친애하는 선생님/부인님, 공식 이메일 가이드를 읽어주셔서 감사합니다. 멋진 공식 이메일의 세계를 여러분께 보여드리게 되어 기쁘게 생각합니다.
공식적인 이메일이 바로 그런 것이라고 생각할 수 있지만 상황이 바뀌었습니다. 보다 개인화된 접근 방식을 위해 "친애하는 선생님/부인"을 삭제했습니다. 그거 좋은데, 우리도 프로다운 자세를 유지해야 해요.
왜? 공식 이메일은 전 세계적으로 연결 구축, 회의 예약, 감사 인사, 채용 수락, 직책 사임 등 수백만 가지 작업에 사용되기 때문입니다.
우리는 세부 사항에 대해 타의 추종을 불허하는 안목을 가진 이메일 전문가입니다. 더 나은 이메일을 작성하는 방법을 배우고 싶으십니까? 이 가이드는 5가지 전문 이메일 예시, 이메일 형식 분석, 일부 전문가 팁을 포함하여 귀하가 알아야 할 모든 것을 다룹니다. 우리의 샘플을 사용하거나 직접 만들어서 부술 수 있습니다!
이 가이드에서는 다음 내용을 다룹니다.
- 공식적인 인사말 이메일
- 공식적인 감사 이메일
- 공식 송장 이메일
- 공식 사직 이메일
- 공식적인 작별 이메일
결국, 여러분은 환상적인 공식 이메일을 작성할 수 있는 기술, 경험 및 이해력을 갖추게 될 것입니다!
공식 이메일이란 무엇입니까?
귀하가 모르는 사람에게 공식 이메일이 전송됩니다. 새로운 동료, 고객, 상사일 수도 있고, 새로운 업무에 대한 콜드 이메일일 수도 있습니다.
공식 이메일은 100% 전문적이며 허용되는 비즈니스 메시지 형식을 따릅니다. 여기에는 속어, 농담, 구어체 또는 불분명한 용어가 포함되어 있지 않습니다. 그리고 공식적인 이메일에서는 절대로 웃기려고 하지 마세요!
공식적인 이메일을 작성해 본 적이 없더라도 걱정하지 마세요! 아래의 필수 가이드는 공식 형식을 간단한 단계로 분류합니다.
먼저, 5가지 전문적인 이메일 예시부터 시작하여 그것이 어떻게 수행되는지 살펴보겠습니다.
5가지 전문 이메일 예시
기본 원칙을 설명하기 위해 5가지 전문 이메일 사례부터 시작해 보겠습니다. 이 이메일 샘플은 다양한 유형의 공식 이메일의 실제 예입니다. 자신만의 공식 이메일을 작성하기 위한 영감으로 이를 활용하세요.
공식적인 인사말 이메일
인사말 이메일은 비즈니스 필수품입니다! 이를 새로운 동료, 고객, 의뢰인, 상사, 주민, 방문자 등에게 보냅니다. 당사의 공식 인사말 이메일 샘플은 간단하고 명확하며 설득력이 있습니다. 이는 귀하가 최고의 첫인상을 남길 수 있음을 의미합니다.
[ 수신자 이름 ] 님께,
이 이메일이 귀하에게 도움이 되기를 바랍니다. 저는 [ 귀하 의 이름 ] , [ 귀하 의 회사 ] 의 [ 귀하 의 직책 ] 입니다 . 여러분이 우리와 함께 여행을 시작하게 된 것을 진심으로 환영하기 위해 이 편지를 쓰고 있습니다. 귀하를 모시게 되어 기쁘게 생각하며 귀하가 우리 팀에 가져올 독특한 관점을 기대합니다.
정착하는 동안 질문이 있거나 도움이 필요하면 언제든지 연락해 주세요. 우리 팀 는 귀하를 지원하기 위해 최선을 다하고 있으며 귀하의 전환이 최대한 원활하게 이루어지도록 최선을 다하고 있습니다.
다시 한번 [ 귀하의 회사 ] 에 오신 것을 환영합니다. 우리는 귀하와 함께 일할 수 있는 기회를 기쁘게 생각하며 귀하가 우리의 공동 목표에 크게 기여할 것이라고 확신합니다.
감사합니다.
