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如何用英文寫電子郵件(5 個範例和範本)

如果英語不是您的母語,那麼用英語撰寫電子郵件可能會有點混亂。對於說英語的人來說這也是一個挑戰!為什麼?因為英文電子郵件格式有一些您必須學習的既定規則、慣例和結構。

用英文寫電子郵件很難嗎?不,這不對。只要您遵守我們在本指南中製定的規則,您就可以在任何情況或情況下製作專業的電子郵件。

準備好學習了嗎?我們將介紹由 4 部分組成的英語電子郵件格式,然後透過 5 個範例將其變為現實,涵蓋:

  • 給老闆的專業電子郵件
  • 給客戶/顧客的專業電子郵件
  • 專業投訴信箱
  • 專業發票電子郵件
  • 專業連線請求電子郵件

英語電子郵件包含一些必須了解的禮儀。 HIX.AI電子郵件內部人士團隊製作了一份指南,幫助您實現卓越的電子郵件!

我必須使用英文電子郵件格式嗎?

電子郵件是很有趣的東西。它們絕對是 21 世紀的技術,但它們仍然受到維多利亞時代的慣例的約束。是的,那個馬車運輸、手寫信件和過度拘謹的時代。

有些人發現英語語言格式可以是正式的——而且確實如此。這並不意味著它限制創造力或創新。它只是提供了一些邊界。

專業的電子郵件格式在全世界範圍內被接受和理解。因此,當您向其他企業或其他國家/地區的人員發送電子郵件時,遵守格式至關重要。這將確保每個收到電子郵件的人都能理解您的電子郵件。

您應該始終使用英語格式嗎?是的,如果您正在撰寫專業電子郵件,但也有一些例外。

冷郵件和銷售電子郵件可以而且經常使用不同的格式。這樣做的目的是為了讓期待標準結構的讀者感到震驚。

此外,如果您要向朋友發送電子郵件(或發送任何個人電子郵件),您可以按照自己的意願建構它們。

所有關於英語語言格式的討論可能會讓您想知道它是什麼......所以現在讓我們開始吧。

英文電子郵件格式解釋

我們可以追溯到 19 世紀(甚至更早)的電子郵件結構。

當然,情況發生了一些變化,例如 1872 年不再要求主題行。但我們基本上仍然使用相同的格式。

那麼它是什麼?

英文電子郵件格式有 4 個部分。您需要了解每個部分的含義及其目的才能製作專業的電子郵件。

這 4 個步驟是:

  1. 電子郵件主旨行
  2. 電子郵件問候語
  3. 電子郵件正文
  4. 電子郵件簽署/後續步驟

我們將透過時間一一解釋正確的格式。一旦您內化了這一點,您就可以將這種格式用於您想要編寫的任何電子郵件。

電子郵件主旨行

每封精彩的英文電子郵件都以主旨行開頭。您的主旨行是電子郵件中的快照。需要足夠的鼓勵才能讓他們打開電子郵件。

最好的主題行是:

  • 簡短 – 5 - 7 個單字(理想情況下,但如果必要的話可以更長)
  • 簡單又嚴肅
  • 清楚描述電子郵件的內容
  • 包括日期、參考文獻和標題(如果適用)
  • 包括截止日期(如果有的話)
  • 如果您願意,請提供說明(「緊急」或「請回覆」)

我們建議主題行簡短而清晰,因為我們每天收到數百封電子郵件,這意味著不清楚或令人困惑的主題行可能有被忽略的風險。

簡短的主題行也更容易在行動裝置上閱讀。

第 1 課 – 保持主題簡短、易於理解且清晰。

電子郵件問候語

您的電子郵件問候語是您對電子郵件的介紹。這就是我們(稍微)偏離維多利亞時代的地方。大約 20 年前,電子郵件作者會這樣開始電子郵件:

  • 尊敬的先生/女士
  • 親愛的先生(姓名)
  • 親愛的女士(姓名)

