E-postskriving på engelsk kan være litt forvirrende hvis det ikke er ditt førstespråk. Det kan også være utfordrende for engelskspråklige! Hvorfor? Fordi det engelske e-postformatet har noen faste regler, konvensjoner og strukturer som du ganske enkelt må lære deg.
Er det vanskelig å skrive e-poster på engelsk? Nei det er det ikke. Så lenge du holder deg til reglene vi skal fastsette i denne veiledningen, vil du ikke ha problemer med å produsere profesjonelle e-poster for enhver situasjon eller omstendighet.
Klar til å lære? Vi skal dekke det 4-delte engelskspråklige e-postformatet og deretter bringe det til live med 5 eksempler, som dekker:
- Profesjonell e-post til sjefen
- Profesjonell e-post til en klient/kunde
- Profesjonell klage-e-post
- Profesjonell faktura e-post
- E-post med profesjonell tilkoblingsforespørsel
Engelskspråklige e-poster er dekket av noen etikette som er viktig å kjenne til. HIX.AI teamet av e-postinnsidere har laget en guide for å hjelpe deg å oppnå e-postfortreffelighet!
Må jeg bruke det engelske e-postformatet?
E-post er morsomme ting. De er definitivt en teknologi fra det 21. århundre, men de er fortsatt styrt av konvensjonene fra viktoriansk tidsalder. Ja, tiden for hestetransport, håndskrevne brev og overdreven formalitet.
Noen mennesker synes det engelskspråklige formatet kan være, vel, formelt – og det er det. Det betyr ikke at det begrenser kreativitet eller innovasjon. Det gir bare noen grenser.
Det profesjonelle e-postformatet er akseptert og forstått over hele verden. Så når du sender e-post til folk i andre bedrifter eller andre land, er det viktig at du holder deg til formatet. Dette vil sikre at e-postene dine blir forstått av alle som mottar dem.
Bør du alltid bruke det engelskspråklige formatet? Ja, hvis du skriver profesjonelle e-poster – men det er noen unntak.
Kalde e-poster og salgse-poster kan – og gjør det ofte – bruke et annet format. Hensikten med dette er å sjokkere leseren som forventer en standard struktur.
Dessuten, hvis du sender e-post til venner (eller sender personlige e-poster), kan du strukturere dem slik du ønsker.
Alt dette snakket om det engelskspråklige formatet har sannsynligvis fått deg til å lure på hva det er... Så la oss komme til det nå.
Det engelskspråklige e-postformatet forklart
Vi kan spore strukturen til e-poster helt tilbake til 1800-tallet (og til og med før det).
Selvfølgelig har ting endret seg litt – med ting som emnelinjen ikke var et krav i 1872. Men vi bruker fortsatt stort sett samme format.
Så hva er det?
Det engelskspråklige e-postformatet har 4 deler. Du må forstå hva hver seksjon er og formålet med å produsere profesjonelle e-poster.
De 4 trinnene er:
- Emnelinje på e-post
- E-posthilsen
- E-posttekst
- E-postavlogging/neste trinn
Vi skal gå gjennom tiden en etter en for å forklare riktig format. Når du har internalisert dette, kan du bruke dette formatet for hvilken som helst e-post du vil skrive.
Emnelinje på e-post
Alle gode engelske e-poster starter med emnelinjen. Emnelinjen er et øyeblikksbilde i e-posten din. Det må være oppmuntrende nok til å få dem til å åpne e-posten.
De beste emnelinjene er:
- Kort – mellom 5 og 7 ord (ideelt sett, men det kan være lengre hvis det er nødvendig)
- Enkelt og seriøst
- Gi en tydelig beskrivelse av hva e-posten handler om
- Inkluderer datoer, referanser og titler (der det er relevant)
- Inkluderer en frist (hvis det er en)
- Gi en instruksjon ("Haster" eller "Vennligst svar") hvis du vil
Vi anbefaler at emnelinjer er korte og klare fordi vi mottar hundrevis av e-poster om dagen, noe som betyr at emnelinjer som er uklare eller forvirrende kan risikere å bli ignorert.
Korte emnelinjer er også lettere å lese på mobile enheter.
Leksjon #1 – Hold emnelinjene korte, enkle å forstå og klare.
E-posthilsen
Din e-posthilsen er din introduksjon til e-posten. Det er her vi avviker (litt) fra viktoriansk tidsalder. For omtrent 20 år siden startet e-postskribenter e-poster som:
- Kjære herr/fru
- Kjære herr (navn)
- Kjære fru (navn)
Men i dag gjør vi ikke det. Hvorfor? Fordi e-postskriving på engelsk stadig endres, er disse utdaterte, irrelevante og for noen mennesker støtende. I stedet introduseres selv de mest formelle e-postene på denne måten:
- Hei (personens fornavn)
- Hei (personens fornavn)
- Kjære (personens fornavn)
Leksjon #2 Du bør alltid bruke personens fornavn. Dette bidrar til å bryte ned barrierer og etablere en personlig forbindelse umiddelbart.
