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So schreiben Sie formelle E-Mails (5 Beispiele und Vorlagen)

Sehr geehrte Damen und Herren, vielen Dank, dass Sie unseren Leitfaden für formelle E-Mails gelesen haben. Wir würden uns freuen, Ihnen die wunderbare Welt der formellen E-Mails zu zeigen.

So stellen Sie sich vielleicht formelle E-Mails vor, aber die Dinge haben sich geändert. Für eine persönlichere Ansprache haben wir das „Sehr geehrte Damen und Herren“ weggelassen. Das ist großartig, aber wir müssen auch professionell bleiben.

Warum? Denn formelle E-Mails werden weltweit verwendet, um Kontakte aufzubauen, Besprechungen zu vereinbaren, sich zu bedanken, Jobs anzunehmen, von Ämtern zurückzutreten und Millionen anderer Dinge!

Wir sind E-Mail-Experten mit einem beispiellosen Blick fürs Detail. Möchten Sie lernen, wie Sie bessere E-Mails schreiben? Dieser Leitfaden deckt alles ab, was Sie wissen müssen, einschließlich 5 professioneller E-Mail-Beispiele, einer Aufschlüsselung des E-Mail-Formats und einigen Expertentipps. Sie können unsere Beispiele verwenden oder sie zerschlagen, indem Sie Ihre eigenen erstellen!

In diesem Leitfaden behandeln wir:

  • Formelle Begrüßungs-E-Mail
  • Formelle Dankes-E-Mail
  • Formelle Rechnungs-E-Mail
  • Formelle Kündigungs-E-Mail
  • Formelle Abschieds-E-Mail

Am Ende verfügen Sie über die Fähigkeiten, die Erfahrung und das Verständnis, um fantastische formelle E-Mails zu erstellen!

Was ist eine formelle E-Mail?

Formelle E-Mails werden an jemanden gesendet, den Sie nicht kennen. Es kann sich um einen neuen Kollegen, Kunden, Chef oder eine kalte E-Mail für eine neue Arbeit handeln.

Formelle E-Mails sind zu 100 % professionell und folgen dem gängigen Geschäftsnachrichtenformat. Sie enthalten keinen Slang, Witze, Umgangssprache oder unklare Terminologie. Und versuchen Sie niemals, in einer formellen E-Mail lustig zu sein!

Wenn Sie noch nie eine formelle E-Mail geschrieben haben, machen Sie sich keine Sorgen! Unser grundlegender Leitfaden unten gliedert das formale Format in einfache Schritte.

Beginnen wir zunächst mit 5 professionellen E-Mail-Beispielen, damit Sie sehen können, wie es geht.

5 professionelle E-Mail-Beispiele

Wir können mit 5 professionellen E-Mail-Beispielen beginnen, um die Grundprinzipien zu veranschaulichen. Diese E-Mail-Beispiele sind praktische Beispiele für verschiedene Arten formeller E-Mails. Nutzen Sie diese als Inspiration für die Erstellung Ihrer eigenen formellen E-Mails.

Formelle Begrüßungs-E-Mail

Begrüßungs-E-Mails sind für Ihr Unternehmen unverzichtbar! Sie senden diese an neue Kollegen, Kunden, Klienten, Vorgesetzte, Bewohner, Besucher und mehr. Unser Beispiel für eine formelle Begrüßungs-E-Mail ist einfach, klar und überzeugend – das bedeutet, dass Sie den besten ersten Eindruck hinterlassen.

Lieber [ Name des Empfängers ] ,

Ich hoffe, dass diese E-Mail Sie gut erreicht. Ich bin [ Ihr Name ] , [ Ihre Position ] bei [ Ihrem Unternehmen ] . Ich schreibe Ihnen, um Sie herzlich willkommen zu heißen, wenn Sie Ihre Reise mit uns beginnen. Wir freuen uns sehr, Sie an Bord zu haben und freuen uns auf die einzigartige Perspektive, die Sie in unser Team einbringen werden.

