Rechnungen bestimmen die Geschäftswelt. Sie erledigen die Arbeit, schicken die Rechnung und werden sofort bezahlt, oder? Das ist die Theorie – aber es funktioniert nicht immer so. Man kann sich nicht immer darauf verlassen, dass die Leute zahlen, aber Rechnungs-E-Mails aus der Goldschmiede können einen wichtigen Beitrag dazu leisten, dass man bezahlt wird!
Wie schreibe ich also eine Rechnungs-E-Mail? Wir zeigen es Ihnen. In diesem Leitfaden stellen wir Ihnen 5 Rechnungs-E-Mail-Vorlagen für häufige Situationen vor:
- Erste Rechnungs-E-Mail an Neukunden
- Erinnerungs-Rechnungs-E-Mail
- Kurze E-Mail-Rechnung
- Formelle Rechnungs-E-Mail
- Detaillierte Rechnungs-E-Mail
Wenn Sie in Eile sind, können Sie diese Beispiele für Rechnungs-E-Mails kopieren und einfügen. Wir erläutern jedoch das Rechnungs-E-Mail-Format und erstellen gemeinsam eine Vorlage. Wir können nicht garantieren, dass Sie das geschuldete Geld erhalten, aber mit unseren Rechnungs-E-Mails haben Sie die besten Chancen.
Zeig uns das Geld!
Was sind Rechnungs-E-Mails?
Rechnungs-E-Mails sind Nachrichten, mit denen Sie Geld verdienen. So einfach ist das. Wenn Sie eine Dienstleistung erbracht, ein Produkt bereitgestellt oder ein Projekt abgeschlossen haben, werden Sie per Rechnung bezahlt.
Rechnungs-E-Mails sind keine Rechnungen. Das heißt aber nicht, dass Sie wesentliche Informationen ignorieren können.
Tatsächlich gelingt es vielen Rechnungs-E-Mails nicht, Menschen zum Handeln zu bewegen, weil sie drei wichtige Informationen nicht enthalten.
- Was die Rechnung abdeckt
- Wie viel ist geschuldet?
- Zahlungsfrist
Wenn Sie sicherstellen, dass Sie jedes dieser drei Dinge in Ihren Rechnungs-E-Mails angeben, können Sie besser bezahlt werden.
Sie müssen außerdem sicherstellen, dass sie richtig strukturiert und professionell sind und auf den Punkt kommen.
Hier sind 5 Beispiele für Rechnungs-E-Mails, damit Sie sehen können, wie Sie dies erreichen können.
5 Beispiele für Rechnungs-E-Mails
Man könnte meinen, dass es nur ein Rechnungsmuster gäbe, aber Sie liegen falsch. Tatsächlich gibt es mehrere Arten von Rechnungs-E-Mails, die Sie möglicherweise für unterschiedliche Situationen versenden müssen. Wir behandeln eine erste E-Mail an einen neuen Lieferanten, eine Rechnungserinnerung und eine ausführliche Rechnung.
Erste Rechnungs-E-Mail an Neukunden
Ahh, dieses Neukundengefühl! Wenn Sie einen neuen Kunden oder Kunden angemeldet haben, ist es wichtig, dass Sie die erste Rechnungs-E-Mail richtig erhalten. Sie müssen sicherstellen, dass Sie alle Details angeben (erbrachte Leistungen, Kosten, Zahlungsdetails und Fristen). Sehen Sie in diesem Beispiel, wie wir das angehen.
Lieber [ Name des Empfängers ] ,
Vielen Dank, dass Sie sich für unsere Dienstleistungen entschieden haben! Gerne teilen wir Ihnen die Details Ihrer ersten Rechnung mit.
Erbrachte Dienstleistungen:
- [ Detaillierte Beschreibung der erbrachten Leistungen ]
Kosten:
- [ Aufschlüsselung der Kosten und Preise ]
Zahlungsdetails:
- Zahlungsbetrag: [ Betrag ] - Zahlungsmethode: [ Zahlungsart ] - Fälligkeitsdatum der Zahlung: [ Fälligkeitsdatum ]
Bitte stellen Sie sicher, dass die Zahlung innerhalb der angegebenen Frist erfolgt. Wenn Sie Fragen haben oder weitere Erläuterungen benötigen, können Sie sich gerne an uns wenden.
Danke für Ihre Kooperation.
