Fakturaer er det, der får erhvervslivet til at gå rundt. Du gør jobbet, sender fakturaen og får betalt med det samme, ikke? Sådan er teorien – men sådan fungerer det ikke altid. Du kan ikke altid stole på, at folk betaler, men e-mails med solide guldfakturaer kan spille en stærk rolle i at få dig betalt!
Så hvordan skriver man en faktura-e-mail? Vi skal vise dig. I denne guide giver vi dig 5 faktura-e-mail-skabeloner til almindelige situationer:
- Første fakturamail til ny kunde
- E-mail med rykkerfaktura
- Kort e-mail faktura
- Formel faktura e-mail
- Detaljeret faktura email
Hvis du har travlt, kan du kopiere og indsætte disse faktura-e-mail-eksempler, men vi skitserer faktura-e-mail-formatet og arbejder sammen om at bygge en skabelon. Vi kan ikke garantere, at du får de penge, du skylder, men du har den bedste chance ved at bruge vores faktura-e-mails.
Vis os pengene!
Hvad er faktura-e-mails?
Faktura-e-mails er beskeder, der giver dig penge. Så enkelt er det. Når du har leveret en service, leveret et produkt eller gennemført et projekt, vil en faktura få dig betalt.
Fakturamails er ikke fakturaer. Men det betyder ikke, at du kan ignorere væsentlig information.
Faktisk får mange faktura-e-mails ikke folk til at handle, fordi de ikke indeholder tre stykker kritisk information.
- Hvad fakturaen dækker
- Hvor meget er skyldig
- Betalingsfrist
At sikre, at du inkluderer hver af disse tre ting i dine faktura-e-mails, vil hjælpe dig med at blive betalt.
Du skal også sikre dig, at de er struktureret korrekt, professionelle og kommer til sagen.
Her er 5 faktura-e-mail-eksempler, så du kan se, hvordan du opnår dette.
5 faktura email prøver
Du skulle tro, at der kun ville være én fakturaprøve, men du tager fejl. Faktisk er der flere typer af faktura-e-mails, du muligvis skal sende, der dækker en række situationer. Vi kommer til at dække en første e-mail til en ny leverandør, en fakturapåmindelse og en dybdegående faktura.
Første fakturamail til ny kunde
Ahh, den nye kundefølelse! Hvis du har tilmeldt en ny kunde eller kunde, er det vigtigt, at du får den første faktura-e-mail rigtigt. Du skal sikre dig, at du inkluderer alle detaljer (leverede tjenester, omkostninger, betalingsoplysninger og deadlines). Se, hvordan vi tackler det i dette eksempel.
Kære [ modtagerens navn ]
Tak fordi du valgte vores tjenester! Vi er glade for at give dig detaljerne på din første faktura.
Leverede tjenester:
- [ Detaljeret beskrivelse af de leverede tjenester ]
Omkostninger:
- [ Opdeling af omkostninger og prissætning ]
Betalingsoplysninger:
- Betalingsbeløb: [ Beløb ] - Betalingsmetode: [ Betalingsmåde ] - Forfaldsdato for betaling: [ Forfaldsdato ]
Sørg for, at betalingen er foretaget inden for den angivne frist. Hvis du har spørgsmål eller ønsker yderligere afklaring, er du velkommen til at kontakte os.
Tak for dit samarbejde.
Med venlig hilsen,
[ Dit navn ]
E-mail med rykkerfaktura
Ikke blevet betalt? Send en rykkerfaktura. Denne prøve tackler den vanskelige opgave at minde nogen om, at de skylder dig penge. Undgå følelser, og fokuser på fakta. Undskyld eller træk aldrig tilbage.
Kære [ modtagerens navn ]
Jeg håber, at denne e-mail finder dig godt. Dette er en venlig påmindelse om, at fakturaen for [ Produkt/Service ] stadig er udestående. Betalingen forfaldt til [ Forfaldsdato ] .
Vi anmoder dig venligst om at afregne det udestående beløb på [ Beløb ] så hurtigt som muligt. Vedhæftet er fakturaen til din reference.
Hvis du har spørgsmål eller bekymringer vedrørende betalingen, så tøv ikke med at kontakte os. Vi værdsætter din virksomhed og værdsætter din hurtige opmærksomhed på denne sag.
Tak for dit samarbejde.
Med venlig hilsen,
[ Dit navn ]
Kort e-mail faktura
Hvorfor sende en kort faktura? Hvis du kender kunden godt eller beder om en almindelig betaling, kan du bare udfylde hullerne her og trykke på send. Din fortrolighed betyder, at du kan være venlig og give afkald på nogle af formaliteterne.
