Les factures font tourner le monde des affaires. Vous faites le travail, envoyez la facture et êtes payé immédiatement, n'est-ce pas ? C'est la théorie, mais cela ne fonctionne pas toujours ainsi. Vous ne pouvez pas toujours compter sur les gens pour payer, mais les e-mails de facture en or massif peuvent jouer un rôle important pour vous faire payer !
Alors, comment rédiger un email de facture ? Nous allons vous montrer. Dans ce guide, nous vous proposons 5 modèles d'e-mails de facture pour des situations courantes :
- Premier e-mail de facture au nouveau client
- E-mail de facture de rappel
- Facture électronique courte
- E-mail de facture formelle
- E-mail de facture détaillée
Si vous êtes pressé, vous pouvez copier et coller ces exemples d'e-mails de facture, mais nous décrivons le format d'e-mail de facture et travaillons ensemble pour créer un modèle. Nous ne pouvons pas garantir que vous recevrez l'argent qui vous est dû, mais vous avez les meilleures chances en utilisant nos e-mails de facturation.
Montre-nous l'argent !
Que sont les e-mails de facture ?
Les e-mails de facture sont des messages qui vous rapportent de l'argent. C'est si simple. Lorsque vous avez livré un service, fourni un produit ou terminé un projet, une facture vous sera payée.
Les e-mails de facturation ne sont pas des factures. Mais cela ne veut pas dire que vous pouvez ignorer des informations essentielles.
En fait, de nombreux e-mails de facturation ne parviennent pas à inciter les gens à agir car ils n'incluent pas trois informations critiques.
- Ce que couvre la facture
- Combien est dû
- Date limite de paiement
En vous assurant d'inclure chacune de ces trois choses dans vos e-mails de facture, vous serez aidé à être payé.
Vous devrez également vous assurer qu’ils sont correctement structurés, professionnels et vont droit au but.
Voici 5 exemples d’e-mails de facture afin que vous puissiez voir comment y parvenir.
5 exemples d'e-mails de facture
On pourrait penser qu’il n’y aurait qu’un seul échantillon de facture, mais vous vous trompez. En fait, il existe plusieurs types d’e-mails de facture que vous devrez peut-être envoyer pour diverses situations. Nous allons aborder un premier e-mail adressé à un nouveau fournisseur, un rappel de facture et une facture détaillée.
Premier e-mail de facture au nouveau client
Ahh, ce nouveau sentiment de client ! Si vous avez inscrit un nouveau client ou client, il est essentiel que vous receviez correctement le premier e-mail de facture. Vous devrez vous assurer d'inclure tous les détails (services fournis, coûts, détails de paiement et délais). Découvrez comment nous abordons cela dans cet exemple.
Cher [ Nom du destinataire ] ,
Merci d'avoir choisi nos services! Nous sommes heureux de vous fournir les détails de votre première facture.
Services fournis:
- [ Description détaillée des services fournis ]
Frais:
- [ Répartition des coûts et tarification ]
Détails de paiement:
- Montant du paiement : [ Montant ] - Mode de paiement : [ Mode de paiement ] - Date d'échéance du paiement : [ Date d'échéance ]
Veuillez vous assurer que le paiement est effectué dans les délais impartis. Si vous avez des questions ou avez besoin de précisions supplémentaires, n'hésitez pas à nous contacter.
Merci de votre collaboration.
Cordialement,
[ Votre nom ]
E-mail de facture de rappel
Vous n'avez pas été payé ? Envoyez une facture de rappel. Cet exemple aborde la tâche délicate de rappeler à quelqu’un qu’il vous doit de l’argent. Évitez les émotions et concentrez-vous sur les faits. Ne vous excusez jamais et ne reculez jamais.
Cher [ Nom du destinataire ] ,
J'espère que cet e-mail vous trouvera bien. Ceci est un rappel amical que la facture pour [ Produit/Service ] est toujours impayée. Le paiement était dû le [ Date d' échéance ] .
Nous vous prions de bien vouloir régler le montant impayé de [ Montant ] dès que possible. Ci-joint la facture pour votre référence.
Si vous avez des questions ou des préoccupations concernant le paiement, n'hésitez pas à nous contacter. Nous apprécions votre entreprise et apprécions votre attention rapide à cette question.
Merci de votre collaboration.
Cordialement,
[ Votre nom ]
Facture électronique courte
Pourquoi envoyer une facture courte ? Si vous connaissez bien le client ou si vous demandez un paiement régulier, vous pouvez simplement remplir les lacunes ici et appuyer sur Envoyer. Votre familiarité signifie que vous pouvez être amical et renoncer à certaines formalités.
