Vous n’avez jamais écrit d’e-mail auparavant ? Nous vous ramenons à l'essentiel dans notre article sur l'école par courrier électronique. Nous allons explorer le format des e-mails, en examinant chaque section pour expliquer comment elles fonctionnent ensemble pour créer un message ayant du sens.
Si vous êtes assis là à vous demander : « Pourquoi devrais-je prendre la peine d'apprendre à rédiger correctement des e-mails ? Vous n'êtes pas obligé. Cependant, le format de courrier électronique formel est quasiment universel à travers le monde. C'est la façon de faire avancer les choses !
Pour ceux qui veulent savoir comment formater un email, lisez la suite !
Quel est le format d'e-mail approprié ?
Chaque bon e-mail (et même les mauvais) est composé de 4 parties. Ces 4 parties fonctionnent ensemble, s'assemblant comme un magnifique puzzle pour créer le message parfait.
Oubliez-en un (la salutation, par exemple) et le lecteur pourrait être confus, voire un peu offensé.
Les 4 parties de chaque e-mail comprennent :
- Ligne d'objet de l'e-mail
- Message de bienvenue
- Copie du corps de l'e-mail
- Signature de l'e-mail/étapes suivantes
Cliquez sur Ouvrir « nouveau message » et entrez une adresse e-mail dans la case « À », et nous sommes prêts à créer notre courrier électronique formel en anglais en utilisant le format de courrier électronique universellement accepté.
Ligne d'objet de l'e-mail
La ligne d'objet est le point de départ de la création de votre e-mail formel. Créez une mauvaise ligne d'objet, et c'est aussi là que cela pourrait se terminer.
Les lignes d'objet doivent fournir un aperçu clair de ce qu'est votre e-mail sans même que la personne ait besoin de l'ouvrir.
Il n'y a pas de consensus, mais les lignes d'objet les meilleures – et les plus efficaces – sont courtes (5 à 7 mots).
C'est simplement parce que la plupart d'entre nous lisent et révisent les e-mails sur nos téléphones mobiles, ce qui coupe les lignes d'objet à une certaine longueur.
Écrire des lignes d'objet est une forme d'art, et nous sommes ici limités en termes d'espace, mais voici quelques options de ligne d'objet pour vous montrer comment cela fonctionne :
- Demande de réunion – (dates inertes)
- (Votre nom) – Confirmation de l’entretien
- Toutes mes excuses pour avoir raté notre rendez-vous
- Confirmation de participation – (Détails de l’événement)
- Vous souhaitez augmenter vos ventes ? Voici 5 façons !
- Faites-vous ces erreurs de courrier électronique courantes ?
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La ligne d'objet joue un rôle crucial dans la configuration du contexte de votre e-mail, alors faites-la correctement et vous partirez du bon pied.
Message d'accueil par e-mail
Espérons que la personne qui a reçu votre e-mail a cliqué sur Ouvrir et est sur le point de le lire. Vous devez toujours commencer par un message d'accueil personnalisé utilisant le nom de la personne.
Nous vous recommandons de choisir l'un des éléments suivants :
- "Bonjour (nom de la personne)
- "Bonjour (nom de la personne)
Pourquoi ne pas utiliser « Cher » ? Parce que l'étiquette du courrier électronique a changé. Même s'il existe encore une place pour les salutations formelles (comme répondre à une demande RSVP), elles ne sont plus couramment utilisées au travail. Vous pouvez également classer « Cher Monsieur/Madame » au même endroit (dans la poubelle).
Apprenez-en davantage sur les conseils relatifs à l'étiquette des e-mails .
Copie du corps de l'e-mail
Le corps du texte est au cœur de vos messages.
Sa longueur est dictée par ce que vous voulez dire et le niveau de détail que vous abordez. Les e-mails peuvent être aussi courts qu’une seule phrase :
"Je peux confirmer que j'ai reçu votre demande de rendez-vous et que je peux y assister."
Cependant, lors de la rédaction d'une candidature par courrier électronique, vous souhaiterez fournir beaucoup plus d'informations, décrivant le poste pour lequel vous postulez et vos compétences clés.
Voici quelques-uns des éléments clés à retenir lors de la rédaction du corps du texte d’un e-mail formel :
- Résumez tout dans la ou les deux premières phrases (si vous le pouvez).
- Utilisez les paragraphes suivants pour ajouter plus de détails.
- Gardez les choses rapides et brèves, ne surchargez pas les gens d'informations.
- Évitez les longs passages de texte et divisez les paragraphes en morceaux gérables.
- N'hésitez pas à utiliser des puces et d'autres moyens pour diviser le texte.
- N'oubliez pas vos coordonnées.
Signature de l'e-mail/étapes suivantes
Si vous avez suivi nos instructions ci-dessus, vous avez créé un excellent corps de courrier électronique. Si votre e-mail est uniquement à titre informatif (comme confirmer votre participation à une réunion), vous pouvez maintenant cliquer sur envoyer.
