на 100% формальным и в точности соответствует функциям и формату. Если вы ищете стандартный шаблон счета-фактуры, отвечающий всем требованиям, то это он.

Дорогой [ Имя получателя ] ,

Я надеюсь это письмо благополучно дойдет до вас. Я пишу, чтобы подтвердить расписание нашей предстоящей встречи.

Пожалуйста, дайте мне знать, подходит ли вам предложенный график.

Спасибо за внимание.

С наилучшими пожеланиями,
[ Ваше имя ]

Также узнайте, как написать официальное электронное письмо здесь .

Подробный счет по электронной почте

Если вы предоставили много продуктов или услуг, вам необходимо будет указать подробную информацию в счете. В этом образце используются пункты списка, чтобы точно описать, что вы сделали или предоставили, а также цену, которую необходимо заплатить.

Дорогой [ Имя получателя ] ,

К этому письму прикреплен подробный счет за предоставленные нами продукты/услуги. Ниже приведены соответствующие детали:

  • Товар/услуга 1: [ Описание ] - [ Цена ]
  • Товар/услуга 2: [ Описание ] - [ Цена ]
  • Товар/услуга 3: [ Описание ] - [ Цена ]

Общая сумма: [ Общая цена ]

Пожалуйста, просмотрите счет и сообщите нам, если у вас возникнут какие-либо вопросы или сомнения. Оплата должна быть произведена до [ Дата оплаты ] с помощью предоставленных способов оплаты. Мы ценим ваше оперативное внимание к этому вопросу.

Спасибо за вашу постоянную поддержку.

С наилучшими пожеланиями,
[ Ваше имя ]

Как писать электронные письма со счетами – экспертное руководство

Электронные письма со счетами — это, по сути, требования об оплате, но вы хотите сыграть по-другому.

Вместо того, чтобы просто отправлять счет в виде вложения, вам следует представить его позитивно, сделать комплимент и четко указать детали платежа и любые условия.

Зачем прилагать все эти усилия? В бизнесе отношения имеют значение, и вы должны приложить все усилия для их построения. Кроме того, положительное и дружелюбное электронное письмо со счетом, скорее всего, будет обработано быстрее, чем грубый запрос.

Суть в том, что отправка дружелюбных и подробных электронных писем с запросами на выставление счетов позволит вам быстрее получить оплату.

и подружиться с вами.

Так с чего же начать? Мы разделили электронное письмо со счетом на 3 части:

  1. Тема электронного письма со счетом-фактурой
  2. Основная копия
  3. Подписание/следующие шаги

Каждое электронное письмо начинается с отличной темы – и мы тоже в этом руководстве для экспертов.

Тема электронного письма со счетом-фактурой

Никто не ожидает, что темы вашего счета будут остроумными, забавными или дружелюбными. Чего они ожидают, так это подробностей и дат, а не «требования оплаты».

Вам нужно объяснить, что это счет-фактура, поэтому его можно быстро зарегистрировать или переслать нужному человеку. Вы можете добавить название своей компании, номер счета и дату платежа.

Вот несколько примеров тем писем со счетами-фактурами, которые стоит просмотреть:

  • Счет – (Название компании) – (Дата)
  • Счет-фактура (номер) – (название компании) – (дата)
  • Пожалуйста, найдите наш последний счет
  • Последний счет – (название компании)
  • Напоминание о счете. Пожалуйста, не могли бы вы произвести оплату?
  • (Название компании) – Счет (номер) –
  • Счет за заказ № (укажите номер)
  • (Номер заказа) – Счет – Дата

Положительным моментом является то, что после того, как вы установили стиль для своих счетов-фактур, вам не нужно его снова менять. Вы можете (и должны) повторно использовать один и тот же файл снова и снова.

Результат!

Текст электронного письма со счетом-фактурой

Ваш счет открыт, и это отличное начало. Далее нам нужно указать, что покрывает счет, условия оплаты, даты и суммы. Но сначала начните с персонализированного приветствия, используя имя.

«Привет (имя человека)»

Электронные письма со счетами имеют стандартную структуру, что упрощает их написание. Мы собираемся работать над этим ниже при создании нашего шаблона, но вот четырехэтапный процесс написания электронных писем, за которые вам будут платить:

  1. Представьтесь (и поздоровайтесь!)
  2. Объясните, это счет-фактура.
  3. Предоставьте подробную информацию (перечислите услуги или продукты и их цены)
  4. Укажите стандартные условия

Готовы начать создавать электронные письма со счетами?

