Faktur inilah yang membuat dunia bisnis berputar. Anda melakukan pekerjaannya, mengirimkan faktur, dan langsung menerima pembayaran, bukan? Itulah teorinya – namun tidak selalu berjalan seperti itu. Anda tidak dapat selalu mengandalkan orang untuk membayar, namun email faktur emas dapat berperan penting dalam membuat Anda dibayar!
Lantas, bagaimana cara menulis email invoice? Kami akan menunjukkannya kepada Anda. Dalam panduan ini, kami memberi Anda 5 templat email faktur untuk situasi umum:
- Email faktur pertama ke pelanggan baru
- Email faktur pengingat
- Faktur email pendek
- Email faktur resmi
- Email faktur terperinci
Jika Anda sedang terburu-buru, Anda dapat menyalin dan menempelkan contoh email faktur ini, namun kami menguraikan format email faktur dan bekerja sama untuk membuat templat. Kami tidak dapat menjamin Anda akan mendapatkan uang yang terutang, namun Anda memiliki peluang terbaik menggunakan email faktur kami.
Tunjukkan pada kami uangnya!
Apa itu email faktur?
Email faktur adalah pesan yang memberi Anda uang. Sesederhana itu. Saat Anda telah memberikan layanan, menyediakan produk, atau menyelesaikan proyek, faktur akan membuat Anda dibayar.
Email faktur bukanlah faktur. Namun bukan berarti Anda bisa mengabaikan informasi penting.
Faktanya, banyak email faktur gagal membuat orang bertindak karena tidak menyertakan tiga informasi penting.
- Apa yang tercakup dalam faktur
- Berapa banyak yang terutang
- Batas waktu pembayaran
Memastikan Anda menyertakan ketiga hal ini dalam email faktur Anda akan membantu Anda menerima pembayaran.
Anda juga harus memastikan bahwa mereka terstruktur dengan benar, profesional, dan langsung pada intinya.
Berikut adalah 5 contoh email faktur sehingga Anda dapat melihat cara mencapainya.
5 sampel email faktur
Anda mungkin mengira hanya akan ada satu sampel faktur, namun Anda salah. Faktanya, ada beberapa jenis email faktur yang mungkin perlu Anda kirim untuk mencakup berbagai situasi. Kami akan membahas email pertama ke pemasok baru, pengingat faktur, dan faktur mendalam.
Email faktur pertama ke pelanggan baru
Ahh, perasaan pelanggan baru itu! Jika Anda telah mendaftarkan klien atau pelanggan baru, Anda harus mendapatkan email faktur pertama dengan benar. Anda perlu memastikan bahwa Anda menyertakan semua detail (layanan yang diberikan, biaya, detail pembayaran, dan tenggat waktu). Lihat cara kami mengatasinya dalam contoh ini.
Yang terhormat [ Nama Penerima ] ,
Terima kasih telah memilih layanan kami! Kami dengan senang hati memberi Anda rincian faktur pertama Anda.
Pelayanan yang disediakan:
- [ Penjelasan rinci tentang layanan yang disediakan ]
Biaya:
- [ Rincian biaya dan harga ]
Rincian Pembayaran:
- Jumlah pembayaran: [ Jumlah ] - Metode pembayaran: [ Metode pembayaran ] - Tanggal jatuh tempo pembayaran: [ Tanggal jatuh tempo ]
Harap pastikan pembayaran dilakukan sesuai batas waktu yang ditentukan. Jika Anda memiliki pertanyaan atau memerlukan klarifikasi lebih lanjut, jangan ragu untuk menghubungi kami.
Terima kasih atas kerja sama anda.
Salam,
[ Nama Anda ]
Email faktur pengingat
Belum dibayar? Kirim faktur pengingat. Contoh ini menangani tugas rumit untuk mengingatkan seseorang bahwa mereka berhutang uang kepada Anda. Hindari emosi, dan fokuslah pada fakta. Jangan pernah meminta maaf atau mundur.
Yang terhormat [ Nama Penerima ] ,
Saya harap email ini sampai pada Anda dengan baik. Ini adalah pengingat bahwa faktur untuk [ Produk/Layanan ] masih belum dibayar. Pembayaran telah jatuh tempo pada [ Tanggal Jatuh Tempo ] .
Kami dengan hormat meminta Anda untuk melunasi jumlah terutang [ Jumlah ] sesegera mungkin. Terlampir adalah faktur untuk referensi Anda.
Jika Anda memiliki pertanyaan atau kekhawatiran mengenai pembayaran, jangan ragu untuk menghubungi kami. Kami menghargai bisnis Anda dan menghargai perhatian cepat Anda terhadap masalah ini.
Terima kasih atas kerja sama anda.
Salam,
[ Nama Anda ]
Faktur email pendek
Mengapa mengirim faktur pendek? Jika Anda mengenal klien dengan baik atau meminta pembayaran rutin, Anda cukup mengisi kekosongan di sini dan menekan kirim. Keakraban Anda berarti Anda bisa bersikap ramah dan mengabaikan beberapa formalitas.
