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首頁 > 電子郵件 > 什麼是電子郵件格式以及如何正確且專業地設定電子郵件格式?

什麼是電子郵件格式以及如何正確且專業地設定電子郵件格式?

以前從未寫過電子郵件?我們將在電子郵件學校文章中帶您回到基礎知識。我們將探索電子郵件格式,查看每個部分以解釋它們如何共同建立有意義的訊息。

如果您坐在那裡想知道:“我為什麼要費心學習如何正確編寫電子郵件?”你不必這樣做。然而,正式的電子郵件格式在世界範圍內幾乎是通用的。這是把事情做好的方法!

對於那些想了解如何設定電子郵件格式的人,請繼續閱讀!

正確的電子郵件格式是什麼?

每封優秀的電子郵件(甚至是垃圾郵件)都由 4 部分組成。這 4 個部分協同工作,像一個美麗的拼圖一樣組合在一起,創造出完美的訊息。

錯過其中一個(例如問候語),讀者可能會感到困惑,甚至有點被冒犯。

每封電子郵件的 4 個部分包括:

  1. 電子郵件主旨行
  2. 埃麥問候語
  3. 電子郵件正文
  4. 電子郵件簽署/後續步驟

點擊開啟「新訊息」並在「收件者」方塊中輸入電子郵件地址,我們就可以使用普遍接受的電子郵件格式建立正式的英文電子郵件

電子郵件主旨行

主題行是建立正式電子郵件的起點。創建一個糟糕的主題行,這也是它可能結束的地方。

主旨行應該提供您的電子郵件的清晰快照,而無需人們打開它。

尚未達成共識,但最好且最有效的主題行很短(5 - 7 個單字)。

這只是因為我們大多數人在手機上閱讀和審查電子郵件,這會將主題行剪裁到一定的長度。

編寫主題行是一種藝術形式,我們在此處的空間有限,但這裡有一些主題行選項可以向您展示其工作原理:

  • 會議請求 –(無效日期)
  • (你的名字) – 面試確認
  • 抱歉錯過了我們的約會
  • 確認出席 –(活動詳情)
  • 想要增加銷量嗎?這裡有5種方法!
  • 您是否犯過這些常見的電子郵件錯誤?
  • 想看看人工智慧的力量嗎?試試HIX.AI人工智慧電子郵件產生器

主旨行在設定電子郵件的上下文中起著至關重要的作用,因此,正確設定主旨行,您就有了一個良好的開端。

電子郵件問候語

希望收到您電子郵件的人已點擊開啟並即將閱讀。您應該始終以使用此人姓名的個人化問候語開始。

我們建議選擇以下選項之一:

  • 「嗨(人名)
  • 「你好(人名)

為什麼不用「親愛的」呢?因為電子郵件禮儀已經改變。雖然仍然有用於正式問候的地方(例如回覆回覆請求),但它們在工作中不再常用。您也可以將“親愛的先生/女士”歸檔在同一個地方(在垃圾箱中)。

了解有關電子郵件禮儀提示的更多資訊

電子郵件正文

正文是訊息的核心。

它的長度取決於你想說的內容和你要討論的細節程度。電子郵件可以短至一句話:

“我可以確認我已收到您的會議請求並且我可以參加。”

然而,在編寫電子郵件申請時,您需要提供更多信息,概述您正在申請的職位和您的關鍵技能。

以下是撰寫正式電子郵件正文時需要記住的一些關鍵事項:

  • 在前一兩句話中總結所有內容(如果可以的話)。
  • 使用後續段落添加更多詳細資訊。
  • 保持內容簡潔明了,不要帶給人們太多的訊息。
  • 避免使用過長的文本段落,並將段落分成易於管理的區塊。
  • 隨意使用項目符號和其他方式來分解文字。
  • 不要忘記您的聯絡方式。

電子郵件登出/後續步驟

如果您按照上面的說明進行操作,您就已經製作了一份出色的電子郵件正文。如果您的電子郵件僅供參考(例如確認出席會議),您現在可以按一下「傳送」。

但是,如果您希望他們做某事(回覆您、發送文件、確認出席等),請添加號召性用語 (CTA)。 CTA 是簡短的陳述,闡明您希望某人做什麼。像這樣:

“你能確認你已經收到我的申請並且我已經提供了你所要求的一切嗎?”