Kære [ modtagerens navn ]
Jeg håber, at denne e-mail finder dig godt. Jeg skriver for at give dig fakturaen for vores seneste tjenester.
Vedhæftet faktura for det samlede skyldige beløb. Lad mig venligst vide, hvis du har spørgsmål eller har brug for yderligere hjælp i denne sag.
Tak for din opmærksomhed og din hurtige betaling.
Med venlig hilsen,
[ Dit navn ]
Formel faktura e-mail
Denne fakturaprøve er 100 % formel og følger funktionerne og formatet til punkt og prikke. Hvis du leder efter en standard fakturaskabelon, der sætter kryds i alle felter, er det her.
Kære [ modtagerens navn ]
Jeg håber, at denne e-mail finder dig godt. Jeg skriver for at bekræfte planlægningen af vores kommende møde.
Lad mig venligst vide, om den foreslåede tidsplan virker for dig.
Tak for din opmærksomhed.
Med venlig hilsen,
[ Dit navn ]
Detaljeret faktura email
Hvis du har leveret mange produkter eller tjenester, skal du gå ind i detaljerne på din faktura. Denne prøve bruger punkttegn til at præcisere, hvad du har gjort eller leveret, og den pris, der skal betales.
Kære [ modtagerens navn ]
Vedhæftet denne e-mail finder du den detaljerede faktura for de produkter/tjenester, vi har leveret. Nedenfor er de relevante detaljer:
- Produkt/tjeneste 1: [ Beskrivelse ] - [ Pris ]
- Produkt/tjeneste 2: [ Beskrivelse ] - [ Pris ]
- Produkt/tjeneste 3: [ Beskrivelse ] - [ Pris ]
Samlet beløb: [ Samlet pris ]
Gennemgå venligst fakturaen og fortæl os, hvis du har spørgsmål eller bekymringer. Betaling skal ske inden [ Forfaldsdato ] via de angivne betalingsmetoder. Vi sætter pris på din hurtige opmærksomhed på denne sag.
Tak for din fortsatte støtte.
Med venlig hilsen,
[ Dit navn ]
Sådan skriver du fakturamails – ekspertvejledning
Fakturamails er som udgangspunkt krav om betaling, men du vil gerne spille det anderledes.
I stedet for blot at sende en faktura som en vedhæftet fil, vil du gerne introducere den positivt, give dem en kompliment og tydeligt angive betalingsoplysningerne og eventuelle vilkår og betingelser.
Hvorfor bøvle med al denne indsats? I erhvervslivet er relationer vigtige, og du bør gøre alt for at opbygge dem. Desuden er det mere sandsynligt, at en positiv og venlig faktura-e-mail bliver behandlet hurtigt end en uhøflig anmodning.
Den nederste linje er, at sende venlige og detaljerede fakturaanmodnings-e-mails vil få dig betalt hurtigere
og gøre dig venner.
Så hvor starter du? Vi har opdelt fakturamailen i 3 dele:
- Emnelinje for e-mail med faktura
- Brødtekst
- Afmelding/næste trin
Hver e-mail starter med en fantastisk emnelinje – og det gør vi også i denne ekspertguide.
Emnelinje for e-mail med faktura
Ingen forventer, at dine fakturaemnelinjer er vittige, sjove eller venlige. Hvad de forventer er detaljer og datoer, men ikke et "krav om betaling".
Du vil gerne forklare, at dette er en faktura, så den hurtigt kan indsendes eller videresendes til den rigtige person. Du kan tilføje dit firmanavn, fakturanummer og betalingsdato.
Her er nogle eksempler på emnelinjer for faktura-e-mail, som du kan gennemgå:
- Faktura – (virksomhedens navn) – (dato)
- Faktura (Nummer) – (Virksomhedsnavn) – (Dato)
- Find vores seneste faktura
- Seneste faktura – (virksomhedens navn)
- Fakturapåmindelse - Kan du venligst foretage din betaling
- (Virksomhedsnavn) – Faktura (nummer) –
- Faktura for ordre nr. (indsæt nummer)
- (Ordrenummer) – Faktura – Dato
En positiv ting at bemærke er, at når du først har etableret en stil for dine fakturaer, behøver du ikke ændre dem igen. Du kan (og bør) genbruge den samme igen og igen.
Resultat!
Faktura e-mail brødtekst
Din faktura er blevet åbnet, hvilket er en god start. Dernæst skal vi angive, hvad fakturaen dækker, betalingsbetingelser, datoer og beløb. Men først, start med en personlig hilsen med et fornavn.