Wenn Sie Fragen haben oder Hilfe bei der Eingewöhnung benötigen, können Sie sich jederzeit an uns wenden. Unser Team ist hier, um Sie zu unterstützen, und wir setzen uns dafür ein, dass Ihr Übergang so reibungslos wie möglich verläuft.

Noch einmal herzlich willkommen bei [ Ihrem Unternehmen ] . Wir freuen uns über die Gelegenheit, mit Ihnen zusammenzuarbeiten, und sind zuversichtlich, dass Sie einen wesentlichen Beitrag zu unseren gemeinsamen Zielen leisten werden.

Mit freundlichen Grüßen
[ Ihr Name ]

Erfahren Sie mehr über das Öffnen und Begrüßen von E-Mails .

Formelle Dankes-E-Mail

Wenn jemand etwas getan hat, um zu helfen, ist es Zeit, Danke zu sagen. In unserem formellen E-Mail-Dankeschön-Beispiel halten wir uns kurz und konzentrieren uns auf die Wirkung und Wichtigkeit dessen, was die Person getan hat. Also, hier ist ohne Verzögerung ein Beispiel für eine formelle Dankes-E-Mail.

Lieber [ Name des Empfängers ] ,

Ich hoffe, dass diese E-Mail Sie gut erreicht. Ich schreibe Ihnen, um meine aufrichtige Wertschätzung für Ihre Hilfe bei [ bestimmter Aufgabe oder Projekt ] zum Ausdruck zu bringen. Ihr Fachwissen und Ihr Engagement haben wesentlich zum Erfolg beigetragen.

Ihre Unterstützung und Anleitung waren von unschätzbarem Wert und ich bin dankbar für die Zeit und Mühe, die Sie in dieses Unterfangen gesteckt haben. Es ist wirklich inspirierend, mit jemandem zusammenzuarbeiten, der so sachkundig und kompetent ist wie Sie.

Nochmals vielen Dank für Ihre hervorragenden Beiträge. Ihre Unterstützung hat einen erheblichen Einfluss gehabt und ich bin zuversichtlich, dass wir weiterhin gemeinsam Großes erreichen werden.

Mit freundlichen Grüßen
[ Ihr Name ]

Erfahren Sie mehr darüber, wie Sie Dankes-E-Mails schreiben .

Formelle Rechnungs-E-Mail

Sie haben die Arbeit erledigt und müssen nun bezahlt werden – und wir können Ihnen mit unserem formellen Rechnungs-E-Mail-Muster helfen. Bei Rechnungen geht es vor allem um Details. Überprüfen Sie daher unbedingt jede Zeile und stellen Sie sicher, dass Sie alle erforderlichen Details angegeben haben, um zu vermeiden, dass Ihre Rechnung ignoriert oder nicht bezahlt wird.

Lieber [ Name des Empfängers ] ,

Ich hoffe, dass diese E-Mail Sie gut erreicht. Ich schreibe Ihnen, um die Rechnung für die abgeschlossenen Arbeiten offiziell einzureichen. Als Referenz finden Sie im Anhang die detaillierte Rechnung.

Bitte überprüfen Sie die Rechnung und teilen Sie mir mit, ob Klarstellungen oder zusätzliche Informationen erforderlich sind. Der fällige Gesamtbetrag beträgt [ Betrag ] und die Zahlungsbedingungen sind [ Zahlungsbedingungen ] .

Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit in dieser Angelegenheit. Sollten Sie Fragen oder Bedenken haben, zögern Sie bitte nicht, uns zu kontaktieren.

Mit freundlichen Grüßen
[ Ihr Name ]

Erfahren Sie mehr darüber, wie Sie Rechnungs-E-Mails schreiben .

Formelle Kündigungs-E-Mail

Sie haben sich also entschieden, eine neue Chance wahrzunehmen – Sie müssen zurücktreten. Dieses Muster für eine formelle Kündigungs-E-Mail ist eine professionelle Möglichkeit, Ihre Stelle aufzugeben und gleichzeitig Ihren Ruf zu wahren – und sogar zu verbessern.