但今天,我們不這麼做。為什麼?由於英語電子郵件寫作不斷變化,這些內容已經過時、無關緊要,而且對某些人來說,還具有冒犯性。相反,即使是最正式的電子郵件也是這樣介紹的:

  • 你好(人的名字)
  • 你好(人的名字)
  • 親愛的(人的名字)

第 2 課 你應該永遠使用對方的名字。這有助於打破障礙並立即建立個人聯繫。

詳細了解如何有效地開始發送電子郵件

電子郵件正文

正文是您建立資訊的地方。它可以短至一個句子,也可以一頁又一頁地詳細說明。關於電子郵件長度沒有任何規則(儘管禮儀規定它應該盡可能短)。

通常,電子郵件格式的工作方式如下:

  • 歡迎和介紹——您不會一頭扎進業務,而是提供積極的歡迎並(如果您不認識這個人)自我介紹。這可以包括您是誰以及您在哪裡工作。
  • 說明您發送電子郵件的目的– 快速切入主題並說明您發送訊息的原因。 「我正在申請廣告中的(職位)角色」是完美的。
  • 詳細說明– 如果您需要添加額外信息,這是您的機會。電子郵件不是論文,因此請盡可能簡短。使用項目符號之類的東西來分解文字並盡可能簡單地傳達複雜的訊息。

正文應該簡短。您始終可以添加其他來源或附件的鏈接,以幫助讀者了解您的訊息的內容。

第三課——包含所有訊息,但要簡短。專業的電子郵件很快就能切中重點。

電子郵件簽署/後續步驟

專業電子郵件應該有一個目的(如果沒有,為什麼要發送它?)。這可能是提供電子郵件、要求確認已收到申請或要求某人採取行動。

用電子郵件術語來說,這稱為號召性用語 (CTA)。 CTA 是做某事的說明,應始終位於電子郵件的末尾。

您還必須檢查並確保您提供了聯絡資訊以及人們與您聯繫的方式。

您的簽核必須適合具體情況。一些適當的專業簽名包括:

  • 謝謝
  • 非常感謝
  • 此致
  • 親切的問候
  • 期待您的回音

避免使用過於挑剔和正式的結尾,例如:

  • 此致
  • 此致

第 4 課 – 始終包含 CTA 並解釋您的專業電子郵件的目的和您想要的結果。

了解更多英文電子郵件的結束語。

5封專業英文電子郵件

您了解專業的電子郵件格式嗎?如果這一切仍然是個謎,這裡有 5 個範例向您展示它是如何完成的。

這些範例是圍繞您可能需要發送的一些常見專業電子郵件類型而設計的。在編寫自己的文章之前,請閱讀它們,向它們學習,並理解其格式!

給老闆發專業的英文郵件

您的老闆、經理、總監或執行長希望您理解並使用正式的電子郵件格式。在這封給老闆的專業電子郵件範本中,我們與權威人士交流,傳達了一個清晰的訊息,符合所有正確的要求。

親愛的[老闆的名字] ,

我相信這封電子郵件會讓您滿意。

我寫信是為了討論[電子郵件的主題或目的] 。 [包括有關該主題的必要且相關的詳細資訊。簡潔直接]

我相信您的見解和指導在這件事上很有價值。如果有必要,我們可以在方便的時候安排一次會議,以便您進一步討論這個問題。

預先感謝您的時間和考慮。

最好的問候,

[你的名字]

給客戶/客戶的專業英語電子郵件

除非您的客戶是私人朋友,否則請始終堅持使用電子郵件格式。在此範例中,我們提供了一條簡單且易於理解的訊息,該訊息的全部內容都是關於從您的客戶/顧客那裡獲取回應。您可以將其用於任何日常客戶通訊。