Finn ut mer om hvordan du starter en e-post effektivt .
E-posttekst
Brødteksten er der du bygger opp budskapet ditt. Det kan være så kort som en enkelt setning eller løpe til sider og sider med detaljer. Det er ingen regler om lengde på e-post (selv om etiketten tilsier at den skal være så kort som mulig).
Vanligvis fungerer e-postformatet slik:
- Velkommen og introduksjon – du dykker ikke inn i virksomheten, men gir en positiv velkomst og (hvis du ikke kjenner personen) introduser deg selv. Dette kan inkludere hvem du er og hvor du jobber.
- Oppgi formålet med e-posten din – Kom raskt til poenget og fortell hvorfor du sender meldinger. «Jeg søker på den utlyste rollen som (stilling)» er perfekt.
- Gå i detalj – Hvis du trenger å legge til ekstra informasjon, har du sjansen her. E-poster er ikke essays, så hold ting så korte som mulig. Bruk ting som punktpunkter for å dele opp tekst og formidle kompleks informasjon så enkelt som mulig.
Brødteksten skal være kort. Du kan alltid legge til lenker til andre kilder eller vedlegg for å hjelpe leseren å forstå hva meldingen din handler om.
Leksjon #3 – Inkluder all informasjon, men vær kort. Profesjonelle e-poster kommer raskt til poenget.
E-postavlogging/neste trinn
Profesjonelle e-poster bør ha en hensikt (f ikke, hvorfor sender du den?). Dette kan være å gi e-post, be om bekreftelse på at en søknad er mottatt, eller be noen om å handle.
I e-posttermer er det kjent som en handlingsfremmende oppfordring (CTA). CTAer er instruksjoner for å gjøre noe og bør alltid stå på slutten av e-postene dine.
Du må også sjekke og sørge for at du har oppgitt kontaktinformasjon og måter folk kan kontakte deg på.
Din avmelding må passe til situasjonen. Noen passende profesjonelle sign-offs inkluderer:
- Takk
- Mange takk
- Med vennlig hilsen
- vennlig hilsen
- Ser frem til å høre fra deg
Unngå å bruke altfor masete og formelle avslutninger som:
- Med vennlig hilsen
- Din kjære
Leksjon #4 – Inkluder alltid en CTA og forklar formålet med din profesjonelle e-post og resultatet du ønsker.
Lær mer avslutningslinjer for en engelsk e-post.
5 profesjonelle e-poster på engelsk
Forstår du det profesjonelle e-postformatet ennå? Hvis alt fortsatt er et mysterium, her er 5 eksempler for å vise deg hvordan det gjøres.
Disse prøvene er utviklet rundt noen av de vanlige typene profesjonelle e-poster du kanskje må sende. Les dem, lær av dem og forstå formatet før du skriver ditt eget!
Profesjonelle engelske e-poster til sjefen
Sjefen, lederen, direktøren eller administrerende direktøren din forventer at du forstår og bruker det formelle e-postformatet. I denne profesjonelle e-posten til sjefseksemplet engasjerer vi noen med autoritet med et tydelig budskap som krysser av i alle de riktige boksene.
Kjære [ sjefens navn ] ,
Jeg stoler på at denne e-posten finner deg godt.
Jeg skriver for å diskutere [ E-postens emne eller formål ] . [ Ta med nødvendige og relevante detaljer om emnet. Vær kortfattet og direkte ]
Jeg tror din innsikt og veiledning vil være verdifull i denne saken. Om nødvendig kan vi avtale et møte på et passende tidspunkt for deg for å diskutere dette problemet videre.
På forhånd takk for din tid og omtanke.
Med vennlig hilsen
[ Ditt navn ]
Profesjonelle engelske e-poster til en klient/kunde
Med mindre kunden din er en personlig venn, hold deg alltid til e-postformatet. I dette eksemplet gir vi en enkel og lett å følge melding som handler om å få svar fra din klient/kunde. Du kan bruke dette til enhver daglig kundekorrespondanse.
Kjære [ mottakerens navn ] ,
Jeg håper denne meldingen finner deg godt.
Jeg tar kontakt angående [ referanse til saken ] . [ Oppgi nødvendige detaljer eller spørsmål knyttet til saken ] .
Jeg ser frem til tilbakemeldingen din eller spørsmål du måtte ha angående denne saken.
Takk for oppmerksomheten og samarbeidet.