[ 귀하의 이름 ]
공식적인 감사 이메일
누군가가 도움을 주기 위해 뭔가를 했다면 이제 감사하다고 말할 시간입니다. 공식 이메일 감사 샘플에서는 짧게 유지하고 그 사람이 한 일의 영향과 중요성에 중점을 둡니다. 지체 없이 공식적인 감사 이메일 샘플을 보내드리겠습니다.
[ 수신자 이름 ] 님께,
이 이메일이 귀하에게 도움이 되기를 바랍니다. 나는 [ 특정 작업 또는 프로젝트 ] 에 대한 귀하의 도움에 진심으로 감사를 표하기 위해 글을 쓰고 있습니다. 귀하의 전문 지식과 헌신이 성공에 크게 기여했습니다.
귀하의 지원과 지도는 매우 귀중했으며, 이 노력에 쏟은 시간과 노력에 감사드립니다. 귀하만큼 지식이 풍부하고 숙련된 사람과 함께 일한다는 것은 정말 고무적인 일입니다.
귀하의 탁월한 기여에 다시 한번 감사드립니다. 귀하의 도움은 큰 영향을 미쳤으며 우리가 계속해서 함께 훌륭한 일을 성취할 것이라고 확신합니다.
감사합니다.
[ 귀하의 이름 ]
공식 송장 이메일
작업을 완료했으므로 대금을 받아야 합니다. 공식 송장 이메일 샘플을 통해 도움을 드릴 수 있습니다. 송장은 세부 사항에 관한 것이므로 모든 라인을 확인하고 송장이 무시되거나 지불되지 않는 것을 방지하는 데 필요한 모든 세부 정보를 포함했는지 확인하십시오.
[ 수신자 이름 ] 님께,
이 이메일이 귀하에게 도움이 되기를 바랍니다. 완료된 작업에 대한 청구서를 공식적으로 제출하려고 편지를 쓰고 있습니다. 참고하실 수 있도록 자세한 청구서를 첨부해 주시기 바랍니다.
청구서를 자세히 검토하신 후 설명이나 추가 정보가 필요한 경우 알려주시기 바랍니다. 총 미결제 금액은 [ 금액 ] 이고 결제 조건은 [ 결제 조건 ] 입니다.
이 문제에 관심을 가져주셔서 감사합니다. 질문이나 우려사항이 있으시면 언제든지 문의해 주세요.
감사합니다.
[ 귀하의 이름 ]
공식 사직 이메일
따라서 귀하는 새로운 기회를 잡기로 결정했습니다. 사임해야 합니다. 이 공식적인 사직 이메일 샘플은 귀하의 평판을 유지하고 심지어 향상시키면서 귀하의 역할을 떠나는 전문적인 방법입니다.
[ 수신자 이름 ] 님께,
이 이메일이 귀하에게 도움이 되기를 바랍니다. 저는 신중한 고려와 심의 끝에 [ 사임 날짜 ] 부터 [ 회사 이름 ] 직위에서 사임하기로 어려운 결정을 내렸음을 알려드리고자 이 편지를 씁니다.
기회와 기회를 주셔서 감사합니다. 회사에 다니면서 얻은 경험. 저는 이렇게 재능 있는 팀과 함께 일하면서 많은 것을 배웠으며, 동료와 상사가 제공하는 지원과 지도에 감사드립니다.
전환 과정에 제가 어떻게 도움을 줄 수 있는지 알려주세요. 저는 제 책임이 원활하게 인계될 수 있도록 최선을 다할 것이며, 출국 전에 미해결된 부분을 마무리하기 위해 최선을 다하겠습니다.
이해와 지원에 감사드립니다. 앞으로도 회사의 지속적인 성공을 기원합니다.
감사합니다.
[ 귀하의 이름 ]
공식적인 작별 이메일
이 공식적인 좋은 이메일 샘플은 역할, 회사 또는 권위 있는 위치에서 마지막 날에 보낼 수 있습니다. 공식적인 메시지는 전문적이고 실용적이므로 이 이메일 샘플에 몇 가지 예나 감정을 추가할 수 있습니다.
[ 수신자 이름 ] 님께,
이 이메일이 귀하에게 도움이 되기를 바랍니다. 오늘이 [ Company Name ] 에서 이 역할/직위를 수행하는 마지막 날임을 알려드리고자 편지를 씁니다. 잠시 시간을 내어 여러분과 함께 일하고 이 놀라운 팀의 일원이 될 수 있는 기회에 대해 공식적으로 작별 인사를 하고 진심 어린 감사를 표하고 싶었습니다.