Yang terhormat [ Nama Penerima ] ,
Saya harap email ini sampai pada Anda dengan baik. Saya menulis surat ini untuk memberi Anda faktur untuk layanan terbaru kami.
Silakan temukan terlampir faktur untuk jumlah total yang harus dibayar. Mohon beri tahu saya jika Anda memiliki pertanyaan atau memerlukan bantuan lebih lanjut mengenai masalah ini.
Terima kasih atas perhatian Anda dan pembayaran cepat Anda.
Salam,
[ Nama Anda ]
Email faktur resmi
Contoh invoice ini 100% formal dan mengikuti fungsi dan format surat. Jika Anda mencari templat faktur standar yang memenuhi semua kriteria, ini dia.
Yang terhormat [ Nama Penerima ] ,
Saya harap email ini sampai pada Anda dengan baik. Saya menulis untuk mengkonfirmasi penjadwalan pertemuan kami yang akan datang.
Tolong beri tahu saya jika jadwal yang diusulkan cocok untuk Anda.
Terima kasih atas perhatian Anda.
Salam,
[ Nama Anda ]
Email faktur terperinci
Jika Anda telah menyediakan banyak produk atau layanan, Anda harus memasukkan detailnya di faktur Anda. Sampel ini menggunakan poin-poin untuk menguraikan dengan tepat apa yang telah Anda lakukan atau berikan dan harga yang harus dibayar.
Yang terhormat [ Nama Penerima ] ,
Terlampir pada email ini, silakan temukan detail invoice untuk produk/jasa yang telah kami berikan. Di bawah ini adalah rincian yang relevan:
- Produk/Layanan 1: [ Deskripsi ] - [ Harga ]
- Produk/Layanan 2: [ Deskripsi ] - [ Harga ]
- Produk/Layanan 3: [ Deskripsi ] - [ Harga ]
Jumlah Total: [ Total Harga ]
Harap tinjau faktur dan beri tahu kami jika Anda memiliki pertanyaan atau masalah. Pembayaran harus dilakukan paling lambat [ Tanggal Jatuh Tempo ] melalui metode pembayaran yang disediakan. Kami menghargai perhatian cepat Anda terhadap masalah ini.
Terima kasih atas dukungan Anda yang berkelanjutan.
Salam,
[ Nama Anda ]
Cara menulis email faktur – panduan ahli
Email faktur pada dasarnya adalah tuntutan pembayaran, tetapi Anda ingin memainkannya secara berbeda.
Daripada hanya mengirimkan faktur sebagai lampiran, Anda sebaiknya memperkenalkannya secara positif, memberikan pujian kepada mereka, dan menyatakan dengan jelas rincian pembayaran serta syarat dan ketentuan apa pun.
Mengapa repot-repot melakukan semua upaya ini? Dalam bisnis, hubungan itu penting, dan Anda harus melakukan segala upaya untuk membangunnya. Selain itu, email faktur yang positif dan ramah kemungkinan besar akan ditangani dengan cepat daripada permintaan yang kasar.
Intinya adalah, mengirimkan email permintaan faktur yang ramah dan detail akan membuat Anda dibayar lebih cepat
dan menjadikanmu teman.
Jadi dari mana Anda memulai? Kami telah membagi email faktur menjadi 3 bagian:
- Baris subjek email faktur
- Salinan badan
- Sign-off/langkah selanjutnya
Setiap email dimulai dengan baris subjek yang bagus – begitu pula kami dalam panduan ahli ini.
Baris subjek email faktur
Tidak ada yang mengharapkan baris subjek faktur Anda lucu, lucu, atau ramah. Apa yang mereka harapkan hanyalah rincian dan tanggal, namun bukan "permintaan pembayaran".
Anda sebaiknya menjelaskan bahwa ini adalah faktur, sehingga dapat dengan cepat diajukan atau diteruskan ke orang yang tepat. Anda dapat menambahkan nama perusahaan, nomor faktur, dan tanggal pembayaran.
Berikut adalah beberapa contoh baris subjek email faktur untuk ditinjau:
- Faktur – (Nama perusahaan) – (Tanggal)
- Faktur (Nomor) – (Nama Perusahaan) – (Tanggal)
- Silakan temukan faktur terbaru kami
- Faktur terbaru – (Nama perusahaan)
- Pengingat faktur – Bisakah Anda melakukan pembayaran
- (Nama Perusahaan) – Faktur (Nomor) –
- Faktur pesanan #(masukkan nomor)
- (Nomor pesanan) – Faktur – Tanggal
Satu hal positif yang perlu diperhatikan adalah setelah Anda menentukan gaya faktur, Anda tidak perlu mengubahnya lagi. Anda dapat (dan harus) menggunakan kembali yang sama berulang kali.
Hasil!
Salinan isi email faktur
Faktur Anda telah dibuka, dan ini merupakan awal yang baik. Selanjutnya, kita perlu menetapkan apa saja yang tercakup dalam faktur, syarat pembayaran, tanggal, dan jumlah. Namun pertama-tama, mulailah dengan sapaan yang dipersonalisasi menggunakan nama depan.
