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Como escrever e-mails de fatura (5 modelos e amostras)

As faturas são o que fazem o mundo dos negócios girar. Você faz o trabalho, envia a fatura e recebe na hora, certo? Essa é a teoria – mas nem sempre funciona assim. Nem sempre você pode contar com as pessoas para pagar, mas e-mails de faturas de ouro maciço podem desempenhar um papel poderoso no seu pagamento!

Então, como escrever um e-mail de fatura? Nós vamos mostrar a você. Neste guia, oferecemos 5 modelos de e-mail de fatura para situações comuns:

  • Primeiro e-mail de fatura para novo cliente
  • E-mail de fatura de lembrete
  • Fatura curta por e-mail
  • E-mail de fatura formal
  • E-mail de fatura detalhada

Se estiver com pressa, você pode copiar e colar esses exemplos de e-mail de fatura, mas descrevemos o formato do e-mail de fatura e trabalhamos juntos para criar um modelo. Não podemos garantir que você receberá o dinheiro devido, mas você tem mais chances usando nossos e-mails de fatura.

Mostre-nos o dinheiro!

O que são e-mails de fatura?

E-mails de fatura são mensagens que geram dinheiro. É simples assim. Quando você entrega um serviço, fornece um produto ou conclui um projeto, você será pago por uma fatura.

E-mails de fatura não são faturas. Mas isso não significa que você possa ignorar informações essenciais.

Na verdade, muitos e-mails de faturas não conseguem levar as pessoas a agir porque não incluem três informações críticas.

  1. O que a fatura cobre
  2. Quanto é devido
  3. Prazo de pagamento

Garantir que você inclua cada uma dessas três coisas em seus e-mails de fatura ajudará você a receber o pagamento.

Você também precisará garantir que eles estejam estruturados de maneira adequada, sejam profissionais e vão direto ao ponto.

Aqui estão 5 exemplos de e-mail de fatura para que você possa ver como conseguir isso.

5 amostras de e-mail de fatura

Você pensaria que haveria apenas uma amostra de fatura, mas está errado. Na verdade, existem vários tipos de e-mails de fatura que você pode precisar enviar, abrangendo diversas situações. Abordaremos um primeiro e-mail para um novo fornecedor, um lembrete de fatura e uma fatura detalhada.

Primeiro e-mail de fatura para novo cliente

Ahh, aquela sensação de cliente novo! Se você inscreveu um novo cliente ou cliente, é fundamental que você receba o primeiro e-mail de fatura corretamente. Você precisará incluir todos os detalhes (serviços prestados, custos, detalhes de pagamento e prazos). Veja como lidamos com isso neste exemplo.

Prezado [ Nome do Destinatário ] ,

Obrigado por escolher nossos serviços! Temos o prazer de lhe fornecer os detalhes da sua primeira fatura.

Serviços prestados:

- [ Descrição detalhada dos serviços prestados ]

Custos:

- [ Detalhamento de custos e preços ]

Detalhes do pagamento:

- Valor do pagamento: [ Valor ] - Forma de pagamento: [ Forma de pagamento ] - Data de vencimento do pagamento: [ Data de vencimento ]

Por favor, certifique-se de que o pagamento seja feito dentro do prazo determinado. Se você tiver alguma dúvida ou precisar de mais esclarecimentos, sinta-se à vontade para entrar em contato conosco.

Obrigado pela sua cooperação.

Atenciosamente,
[ Seu nome ]

E-mail de fatura de lembrete

Não foi pago? Envie uma fatura de lembrete. Este exemplo aborda a difícil tarefa de lembrar a alguém que ele lhe deve dinheiro. Evite emoções e concentre-se nos fatos. Nunca peça desculpas ou desista.

Prezado [ Nome do Destinatário ] ,

Espero que este e-mail encontre bem. Este é um lembrete amigável de que a fatura de [ Produto/Serviço ] ainda está pendente. O pagamento era devido em [ data de vencimento ] .

Solicitamos que você liquide o valor pendente de [ Valor ] o mais rápido possível. Em anexo está a fatura para sua referência.

Se você tiver alguma dúvida ou preocupação em relação ao pagamento, não hesite em nos contatar. Valorizamos o seu negócio e agradecemos a sua pronta atenção a este assunto.

Obrigado pela sua cooperação.

Atenciosamente,
[ Seu nome ]

Descubra também como escrever um e-mail de acompanhamento eficaz aqui .

Fatura curta por e-mail

Por que enviar uma fatura curta? Se você conhece bem o cliente ou está solicitando um pagamento regular, basta preencher as lacunas aqui e enviar. Sua familiaridade significa que você pode ser amigável e abrir mão de algumas formalidades.

