Forskning viser at gjennomsnittlig amerikanske ansatte bruker omtrent en fjerdedel av arbeidstiden sin på e-post. Derfor er det avgjørende å utvikle ferdighetene til å skrive profesjonelle og effektive forretnings-e-poster for å lykkes i en persons karriere.
Hvis du ønsker å være effektiv og dyktig i e-postkommunikasjon, er det viktig å sette seg inn i e-postetiketten. Denne artikkelen presenterer 29 praktiske eksempler på e-postetiketter , regler og tips som vil gjøre deg i stand til å lykkes på arbeidsplassen.
Hva er e-postetikette?
E-postetikette er et sett med retningslinjer som beskriver hvordan du skriver og svarer på e-poster på en profesjonell og høflig måte. Den inkluderer en rekke elementer av e-postkommunikasjon, som språk, tone, formatering og generell atferd. Avhengig av din forbindelse med mottakeren, samt mottakerens bransje, organisasjon, kultur og til og med alder, kan det hende du må justere reglene for riktig e-postetikette.
Hvorfor er e-postetikett viktig?
Bedrifter og enkeltpersoner kan dra nytte av å følge regler for e-postetikett av disse grunnene.
● Vise profesjonalitet . Bruk av e-postetikett viser at du respekterer andre og at du er pålitelig og kompetent på jobben.
● Kommunisere effektivt . Å følge riktig e-postetikett gjør kommunikasjonen din kortfattet og forståelig for mottakerne, og minimerer misforståelser og feiltolkninger.
● Opprettholde positive relasjoner . God e-postetikett kan forbedre ditt profesjonelle rykte, og forenkle samarbeid med kolleger, kunder og forretningspartnere.
● Unngå feil . De beste fremgangsmåtene for e-postetikette reduserer sjansene for feil og feil i en bedrifts-e-post som kan føre til forlegenhet eller alvorlige konsekvenser.
29+ e-postetikettetips og regler for profesjonelle
1. Bruk standard formatering
Uformell eller ufullstendig forretnings-e-post anses å være et brudd på e-postetiketten. Et standard forretnings-e-postformat bør være godt strukturert med en emnelinje, hilsen, brødtekst, avslutning, avmelding og signatur.
Finn ut mer: Hva er det formelle e-postformatet?
2. Bruk en profesjonell og respektfull tone
Oppretthold en profesjonell tone gjennom e-posten din for å gjenspeile din profesjonalitet. Unngå slang, sjargong eller altfor tilfeldige uttrykk som kan ødelegge tilliten på arbeidsplassen.
3. E-post med en profesjonell e-postadresse
Bruk av bedriftens e-postadresse viser et høyt nivå av e-postetikette. Hvis du må bruke en personlig e-postkonto for å håndtere jobbrelaterte e-poster, er det ideelt å bruke ditt fulle navn for å demonstrere et profesjonelt bilde.
4. Blind Carbon Copy (BCC) passende
Det er riktig e-postetikett å bruke BCC når du sender e-post til en stor gruppe mottakere som ikke kjenner hverandre for å beskytte e-postene deres mot å bli eksponert for andre.
Lær mer: Hvordan bruke CC og BCC i e-poster?
5. Lag en klar og kortfattet emnelinje
Følg e-postetiketten ved å oppsummere en beskrivende og kort emnelinje. Det gjør det mulig for mottakerne å forstå formålet og raskt prioritere svarene sine. Ingen emnelinje eller en lang, vag emnelinje vil få e-posten din til å se søppelpost ut og bli flyttet til papirkurven.
6. Start med en profesjonell hilsen og hilsen
Begynn e-posten din med en høflig og passende hilsen og hilsen. Avhengig av forholdet til mottakeren og kommunikasjonssituasjonen, kan du skreddersy hilsenen og hilsenen deretter, men aldri hilse på folk med for tilfeldige og upersonlige uttrykk som "Hey ya", "Yo", "Hei folkens" og "Hei folkens" ".
Lær mer: Hvordan starte en e-post?
7. Introduser deg selv tydelig
En annen regel for e-postetikett er å gi en kort introduksjon av deg selv og din bedrift for å etablere kontekst når du korresponderer med noen nye eller sender en oppfølging.
Lær mer: Hvordan presentere deg selv i en e-post?
8. Vær forsiktig med humor og emojier
På arbeidsplassen, vær forsiktig med humor, sarkasme, emoji , uttrykksikoner og memer mens du skriver e-post med forretningsetiketter. De kan feiltolkes i skriftlig kommunikasjon og bli til store distraksjoner.
9. Hold konfidensiell informasjon sikker
Vær forsiktig når du kommuniserer sensitiv eller konfidensiell informasjon via e-post. En god retningslinje for forretningsetikette for e-post er å styre unna skriftlige meldinger og vurdere kryptering.
10. Hold e-postene dine kortfattede og til poenget
Se opp for e-postlengden din. Lange, støyende e-poster kan være overveldende og kan føre til at nøkkelinformasjon blir oversett. Du viser din respekt for mottakerens tid ved å komme rett på sak.
11. Avstå fra å bruke utropstegn
I forretningsetikette-e-post bør du ikke bruke utropstegnet mer enn én gang for å formidle begeistring. Meldingen din vil virke aggressiv, sint og uprofesjonell hvis du bruker for mange utropstegn i én e-post.
12. Ikke bruk alle hetter
Det er akseptabelt å bruke riktig bruk av store bokstaver for fremheving når det er nødvendig. Men bruk av store bokstaver kan føre til at andre mistolker budskapet og intensjonene dine.