Lieber [ Name des Empfängers ] ,

Ich hoffe, dass diese E-Mail Sie gut erreicht. Ich schreibe Ihnen, um Ihnen mitzuteilen, dass ich nach sorgfältiger Überlegung und Überlegung die schwierige Entscheidung getroffen habe, mit Wirkung [ Rücktrittsdatum ] von meiner Position bei [ Firmenname ] zurückzutreten.

Ich bin dankbar für die Möglichkeiten und Erfahrungen, die ich während meiner Zeit im Unternehmen gesammelt habe. Ich habe durch die Arbeit mit einem so talentierten Team viel gelernt und schätze die Unterstützung und Anleitung meiner Kollegen und Vorgesetzten.

Bitte teilen Sie mir mit, wie ich Sie beim Übergangsprozess unterstützen kann. Ich setze mich für eine reibungslose Übergabe meiner Aufgaben ein und werde mein Bestes tun, um alle offenen Fragen vor meiner Abreise zu klären.

Vielen Dank für Ihr Verständnis und Ihre Unterstützung. Ich wünsche dem Unternehmen weiterhin viel Erfolg.

Mit freundlichen Grüßen
[ Ihr Name ]

Erfahren Sie mehr darüber, wie Sie Kündigungs-E-Mails schreiben .

Formelle Abschieds-E-Mail

Dieses formelle, gute E-Mail-Muster kann an Ihrem letzten Tag in einer Rolle, in einem Unternehmen oder in einer Autoritätsposition gesendet werden. Formelle Nachrichten sind professionell und praktisch, daher möchten Sie diesem E-Mail-Beispiel möglicherweise einige Beispiele oder Emotionen hinzufügen.

Lieber [ Name des Empfängers ] ,

Ich hoffe, dass diese E-Mail Sie gut erreicht. Ich schreibe Ihnen, um Ihnen mitzuteilen, dass heute mein letzter Tag in dieser Rolle/Position bei [ Firmenname ] ist. Ich wollte mir einen Moment Zeit nehmen, um mich offiziell zu verabschieden und meine aufrichtige Dankbarkeit für die Gelegenheit auszudrücken, mit Ihnen zusammenzuarbeiten und Teil dieses unglaublichen Teams zu sein.

Während meiner Zeit hier habe ich das Engagement und die Professionalität miterlebt jedes Teammitglieds und ich bin dankbar für die Unterstützung und Ermutigung, die ich von Ihnen und dem gesamten Team erhalten habe.

Ich bin stolz auf die Arbeit, die wir gemeinsam geleistet haben, und auf die Fortschritte, die wir gemacht haben. Es war mir eine Ehre, mit solch talentierten Menschen zusammenzuarbeiten, und ich werde es wirklich vermissen, Teil dieses Teams zu sein.

Während ich zu meinem nächsten Abenteuer übergehe, möchte ich Ihnen und Ihnen meine besten Wünsche übermitteln dem Team für weiteren Erfolg und Wachstum. Bitte bleiben Sie in Kontakt und zögern Sie nicht, uns zu kontaktieren, wenn Sie jemals Hilfe benötigen oder Fragen haben.

Nochmals vielen Dank für alles.

Mit freundlichen Grüßen
[ Ihr Name ]

Erfahren Sie mehr darüber, wie Sie Abschieds-E-Mails schreiben .

So schreiben Sie formelle E-Mails – der unverzichtbare Leitfaden

Formelle E-Mails zu schreiben mag eine Herausforderung sein, ist aber eigentlich einfach. Warum? Weil es ein formelles Standard-E-Mail-Format gibt, dem man folgen muss. Ja, wir können alles in nur drei Abschnitte oder Bausteine zerlegen. Jeder Abschnitt folgt dem letzten und ergibt eine formelle E-Mail.