Prezado [ Nome do Destinatário ] ,

Espero que este e-mail encontre bem. Estou escrevendo para lhe fornecer a fatura de nossos serviços recentes.

Segue em anexo a fatura do valor total devido. Por favor, deixe-me saber se você tiver alguma dúvida ou precisar de mais assistência com este assunto.

Obrigado pela sua atenção e pelo seu pronto pagamento.

Atenciosamente,
[ Seu nome ]

E-mail de fatura formal

Este modelo de fatura é 100% formal e segue à risca as funções e o formato. Se você está procurando um modelo de fatura padrão que atenda a todos os requisitos, é isso.

Prezado [ Nome do Destinatário ] ,

Espero que este e-mail encontre bem. Estou escrevendo para confirmar o agendamento de nossa próxima reunião.

Por favor, deixe-me saber se o cronograma proposto funciona para você.

Obrigado pela sua atenção.

Atenciosamente,
[ Seu nome ]

Descubra também como escrever um e-mail formal aqui .

E-mail de fatura detalhada

Se você forneceu muitos produtos ou serviços, precisará fornecer detalhes em sua fatura. Este exemplo usa marcadores para explicar com precisão o que você fez ou forneceu e o preço que precisa ser pago.

Prezado [ Nome do Destinatário ] ,

Em anexo a este e-mail encontra-se a fatura detalhada dos produtos/serviços que fornecemos. Abaixo estão os detalhes relevantes:

  • Produto/Serviço 1: [ Descrição ] - [ Preço ]
  • Produto/Serviço 2: [ Descrição ] - [ Preço ]
  • Produto/Serviço 3: [ Descrição ] - [ Preço ]

Valor total: [ Preço total ]

Revise a fatura e informe-nos se tiver alguma dúvida ou preocupação. O pagamento deverá ser feito até [ data de vencimento ] através dos métodos de pagamento fornecidos. Agradecemos sua pronta atenção a este assunto.

Obrigado por seu apoio contínuo.

Atenciosamente,
[ Seu nome ]

Como escrever e-mails de faturas – guia especializado

E-mails de fatura são basicamente exigências de pagamento, mas você quer jogar de forma diferente.

Em vez de simplesmente enviar uma fatura como anexo, você vai querer apresentá-la de forma positiva, elogiá-los e indicar claramente os detalhes de pagamento e quaisquer termos e condições.

Por que se preocupar com todo esse esforço? Nos negócios, os relacionamentos são importantes e você deve fazer todos os esforços para construí-los. Além disso, é mais provável que um e-mail de fatura positivo e amigável seja atendido rapidamente do que uma solicitação rude.

O resultado final é que enviar e-mails de solicitação de fatura amigáveis e detalhados fará com que você pague mais rapidamente

e fazer amigos.

Então, por onde você começa? Dividimos o e-mail da fatura em 3 partes:

  1. Linha de assunto do e-mail da fatura
  2. Cópia do corpo
  3. Aprovação/próximas etapas

Cada e-mail começa com um ótimo assunto – e nós também neste guia especializado.

Linha de assunto do e-mail da fatura

Ninguém espera que os assuntos da sua fatura sejam espirituosos, engraçados ou amigáveis. O que eles esperam são detalhes e datas, mas não uma “exigência de pagamento”.

Você vai querer explicar que se trata de uma fatura, para que possa ser rapidamente arquivada ou encaminhada para a pessoa certa. Você pode adicionar o nome da sua empresa, número da fatura e data de pagamento.

Aqui estão alguns exemplos de linhas de assunto de e-mail de fatura para revisão:

  • Fatura – (Nome da empresa) – (Data)
  • Fatura (Número) – (Nome da empresa) – (Data)
  • Por favor, encontre nossa fatura mais recente
  • Última fatura – (Nome da empresa)
  • Lembrete de fatura – Por favor, você pode fazer seu pagamento
  • (Nome da Empresa) – Fatura (Número) –
  • Fatura do pedido #(inserir número)
  • (Número do pedido) – Fatura – Data

Uma coisa positiva a ser observada é que, depois de estabelecer um estilo para suas faturas, você não precisará alterá-las novamente. Você pode (e deve) reutilizar o mesmo repetidamente.

Resultado!

Cópia do corpo do e-mail da fatura

Sua fatura foi aberta, o que é um ótimo começo. Em seguida, precisamos definir o que a fatura cobre, condições de pagamento, datas e valores. Mas primeiro, comece com uma saudação personalizada usando o primeiro nome.