여기 있는 동안 저는 헌신과 전문성을 목격했습니다. 저는 여러분과 팀 전체로부터 받은 지원과 격려에 감사드립니다.
저는 우리가 함께 성취한 성과와 우리가 이룩한 진전이 자랑스럽습니다. 이렇게 재능 있는 분들과 함께 일할 수 있어서 영광이었고 이 팀의 일원이 된 것이 정말 그리워질 것입니다.
제가 다음 모험을 계속하면서 여러분과 여러분 모두에게 행운이 있기를 기원합니다. 지속적인 성공과 성장을 위한 팀. 계속 연락해 주시고, 도움이 필요하거나 궁금한 점이 있으면 언제든지 연락해 주세요.
모든 것에 다시 한번 감사드립니다.
감사합니다.
[ 귀하의 이름 ]
공식적인 이메일 작성 방법 - 필수 가이드
공식적인 이메일을 작성하는 것은 어려워 보일 수 있지만 실제로는 간단합니다. 왜? 따라야 할 표준 공식 이메일 형식이 있기 때문입니다. 예, 모든 것을 세 개의 섹션, 즉 빌딩 블록으로 되돌릴 수 있습니다. 각 섹션은 마지막 섹션을 따라가며 공식적인 이메일을 생성합니다.
세 부분은 다음과 같습니다.
- 제목
- 본문 문구
- 승인/다음 단계
공식적인 이메일의 가장 큰 장점은 창의적이거나 웃기려고 노력할 필요가 없다는 것입니다. 사실, 그것은 당신이 해야 할 일과 정반대입니다. 공식적인 이메일을 받는 사람 중 누구도 웃거나 웃거나 재미있다고 생각하지 않습니다. (그러므로 농담, 이모티콘 또는 고양이 이미지를 사용하지 마세요!)
공식적인 이메일은 간단하고 명확하며 이해하기 쉽기 때문에 효과적입니다. 이 필수 가이드는 공식적인 이메일 형식을 분석하고 자신만의 템플릿을 만드는 방법을 보여줍니다.
공식 이메일 제목
모든 것은 공식적인 이메일 제목으로 시작됩니다. 모든 이메일의 제목은 몇 가지 규칙을 따라야 합니다. 제목은 짧고, 이해하기 쉽고, 목표가 명확하고, 전문적이어야 합니다.
사실, 사용하는 단어가 적을수록 좋습니다. 이는 대부분의 사람들이 휴대폰으로 메시지를 확인하고 긴 제목 줄이 제대로 표시되지 않을 수 있기 때문입니다.
공식적인 이메일 제목은 간단하고 쓰기 쉽습니다. 영감을 얻고 싶다면 다음을 시도해 보세요.
- 최근 이메일을 보내주셔서 감사합니다.
- (당신의 이름) 으로부터 인사드립니다.
- 소개: (당신의 이름)
- 제 사표를 받아주세요
- 사직서 : (직위명)
- 내 마지막 날에 안녕
무슨 뜻인지 아시겠어요? 성격은 없고 그냥 100% 프로페셔널해요. 이것이 바로 공식적인 메시지의 전부입니다.
공식 이메일 본문 사본
공식적인 이메일 본문에서는 세부 사항을 자세히 조사하고 청중의 참여를 유도합니다. 샘플에서 알 수 있듯이 공식 이메일의 가장 큰 장점은 작성하기 쉽다는 점입니다.
여기에서는 새로운 공급업체에게 정보를 요청하기 위한 공식 이메일 샘플을 작성합니다.
정중한 인사말로 시작하세요. 과거에는 모든 공식적인 이메일이 "Dear Sir/Madam" 또는 "Dear (사람 이름)"으로 시작했지만 이제는 상황이 달라졌습니다. 오늘은 그 사람의 이름("안녕하세요")으로 시작해야 하고, 그룹에 참여하는 경우 집합적인 용어("안녕하세요, 동료")로 시작해야 합니다.
모든 이메일이 따라야 하는 한 가지 원칙은 첫 번째 문장이나 단락에 모든 내용을 요약하는 것입니다.
따라서 이 공식 이메일 샘플에서는 몇 가지 정보를 요청하겠습니다.
"제 이름은 (귀하의 이름)입니다. (회사 이름)에서 연락을 드리고 있는데 (무엇이든 요청하고 싶은 것)을 요청하고 싶습니다."
