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首頁 > 電子郵件 > 如何撰寫發票電子郵件(5 個範本和範例)

如何撰寫發票電子郵件(5 個範本和範例)

發票是商業世界運作的動力。您完成工作,發送發票,然後立即獲得報酬,對嗎?理論就是如此——但它並不總是如此。您不能總是依靠人們來付款,但是純金發票電子郵件可以在您獲得付款方面發揮強大的作用!

那麼,發票郵件怎麼寫呢?我們將向您展示。在本指南中,我們為您提供了 5 個適用於常見情況的發票電子郵件範本:

  • 發送給新客戶的第一封發票電子郵件
  • 提醒發票電子郵件
  • 簡短的電子郵件發票
  • 正式發票電子郵件
  • 詳細發票電子郵件

如果您很急,可以複製並貼上這些發票電子郵件範例,但我們概述了發票電子郵件格式並共同建立範本。我們無法保證您會收到所欠的款項,但使用我們的發票電子郵件您將獲得最佳機會。

給我們錢吧!

什麼是發票電子郵件?

發票電子郵件是可以讓您賺錢的訊息。就是這麼簡單。當您提供服務、提供產品或完成項目時,發票將讓您付款。

發票電子郵件不是發票。但這並不意味著您可以忽略重要訊息。

事實上,許多發票電子郵件未能讓人們採取行動,因為它們不包含三個關鍵資訊。

  1. 發票涵蓋哪些內容
  2. 欠了多少錢
  3. 付款期限

確保在發票電子郵件中包含這三件事將有助於您獲得付款。

您還需要確保它們的結構正確、專業並且切中要點。

這裡有 5 個發票電子郵件範例,您可以了解如何實現這一目標。

5 份發票電子郵件範本

您可能認為只有一張發票樣本,但您錯了。事實上,您可能需要發送多種類型的發票電子郵件,涵蓋多種情況。我們將介紹給新供應商的第一封電子郵件、發票提醒和詳細發票。

發送給新客戶的第一封發票電子郵件

啊,新顧客的感覺!如果您已經註冊了新客戶或顧客,正確收到第一封發票電子郵件至關重要。您需要確保包含所有詳細資訊(提供的服務、費用、付款詳細資訊和截止日期)。看看我們如何在此範例中解決這個問題。

親愛的[收件人姓名] ,

感謝您選擇我們的服務!我們很高興為您提供第一張發票的詳細資訊。

提供的服務:

- [所提供服務的詳細說明]

費用:

- [成本和定價細目]

付款詳情:

- 付款金額: [金額] - 付款方式: [付款方式] - 付款到期日: [到期日]

請確保在指定期限內付款。如果您有任何疑問或需要進一步說明,請隨時與我們聯繫。

謝謝您的合作。

此致,
[你的名字]

提醒發票電子郵件

沒有被支付?發送提醒發票。此範例解決了提醒某人欠您錢的棘手任務。避免情緒化,專注事實。永遠不要道歉或退縮。

親愛的[收件人姓名] ,

我希望你能收到這封電子郵件。友情提醒, [產品/服務]的發票仍未結清。付款日期為[到期日] 。

我們懇請您盡快結清[金額]的未付款項。附上發票供您參考。

如果您對付款有任何疑問或疑慮,請隨時與我們聯繫。我們重視您的業務,並感謝您對此事的及時關注。

謝謝您的合作。

此致,
[你的名字]

另請在此處了解如何撰寫有效的後續電子郵件

簡短的電子郵件發票

為什麼要發送簡短的發票?如果您很了解客戶或要求定期付款,您可以填寫此處的空白並推播發送。您的熟悉意味著您可以表現得友好並放棄一些手續。

親愛的[收件人姓名] ,

我希望你能收到這封電子郵件。我寫信是為了向您提供我們近期服務的發票。

請參閱隨附的應付總額發票。如果您對此事有任何疑問或需要任何進一步協助,請告訴我。

感謝您的關注和及時付款。

此致,
[你的名字]

正式發票電子郵件

該發票樣本 100% 正式,嚴格遵循功能和格式。如果您正在尋找符合所有要求的標準發票模板,那麼這就是您的最佳選擇。

親愛的[收件人姓名] ,

我希望你能收到這封電子郵件。我寫信是為了確認我們即將舉行的會議的安排。

請告訴我建議的時間表是否適合您。

感謝您的關注。

此致,
[你的名字]

也可以在此處了解如何撰寫正式電子郵件

詳細發票電子郵件

如果您提供了大量產品或服務,則需要在發票中詳細說明。此範例使用要點來準確說明您已完成或提供的內容以及需要支付的價格。

親愛的[收件人姓名] ,

請在此電子郵件附件中找到我們所提供的產品/服務的詳細發票。以下是相關詳情:

  • 產品/服務 1: [描述] - [價格]
  • 產品/服務 2: [描述] - [價格]
  • 產品/服務 3: [描述] - [價格]

總金額: [總價]

請查看發票,如果您有任何問題或疑慮,請告訴我們。應在[到期日]之前透過提供的付款方式付款。感謝您對此事的及時關注。

感謝您一如既往的支持。

此致,
[你的名字]