Cher [ Nom du destinataire ] ,
J'espère que cet e-mail vous trouvera bien. Je vous écris pour vous fournir la facture de nos récentes prestations.
Veuillez trouver ci-joint la facture du montant total dû. Veuillez me faire savoir si vous avez des questions ou si vous avez besoin d'aide supplémentaire à ce sujet.
Merci pour votre attention et votre paiement rapide.
Cordialement,
[ Votre nom ]
E-mail de facture formelle
Cet exemple de facture est 100% formel et suit à la lettre les fonctions et le format. Si vous recherchez un modèle de facture standard qui coche toutes les cases, le voici.
Cher [ Nom du destinataire ] ,
J'espère que cet e-mail vous trouvera bien. Je vous écris pour confirmer la programmation de notre prochaine réunion.
N'hésitez pas à me faire savoir si l'horaire proposé vous convient.
Merci pour votre attention.
Cordialement,
[ Votre nom ]
E-mail de facture détaillée
Si vous avez fourni de nombreux produits ou services, vous devrez fournir des détails sur votre facture. Cet exemple utilise des puces pour expliquer précisément ce que vous avez fait ou fourni et le prix qui doit être payé.
Cher [ Nom du destinataire ] ,
Veuillez trouver en pièce jointe à cet e-mail la facture détaillée des produits/services que nous avons fournis. Vous trouverez ci-dessous les détails pertinents :
- Produit/Service 1 : [ Description ] - [ Prix ]
- Produit/Service 2 : [ Description ] - [ Prix ]
- Produit/Service 3 : [ Description ] - [ Prix ]
Montant total : [ Prix total ]
Veuillez consulter la facture et faites-nous savoir si vous avez des questions ou des préoccupations. Le paiement doit être effectué avant le [ Date d'échéance ] via les modes de paiement fournis. Nous apprécions votre attention prompte à cette question.
Merci pour votre soutien continu.
Cordialement,
[ Votre nom ]
Comment rédiger des e-mails de facture – guide expert
Les e-mails de facture sont essentiellement des demandes de paiement, mais vous voulez y jouer différemment.
Au lieu de simplement envoyer une facture en pièce jointe, vous souhaiterez la présenter de manière positive, leur faire un compliment et indiquer clairement les détails du paiement ainsi que les éventuelles conditions générales.
Pourquoi s’embêter avec tous ces efforts ? En affaires, les relations comptent et vous devez tout mettre en œuvre pour les établir. De plus, un e-mail de facture positif et amical est plus susceptible d’être traité rapidement qu’une demande grossière.
En fin de compte, l'envoi d'e-mails de demande de facture conviviaux et détaillés vous permettra d'être payé plus rapidement.
et te faire des amis.
Alors par où commencer ? Nous avons divisé l'e-mail de facture en 3 parties :
- Objet de l'e-mail de facture
- Corps du texte
- Signature/étapes suivantes
Chaque e-mail commence par une excellente ligne d'objet – et nous aussi dans ce guide d'expert.
Objet de l'e-mail de facture
Personne ne s’attend à ce que les lignes d’objet de votre facture soient pleines d’esprit, drôles ou amicales. Ce qu'ils attendent, ce sont des détails et des dates, mais pas une « demande de paiement ».
Vous voudrez expliquer qu'il s'agit d'une facture afin qu'elle puisse être rapidement classée ou transmise à la bonne personne. Vous pouvez ajouter le nom de votre entreprise, le numéro de facture et la date de paiement.
Voici quelques exemples de lignes d’objet d’e-mail de facture à examiner :
- Facture – (Nom de l'entreprise) – (Date)
- Facture (Numéro) – (Nom de l'entreprise) – (Date)
- Veuillez trouver notre dernière facture
- Dernière facture – (Nom de l’entreprise)
- Rappel de facture – Pouvez-vous effectuer votre paiement s'il vous plaît
- (Nom de l'entreprise) – Facture (Numéro) –
- Facture pour la commande n° (insérer le numéro)
- (Numéro de commande) – Facture – Date
Une chose positive à noter est qu’une fois que vous avez établi un style pour vos factures, vous n’avez plus besoin de les modifier à nouveau. Vous pouvez (et devriez) réutiliser le même encore et encore.
Résultat!
Copie du corps de l'e-mail de facture
Votre facture a été ouverte, ce qui est un bon début. Ensuite, nous devons définir ce que couvre la facture, les modalités de paiement, les dates et les montants. Mais d’abord, commencez par un message d’accueil personnalisé utilisant un prénom.