이것은 기본적인 메시지이지만 필요한 모든 기능을 수행합니다. 우리는 이메일 샘플에 더 많은 세부 정보를 포함할 수 있도록 더 많은 컨텍스트를 추가하고 싶습니다.
"저는 제 사업을 위한 정보를 요청합니다. 우리는 대체 공급업체를 찾는 동안 귀하의 제품에 대해 알아보고 싶습니다."
이것은 훌륭합니다. 이제 당신이 원하는 것이 무엇인지 정확하게 설명해보세요. 공급업체가 귀하의 요청을 최대한 쉽게 완료할 수 있도록 주요 항목이나 목록을 사용하십시오.
"귀하께서 내 요청을 최대한 쉽게 완료하실 수 있도록 여기에 필요한 항목을 나열했습니다. (목록 포함)"
무언가를 요청하는 이메일을 작성하는 방법 에 대해 자세히 알아보세요.
공식적인 이메일 승인/다음 단계
이메일이 끝나면 전문적으로 마무리하고 싶을 것입니다. 하지만 그 전에 마감일을 추가하고 다음 단계를 설정하세요. 어떻게? 이 이메일 샘플 결말을 보여드리겠습니다.
"우리는 이 요청을 다른 여러 공급업체에 보냈으며 (마감일 삽입)의 응답 기한을 설정했습니다. 이 이메일을 받았고 응답을 제출할 예정인지 확인해 주시겠습니까? 질문이 있거나 질문이 있는 경우 문의사항이 있거나 세부정보에 대한 설명이 필요한 경우 (연락처 정보 삽입)번으로 저에게 연락하실 수 있습니다."
이제 거의 다 끝났습니다. 하지만 정중하게 마무리해야 합니다.
"답변을 제출해 주셔서 미리 감사드립니다. 귀하와 협력할 수 있게 되어 기쁘게 생각합니다."
마지막으로 승인(많은 감사, 감사 인사 등)과 나머지 정보를 추가하세요. 귀하의 이름, 직위, 연락처 및 전체 서명을 포함하십시오.
이메일을 전문적으로 마무리하는 방법 에 대해 자세히 알아보세요.
공식 이메일에서 해야 할 것과 하지 말아야 할 것
원하는 결과를 얻을 수 있는 공식적인 이메일을 만드는 데 도움이 되는 몇 가지 해야 할 일과 하지 말아야 할 일이 있습니다. 이는 자신의 목소리를 찾고 소음을 차단하는 메시지를 전달하도록 돕는 것입니다.
- “Dear Sir/Madam”을 사용하지 마십시오. 그 사람의 이름을 사용하십시오.
- 나이가 들 때까지 기다리지 마십시오. 첫 번째 문장으로 요약해보세요.
- 세부 사항을 잊지 마십시오. 메시지를 작성하고 모든 내용을 포함했는지 확인하는 데 시간을 투자하세요.
- 대본을 벗어나서 형식을 무시하지 마십시오. 위의 가이드를 따르십시오.
- 농담을 하거나 사람들을 웃게 만들려고 하지 마십시오. 전문적인 목소리 톤을 사용하세요.
- 시간을 낭비하지 마십시오. 이메일을 가능한 한 짧게 유지하세요.
- 혼자서 이메일을 작성하려고 애쓰지 마세요. HIX.AI 의 이메일 생성기를 사용하세요.
- 교정하지 않고 보내지 마세요. (물론) 교정을 해보세요.
- CTA와 다음 단계를 추가하는 것을 잊지 마세요. 누군가에게 무엇을 해야 하는지 말하는 것처럼 들리지 않도록 하세요.
결론
읽어 주셔서 감사합니다. 진심으로 감사드립니다, HIX.AI
좋습니다. 공식적인 이메일 형식은 (다행히도) 약간 변경되었지만 여전히 직장에서 전문적인 이메일을 작성하는 방법을 알아야 합니다. 다음은 필수 입문서입니다. 형식을 고수하고 조언을 따르며 간결하고 비즈니스적인 메시지를 만드는 데 집중하세요. 어려움을 겪고 있다면 이메일 샘플을 확인하여 영감을 얻으세요. 또는 가장 간단하고 쉬우며 효과적인 공식 이메일을 원하시면 세계 최고의 비즈니스 글쓰기 AI 도우미인 HIX.AI 사용하세요.