Le fatture sono ciò che fa girare il mondo degli affari. Fai il lavoro, invii la fattura e vieni pagato subito, giusto? Questa è la teoria, ma non sempre funziona in questo modo. Non puoi sempre fare affidamento sul fatto che le persone paghino, ma le email di fatturazione in oro massiccio possono svolgere un ruolo importante nel farti pagare!
Quindi, come scrivere un'e-mail di fattura? Te lo mostreremo. In questa guida ti forniamo 5 modelli di email di fattura per situazioni comuni:
- Prima e-mail di fattura al nuovo cliente
- E-mail di promemoria della fattura
- Breve fattura via email
- E-mail formale con fattura
- E-mail con fattura dettagliata
Se sei di fretta, puoi copiare e incollare questi esempi di email di fattura, ma descriviamo il formato di email di fattura e lavoriamo insieme per creare un modello. Non possiamo garantire che riceverai il denaro che ti è dovuto, ma hai maggiori possibilità utilizzando le nostre e-mail di fatturazione.
Mostraci i soldi!
Cosa sono le e-mail di fatturazione?
Le email di fatturazione sono messaggi che ti fanno guadagnare denaro. È così semplice. Quando hai fornito un servizio, fornito un prodotto o completato un progetto, una fattura ti farà pagare.
Le email di fatturazione non sono fatture. Ma ciò non significa che puoi ignorare le informazioni essenziali.
In effetti, molte e-mail di fatturazione non riescono a indurre le persone ad agire perché non includono tre informazioni critiche.
- Cosa copre la fattura
- Quanto è dovuto
- Scadenza di pagamento
Assicurarti di includere ciascuna di queste tre cose nelle email delle fatture ti aiuterà a essere pagato.
Dovrai anche assicurarti che siano strutturati correttamente, professionali e arrivino al punto.
Ecco 5 esempi di e-mail di fattura in modo da poter vedere come ottenere questo risultato.
5 esempi di fatture e-mail
Penseresti che ci sarebbe un solo campione di fattura, ma ti sbagli. In effetti, esistono diversi tipi di e-mail di fatturazione che potresti dover inviare per coprire una serie di situazioni. Tratteremo una prima e-mail a un nuovo fornitore, un sollecito di fattura e una fattura approfondita.
Prima e-mail di fattura al nuovo cliente
Ahh, che sensazione di nuovo cliente! Se hai registrato un nuovo cliente o acquirente, è fondamentale ricevere correttamente la prima email di fatturazione. Dovrai assicurarti di includere tutti i dettagli (servizi forniti, costi, dettagli di pagamento e scadenze). Guarda come affrontiamo questo problema in questo esempio.
Gentile [ Nome del destinatario ] ,
Grazie per aver scelto i nostri servizi! Siamo lieti di fornirti i dettagli della tua prima fattura.
Servizio fornito:
- [ Descrizione dettagliata dei servizi forniti ]
Costi:
- [ Ripartizione dei costi e dei prezzi ]
Dettagli di pagamento:
- Importo del pagamento: [ Importo ] - Metodo di pagamento: [ Metodo di pagamento ] - Data di scadenza del pagamento: [ Data di scadenza ]
Assicurati che il pagamento venga effettuato entro la scadenza indicata. Se hai domande o hai bisogno di ulteriori chiarimenti, non esitare a contattarci.
Grazie per la collaborazione.
Distinti saluti,
[ Il tuo nome ]
E-mail di promemoria della fattura
Non sei stato pagato? Invia una fattura di sollecito. Questo esempio affronta il difficile compito di ricordare a qualcuno che ti deve dei soldi. Evita le emozioni e concentrati sui fatti. Non chiedere mai scusa o tirarsi indietro.
Gentile [ Nome del destinatario ] ,
Spero che questo messaggio ti trovi bene. Questo è un promemoria amichevole che la fattura per [ Prodotto/Servizio ] è ancora in sospeso. Il pagamento era dovuto il [ data di scadenza ] .
Ti chiediamo gentilmente di saldare l'importo residuo di [ Importo ] il prima possibile. In allegato c'è la fattura come riferimento.
Se hai domande o dubbi riguardo al pagamento, non esitare a contattarci. Apprezziamo la vostra attività e apprezziamo la vostra tempestiva attenzione a questo problema.
Grazie per la collaborazione.
Distinti saluti,
[ Il tuo nome ]
Breve fattura via email
Perché inviare una fattura breve? Se conosci bene il cliente o stai chiedendo un pagamento regolare, puoi semplicemente riempire gli spazi vuoti qui e premere Invia. La tua familiarità significa che puoi essere amichevole e rinunciare ad alcune formalità.