Die drei Teile umfassen:

  • Betreff
  • Körper Kopie
  • Abmeldung/nächste Schritte

Das Tolle an formellen E-Mails ist, dass Sie nicht versuchen müssen, kreativ oder lustig zu sein. Tatsächlich ist das das Gegenteil von dem, was Sie tun sollten. Niemand, der eine formelle E-Mail erhält, erwartet, zu lachen, zu lächeln oder es lustig zu finden. (Also bitte keine Witze, Emojis oder Bilder Ihrer Katze!)

Formelle E-Mails sind effektiv, weil sie einfach, klar und leicht verständlich sind. Dieser wichtige Leitfaden erklärt das formelle E-Mail-Format und zeigt Ihnen, wie Sie Ihre eigene Vorlage erstellen.

Formelle E-Mail-Betreffzeile

Alles beginnt mit einer formellen E-Mail-Betreffzeile. Die Betreffzeile jeder E-Mail sollte einigen Regeln entsprechen. Betreffzeilen sollten kurz, leicht verständlich, zielgerichtet und professionell sein.

Tatsächlich gilt: Je weniger Wörter Sie verwenden, desto besser. Dies liegt daran, dass die meisten Menschen Nachrichten auf ihren Mobiltelefonen lesen und lange Betreffzeilen möglicherweise nicht richtig angezeigt werden.

Formelle Betreffzeilen für E-Mails sind einfach und unkompliziert zu schreiben. Wenn Sie sich inspirieren lassen möchten, probieren Sie Folgendes aus:

  • Vielen Dank für Ihre aktuelle E-Mail
  • Grüße von (dein Name)
  • Einleitung: (Ihr Name)
  • Bitte akzeptieren Sie meinen Rücktritt
  • Rücktrittserklärung: (Jobname)
  • Auf Wiedersehen an meinem letzten Tag

Sehen Sie, was wir meinen? Keine Persönlichkeit, nur 100 % professionell. Darum geht es bei formellen Botschaften.

Formelle E-Mail-Textkopie

Im formellen E-Mail-Text gehen Sie auf die Details ein und binden Ihr Publikum ein. Das Tolle an formellen E-Mails ist (wie unsere Beispiele zeigen), wie einfach sie zu schreiben sind.

Hier erstellen wir ein formelles E-Mail-Muster, um Informationen von einem neuen Lieferanten anzufordern.

Beginnen Sie mit einer höflichen Begrüßung. Früher begannen alle formellen E-Mails mit „Sehr geehrte Damen und Herren“ oder „Sehr geehrte Damen und Herren“ – aber die Dinge haben sich weiterentwickelt. Heute sollten Sie mit dem Namen der Person beginnen („Hallo“) oder mit einem Sammelbegriff, wenn Sie eine Gruppe einbeziehen („Hallo, Kollegen“).

Ein Grundsatz, dem alle E-Mails folgen sollten, ist, alles im ersten Satz oder Absatz zusammenzufassen.

In diesem formellen E-Mail-Beispiel werden wir daher um einige Informationen bitten.

„Mein Name ist (Ihr Name). Ich kontaktiere Sie von (Firmenname) aus und möchte (was auch immer Sie anfordern möchten) anfordern.“

Dies ist eine grundlegende Botschaft, aber sie tut alles, was Sie brauchen. Wir möchten mehr Kontext hinzufügen, damit wir mehr Details in unser E-Mail-Beispiel aufnehmen können.

„Ich fordere die Informationen für mein Unternehmen an. Wir sind daran interessiert, mehr über Ihre Produkte zu erfahren, während wir nach alternativen Lieferanten suchen.“

Das ist toll. Erklären Sie nun genau, was Sie wollen. Verwenden Sie Aufzählungspunkte oder Listen, um es Lieferanten so einfach wie möglich zu machen, Ihre Anfragen zu bearbeiten:

„Um es Ihnen so einfach wie möglich zu machen, meine Anfrage zu bearbeiten, habe ich hier aufgelistet, was ich benötige: (Liste einschließen).“

Erfahren Sie mehr darüber, wie Sie E-Mails mit Anfragen schreiben .