"Bonjour (nom de la personne)"
Les e-mails de facture suivent une structure standard, ce qui les rend faciles à rédiger. Nous allons y travailler ci-dessous au fur et à mesure que nous construisons notre modèle, mais voici un processus en 4 étapes pour rédiger des e-mails qui vous permettront d'être payé :
- Présentez-vous (et dites bonjour !)
- Expliquez qu'il s'agit d'une facture
- Fournir des détails (lister les services ou produits et leurs prix)
- Établir des conditions standard
Prêt à créer vos e-mails de facturation ?
- Présentez-vous (et dites bonjour !)
« Je m'appelle (votre nom) et je vous contacte depuis (nom de l'entreprise). Cela a été un plaisir de travailler avec vous ! »
En savoir plus : Comment se présenter dans un e-mail ?
- Expliquez qu'il s'agit d'une facture
"Je vous contacte avec notre facture (ci-jointe) pour nos services/produits. Vous pouvez trouver les détails de tout dans la facture."
- Fournir des détails (lister les services ou produits et leurs prix)
"Pour rendre les choses aussi simples que possible, je les ai également répertoriés ci-dessous. (Insérer la liste). Le montant total dû pour le paiement est de ($$$)."
- Établir des conditions standard
"Nos conditions de paiement standard sont de 28 jours (ou 7 jours, ou 60 jours, ou selon votre choix !)."
Cela se transforme en un excellent modèle d’e-mail de facture. Nous devons maintenant finaliser les choses avec nos prochaines étapes et signer.
Approbation de l'e-mail de facture/étapes suivantes
Vous êtes presque prêt à envoyer votre facture par e-mail, mais il reste quelques éléments à inclure. Tout d'abord, vous devez vous assurer que votre e-mail a été envoyé – alors demandez une confirmation et demandez-leur de vérifier les détails.
"S'il vous plaît, pouvez-vous confirmer que vous avez reçu cet e-mail de facture ? J'apprécierais que vous puissiez vérifier tous les détails et me contacter en cas de problème."
Si vous ne recevez pas de réponse à temps, envisagez un e-mail de suivi (voir nos exemples ci-dessus pour savoir comment aborder cela !). Maintenant, exprimez votre gratitude et terminez l’e-mail de facture sur une note positive.
"Cela a été formidable de travailler avec vous, et nous tous chez (nom de l'entreprise) espérons poursuivre notre relation positive."
Parfait! Terminons maintenant en ajoutant une signature, votre nom, votre signature et vos coordonnées.
"Merci beaucoup", c'est très bien.
Vous venez de rédiger votre premier email de facture... !
Soyons payés – à faire et à ne pas faire avec les e-mails de facturation
Quelle est la pire chose qui puisse arriver avec un e-mail de facture ? Que c'est ignoré. Cela signifie que vous vous inquiétez de savoir si le message a été reçu et que vous ne serez pas payé.
Trop de gens commettent des erreurs courantes lors de la rédaction d’e-mails de facture. Ils supposent que
Voici quelques choses à faire et à ne pas faire pour garantir que vos e-mails de facturation donnent toujours des résultats !
- Utilisez le prénom de la personne. N'utilisez pas une intro à l'ancienne comme « Cher Monsieur/Madame ». C'est dépassé et inutile.
- Offrez un accueil chaleureux. Ne commencez pas en exigeant un paiement !
- Essayez d'être amical. Ne paraissez pas trop formel.
- Faites la liste de tout. Ne vous contentez pas d'ajouter une pièce jointe.
- Incluez le montant du paiement et la date de paiement. Ne laissez aucun détail de côté.
- Demandez la confirmation que l'e-mail de facture a été envoyé. Ne supposez rien.
- Planifiez un suivi. Ne laissez pas les rappels de facture jusqu'à la dernière minute.
- Développez un format et utilisez-le de manière cohérente. Ne perdez pas la peine de créer un nouvel e-mail de facture à chaque fois que vous devez en envoyer un.
- Relisez et vérifiez chaque e-mail. Ne vous faites pas confiance (ou aux éditeurs en ligne).
- Essayez le générateur d'e-mails HIX.AI , le puissant outil de création d'e-mails qui crée des e-mails de facture clairs en quelques secondes. N'essayez pas d'alternatives de mauvaise qualité qui produisent du texte robotique qui ne s'adresse à personne.
Conclusion
Les e-mails de facturation concernent uniquement l’argent. Bien sûr, vous pouvez déclarer que vous voulez l’argent MAINTENANT – mais la clé pour être payé est d’être poli et jamais insistant. Les e-mails de facture les plus efficaces sont chaleureux, conviviaux et incluent chaque détail. Oui, leur rédaction peut prendre un peu plus de temps, mais le résultat est une meilleure chance d'être payé – et nous pensons que cela en vaut la peine.