Gentile [ Nome del destinatario ] ,
Spero che questo messaggio ti trovi bene. Ti scrivo per fornirti la fattura per i nostri recenti servizi.
In allegato troverete la fattura per l'importo totale dovuto. Per favore fatemi sapere se avete domande o avete bisogno di ulteriore assistenza in merito.
Grazie per l'attenzione e il tempestivo pagamento.
Distinti saluti,
[ Il tuo nome ]
E-mail formale con fattura
Questo esempio di fattura è formale al 100% e segue le funzioni e il formato alla lettera. Se stai cercando un modello di fattura standard che soddisfi tutte le esigenze, è proprio questo.
Gentile [ Nome del destinatario ] ,
Spero che questo messaggio ti trovi bene. Scrivo per confermare la programmazione del nostro prossimo incontro.
Per favore fatemi sapere se il programma proposto va bene per voi.
Grazie per l'attenzione.
Distinti saluti,
[ Il tuo nome ]
E-mail con fattura dettagliata
Se hai fornito molti prodotti o servizi, dovrai inserire i dettagli nella fattura. Questo esempio utilizza punti elenco per spiegare esattamente ciò che hai fatto o fornito e il prezzo che deve essere pagato.
Gentile [ Nome del destinatario ] ,
In allegato a questa email troverai la fattura dettagliata dei prodotti/servizi da noi forniti. Di seguito i dettagli rilevanti:
- Prodotto/Servizio 1: [ Descrizione ] - [ Prezzo ]
- Prodotto/Servizio 2: [ Descrizione ] - [ Prezzo ]
- Prodotto/Servizio 3: [ Descrizione ] - [ Prezzo ]
Importo totale: [ Prezzo totale ]
Si prega di rivedere la fattura e di farci sapere se avete domande o dubbi. Il pagamento deve essere effettuato entro [ Data di scadenza ] tramite i metodi di pagamento forniti. Apprezziamo la vostra tempestiva attenzione a questo argomento.
Grazie per il vostro continuo supporto.
Distinti saluti,
[ Il tuo nome ]
Come scrivere e-mail di fatturazione – guida esperta
Le e-mail di fatturazione sono fondamentalmente richieste di pagamento, ma vuoi giocarle in modo diverso.
Invece di inviare semplicemente una fattura come allegato, ti consigliamo di presentarla in modo positivo, fare loro un complimento e indicare chiaramente i dettagli del pagamento ed eventuali termini e condizioni.
Perché preoccuparsi di tutto questo sforzo? Negli affari, le relazioni contano e dovresti fare ogni sforzo per costruirle. Inoltre, è più probabile che un'e-mail di fattura positiva e amichevole venga gestita rapidamente rispetto a una richiesta scortese.
La conclusione è che l'invio di e-mail amichevoli e dettagliate con la richiesta di fattura ti farà pagare più velocemente
e farti diventare amico.
Allora da dove iniziare? Abbiamo diviso l'e-mail di fatturazione in 3 parti:
- Oggetto dell'e-mail di fatturazione
- Copia del corpo
- Approvazione/passaggi successivi
Ogni email inizia con un oggetto interessante, e lo stesso facciamo noi in questa guida esperta.
Oggetto dell'e-mail di fatturazione
Nessuno si aspetta che l'oggetto della tua fattura sia spiritoso, divertente o amichevole. Ciò che si aspettano sono dettagli e date, ma non una "richiesta di pagamento".
Ti consigliamo di spiegare che si tratta di una fattura, in modo che possa essere rapidamente archiviata o inoltrata alla persona giusta. Puoi aggiungere il nome della tua azienda, il numero della fattura e la data di pagamento.
Di seguito sono riportati alcuni esempi di righe di oggetto dell'e-mail di fattura da rivedere:
- Fattura – (Nome azienda) – (Data)
- Fattura (Numero) – (Nome azienda) – (Data)
- Trovi la nostra ultima fattura
- Ultima fattura – (Nome azienda)
- Promemoria fattura: per favore, puoi effettuare il pagamento
- (Nome azienda) – Fattura (Numero) –
- Fattura per l'ordine n. (inserire numero)
- (Numero ordine) – Fattura – Data
Una cosa positiva da notare è che una volta stabilito uno stile per le fatture, non è necessario modificarlo nuovamente. Puoi (e dovresti) riutilizzare lo stesso più e più volte.
Risultato!
Copia del corpo dell'e-mail della fattura
La tua fattura è stata aperta, il che è un ottimo inizio. Successivamente, dobbiamo stabilire cosa copre la fattura, i termini di pagamento, le date e gli importi. Ma prima inizia con un saluto personalizzato utilizzando il nome.
