Cher Monsieur/Madame, merci d'avoir lu notre guide des e-mails formels. Nous serions ravis de vous faire découvrir le monde merveilleux des e-mails formels.
C’est ainsi que vous imaginez peut-être les e-mails formels, mais les choses ont changé. Nous avons abandonné le « Cher Monsieur/Madame » pour une approche plus personnalisée. C'est bien, mais il faut aussi rester professionnel.
Pourquoi? Parce que les e-mails formels sont utilisés dans le monde entier pour établir des liens, réserver des réunions, dire merci, accepter des emplois, démissionner de postes et des millions d'autres choses !
Nous sommes des experts en courrier électronique dotés d'un sens du détail inégalé. Vous voulez apprendre à rédiger de meilleurs e-mails ? Ce guide couvre tout ce que vous devez savoir, y compris 5 exemples d'e-mails professionnels, une description du format d'e-mail et quelques conseils d'experts. Vous pouvez utiliser nos échantillons ou les écraser en créant les vôtres !
Dans ce guide, nous couvrons :
- E-mail de salutation formel
- E-mail de remerciement formel
- E-mail de facture formelle
- E-mail de démission formelle
- E-mail d'adieu formel
À la fin, vous aurez les compétences, l'expérience et la compréhension nécessaires pour créer de fantastiques e-mails formels !
Qu'est-ce qu'un e-mail formel ?
Les e-mails formels sont envoyés à quelqu'un que vous ne connaissez pas. Il peut s'agir d'un nouveau collègue, d'un client, d'un patron ou d'un e-mail froid pour un nouveau travail.
Les e-mails formels sont 100 % professionnels et suivent le format de message professionnel accepté. Ils ne contiennent ni argot, ni blagues, ni expressions familières, ni terminologie peu claire. Et n’essayez jamais d’être drôle dans un e-mail formel !
Si vous n’avez jamais écrit d’e-mail formel, ne vous inquiétez pas ! Notre guide essentiel ci-dessous décompose le format formel en étapes simples.
Tout d’abord, commençons par 5 exemples d’e-mails professionnels afin que vous puissiez voir comment cela se fait.
5 exemples d'e-mails professionnels
Nous pouvons commencer par 5 exemples d’emails professionnels pour illustrer les principes de base. Ces exemples d'e-mails sont des exemples pratiques de différents types d'e-mails formels. Utilisez-les comme source d'inspiration pour créer vos propres e-mails formels.
E-mail de salutation formel
Les e-mails de vœux sont essentiels pour votre entreprise ! Vous les enverrez à de nouveaux collègues, clients, patrons, résidents, visiteurs et bien plus encore. Notre exemple d'e-mail de vœux formel est simple, clair et convaincant, ce qui signifie que vous ferez la meilleure première impression.
Cher [ Nom du destinataire ] ,
J'espère que cet e-mail vous trouvera bien. Je suis [ Votre nom ] , [ Votre poste ] chez [ Votre entreprise ] . Je vous écris pour vous souhaiter la bienvenue alors que vous commencez votre voyage avec nous. Nous sommes ravis de vous compter parmi nous et attendons avec impatience la perspective unique que vous apporterez à notre équipe.
N'hésitez pas à nous contacter si vous avez des questions ou si vous avez besoin d'aide lors de votre installation. Notre équipe est là pour vous soutenir et nous nous engageons à garantir que votre transition se déroule aussi facilement que possible.
Encore une fois, bienvenue dans [ Votre entreprise ] . Nous sommes ravis d'avoir l'opportunité de travailler avec vous et sommes convaincus que vous apporterez une contribution significative à nos objectifs communs.
Meilleures salutations,
[ Votre nom ]
E-mail de remerciement formel
Si quelqu'un a fait quelque chose pour aider, il est temps de le remercier. Dans notre exemple formel d'e-mail de remerciement, nous restons brefs et nous concentrons sur l'impact et l'importance de ce que la personne a fait. Alors, sans plus tarder, voici un exemple d'e-mail de remerciement formel.
Cher [ Nom du destinataire ] ,
J'espère que cet e-mail vous trouvera bien. Je vous écris pour exprimer ma sincère gratitude pour votre aide dans [ tâche ou projet spécifique ] . Votre expertise et votre dévouement ont grandement contribué à son succès.
Votre soutien et vos conseils ont été inestimables, et je vous suis reconnaissant du temps et des efforts que vous avez consacrés à cette entreprise. C'est vraiment inspirant de travailler avec quelqu'un d'aussi compétent et compétent que vous.
Merci encore pour vos contributions exceptionnelles. Votre aide a eu un impact significatif et je suis convaincu que nous continuerons à réaliser de grandes choses ensemble.
Meilleures salutations,
[ Votre nom ]
E-mail de facture formelle
Vous avez fait le travail, vous devez donc être payé – et nous pouvons vous aider avec notre exemple d'e-mail de facture formelle. Les factures sont une question de détails, alors assurez-vous de vérifier chaque ligne et de vous assurer d'avoir inclus tous les détails dont vous avez besoin pour éviter que votre facture ne soit ignorée ou impayée.