Beste grüße,
[ Ihr Name ]
Erinnerungs-Rechnungs-E-Mail
Nicht bezahlt? Senden Sie eine Erinnerungsrechnung. In diesem Beispiel geht es um die knifflige Aufgabe, jemanden daran zu erinnern, dass er Ihnen Geld schuldet. Vermeiden Sie Emotionen und konzentrieren Sie sich auf die Fakten. Entschuldigen Sie sich niemals und machen Sie niemals einen Rückzieher.
Lieber [ Name des Empfängers ] ,
Ich hoffe, diese E-Mail kommt bei Ihnen an. Dies ist eine freundliche Erinnerung daran, dass die Rechnung für [ Produkt/Dienstleistung ] noch aussteht. Die Zahlung war am [ Fälligkeitsdatum ] fällig.
Wir bitten Sie, den ausstehenden Betrag von [ Betrag ] schnellstmöglich zu begleichen. Im Anhang finden Sie die Rechnung als Referenz.
Wenn Sie Fragen oder Bedenken bezüglich der Zahlung haben, zögern Sie bitte nicht, uns zu kontaktieren. Wir schätzen Ihr Geschäft und schätzen Ihre schnelle Aufmerksamkeit in dieser Angelegenheit.
Danke für Ihre Kooperation.
Beste grüße,
[ Ihr Name ]
Kurze E-Mail-Rechnung
Warum eine kurze Rechnung senden? Wenn Sie den Kunden gut kennen oder eine regelmäßige Zahlung wünschen, können Sie hier einfach die Lücken ausfüllen und auf „Senden“ klicken. Durch Ihre Vertrautheit können Sie freundlich sein und auf einige Formalitäten verzichten.
Lieber [ Name des Empfängers ] ,
Ich hoffe, diese E-Mail kommt bei Ihnen an. Ich schreibe Ihnen, um Ihnen die Rechnung für unsere letzten Dienstleistungen zukommen zu lassen.
Anbei finden Sie die Rechnung über den fälligen Gesamtbetrag. Bitte teilen Sie mir mit, wenn Sie Fragen haben oder weitere Hilfe in dieser Angelegenheit benötigen.
Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit und Ihre prompte Zahlung.
Beste grüße,
[ Ihr Name ]
Formelle Rechnungs-E-Mail
Dieses Rechnungsmuster ist zu 100 % formal und folgt den Funktionen und dem Format genau. Wenn Sie nach einer Standard-Rechnungsvorlage suchen, die alle Anforderungen erfüllt, ist dies genau das Richtige.
Lieber [ Name des Empfängers ] ,
Ich hoffe, diese E-Mail kommt bei Ihnen an. Ich schreibe Ihnen, um den Termin für unser bevorstehendes Treffen zu bestätigen.
Bitte teilen Sie mir mit, ob der vorgeschlagene Zeitplan für Sie in Frage kommt.
Danke für Ihre Aufmerksamkeit.
Beste grüße,
[ Ihr Name ]
Detaillierte Rechnungs-E-Mail
Wenn Sie viele Produkte oder Dienstleistungen bereitgestellt haben, müssen Sie in Ihrer Rechnung näher darauf eingehen. In diesem Beispiel werden anhand von Aufzählungspunkten genau dargelegt, was Sie getan oder bereitgestellt haben und welcher Preis dafür zu zahlen ist.
Lieber [ Name des Empfängers ] ,
Im Anhang dieser E-Mail finden Sie bitte die detaillierte Rechnung für die von uns bereitgestellten Produkte/Dienstleistungen. Nachfolgend finden Sie die relevanten Details:
- Produkt/Dienstleistung 1: [ Beschreibung ] – [ Preis ]
- Produkt/Dienstleistung 2: [ Beschreibung ] – [ Preis ]
- Produkt/Dienstleistung 3: [ Beschreibung ] – [ Preis ]
Gesamtbetrag: [ Gesamtpreis ]
Bitte überprüfen Sie die Rechnung und teilen Sie uns mit, wenn Sie Fragen oder Bedenken haben. Die Zahlung sollte bis zum [ Fälligkeitsdatum ] über die angegebenen Zahlungsmethoden erfolgen. Wir freuen uns über Ihre schnelle Aufmerksamkeit in dieser Angelegenheit.
Vielen Dank für Ihre anhaltende Unterstützung.
Beste grüße,
[ Ihr Name ]
So schreiben Sie Rechnungs-E-Mails – Expertenratgeber
Rechnungs-E-Mails sind grundsätzlich Zahlungsaufforderungen, aber Sie möchten es anders angehen.