親愛的[收件人姓名] ,

我希望這封郵件對您有好處。

我正在就[參考手頭上的事情]與您聯繫。 [提供與此事相關的必要詳細資訊或疑問] 。

我期待您的回饋或您對此事可能提出的任何問題。

感謝您的關注與合作。

最好的問候,

[你的名字]

專業英文投訴信箱

對產品、服務或其他什麼感到不滿?那就不要忍受它;抱怨!這封專業的投訴電子郵件深入細節並概述您的不滿,並推動回覆和解決。

親愛的[收件人姓名] ,

我寫這封信是為了表達我對貴公司最近提供的服務的失望和沮喪。

在[日期] ,我從您的商店/網站購買了[產品/服務] 。然而,在收到產品/服務後,我發現了一些在購買時未提及或可見的問題和缺陷。這些問題包括[問題的具體細節] 。

我相信,作為忠實的客戶,我應該獲得更好的體驗和符合預期標準的產品/服務。因此,我請求盡快解決此事。

我期待您立即回复並滿意地解決此問題。

感謝您的關注。

此致,
[你的名字]

專業英文發票電子郵件

你可以說:“我想要報酬!”但它不會得到結果。相反,這封專業的發票電子郵件簡短而有效,將確保您在到期日收到全額付款。

親愛的[收件人姓名] ,

我希望你能收到這封電子郵件。我寫信是為了向您提供約定的[項目/服務名稱]的發票。應付總額為[總額] 。

請找到隨附的發票並在到期日或之前處理付款,即[到期日] 。

如果您有任何疑問或需要任何進一步的詳細信息,請隨時與我們聯繫。

感謝您的關注。

此致,
[你的名字]

專業英語連線請求電子郵件

重要的不是您知道什麼,而是您認識誰——因此,根據專業聯繫請求建立您的業務網絡。這種類型的英語電子郵件可以將您與行業影響力、同事、利害關係人和招聘人員聯繫起來。

親愛的[收件人姓名] ,

我希望你能收到這封電子郵件。我寫信是為了請求與您建立專業聯繫。

我關注您在該行業的工作已經有一段時間了,您的專業知識和成就給我留下了深刻的印象。我相信與您的聯繫將是互惠互利的,因為我們有可能在專案上合作或在我們的專業努力中相互提供支持。

如果您願意建立聯繫,我將很高興有機會更多地了解您的工作並探索潛在的協同效應。如果您願意在[選擇的平台,例如LinkedIn ]或任何其他對您來說方便的平台上進行聯繫,請告訴我。

感謝您的關注與考慮。

此致,
[你的名字]

詳細了解如何透過電子郵件要求某些內容

英語電子郵件禮儀– 10 個提示

英語可能很複雜、令人困惑且難以掌握——尤其是在撰寫英語電子郵件時。以下是用英文撰寫電子郵件時需要遵循的 10 個禮儀提示:

  1. 將主旨行控制在 5 或 7 個字以內(否則可能會被忽略或未讀!)
  2. 使用適合 2023 年(嗨)而不是 1823 年(親愛的先生/女士)的問候語。了解英文電子郵件的一些常見開頭句子
  3. 每封電子郵件都以(虛擬)微笑開始,表達感激之情並介紹自己。
  4. 用一兩句話闡述電子郵件的目的。
  5. 每個段落都應該有一個目的或想法。
  6. 為移動讀者保持段落簡短!
  7. 始終包含 CTA。
  8. 永遠不要忘記您的聯絡方式。
  9. 選擇合適的簽核。
  10. 發送前請校對,否則可能會讓自己難堪。

結論

用英語寫電子郵件的能力是您將學到的最重要的技能之一,因此請花時間閱讀並內化其中的概念。我們可能會告訴你原因,但事實是,如果你寫了糟糕的電子郵件,你的生意就不會好。抱歉,這很嚴厲,但這是事實。如果您擔心格式或缺乏信心,請嘗試HIX.AI電子郵件編寫器,以獲得更好、更快、更有效的英文電子郵件。

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