如果您提出一個行動方案(我們稱之為制定後續步驟),請務必在電子郵件末尾說明這一點。

“該過程的下一步包括採訪,將於(插入日期)進行。”

您需要添加結尾(如需靈感,請查看我們關於如何結束正式電子郵件的指南),以及您的姓名、電子郵件簽名和聯絡資訊。

這就是撰寫正式電子郵件的過程!

5 個正式電子郵件格式範例

還沒準備好撰寫自己的正式電子郵件嗎?這不是一個問題!以下是 5 個由專業人士編寫的正式電子郵件格式範例,供您查看。這些涵蓋了您可能遇到的一些情況,但您仍然需要編輯、更新和修改它們以適應。

不要剪下和貼上,而是將它們作為靈感。

正式會議請求電子郵件

厭倦了輸入沒有得到回應的會議請求嗎?了解您的郵件與我們的正式會議請求電子郵件範例相比如何。 (我們的更好,對吧?)

親愛的[收件者姓名] ,

希望您能收到這封電子郵件。我寫這封信是為了確認我們即將舉行的會議的安排。

請告訴我提議的日程安排是否適合您。

感謝您的關注。

謹致問候,
[您的名字]

正式的工作申請電子郵件

您已經找到了完美的工作;現在是時候申請了。這封正式的申請電子郵件重點關注您的技能,並將您提升為該職位的最佳人選。去拿吧!

親愛的[收件人姓名] ,

我寫此信是為了正式申請最近在網上發布的[公司名稱]的職位。我很高興有機會加入你們的團隊並貢獻我的技能和經驗。

憑藉在[相關領域]超過 10 年的經驗,我在[特定技能]方面打下了堅實的基礎。我相信我的技術專長、對細節的關注以及協作能力將使我成為貴組織的寶貴資產。

我已附上我的簡歷供您審閱。如果您需要任何其他信息,請隨時與我聯繫。

感謝您考慮我的申請。我期待有機會討論我的資格如何與該職位的要求保持一致。

此致,
[您的名字]

正式面試確認郵件

您已經通過了申請並獲得了面試機會,現在請像冠軍一樣對我們的訊息說「是」。這個正式的面試確認樣本並沒有什麼用處。它是100%專業並且專注於獎項。

親愛的[收件者姓名] ,

希望您能收到這封電子郵件。我寫這封信是為了確認我們即將舉行的會議的安排。

請告訴我提議的日程安排是否適合您。

感謝您的關注。

>最誠摯的問候,
[您的名字]

在此處了解如何撰寫確認電子郵件。

正式客戶電子郵件

除非您很了解他們,否則您應該始終為客戶和顧客建立正式的電子郵件。雖然有些人會接受一點隨意性,但有些人可能會堅持規則。這是一封適合任何客戶或客戶的精彩正式電子郵件。

親愛的[收件人姓名] ,
我相信這封電子郵件會讓您身體健康、精神抖擻。我寫這封信是為了表達我們對貴公司對我們的服務和我們持續的業務關係的信任的感謝。
我們不斷努力提供適合您獨特需求的頂級服務。考慮到這一點,我們尋求更好地了解您迄今為止的體驗,並找出進一步增強我們的服務的方法,以更有效地滿足您的期望。
我們非常重視您的反饋,並非常感謝您的任何評論、意見您可能提出的建議或建議將有助於我們確保我們的服務符合您的偏好、要求和業務目標。
我們認識到您的時間的重要性,並感謝您期待的合作和及時回覆。如果您對我們的服務或合作夥伴關係的任何方面有任何疑問或需要任何進一步信息,請隨時與我們聯繫。
期待您最有利的答复並繼續合作。
< p >最誠摯的問候,
[您的名字]

正式休假申請電子郵件

老闆是不是有點難?我們的也是。當請求休假時,此正式樣本清楚、簡單地列出了您的需求。過去的一年你辛苦了,現在終於可以放假了。別忘了寄一張明信片給我們!