Anstatt einfach eine Rechnung als Anhang zu verschicken, sollten Sie sie positiv vorstellen, ein Kompliment machen und die Zahlungsdetails sowie etwaige Geschäftsbedingungen klar angeben.
Warum sich die ganze Mühe machen? Im Geschäftsleben sind Beziehungen wichtig und Sie sollten alle Anstrengungen unternehmen, um sie aufzubauen. Außerdem wird eine positive und freundliche Rechnungs-E-Mail eher schnell bearbeitet als eine unhöfliche Anfrage.
Das Endergebnis ist, dass Sie durch den Versand freundlicher und detaillierter Rechnungsanforderungs-E-Mails schneller bezahlt werden
und dich zu Freunden machen.
Wo fängst du also an? Wir haben die Rechnungs-E-Mail in drei Teile aufgeteilt:
- Betreffzeile der Rechnungs-E-Mail
- Körper Kopie
- Abmeldung/nächste Schritte
Jede E-Mail beginnt mit einer tollen Betreffzeile – und das tun wir auch in diesem Expertenratgeber.
Betreffzeile der Rechnungs-E-Mail
Niemand erwartet, dass die Betreffzeilen Ihrer Rechnung witzig, lustig oder freundlich sind. Sie erwarten zwar Angaben und Termine, aber keine „Zahlungsaufforderung“.
Sie sollten erklären, dass es sich um eine Rechnung handelt, damit diese schnell eingereicht oder an die richtige Person weitergeleitet werden kann. Sie können Ihren Firmennamen, Ihre Rechnungsnummer und Ihr Zahlungsdatum hinzufügen.
Hier sind einige Beispiele für Betreffzeilen für Rechnungs-E-Mails, die Sie überprüfen sollten:
- Rechnung – (Firmenname) – (Datum)
- Rechnung (Nummer) – (Firmenname) – (Datum)
- Hier finden Sie unsere aktuelle Rechnung
- Letzte Rechnung – (Firmenname)
- Rechnungserinnerung – Bitte leisten Sie Ihre Zahlung
- (Firmenname) – Rechnung (Nummer) –
- Rechnung für Bestellung Nr. (Nummer einfügen)
- (Bestellnummer) – Rechnung – Datum
Positiv ist, dass Sie, sobald Sie einen Stil für Ihre Rechnungen festgelegt haben, diesen nicht noch einmal ändern müssen. Sie können (und sollten) dasselbe immer wieder verwenden.
Ergebnis!
Kopie des Rechnungs-E-Mail-Textes
Ihre Rechnung wurde geöffnet, was ein toller Anfang ist. Als nächstes müssen wir festlegen, was die Rechnung abdeckt, Zahlungsbedingungen, Daten und Beträge. Aber beginnen Sie zunächst mit einer persönlichen Begrüßung mit Ihrem Vornamen.
„Hallo (Name der Person)“
Rechnungs-E-Mails folgen einer einheitlichen Struktur und sind daher einfach zu verfassen. Wir werden es im Folgenden durcharbeiten, während wir unsere Vorlage erstellen, aber hier ist ein vierstufiger Prozess zum Schreiben von E-Mails, mit denen Sie bezahlt werden:
- Stellen Sie sich vor (und sagen Sie Hallo!)
- Erklären Sie, dass es sich um eine Rechnung handelt
- Geben Sie Details an (listen Sie Dienstleistungen oder Produkte und deren Preise auf)
- Legen Sie Standardbedingungen fest
Sind Sie bereit, mit der Erstellung Ihrer Rechnungs-E-Mails zu beginnen?
- Stellen Sie sich vor (und sagen Sie Hallo!)
„Mein Name ist (Ihr Name) und ich kontaktiere Sie von (Firmenname). Es war uns eine Freude, mit Ihnen zusammenzuarbeiten!“
Erfahren Sie mehr über: Wie stellt man sich in einer E-Mail vor?
- Erklären Sie, dass es sich um eine Rechnung handelt
„Ich kontaktiere Sie mit unserer Rechnung (im Anhang) für unsere Dienstleistungen/Produkte. Einzelheiten zu allem finden Sie in der Rechnung.“
- Geben Sie Details an (listen Sie Dienstleistungen oder Produkte und deren Preise auf)
„Um es so einfach wie möglich zu machen, habe ich sie auch unten aufgeführt. (Liste einfügen). Der zur Zahlung fällige Gesamtbetrag beträgt ($$$).“
- Legen Sie Standardbedingungen fest
„Unsere Standardzahlungsbedingungen sind 28 Tage (oder 7 Tage oder 60 Tage oder was auch immer Sie verwenden!).“
Dies wird zu einer hervorragenden Rechnungs-E-Mail-Vorlage. Nun gilt es, die nächsten Schritte abzurunden und abzusegnen.