"Ciao (nome della persona)"
Le e-mail di fatturazione seguono una struttura standard, che le rende facili da scrivere. Lo analizzeremo di seguito mentre creiamo il nostro modello, ma ecco un processo in 4 passaggi per scrivere email che ti faranno pagare:
- Presentati (e saluta!)
- Spiega che questa è una fattura
- Fornire dettagli (elenco servizi o prodotti e relativi prezzi)
- Stabilire termini standard
Pronto per iniziare a creare le tue email di fatturazione?
- Presentati (e saluta!)
"Il mio nome è (il tuo nome) e ti sto contattando da (nome dell'azienda). È stato un piacere lavorare con te!"
Ulteriori informazioni su: Come presentarsi in un'e-mail?
- Spiega che questa è una fattura
"Ti contatto con la nostra fattura (allegata) per i nostri servizi/prodotti. Puoi trovare i dettagli di tutto nella fattura."
- Fornire dettagli (elenco servizi o prodotti e relativi prezzi)
"Per renderlo il più semplice possibile, li ho elencati anche di seguito. (Inserisci elenco). L'importo totale dovuto per il pagamento è ($$$)."
- Stabilire termini standard
"I nostri termini di pagamento standard sono 28 giorni (o 7 giorni, o 60 giorni, o qualunque cosa tu usi!)."
Questo si sta trasformando in un eccellente modello di email per fatture. Ora dobbiamo concludere il tutto con i prossimi passi e firmare.
Approvazione e-mail della fattura/passaggi successivi
Sei quasi pronto per inviare l'email con la fattura, ma ci sono ancora alcune cose da includere. In primo luogo, dovrai assicurarti che la tua email sia stata consegnata, quindi chiedi conferma e chiedi loro di controllare i dettagli.
"Per favore, puoi confermare di aver ricevuto questa email di fatturazione? Apprezzerei se potessi controllare tutti i dettagli e rispondermi in caso di problemi."
Se non ricevi una risposta in tempo utile, considera un'e-mail di follow-up (vedi i nostri esempi sopra su come affrontare questo problema!). Ora, esprimi gratitudine e concludi l'e-mail della fattura con una nota positiva.
"È stato fantastico lavorare con te e tutti noi di (nome dell'azienda) speriamo di continuare il nostro rapporto positivo."
Perfetto! Ora concludiamo aggiungendo una firma, il tuo nome, la firma e i dettagli di contatto.
"Molte grazie" va bene.
Hai appena scritto la tua prima email di fatturazione...!
Veniamo pagati: cosa fare e cosa non fare con le e-mail di fatturazione
Qual è la cosa peggiore che può accadere con un'e-mail di fattura? Che viene ignorato. Ciò significa che dovrai preoccuparti se è stato ricevuto e temere di non essere pagato.
Troppe persone commettono errori comuni quando scrivono e-mail di fatturazione. Lo presumono
Ecco alcune cose da fare e da non fare per garantire che le tue e-mail di fatturazione ottengano sempre risultati!
- Usa il nome della persona. Non utilizzare un'introduzione vecchio stile come "Gentile signore/signora". È obsoleto e inutile.
- Fornisci un caloroso benvenuto. Non iniziarlo richiedendo il pagamento!
- Cerca di essere amichevole. Non dare l'impressione di essere eccessivamente formale.
- Elenca tutto. Non limitarti ad aggiungere un allegato.
- Includere l'importo del pagamento e la data del pagamento. Non tralasciare nessun dettaglio.
- Chiedi conferma che l'e-mail della fattura è stata consegnata. Non dare per scontato nulla.
- Pianifica un follow-up. Non lasciare i solleciti delle fatture fino all'ultimo minuto.
- Sviluppa un formato e usalo in modo coerente. Non sprecare creando una nuova email di fattura ogni volta che devi inviarne una.
- Correggi le bozze e controlla ogni email. Non fidarti di te stesso (o degli editor online).
- Prova HIX.AI Email Generator, il potente strumento di creazione di e-mail che crea e-mail di fatturazione chiare in pochi secondi. Non provare alternative di scarsa qualità che producono testo robotico indirizzato a nessuno.
Conclusione
Le e-mail di fatturazione riguardano solo i soldi. Certo, puoi dichiarare che vuoi i soldi ORA, ma la chiave per essere pagato è essere educato e mai invadente. Le e-mail di fatturazione più efficaci sono cordiali, amichevoli e includono ogni dettaglio. Sì, possono impiegare un po' più tempo per scrivere, ma il risultato è una maggiore possibilità di essere pagati – e pensiamo che ne valga la pena.