Cependant, si vous attendez d'eux qu'ils fassent quelque chose (vous répondre, envoyer un document, confirmer leur présence, etc.), incluez un appel à l'action (CTA). Les CTA sont de courtes déclarations qui expliquent ce que vous voulez que quelqu'un fasse. Comme ça:
"Pouvez-vous confirmer que vous avez reçu ma candidature et que j'ai fourni tout ce que vous avez demandé ?"
Si vous proposez un plan d'action, quelque chose que nous appelons définir les prochaines étapes, précisez-le toujours à la fin de votre e-mail.
"Les prochaines étapes du processus comprennent des entretiens, qui auront lieu le (insérer la date)."
Vous souhaiterez inclure une fin (pour vous inspirer, consultez notre guide sur la façon de mettre fin aux e-mails formels ), ainsi que votre nom, votre signature électronique et vos coordonnées.
C’est le processus de rédaction d’e-mails formels !
5 exemples de formats d'e-mail formels
Vous n’êtes toujours pas encore prêt à rédiger vos propres e-mails formels ? Ce n'est pas un problème! Voici 5 exemples de formats d'e-mails formels rédigés par des professionnels pour votre plus grand plaisir. Ceux-ci couvrent certaines des situations que vous pourriez rencontrer, mais vous devrez toujours les modifier, les mettre à jour et les modifier pour les adapter.
Ne coupez pas et ne collez pas, mais utilisez-les comme source d'inspiration.
E-mail de demande de réunion formelle
Vous en avez assez de rédiger des demandes de réunion qui ne reçoivent aucune réponse ? Comparez le vôtre à notre exemple d'e-mail de demande de réunion formelle. (Le nôtre est meilleur, non ?)
Cher [ Nom du destinataire ] ,
J'espère que cet e-mail vous trouvera bien. Je vous écris pour confirmer l'horaire de notre prochaine réunion.
Veuillez me faire savoir si l'horaire proposé vous convient.
Merci de votre attention.
Meilleures salutations,
[ Votre nom ]
E-mail de demande d'emploi formelle
Vous avez repéré le travail parfait ; il est maintenant temps de postuler. Cet e-mail de candidature formel se concentre sur vos compétences et vous présente comme la meilleure personne pour le poste. Allez le chercher !
Cher [ Nom du destinataire ] ,
Je vous écris pour postuler officiellement pour le poste chez [ Nom de l'entreprise ] qui a été récemment mis en ligne. Je suis enthousiasmé par l'opportunité de rejoindre votre équipe et d'apporter mes compétences et mon expérience.
Avec plus de 10 ans d'expérience dans [ domaine pertinent ] , j'ai développé une base solide dans [ compétences spécifiques ] . Je suis convaincu que mon expertise technique, mon souci du détail et ma capacité à travailler en collaboration feront de moi un atout précieux pour votre organisation.
J'ai joint mon curriculum vitae pour votre examen. Si vous avez besoin d'informations supplémentaires, n'hésitez pas à me contacter.
Merci d'avoir pris en compte ma candidature. J'attends avec impatience l'opportunité de discuter de la manière dont mes qualifications correspondent aux exigences du poste.
Meilleures salutations,
[ Votre nom ]
E-mail de confirmation d'entretien formel
Vous avez réussi à postuler et obtenu le créneau d'entretien, dites maintenant oui comme un champion avec notre message. Cet échantillon formel de confirmation d’entretien ne joue pas. C'est 100% professionnel et axé sur le prix.
Cher [ Nom du destinataire ] ,
J'espère que cet e-mail vous trouvera bien. Je vous écris pour confirmer l'horaire de notre prochaine réunion.
Veuillez me faire savoir si l'horaire proposé vous convient.
Merci de votre attention.
Meilleures salutations,
[ Votre nom ]
E-mail formel du client
À moins que vous ne les connaissiez bien, vous devez toujours créer des e-mails formels destinés aux clients et aux consommateurs. Alors que certains accepteront un peu de formalité, d’autres peuvent être à cheval sur les règles. Voici un fabuleux e-mail formel pour tout client ou client.
Cher [ Nom du destinataire ] ,
J'espère que cet e-mail vous trouvera en bonne santé et de bonne humeur. Je vous écris pour exprimer notre gratitude pour la confiance de votre entreprise dans nos services et dans notre relation commerciale continue.
Nous nous efforçons continuellement de fournir des services de premier ordre adaptés à vos besoins uniques. Dans cet esprit, nous cherchons à mieux comprendre votre expérience jusqu'à présent et à identifier les moyens par lesquels nous pouvons améliorer davantage nos services pour répondre plus efficacement à vos attentes.
Nous apprécions énormément vos commentaires et apprécierions vraiment toute remarque ou observation. ou des recommandations que vous pourriez avoir qui nous aideraient à garantir que nos services correspondent à vos préférences, exigences et objectifs commerciaux.
Nous reconnaissons l'importance de votre temps et vous remercions de votre coopération anticipée et de votre réponse rapide. Si vous avez des questions ou avez besoin d'informations complémentaires sur tout aspect de nos services ou de notre partenariat, n'hésitez pas à nous contacter.