13. Hold skriftene dine klassiske
E-posten din vil være vanskelig å lese med bisarre fonter, ville farger og ukonvensjonelle størrelser. Hold deg til standard e-postnormer for å bruke klassisk og konsistent skrift gjennom hele e-postinnholdet: Farge: Svart
Størrelse: 10 eller 12 poeng
Skrifter: Arial, Calibri, Helvetica eller Times New Roman
14. Øv på god grammatikk og rettskrivning
Dårlig skrevne e-poster kan ha en negativ innvirkning på karrieren din fordi det indikerer at du ikke har fokus på detaljer. Som profesjonell bør du vite hvordan du bruker grammatikk og staveverktøy for å unngå feil.
15. Del lenker riktig
Det er ikke riktig e-postetikett å lime inn hele URL-er i e-posten din. Oppgi i stedet hyperkoblinger eller forkortede URL-er for å gjøre e-posten din enklere for mottakeren å åpne.
16. Unngå overdrevne forkortelser og akronymer
Mens du kan bruke de bransjespesifikke forkortelsene og akronymene som kan forstås av deg og mottakerne dine, hold deg unna overforbruk for å unngå forvirring.
17. Svar på e-post innen 24 timer
Selv om du ikke kan svare på alle e-poster umiddelbart, kan du bla gjennom innboksen din og prioritere svarene dine. Prøv å svare på e-poster raskt, helst innen 24 timer.
18. Tenk deg om to ganger før du sender videre
Videresend aldri kjede-e-poster eller irrelevante meldinger som kan rote mottakernes innbokser. Det er viktig å oppsummere diskusjonen i eposttråden. Ikke videresend e-poster som ikke er ment å videresendes.
19. Bruk "Svar alle" med måte
"Svar alle"-funksjonen er nyttig, men kan noen ganger føre til alvorlige etikettfeil for forretnings-e-postetiketter. Før du trykker på «Svar alle»-knappen, sørg for at svaret ditt er relevant og nødvendig for alle.
20. Vær oppmerksom på vedlegg
Å legge ved støttedokumenter i bedriftens e-post er god e-postetikett. Komprimer store filer og informer mottakeren om eventuelle vedlegg.
21. Sett informative ikke-på-kontoret svar
Når du ikke er i stand til å svare raskt fordi du er borte fra jobben, sett opp et automatisk fraværssvar for å informere andre om at du ikke er tilgjengelig og gi en alternativ kontakt i tilfelle det haster.
22. Vær oppmerksom på kulturelle forskjeller
Det anbefales sterkt at du lærer deg den kulturelle bakgrunnen og de språklige tabuer til forretningsforbindelsene dine før du engasjerer deg i internasjonal forretningskommunikasjon.
23. Dobbeltsjekk mottakerens e-postadresse
Før du sender e-posten, kontroller at mottakerens e-postadresse er riktig. Dette vil hjelpe deg å unngå å sende konfidensielle filer eller unødvendige e-poster til feil hånd ved et uhell.
24. Korrekturles før sending
En av de viktigste e-postetikettene er å korrekturlese e-postene dine før du trykker på Send-knappen. Det hjelper med å fange opp eventuelle feil og identifisere områder for forbedring.
25. Velg en avmelding med måte
Du bør opprettholde e-postetiketten for et varig inntrykk til slutten av e-posten din ved å bruke en profesjonell og passende sign-off, for eksempel "Vennlig hilsen", "Veldig respekt" eller "Vennlig hilsen".
Finn ut mer: Hvordan avslutter jeg en e-post?
26. Inkluder en profesjonell e-signatur
Lag en profesjonell signatur og la e-postklientprogramvaren din legge den til i e-poster automatisk. En forretningslignende e-postsignatur bør inneholde ditt fulle navn, stillingstittel, firmanavn, kontaktinformasjon og eventuelle relevante lenker.
27. Sett inn en oppfordring til handling
Det er effektivt å plassere oppfordringen til handling nær avslutningen av e-postteksten, slik at mottakerne vil forstå hva som må gjøres og iverksette tiltak umiddelbart.
28. Spor e-poståpninger og klikkfrekvens
Hvis du har en e-postliste, bruk et e-postsporingsverktøy for å finne ut hvem som ikke åpner en tidligere e-post. Du kan bestemme når og til hvem du vil sende påminnelser. Klikkfrekvensen kan brukes til å endre emnelinjen for en senere utsendelse.
29. Lag mobilvennlige meldinger
Over en tredjedel av forretningsfolk åpner e-postene sine på mobile enheter, så det er en del av e-postetiketten å sikre at e-postene dine er vennlige å lese på telefon eller nettbrett.
Bruk en AI-e-postgenerator for å hjelpe deg med bedriftens e-postetikette
HIX.AI kan være din personlige e-postassistent. Den har en AI-e-postskribent som kan omskrive eller generere e-postmeldinger med riktig e-postetikett. Du kan bruke den til å lage forretnings-e-poster for oppsøking, respons og oppfølging .
- Bruk ChatGPT -drevne kunstig intelligens-algoritmer for å forbedre og lage e-poster i samsvar med beste e-postetikettspraksis
- Sørg for en konsistent og profesjonell tone i e-postene dine
Konklusjon
Dine kommunikasjonsevner viser din personlighet og profesjonelle evner. Ved å følge e-postetiketten for bedrifter, kan du skape et positivt inntrykk og åpne opp muligheter for karriereutvikling. Følg etiketttipsene for bedriftens e-post i artikkelen eller bruk en effektiv AI-drevet e-postskribent for å generere e-postmeldinger av høy kvalitet.