Formelle E-Mail-Abmeldung/nächste Schritte

Am Ende der E-Mail möchten Sie die Sache professionell abschließen – aber vorher sollten Sie eine Frist setzen und die nächsten Schritte festlegen. Wie? Wir zeigen Ihnen dieses E-Mail-Beispielende.

„Wir haben diese Anfrage an mehrere andere Lieferanten gesendet und eine Antwortfrist von (Datum der Frist einfügen) festgelegt. Können Sie bitte bestätigen, dass Sie diese E-Mail erhalten haben und beabsichtigen, eine Antwort einzureichen? Wenn Sie Fragen haben oder … Wenn Sie Fragen haben oder weitere Einzelheiten klären möchten, können Sie mich unter (Kontaktinformationen einfügen) kontaktieren.

Wir sind fast am Ende – aber Sie müssen sich höflich abmelden.

„Vielen Dank im Voraus für Ihre Antwort. Wir freuen uns über das Potenzial einer Zusammenarbeit mit Ihnen.“

Fügen Sie abschließend eine Verabschiedung (Vielen Dank, freundliche Grüße usw.) und die restlichen Informationen hinzu. Geben Sie Ihren Namen, Ihre Berufsbezeichnung, Ihre Kontaktdaten und Ihre vollständige Unterschrift an.

Erfahren Sie mehr darüber, wie Sie eine E-Mail professionell beenden .

Vor- und Nachteile formeller E-Mails

Hier finden Sie einige Tipps und Tricks, die Ihnen dabei helfen sollen, formelle E-Mails zu erstellen, die das gewünschte Ergebnis erzielen. Es geht darum, Ihnen dabei zu helfen, Ihre Stimme zu finden und eine Botschaft zu übermitteln, die aus dem Lärm herausragt.

  • Verwenden Sie nicht „Sehr geehrte Damen und Herren“. Verwenden Sie unbedingt den Vornamen der Person.
  • Warten Sie nicht ewig, bis Sie zur Sache kommen. Fassen Sie es im ersten Satz zusammen.
  • Vergessen Sie keine Details. Nehmen Sie sich Zeit, eine Nachricht zu verfassen und zu überprüfen, ob Sie alles angegeben haben.
  • Gehen Sie nicht vom Skript ab und ignorieren Sie das Format. Folgen Sie unserer Anleitung oben.
  • Machen Sie keine Witze und versuchen Sie nicht, die Leute zum Lachen zu bringen. Verwenden Sie einen professionellen Tonfall.
  • Verschwenden Sie keine Zeit. Halten Sie E-Mails so kurz wie möglich.
  • Machen Sie sich keine Mühe, selbst E-Mails zu schreiben. Verwenden Sie den E-Mail-Generator von HIX.AI
  • Senden Sie es nicht ohne Korrekturlesen. Korrekturlesen (selbstverständlich).
  • Vergessen Sie nicht, einen CTA und die nächsten Schritte hinzuzufügen. Vermeiden Sie es, so zu klingen, als würden Sie jemandem sagen, was er tun soll.

Abschluss

Danke fürs Lesen. Mit freundlichen Grüßen HIX.AI

Okay, das formelle E-Mail-Format hat sich (zum Glück) ein wenig geändert, aber Sie müssen immer noch wissen, wie man professionelle E-Mails am Arbeitsplatz schreibt. Hier ist unsere wichtigste Grundvoraussetzung: Halten Sie sich an das Format, befolgen Sie unsere Ratschläge und konzentrieren Sie sich darauf, kurze und sachliche Botschaften zu verfassen. Wenn Sie Schwierigkeiten haben, schauen Sie sich zur Inspiration unsere E-Mail-Beispiele an. Oder verwenden Sie für die einfachsten, unkompliziertesten und effektivsten formellen E-Mails HIX.AI – den weltweit besten KI-Assistenten für geschäftliches Schreiben.

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