"Hej (personens navn),"
Fakturamails følger en standardstruktur, som gør dem nemme at skrive. Vi vil arbejde igennem det nedenfor, mens vi bygger vores skabelon, men her er en 4-trins proces til at skrive e-mails, der vil få dig betalt:
- Præsenter dig selv (og sig hej!)
- Forklar, at dette er en faktura
- Angiv detaljer (liste over tjenester eller produkter og deres priser)
- Angiv standardvilkår
Klar til at bygge dine faktura-e-mails?
- Præsenter dig selv (og sig hej!)
"Mit navn er (dit navn), og jeg kontakter dig fra (virksomhedens navn). Det har været vores fornøjelse at arbejde sammen med dig!"
Lær om: Hvordan præsenterer du dig selv i en e-mail?
- Forklar, at dette er en faktura
"Jeg kontakter dig med vores faktura (vedhæftet) for vores tjenester/produkter. Du kan finde detaljer om alt på fakturaen."
- Angiv detaljer (liste over tjenester eller produkter og deres priser)
"For at gøre det så nemt som muligt, har jeg også anført dem nedenfor. (Indsæt liste). Det samlede beløb, der skal betales, er ($$$)."
- Angiv standardvilkår
"Vores standard betalingsbetingelser er 28 dage (eller 7 dage eller 60 dage, eller hvad du nu bruger!)."
Dette bliver til en fremragende faktura-e-mail-skabelon. Nu skal vi runde tingene af med vores næste skridt og skrive under.
Afmelding via e-mail med faktura/næste trin
Du er næsten klar til at sende din faktura-e-mail, men der er et par ting tilbage at inkludere. For det første vil du gerne sikre dig, at din e-mail er blevet leveret - så bed om bekræftelse og bed dem om at tjekke detaljerne.
"Kan du bekræfte, at du har modtaget denne faktura-e-mail? Jeg ville sætte pris på, hvis du kunne tjekke alle detaljer og vende tilbage til mig, hvis der er problemer."
Hvis du ikke modtager et svar i god tid, så overvej en opfølgende e-mail (se vores eksempler ovenfor om, hvordan du griber det an!). Udtryk nu taknemmelighed og afslut faktura-e-mailen med en positiv bemærkning.
"Det har været fantastisk at arbejde sammen med dig, og vi håber alle på (virksomhedens navn) at fortsætte vores positive forhold."
Perfekt! Lad os nu afslutte med at tilføje en afmelding, dit navn, underskrift og kontaktoplysninger.
"Mange tak" er helt fint.
Du har lige skrevet din første faktura-e-mail...!
Lad os få betalt – dos og don't af faktura-e-mails
Hvad er det værste, der kan ske med en faktura-e-mail? At det ignoreres. Det betyder, at du bliver bekymret for, om den er blevet modtaget, og du er bekymret for, at du ikke vil blive betalt.
Alt for mange mennesker laver almindelige fejl, når de skriver faktura-e-mails. Det antager de
Her er nogle dos and don'ts for at sikre, at dine fakturamails altid får resultater!
- Brug personens fornavn. Brug ikke en gammeldags intro som "Dear Sir/madam". Det er forældet og unødvendigt.
- Giv en varm velkomst. Start det ikke med at kræve betaling!
- Prøv at være venlig. Kom ikke over for formel.
- Skriv alt op. Tilføj ikke bare en vedhæftet fil.
- Inkluder betalingsbeløb og betalingsdato. Efterlad ikke nogen detaljer.
- Bed om bekræftelse på, at faktura-e-mailen er blevet leveret. Gå ikke ud fra noget.
- Planlæg en opfølgning. Efterlad ikke fakturapåmindelser før i sidste øjeblik.
- Udvikl et format og brug det konsekvent. Spild ikke med at oprette en ny faktura-e-mail, hver gang du skal sende en.
- Lav korrektur og tjek hver e-mail. Stol ikke på dig selv (eller onlineredaktører).
- Prøv HIX.AI Email generator, det kraftfulde e-mail-opbygningsværktøj, der skaber klare faktura-e-mails på få sekunder. Prøv ikke alternativer af dårlig kvalitet, der producerer robottekst, der ikke er målrettet mod nogen.
Konklusion
Fakturamails handler om penge. Selvfølgelig kan du sige, at du vil have pengene NU - men nøglen til at blive betalt er at være høflig og aldrig nøjeregnende. De mest effektive faktura-e-mails er varme, venlige og indeholder alle detaljer. Ja, de kan godt tage lidt længere tid at skrive, men resultatet er en større chance for at blive betalt – og det synes vi er det værd.