"Olá (nome da pessoa)"

Os e-mails de fatura seguem uma estrutura padrão, o que os torna fáceis de escrever. Trabalharemos nisso abaixo enquanto construímos nosso modelo, mas aqui está um processo de 4 etapas para escrever e-mails que farão com que você seja pago:

  1. Apresente-se (e diga olá!)
  2. Explique que isto é uma fatura
  3. Forneça detalhes (liste serviços ou produtos e seus preços)
  4. Estabeleça termos padrão

Pronto para começar a criar seus e-mails de fatura?

  • Apresente-se (e diga olá!)

"Meu nome é (seu nome) e estou entrando em contato com você pela (nome da empresa). Foi um prazer trabalhar com você!"

Saiba mais sobre: Como se apresentar por e-mail?

  • Explique que isto é uma fatura

"Estou entrando em contato com você com nossa fatura (em anexo) de nossos serviços/produtos. Você pode encontrar detalhes de tudo na fatura."

  • Forneça detalhes (liste serviços ou produtos e seus preços)

"Para facilitar ao máximo, também listei abaixo. (Inserir lista). O valor total devido para pagamento é ($$$)."

  • Estabeleça termos padrão

"Nossas condições de pagamento padrão são 28 dias (ou 7 dias, ou 60 dias, ou o que você usar!)."

Isso está se transformando em um excelente modelo de e-mail de fatura. Agora precisamos encerrar com nossos próximos passos e assinar.

Assinatura do e-mail da fatura/próximas etapas

Você está quase pronto para enviar seu e-mail de fatura, mas ainda faltam algumas coisas a serem incluídas. Em primeiro lugar, você deseja garantir que seu e-mail foi entregue – então peça a confirmação e peça que verifiquem os detalhes.

"Você pode confirmar que recebeu este e-mail de fatura? Agradeceria se você pudesse verificar todos os detalhes e entrar em contato comigo se houver algum problema."

Se você não receber uma resposta em tempo hábil, considere enviar um e-mail de acompanhamento (veja nossos exemplos acima sobre como abordar isso!). Agora, expresse gratidão e encerre o e-mail da fatura com uma nota positiva.

"Tem sido ótimo trabalhar com você e todos nós da (nome da empresa) esperamos continuar nosso relacionamento positivo."

Perfeito! Agora vamos terminar adicionando uma assinatura, seu nome, assinatura e detalhes de contato.

"Muito obrigado" está ótimo.

Você acabou de escrever seu primeiro e-mail de fatura...!

Vamos receber o pagamento – o que fazer e o que não fazer em e-mails de fatura

Qual é a pior coisa que pode acontecer com um e-mail de fatura? Que é ignorado. Isso significa que você fica preocupado se o dinheiro foi recebido e preocupado em não receber o pagamento.

Muitas pessoas cometem erros comuns ao escrever e-mails de faturas. Eles assumem que

Aqui estão algumas coisas que devemos e não devemos fazer para garantir que seus e-mails de fatura sempre obtenham resultados!

  • Use o primeiro nome da pessoa. Não use uma introdução antiquada como “Prezado senhor/senhora”. Está desatualizado e desnecessário.
  • Dê uma recepção calorosa. Não comece exigindo pagamento!
  • Tente ser amigável. Não pareça excessivamente formal.
  • Liste tudo. Não basta adicionar um anexo.
  • Inclua o valor do pagamento e a data do pagamento. Não deixe nenhum detalhe de fora.
  • Peça a confirmação de que o e-mail da fatura foi entregue. Não presuma nada.
  • Agende um acompanhamento. Não deixe lembretes de faturas para a última hora.
  • Desenvolva um formato e use-o de forma consistente. Não desperdice criando um novo e-mail de fatura cada vez que precisar enviar um.
  • Revise e verifique todos os e-mails. Não confie em si mesmo (ou nos editores online).
  • Experimente o gerador de e-mail HIX.AI , a poderosa ferramenta de criação de e-mail que cria e-mails de faturas claros em segundos. Não tente alternativas de baixa qualidade que produzam texto robótico direcionado a ninguém.

Conclusão

Os e-mails de fatura têm tudo a ver com dinheiro. Claro, você pode afirmar que quer o dinheiro AGORA – mas a chave para receber o pagamento é ser educado e nunca agressivo. Os e-mails de fatura mais eficazes são calorosos, amigáveis e incluem todos os detalhes. Sim, eles podem demorar um pouco mais para serem redigidos, mas o resultado é uma chance maior de serem pagos – e achamos que vale a pena.

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