Cher [ Nom du destinataire ] ,
J'espère que cet e-mail vous trouvera bien. Je vous écris pour soumettre officiellement la facture des travaux réalisés. Veuillez trouver ci-joint la facture détaillée pour votre référence.
Veuillez consulter la facture et faites-moi savoir si des éclaircissements ou des informations supplémentaires sont nécessaires. Le montant total dû est de [ Montant ] et les conditions de paiement sont [ Conditions de paiement ] .
Merci de l'attention que vous portez à ce sujet. Si vous avez des questions ou des préoccupations, n'hésitez pas à nous contacter.
Meilleures salutations,
[ Votre nom ]
E-mail de démission formelle
Vous avez donc décidé de saisir une nouvelle opportunité : vous devrez démissionner. Cet exemple d'e-mail de démission formel est un moyen professionnel de quitter votre poste tout en conservant – et même en améliorant – votre réputation.
Cher [ Nom du destinataire ] ,
J'espère que cet e-mail vous trouvera bien. Je vous écris pour vous informer qu'après mûre réflexion et délibération, j'ai pris la décision difficile de démissionner de mon poste chez [ Nom de l'entreprise ] , à compter du [ Date de démission ] .
Je suis reconnaissant pour les opportunités et expériences que j'ai acquises au cours de mon mandat dans l'entreprise. J'ai beaucoup appris en travaillant avec une équipe aussi talentueuse et j'apprécie le soutien et les conseils fournis par mes collègues et superviseurs.
Veuillez me faire savoir comment je peux vous aider dans le processus de transition. Je m'engage à assurer un transfert harmonieux de mes responsabilités et ferai de mon mieux pour régler tous les détails avant mon départ.
Merci pour votre compréhension et votre soutien. Je souhaite à l'entreprise un succès continu dans le futur.
Meilleures salutations,
[ Votre nom ]
E-mail d'adieu formel
Ce bon échantillon d'e-mail formel peut être envoyé lors de votre dernier jour dans un rôle, dans une entreprise ou dans un poste d'autorité. Les messages formels sont professionnels et pratiques, vous souhaiterez donc peut-être ajouter quelques exemples ou émotions à cet exemple d'e-mail.
Cher [ Nom du destinataire ] ,
J'espère que cet e-mail vous trouvera bien. Je vous écris pour vous informer qu'aujourd'hui est mon dernier jour dans ce rôle/poste chez [ Nom de l'entreprise ] . Je voulais prendre un moment pour vous dire officiellement au revoir et vous exprimer ma sincère gratitude pour l'opportunité de travailler avec vous et de faire partie de cette incroyable équipe.
Pendant mon séjour ici, j'ai été témoin du dévouement et du professionnalisme de chaque membre de l'équipe, et je suis reconnaissant pour le soutien et les encouragements que j'ai reçus de vous et de toute l'équipe.
Je suis fier du travail que nous avons accompli ensemble et des progrès que nous avons réalisés. Ce fut un honneur de travailler avec des personnes aussi talentueuses, et faire partie de cette équipe me manquera vraiment.
Alors que je me dirige vers ma prochaine aventure, je voudrais vous présenter mes meilleurs vœux et l’équipe pour un succès et une croissance continus. Veuillez rester en contact et n'hésitez pas à nous contacter si jamais vous avez besoin d'aide ou si vous avez des questions.
Merci encore pour tout.
Meilleures salutations,
[ Votre nom ]
Comment rédiger des e-mails formels – le guide essentiel
Rédiger des e-mails formels peut sembler difficile, mais c'est en réalité simple. Pourquoi? Parce qu'il existe un format de courrier électronique formel standard à suivre. Oui, nous pouvons tout regrouper en seulement trois sections, ou éléments de base. Chaque section suit la précédente, s'enchaînant pour créer un e-mail formel.
Les trois parties comprennent :
- Ligne d'objet
- Corps du texte
- Signature/étapes suivantes
L’avantage des e-mails formels est qu’il n’est pas nécessaire d’essayer d’être créatif ou drôle. En fait, c'est le contraire de ce que vous devriez faire. Personne qui reçoit un e-mail formel ne s’attend à rire, à sourire ou à trouver cela drôle. (Donc pas de blagues, d'émojis ou d'images de votre chat s'il vous plaît !)
Les e-mails formels sont efficaces car ils sont simples, clairs et faciles à comprendre. Ce guide essentiel décompose le format de courrier électronique formel et vous montre comment créer votre propre modèle.
Ligne d'objet formelle de l'e-mail
Tout commence par une ligne d'objet formelle d'e-mail. La ligne d'objet de chaque e-mail doit être conforme à quelques règles. Les lignes d'objet doivent être courtes, faciles à comprendre, ciblées et professionnelles.
En fait, moins vous utilisez de mots, mieux c'est. En effet, la plupart des gens consultent les messages sur leur téléphone mobile et les longues lignes d'objet peuvent ne pas s'afficher correctement.