親愛的[收件者姓名] ,

希望您能收到這封電子郵件。我寫信是為了正式請求休假[天數] ,從[開始日期]開始,到[結束日期]結束。作為[休假的原因] ,我認為休息一段時間來充電和恢復活力對我來說很重要。

我已經與[同事姓名]談過,他同意在我缺席期間承擔我的職責。我將確保完成所有待處理的任務,並為任何正在進行的項目提供詳細說明。

在批准我的休假申請之前,如果有任何疑慮或需要任何其他信息,請告訴我。我了解保持平穩工作流程的重要性,並將確保盡量減少任何干擾。

感謝您對此事的關注並考慮我的請求。我期待您的及時回覆。

此致,
[您的名字]

我必須使用專業的電子郵件格式嗎?

不!你想做什麼,就可以做什麼。您也可以從側壁跳下來並在路上行走,或在飛行途中嘗試打開乘客艙門。

專業的電子郵件格式已被普遍接受。正式電子郵件格式的優點在於它使撰寫電子郵件變得更加容易。你不需要很有趣、有創意,或從任何地方尋找靈感——只要遵守規則就好。

您還會發現專業的電子郵件格式遍布世界各地。雖然英語是國際商業語言,但所有語言的人們都使用正式格式。

我們希望這個部落格向您展示了以正確的電子郵件格式編寫正式訊息是多麼容易。如果您仍需要更多支持,請查看HIX.AI電子郵件專家的 5 個專業提示。

關於如何設定電子郵件格式的 5 個專業技巧

  1. 建立模板- 如果您擔心丟失任何內容,請建立一個模板。您可以使用 Word、 Google Docs 或任何其他生產力軟體來建立自己的範本。然後,當您需要編寫電子郵件時,您可以使用該格式。最後,您將收到最終的正式電子郵件,格式 100% 正確。
  2. 讓它變得非個人化——好吧,所以你需要從這個人的名字開始,但之後,你不需要做太多。避免說太多的感謝或長時間的道歉,這是生意,這些人不是你的朋友。如果是,則不要向他們發送正式電子郵件。
  3. 用主動語態寫作-太多的商務電子郵件堅持使用被動語態。這浪費了空間和時間,而且實際上會降低你獲得想要的結果的機會。 「我正在申請(職位名稱)的職位」比「我看到了職位招聘廣告,我正在考慮提交申請」更有自信。您比較願意麵試和僱用哪一個人?
  4. 大膽一點(畢竟這是生意) ——沒有人會尊重那些不說出自己想說的話的人。同樣的原則也適用於您的電子郵件。自信、大膽、明確自己想要什麼。正式的格式提供了清晰表達您的需求的理想結構。直率並不意味著粗魯。
  5. 使用HIX.AI電子郵件編寫器– 專業人士之所以成功,是因為他們找到了完成每項任務的最佳方法。花太多時間寫正式電子郵件?讓HIX.AI人工智慧電子郵件產生器為您做這件事。這款專業且強大的人工智慧寫作程式可以在幾秒鐘內創建 100% 準確且有效的電子郵件。

結論

即使是最熟練的作家和最完美的專業人士,正式的電子郵件也會讓他們感到困惑。但是如果去掉語言,您就只剩下一個簡單易用的電子郵件格式可供遵循。從主題行開始,然後從那裡建立您的訊息。用主動的語氣,表達自己的訴求,大膽做生意。這是撰寫成功的正式電子郵件的秘訣。