如何撰寫發票電子郵件 – 專家指南

發票電子郵件基本上是付款要求,但您想以不同的方式發揮作用。

您不應簡單地將發票作為附件發送,而是要積極地介紹它,向他們表示讚美,並清楚地說明付款詳細信息以及任何條款和條件。

為什麼要費這麼大的力氣呢?在商業中,關係很重要,你應該盡一切努力建立它們。此外,積極友善的發票電子郵件比粗魯的請求更有可能快速處理。

最重要的是,發送友好且詳細的發票請求電子郵件將使您更快獲得付款

並與你們成為朋友。

那你會從哪裡開始?我們將發票電子郵件分為 3 部分:

  1. 發票電子郵件主旨行
  2. 正文
  3. 簽名/後續步驟

每封電子郵件都以精彩的主題開頭——本專家指南也是如此。

發票電子郵件主旨行

沒有人期望您的發票主題行是詼諧、有趣或友善的。他們真正期望的是細節和日期,而不是「付款要求」。

您需要解釋這是一張發票,以便可以快速歸檔或轉發給合適的人。您可以新增公司名稱、發票號碼和付款日期。

以下是一些可供查看的發票電子郵件主題行範例:

  • 發票 – (公司名稱) – (日期)
  • 發票(號碼)-(公司名稱)-(日期)
  • 請尋找我們最新的發票
  • 最新發票 –(公司名稱)
  • 發票提醒 – 請問您可以付款嗎
  • (公司名稱) – 發票 (號碼) –
  • 訂單發票#(插入編號)
  • (訂單編號) – 發票 – 日期

需要注意的一件積極的事情是,一旦您確定了發票的樣式,就無需再次更改它們。您可以(並且應該)一遍又一遍地重複使用同一個。

結果!

發票電子郵件正文

您的發票已開具,這是一個好的開始。接下來,我們需要列出發票涵蓋的內容、付款條件、日期和金額。但首先,請先使用名字進行個人化問候。

“嗨(人名),”

發票電子郵件遵循標準結構,這使得它們易於編寫。我們將在下面建立模板時完成它,但這裡有一個 4 步驟過程來編寫可以讓您付款的電子郵件:

  1. 自我介紹(並打個招呼!)
  2. 解釋一下這是發票
  3. 提供詳細資訊(列出服務或產品及其價格)
  4. 制定標準條款

準備好建立您的發票電子郵件了嗎?

  • 自我介紹(並打個招呼!)

“我的名字是(您的名字),我通過(公司名稱)與您聯繫。很高興與您合作!”

了解:如何在電子郵件中介紹自己?

  • 解釋一下這是發票

「我正在與您聯繫,並提供我們服務/產品的發票(隨附)。您可以在發票中找到所有內容的詳細資訊。”

  • 提供詳細資訊(列出服務或產品及其價格)

“為了盡可能簡單,我還在下面列出了它們。(插入列表)。應付付款總額為 ($$$)。”

  • 制定標準條款

“我們的標準付款期限是 28 天(或 7 天、60 天,或您使用的任何期限!)。”

這正在變成一個優秀的發票電子郵件範本。現在我們需要完成接下來的步驟並簽署。

發票電子郵件簽名/後續步驟

您幾乎已準備好發送發票電子郵件,但還需要包含一些內容。首先,您需要確保您的電子郵件已送達 - 因此請要求確認並要求他們檢查詳細資訊。

“請確認您已收到此發票電子郵件嗎?如果您能檢查所有詳細信息並在出現任何問題時回复我,我將不勝感激。”

如果您沒有及時收到回复,請考慮發送後續電子郵件(請參閱上面的範例以了解如何處理該問題!)。現在,表達謝意並以積極的態度結束發票電子郵件。

“與您合作非常愉快,我們(公司名稱)的所有人都希望繼續保持我們積極的關係。”

完美的!現在,讓我們加入結束語、您的姓名、簽名和聯絡方式。

“非常感謝”就可以了。

您剛剛寫了第一封發票電子郵件...!

讓我們獲得付款 – 發票電子郵件的注意事項

發票電子郵件可能發生的最糟糕的情況是什麼?它被忽略了。這意味著您要擔心是否已收到並擔心您不會收到報酬。

很多人在撰寫發票電子郵件時都會犯下常見錯誤。他們假設

以下是一些注意事項,以確保您的發票電子郵件始終收到結果!

  • 請使用此人的名字。不要使用像“親愛的先生/女士”這樣的老式介紹。它已經過時並且沒有必要。
  • 請提供熱烈的歡迎。不要從要求付款開始!
  • 一定要嘗試保持友好。不要顯得過於正式。
  • 一定要列出所有內容。不要只是添加附件。
  • 請包括付款金額和付款日期。不要遺漏任何細節。
  • 請務必要求確認發票電子郵件已送達。不要假設任何事。
  • 請安排後續行動。不要等到最後一刻才發出發票提醒。
  • 一定要開發一種格式並一致地使用它。每次必須發送發票電子郵件時,不必浪費時間建立新的發票電子郵件。
  • 校對並檢查每封電子郵件。不要相信自己(或在線編輯)。
  • 請嘗試HIX.AI電子郵件產生器,這是一款功能強大的電子郵件建立工具,可在幾秒鐘內建立清晰的發票電子郵件。不要嘗試產生不針對任何人的機器人文字的低品質替代方案。

結論

發票電子郵件都是關於錢的。當然,你可以說你現在就想要錢——但獲得報酬的關鍵是要有禮貌,不要咄咄逼人。最有效的發票電子郵件是熱情、友善的,並且包含每一個細節。是的,他們可能需要更長的時間來寫作,但結果是獲得報酬的機會更大——我們認為這是值得的。

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