Les lignes d’objet formelles des e-mails sont simples et directes à rédiger. Si vous voulez de l'inspiration, essayez ceci :
- Merci pour votre récent e-mail
- Salutations de (votre nom)
- Introduction : (votre nom)
- Veuillez accepter ma démission
- Avis de démission : (nom du poste)
- Au revoir pour mon dernier jour
Vous voyez ce que nous voulons dire ? Aucune personnalité, juste 100% professionnel. C’est à cela que servent les messages formels.
Copie officielle du corps de l'e-mail
Dans le corps formel de l'e-mail, vous approfondissez les détails et engagez votre public. L’avantage des e-mails formels (comme le montrent nos exemples) est leur facilité de rédaction.
Ici, nous construisons un échantillon d'e-mail formel pour demander des informations à un nouveau fournisseur.
Commencez par une salutation polie. Dans le passé, tous les e-mails formels commençaient par « Cher Monsieur/Madame » ou « Cher (nom de la personne) » – mais les choses ont évolué. Aujourd'hui, vous devriez commencer par le nom de la personne (« Salut ») ou par un terme collectif si vous engagez un groupe (« Salut, collègues »).
Un principe que tous les e-mails doivent suivre est de tout résumer dans la première phrase ou le premier paragraphe.
Ainsi, dans cet exemple d’e-mail formel, nous demanderons certaines informations.
"Je m'appelle (votre nom). Je vous contacte depuis (nom de l'entreprise) et j'aimerais demander (tout ce que vous souhaitez demander)."
Il s'agit d'un message basique, mais il fait tout ce dont vous avez besoin. Nous souhaitons ajouter plus de contexte afin de pouvoir inclure plus de détails dans notre exemple d'e-mail.
"Je demande ces informations pour mon entreprise. Nous souhaitons en savoir plus sur vos produits alors que nous recherchons d'autres fournisseurs."
C'est bien. Maintenant, expliquez précisément ce que vous voulez. Utilisez des puces ou des listes pour permettre aux fournisseurs de répondre aussi facilement que possible à vos demandes :
"Pour vous permettre de compléter ma demande aussi facilement que possible, j'ai répertorié ici ce dont j'ai besoin : (inclure la liste)."
Apprenez-en davantage sur la façon d'écrire des e-mails demandant quelque chose .
Signature formelle de l'e-mail/prochaines étapes
À la fin de l'e-mail, vous souhaiterez conclure le tout de manière professionnelle – mais avant de le faire, ajoutez une date limite et définissez les prochaines étapes. Comment? Montrons cet exemple de fin d'e-mail.
"Nous avons envoyé cette demande à plusieurs autres fournisseurs et avons fixé un délai de réponse au (insérer la date limite). Pouvez-vous confirmer que vous avez reçu cet e-mail et que vous avez l'intention de soumettre une réponse ? Si vous avez des questions ou Pour toute question ou demande de clarification de tout détail, vous pouvez me contacter à (insérer les coordonnées)."
Nous sommes presque à la fin – mais vous devrez signer poliment.
"Merci d'avance d'avoir soumis une réponse. Nous sommes enthousiasmés par le potentiel de travailler avec vous."
Enfin, ajoutez une signature (Merci beaucoup, cordialement, etc.) et le reste de vos informations. Incluez votre nom, votre titre de poste, vos coordonnées et votre signature complète.
Apprenez-en davantage sur la façon de terminer un e-mail de manière professionnelle .
À faire et à ne pas faire avec les e-mails formels
Voici quelques choses à faire et à ne pas faire pour vous aider à créer des e-mails formels qui obtiennent le résultat souhaité. Il s'agit de vous aider à trouver votre voix et à transmettre un message qui traverse le bruit.
- N'utilisez pas « Cher Monsieur/Madame ». Utilisez le prénom de la personne.
- N'attendez pas des lustres pour en venir au fait. Résumez-le dans la première phrase.
- N'oubliez aucun détail. Prenez le temps de rédiger un message et de vérifier que vous avez tout inclus.
- Ne sortez pas du script et ignorez le format. Suivez notre guide ci-dessus.
- Ne faites pas de blagues et n'essayez pas de faire rire les gens. Utilisez un ton de voix professionnel.
- Ne perdez pas de temps. Gardez les e-mails aussi courts que possible.
- N'hésitez pas à rédiger des e-mails par vous-même. Utilisez le générateur de courrier électronique de HIX.AI
- Ne l'envoyez pas sans relecture. Relisez (évidemment).
- N'oubliez pas d'ajouter un CTA et les prochaines étapes. Évitez de donner l’impression que vous dites à quelqu’un quoi faire.
Conclusion
Merci d'avoir lu. Cordialement, HIX.AI
OK, le format formel des e-mails a un peu changé (heureusement), mais vous devez toujours savoir comment rédiger des e-mails professionnels sur le lieu de travail. Voici notre introduction essentielle : respectez le format, suivez nos conseils et concentrez-vous sur la création de messages brefs et professionnels. Si vous rencontrez des difficultés, consultez nos exemples d'e-mails pour vous inspirer. Ou, pour les e-mails formels les plus simples, les plus faciles et les plus efficaces, utilisez HIX.AI – le meilleur assistant IA de rédaction commerciale au monde.