  • Представьтесь (и поздоровайтесь!)

«Меня зовут (ваше имя), и я связываюсь с вами через (название компании). Нам было очень приятно работать с вами!»

Узнайте о: Как представиться в электронном письме?

  • Объясните, это счет-фактура.

«Я обращаюсь к вам с нашим счетом (прилагается) за наши услуги/продукты. Вы можете найти подробную информацию обо всем в счете».

  • Предоставьте подробную информацию (перечислите услуги или продукты и их цены)

«Чтобы сделать это как можно проще, я также перечислил их ниже. (Вставьте список). Общая сумма, подлежащая оплате, составляет ($$$)».

  • Укажите стандартные условия

«Наши стандартные условия оплаты — 28 дней (или 7 дней, или 60 дней, или как вы используете!).

Это превращается в отличный шаблон электронной почты для счетов-фактур. Теперь нам нужно завершить наши следующие шаги и подписать соглашение.

Подписание счета по электронной почте/следующие шаги

Вы почти готовы отправить счет по электронной почте, но осталось добавить еще несколько вещей. Во-первых, вам нужно убедиться, что ваше электронное письмо было доставлено, поэтому попросите подтверждение и попросите их проверить детали.

«Можете ли вы подтвердить, что получили этот счет по электронной почте? Я был бы признателен, если бы вы проверили все детали и связались со мной, если возникнут какие-либо проблемы».

Если вы не получили ответ вовремя, рассмотрите возможность отправки дополнительного письма (о том, как это сделать, см. в примерах выше!). Теперь выразите благодарность и завершите электронное письмо со счетом на позитивной ноте.

«Было здорово работать с вами, и все мы в (название компании) надеемся продолжить наши позитивные отношения».

Идеальный! Теперь давайте закончим, добавив подпись, ваше имя, подпись и контактные данные.

«Большое спасибо» — это нормально.

Вы только что отправили свое первое электронное письмо со счетом...!

Давайте получать оплату: что можно и чего нельзя делать в электронных письмах со счетами

Что самое худшее может случиться с электронным письмом со счетом? Что это игнорируется. Это означает, что вам остается беспокоиться о том, было ли оно получено, и беспокоиться, что вам не заплатят.

Слишком много людей допускают распространенные ошибки при написании электронных писем со счетами. Они предполагают, что

Вот несколько советов, которые можно и чего нельзя делать, чтобы ваши электронные письма со счетами всегда приносили результат!

  • Обязательно используйте имя человека. Не используйте старомодное вступление типа «Уважаемый господин/госпожа». Это устарело и ненужно.
  • Окажите теплый прием. Не начинайте с требования оплаты!
  • Постарайтесь быть дружелюбными. Не ведите себя слишком официально.
  • Перечислите все. Не просто добавляйте вложение.
  • Обязательно укажите сумму платежа и дату платежа. Не упускайте никаких подробностей.
  • Попросите подтверждение, что электронное письмо со счетом-фактурой было доставлено. Не предполагайте ничего.
  • Запланируйте последующее наблюдение. Не оставляйте напоминания о счетах на последнюю минуту.
  • Разработайте формат и используйте его последовательно. Не тратьте время на создание нового электронного письма со счетом каждый раз, когда вам нужно его отправить.
  • Вычитывайте и проверяйте каждое письмо. Не доверяйте себе (или онлайн-редакторам).
  • Попробуйте генератор электронной почты HIX.AI , мощный инструмент для создания электронной почты, который создает четкие электронные письма со счетами за считанные секунды. Не пробуйте некачественные альтернативы, которые создают роботизированный текст, ни на кого не ориентированный.

Заключение

Электронные счета-фактуры посвящены деньгам. Конечно, вы можете заявить, что хотите получить деньги СЕЙЧАС, но ключ к получению денег — быть вежливым и никогда не навязчивым. Самые эффективные электронные письма со счетами-фактурами теплые, дружелюбные и включают в себя каждую деталь. Да, написание может занять немного больше времени, но в результате у вас будет больше шансов получить оплату – и мы думаем, что оно того стоит.

Похожие сообщения

Посмотреть больше