Rechnungs-E-Mail-Abzeichnung/nächste Schritte
Sie sind fast bereit, Ihre Rechnung per E-Mail zu versenden, aber es müssen noch ein paar Dinge berücksichtigt werden. Zunächst möchten Sie sicherstellen, dass Ihre E-Mail zugestellt wurde. Bitten Sie daher um eine Bestätigung und bitten Sie darum, die Details zu überprüfen.
„Können Sie bitte bestätigen, dass Sie diese Rechnungs-E-Mail erhalten haben? Ich würde mich freuen, wenn Sie alle Details überprüfen und sich bei Problemen bei mir melden könnten.“
Wenn Sie nicht rechtzeitig eine Antwort erhalten, denken Sie über eine Folge-E-Mail nach (siehe oben unsere Beispiele für die Vorgehensweise!). Drücken Sie nun Ihre Dankbarkeit aus und schließen Sie die Rechnungs-E-Mail mit einer positiven Note ab.
„Die Zusammenarbeit mit Ihnen war großartig und wir alle bei (Firmenname) hoffen, unsere positive Beziehung fortzusetzen.“
Perfekt! Lassen Sie uns nun abschließend eine Abmeldung, Ihren Namen, Ihre Unterschrift und Ihre Kontaktdaten hinzufügen.
„Vielen Dank“ ist völlig in Ordnung.
Sie haben gerade Ihre erste Rechnungs-E-Mail geschrieben...!
Lassen Sie sich bezahlen – Dos und Don'ts bei Rechnungs-E-Mails
Was ist das Schlimmste, was bei einer Rechnungs-E-Mail passieren kann? Dass es ignoriert wird. Das bedeutet, dass Sie sich keine Sorgen darüber machen müssen, ob die Zahlung eingegangen ist, und befürchten, dass Sie kein Geld erhalten.
Zu viele Menschen machen beim Verfassen von Rechnungs-E-Mails häufige Fehler. Sie gehen davon aus
Hier sind einige Tipps und Tricks, um sicherzustellen, dass Ihre Rechnungs-E-Mails immer Ergebnisse liefern!
- Verwenden Sie unbedingt den Vornamen der Person. Verwenden Sie kein altmodisches Intro wie „Sehr geehrte Damen und Herren“. Es ist veraltet und unnötig.
- Seien Sie herzlich willkommen. Beginnen Sie nicht damit, eine Zahlung zu verlangen!
- Versuchen Sie, freundlich zu sein. Wirken Sie nicht zu formell.
- Listen Sie alles auf. Fügen Sie nicht einfach einen Anhang hinzu.
- Geben Sie unbedingt den Zahlungsbetrag und das Zahlungsdatum an. Lassen Sie keine Details aus.
- Bitten Sie um eine Bestätigung, dass die Rechnung per E-Mail zugestellt wurde. Gehen Sie nicht von irgendetwas aus.
- Planen Sie eine Nachuntersuchung. Warten Sie mit Rechnungserinnerungen nicht bis zur letzten Minute.
- Entwickeln Sie ein Format und verwenden Sie es konsequent. Verschwenden Sie nicht jedes Mal eine neue Rechnungs-E-Mail, wenn Sie eine versenden müssen.
- Lesen Sie jede E-Mail Korrektur und überprüfen Sie sie. Vertrauen Sie sich selbst (oder den Online-Redakteuren) nicht.
- Probieren Sie den E-Mail-Generator HIX.AI aus, das leistungsstarke E-Mail-Erstellungstool, das in Sekundenschnelle klare Rechnungs-E-Mails erstellt. Probieren Sie keine minderwertigen Alternativen aus, die Robotertexte erzeugen, die sich an niemanden richten.
Abschluss
Bei Rechnungs-E-Mails geht es vor allem ums Geld. Sicher, Sie können sagen, dass Sie das Geld JETZT wollen – aber der Schlüssel zum Erhalt des Geldes liegt darin, höflich und niemals aufdringlich zu sein. Die effektivsten Rechnungs-E-Mails sind herzlich, freundlich und enthalten jedes Detail. Ja, das Schreiben kann etwas länger dauern, aber das Ergebnis ist eine bessere Chance, bezahlt zu werden – und wir denken, das ist es wert.