En attendant votre réponse la plus favorable et la poursuite de votre partenariat.
Meilleures salutations,
[ Votre nom ]
E-mail de demande formelle de vacances
Le patron est-il un peu difficile ? Le nôtre aussi. Lorsque vous demandez des vacances, cet exemple formel expose votre demande clairement et simplement. Vous avez travaillé dur l'année dernière et vous avez désormais obtenu vos vacances. N'oubliez pas de nous envoyer une carte postale !
Cher [ Nom du destinataire ] ,
J'espère que cet e-mail vous trouvera bien. J'écris pour demander officiellement des vacances d'une durée de [ nombre de jours ] commençant le [ date de début ] et se terminant le [ date de fin ] . En tant que [ raison des vacances ] , je pense qu'il est important pour moi de prendre un peu de temps pour me ressourcer et me ressourcer.
J'ai parlé à [ nom du collègue ] qui a accepté d'assumer mes responsabilités pendant mon absence. Je veillerai à ce que toutes les tâches en attente soient terminées et fournirai des instructions détaillées pour tout projet en cours.
Veuillez me faire savoir s'il y a des préoccupations ou si vous avez besoin d'informations supplémentaires avant d'approuver ma demande de vacances. Je comprends l'importance de maintenir un flux de travail fluide et je veillerai à minimiser toute interruption.
Merci de l'attention que vous portez à ce sujet et d'avoir pris en compte ma demande. J'attends avec impatience votre réponse rapide.
Meilleures salutations,
[ Votre nom ]
Dois-je utiliser le format email professionnel ?
Non! Tu peux faire ce que tu veux. Vous sautez également du flanc et marchez sur la route ou tentez d'ouvrir la porte passager au milieu d'un vol.
Le format de courrier électronique professionnel est universellement accepté. Ce qui est génial avec le format d'e-mail formel, c'est qu'il facilite la rédaction d'e-mails. Vous n’avez pas besoin d’être drôle, créatif ou de trouver l’inspiration n’importe où – respectez simplement les règles.
Vous constaterez également que le format de courrier électronique professionnel est diffusé dans le monde entier. Bien que l’anglais soit la langue internationale des affaires, le format formel est utilisé par les personnes écrivant dans toutes les langues.
Nous espérons que ce blog vous a montré à quel point il est facile de rédiger des messages formels dans le bon format de courrier électronique. Si vous avez encore besoin d'un peu plus d'assistance, consultez 5 conseils de pro des experts en courrier électronique de HIX.AI
5 conseils de pro pour formater un e-mail
- Créez un modèle - Si vous craignez de manquer quelque chose, créez un modèle. Vous pouvez utiliser Word, Google Docs ou tout autre logiciel de productivité pour créer votre propre modèle. Ensuite, lorsque vous aurez besoin d’écrire des e-mails, vous pourrez travailler sur le format. À la fin, vous obtenez votre e-mail final et formel, correctement formaté à 100 %.
- Rendez-le impersonnel – OK, vous devez donc commencer par le nom de la personne, mais après cela, vous n'avez pas besoin d'en faire trop. Évitez les grands remerciements ou les longues excuses, ce sont des affaires et ces personnes ne sont pas vos amis. Si c’est le cas, ne leur envoyez pas d’e-mails formels.
- Écrivez à la voix active – Trop d’ e-mails professionnels s’en tiennent à la voix passive. Cela fait perdre du temps et de l'espace et peut en fait réduire vos chances d'obtenir le résultat souhaité. « Je postule pour le poste de (nom du poste) » est beaucoup plus affirmé que « J'ai vu un poste annoncé et j'envisageais de soumettre une candidature ». Quelle personne préféreriez-vous interviewer et embaucher ?
- Soyez audacieux (c'est une affaire, après tout) – Personne ne respecte quelqu'un qui ne dit pas ce qu'il veut. Le même principe s’applique à vos emails. Soyez confiant, audacieux et clair avec ce que vous voulez. Le format formel constitue la structure idéale pour exprimer clairement vos demandes. Être franc ne veut pas dire être impoli.
- Utilisez HIX.AI Email Writer – Les professionnels réussissent car ils trouvent le moyen optimal d’accomplir chaque tâche. Vous passez trop de temps à rédiger des e-mails formels ? Laissez le générateur de courrier électronique HIX.AI AI le faire pour vous. Ce programme de rédaction d'IA professionnel et puissant peut créer des e-mails 100 % précis et efficaces en quelques secondes.
Conclusion
Les e-mails formels peuvent décourager même l’écrivain le plus habile et le professionnel accompli. Mais supprimez le langage et vous vous retrouvez avec un format de courrier électronique simple et facile à suivre. Commencez par la ligne d’objet et construisez vos messages à partir de là. Utilisez une voix active, exprimez vos demandes et soyez audacieux en affaires. C'est le secret pour rédiger des e-mails formels réussis.