"Hai (nama orang),"
Email faktur mengikuti struktur standar, yang membuatnya mudah untuk ditulis. Kami akan mengerjakannya di bawah saat kami membuat template, namun berikut adalah proses 4 langkah untuk menulis email yang akan membuat Anda dibayar:
- Perkenalkan diri Anda (dan ucapkan halo!)
- Jelaskan ini adalah faktur
- Berikan detail (daftar layanan atau produk dan harganya)
- Tetapkan persyaratan standar
Siap untuk mulai membuat email faktur Anda?
- Perkenalkan diri Anda (dan ucapkan halo!)
"Nama saya (nama Anda), dan saya menghubungi Anda dari (nama perusahaan). Senang sekali kami bisa bekerja sama dengan Anda!"
Pelajari tentang: Bagaimana cara memperkenalkan diri Anda melalui email?
- Jelaskan ini adalah faktur
"Saya menghubungi Anda dengan faktur kami (terlampir) untuk layanan/produk kami. Anda dapat menemukan detail semuanya di faktur."
- Berikan detail (daftar layanan atau produk dan harganya)
"Untuk membuatnya semudah mungkin, saya juga mencantumkannya di bawah. (Masukkan daftar). Jumlah total yang harus dibayar adalah ($$$)."
- Tetapkan persyaratan standar
"Ketentuan pembayaran standar kami adalah 28 hari (atau 7 hari, atau 60 hari, atau apa pun yang Anda gunakan!)."
Ini berubah menjadi templat email faktur yang luar biasa. Sekarang kita perlu menyelesaikan semuanya dengan langkah selanjutnya dan keluar.
Penandatanganan email faktur/langkah selanjutnya
Anda hampir siap mengirim email faktur, namun ada beberapa hal yang perlu disertakan. Pertama, Anda ingin memastikan email Anda telah terkirim – jadi mintalah konfirmasi dan minta mereka memeriksa detailnya.
"Bisakah Anda mengonfirmasi bahwa Anda telah menerima email faktur ini? Saya akan sangat berterima kasih jika Anda dapat memeriksa semua detail dan menghubungi saya kembali jika ada masalah."
Jika Anda tidak menerima balasan tepat waktu, pertimbangkan untuk mengirimkan email tindak lanjut (lihat contoh kami di atas tentang cara mendekatinya!). Sekarang, ucapkan terima kasih dan akhiri email faktur dengan nada positif.
“Senang sekali bekerja sama dengan Anda, dan kami semua di (nama perusahaan) berharap dapat melanjutkan hubungan positif kami.”
Sempurna! Sekarang mari selesaikan dengan menambahkan tanda tangan, nama, tanda tangan, dan detail kontak Anda.
"Terima kasih banyak" tidak masalah.
Anda baru saja menulis email faktur pertama Anda...!
Ayo dapatkan bayaran – apa yang boleh dan tidak boleh dilakukan pada email faktur
Apa hal terburuk yang bisa terjadi dengan email faktur? Itu diabaikan. Artinya, Anda hanya perlu mengkhawatirkan apakah dana tersebut telah diterima dan khawatir Anda tidak akan dibayar.
Terlalu banyak orang melakukan kesalahan umum saat menulis email invoice. Mereka berasumsi demikian
Berikut beberapa hal yang boleh dan tidak boleh dilakukan untuk memastikan email invoice Anda selalu membuahkan hasil!
- Gunakan nama depan orang tersebut. Jangan gunakan intro kuno seperti "Yang Terhormat Tuan/Nyonya". Itu sudah ketinggalan jaman dan tidak perlu.
- Berikan sambutan hangat. Jangan memulainya dengan menuntut pembayaran!
- Cobalah bersikap ramah. Jangan terkesan terlalu formal.
- Buatlah daftar semuanya. Jangan hanya menambahkan lampiran.
- Cantumkan jumlah pembayaran dan tanggal pembayaran. Jangan tinggalkan detail apa pun.
- Mintalah konfirmasi email invoice telah terkirim. Jangan berasumsi apa pun.
- Jadwalkan tindak lanjut. Jangan tinggalkan pengingat faktur sampai menit terakhir.
- Kembangkan format dan gunakan secara konsisten. Jangan sia-siakan membuat email faktur baru setiap kali Anda harus mengirimkannya.
- Lakukan koreksi dan periksa setiap email. Jangan percaya pada diri sendiri (atau editor online).
- Cobalah pembuat Email HIX.AI , alat pembuat email canggih yang membuat email faktur jelas dalam hitungan detik. Jangan mencoba alternatif berkualitas rendah yang menghasilkan teks robotik yang tidak ditujukan kepada siapa pun.
Kesimpulan
Email faktur semuanya tentang uang. Tentu saja, Anda dapat menyatakan bahwa Anda menginginkan uang tersebut SEKARANG – namun kunci untuk mendapatkan bayaran adalah bersikap sopan dan tidak pernah memaksa. Email faktur yang paling efektif adalah email yang hangat, ramah, dan mencakup setiap detail. Ya, mereka mungkin membutuhkan waktu lebih lama untuk menulis, namun hasilnya adalah peluang yang lebih besar untuk mendapatkan bayaran – dan menurut kami itu sepadan.