Med vennlig hilsen
[ Ditt navn ]
Profesjonell engelsk klage-e-post
Opprørt over et produkt, en tjeneste eller noe annet? Så ikke stå for det; klage! Denne profesjonelle klage-e-posten går dypt inn i detaljene og skisserer klagen din, og presser på for et svar og en løsning.
Kjære [ mottakerens navn ] ,
Jeg skriver for å uttrykke min skuffelse og frustrasjon over den siste tjenesten jeg mottok fra firmaet ditt.
På [ dato ] kjøpte jeg [ produkt/tjeneste ] fra butikken/nettstedet ditt. Men da jeg mottok produktet/tjenesten, oppdaget jeg flere problemer og feil som ikke var nevnt eller synlige på kjøpstidspunktet. Disse problemene inkluderer [ spesifikke detaljer om problemene ] .
Jeg mener at jeg som lojal kunde fortjente en bedre opplevelse og et produkt/tjeneste som oppfyller de forventede standardene. Derfor ber jeg om en rask løsning på denne saken.
Jeg ser frem til ditt umiddelbare svar og en tilfredsstillende løsning på dette problemet.
Takk for din oppmerksomhet.
Med vennlig hilsen,
[ Ditt navn ]
Profesjonell engelsk e-faktura
Du kan si: "Jeg vil ha betalt!" men det vil ikke gi resultater. I stedet er denne profesjonelle e-fakturaen passe kort og effektiv og vil sikre at du får utbetalt hele beløpet på forfallsdatoen.
Kjære [ mottakerens navn ] ,
Jeg håper denne e-posten finner deg godt. Jeg skriver for å gi deg fakturaen for [ Project/Service name ] som avtalt. Det totale skyldige beløpet er [ Totalt beløp ] .
Vennligst finn vedlagte faktura og behandle betalingen på eller før forfallsdatoen, som er [ Forfallsdato ] .
Hvis du har spørsmål eller trenger ytterligere detaljer, ikke nøl med å ta kontakt.
Takk for din oppmerksomhet.
Med vennlig hilsen,
[ Ditt navn ]
Profesjonell engelsk tilkoblingsforespørsel på e-post
Det er ikke det du vet, men hvem du kjenner – så bygg forretningsnettverket ditt med den profesjonelle forespørselen om tilkobling. Denne typen Engilsh-e-post kan knytte deg til bransjepåvirkninger, kolleger, interessenter og rekrutterere.
Kjære [ mottakerens navn ] ,
Jeg håper denne e-posten finner deg godt. Jeg skriver for å be om en profesjonell forbindelse med deg.
Jeg har fulgt arbeidet ditt i bransjen en stund nå, og jeg er imponert over din ekspertise og prestasjoner. Jeg tror at kontakt med deg vil være gjensidig fordelaktig, siden vi potensielt kan samarbeide om prosjekter eller gi støtte til hverandre i våre profesjonelle bestrebelser.
Hvis du er åpen for å koble til, vil jeg sette pris på muligheten til å lære mer om arbeidet ditt og utforske potensielle synergier. Gi meg beskjed om du vil være åpen for å koble til på [ valgt plattform, f.eks. LinkedIn ] eller en annen plattform som passer for deg.
Takk for oppmerksomheten og omtanken.
Med vennlig hilsen,
[ Ditt navn ]
Engelskspråklig e-postetikett – 10 tips
Det engelske språket kan være komplisert, forvirrende og utfordrende å mestre – spesielt når du skriver engelske e-poster. Her er 10 etikettetips du bør følge når du skriver en e-post på engelsk:
- Hold emnelinjer på 5 eller 7 ord (eller risiker å bli ignorert eller ulest!)
- Bruk en hilsen som passer for 2023 (Hei), ikke 1823 (Dear Sir/Madam). Finn ut hva som er noen vanlige åpningssetninger for en engelsk e-post.
- Start hver e-post med et (virtuelt) smil, uttrykk takknemlighet og introduser deg selv.
- Beskriv formålet med e-posten din i én eller to setninger.
- Hvert avsnitt bør ha et enkelt formål eller tanke.
- Hold avsnitt korte for mobillesere!
- Inkluder alltid en CTA.
- Glem aldri kontaktinformasjonen din.
- Velg en passende sign-off.
- Korrekturles før du sender eller risikere å gjøre deg selv flau.
Konklusjon
Evnen til å skrive e-poster på engelsk er en av de viktigste ferdighetene du vil lære, så bruk tid på å lese gjennom dette og internalisere konseptene. Vi kan kjede deg med årsakene, men realiteten er at hvis du skriver dårlige e-poster, vil du ikke gjøre det bra i virksomheten. Beklager at det er hardt, men det er sant. Hvis du er bekymret for formatet eller mangler selvtillit, så prøv HIX.AI e-postskriver for bedre, raskere og mer effektive engelske e-poster.