BrowserGPT

BrowserGPT

Poznaj najpotężniejszego, wszechstronnego asystenta ChatGPT w Internecie.

Sprawdź BrowserGPT
Sprawdź rozszerzenie HIXAI do Chrome
Wydajność
Google Doc

Wpisz //, aby korzystać z pomocy AI podczas pisania w Dokumentach Google.

Gmail

Wpisz // twórz atrakcyjne e-maile i spersonalizowane odpowiedzi.

Pasek boczny

Poznaj potężniejszą alternatywę dla paska bocznego Bing dla przeglądarki Chrome.

Wyszukiwarka

Znajdź kompleksowe odpowiedzi HIXAI wśród typowych wyników wyszukiwania.

Pasek szybkiego wyszukiwania

Wybierz dowolny tekst online, aby go przetłumaczyć, przepisać, podsumować itp.

Media społecznościowe
Twitter

Wpisz //, aby utworzyć zwięzły, ale mocny wpis Twitter dotyczący tego trendu.

Instagram

Wpisz //, aby utworzyć atrakcyjne podpisy do swoich postów na Instagramie.

Facebook

Wpisz //, aby przygotować interaktywne posty Facebook, które zaangażują Twoją społeczność.

Quora

Wpisz //, aby podać wartościowe, przegłosowane odpowiedzi w serwisie Quora.

Reddit

Wpisz //, aby utworzyć posty Reddit, które będą odpowiadać konkretnym społecznościom.

YouTube

Podsumuj długie filmy z YouTube jednym kliknięciem.

Narzędzia
Dom > E-maile > 29 zasad etykiety e-mailowej, jak pisać profesjonalne i skuteczne e-maile

29 zasad etykiety e-mailowej, jak pisać profesjonalne i skuteczne e-maile

Badania pokazują, że przeciętny pracownik w USA spędza około jednej czwartej swojego czasu pracy na korzystaniu z poczty elektronicznej. Dlatego rozwijanie umiejętności pisania profesjonalnych i skutecznych e-maili biznesowych jest kluczowe, aby odnieść sukces w karierze zawodowej.

Jeśli chcesz skutecznie i sprawnie komunikować się e-mailem, koniecznie zapoznaj się z etykietą e-mailową. W tym artykule przedstawiono 29 praktycznych przykładów etykiety e-mailowej , zasad i wskazówek, które pozwolą Ci odnieść sukces w miejscu pracy.

Czym jest etykieta e-mailowa?

Etykieta e-mailowa to zbiór wskazówek opisujących, jak pisać i odpowiadać na e-maile w sposób profesjonalny i uprzejmy. Obejmuje różnorodne elementy komunikacji e-mailowej, takie jak język, ton, formatowanie i ogólne zachowanie. W zależności od Twoich powiązań z odbiorcą, a także branży, organizacji, kultury, a nawet wieku odbiorcy, może zaistnieć potrzeba dostosowania zasad właściwej etykiety e-mailowej.

Dlaczego etykieta e-mailowa jest ważna?

Z tych powodów firmy i osoby prywatne mogą odnieść korzyść z przestrzegania zasad etykiety e-mailowej.

Wykazanie się profesjonalizmem . Stosowanie etykiety e-mailowej pokazuje, że szanujesz innych, a w pracy jesteś rzetelny i kompetentny.

Skuteczna komunikacja . Przestrzeganie właściwej etykiety e-mailowej sprawi, że Twoja komunikacja będzie zwięzła i zrozumiała dla odbiorców, minimalizując nieporozumienia i błędne interpretacje.

Utrzymywanie pozytywnych relacji . Dobra etykieta e-mailowa może poprawić Twoją reputację zawodową, ułatwiając współpracę ze współpracownikami, klientami i partnerami biznesowymi.

Unikanie błędów . Najlepsze praktyki dotyczące etykiety e-mailowej zmniejszają ryzyko błędów i pomyłek w firmowej wiadomości e-mail, które mogą prowadzić do zawstydzenia lub poważnych konsekwencji.

Ponad 29 wskazówek i zasad dotyczących etykiety e-mailowej dla profesjonalistów

1. Użyj standardowego formatowania

Nieformalny lub niekompletny e-mail służbowy jest uważany za naruszenie etykiety e-mailowej. Standardowy format biznesowej wiadomości e-mail powinien mieć dobrą strukturę i zawierać temat, powitanie, treść, zakończenie, podpis i podpis.

Dowiedz się więcej: Jaki jest formalny format wiadomości e-mail?

2. Używaj profesjonalnego i pełnego szacunku tonu

Zachowaj profesjonalny ton w całej swojej wiadomości e-mail, aby odzwierciedlał Twój profesjonalizm. Unikaj slangu, żargonu i zbyt swobodnych wyrażeń, które mogłyby zepsuć zaufanie w miejscu pracy.

3. E-mail z profesjonalnym adresem e-mail

Używanie firmowego adresu e-mail świadczy o wysokim poziomie etykiety e-mailowej. Jeśli musisz używać osobistego konta e-mail do obsługi wiadomości e-mail związanych z pracą, idealnym rozwiązaniem będzie użycie pełnego imienia i nazwiska, aby zademonstrować profesjonalny wizerunek.

4. Odpowiednio ślepa kopia (BCC).

Właściwą etykietą e-mailową jest używanie BCC podczas wysyłania e-maili do dużej grupy nieznających się odbiorców, aby chronić swoje e-maile przed ujawnieniem innym.

Dowiedz się więcej: Jak używać CC i UDW w mailach?

5. Stwórz jasny i zwięzły temat

Postępuj zgodnie z etykietą wiadomości e-mail, podsumowując opisowy i krótki temat. Umożliwia odbiorcom zrozumienie celu i szybkie ustalenie priorytetów odpowiedzi. Brak tematu lub długi, niejasny temat sprawi, że Twój e-mail będzie wyglądał na spam i zostanie przeniesiony do kosza.

6. Zacznij od profesjonalnego pozdrowienia

Rozpocznij swój e-mail od grzecznego i odpowiedniego pozdrowienia. W zależności od relacji z odbiorcą i sytuacji komunikacyjnej możesz odpowiednio dostosować pozdrowienia, ale nigdy nie witaj ludzi zbyt swobodnymi i bezosobowymi wyrażeniami, takimi jak „Hej”, „Hej”, „Witajcie ludzie” i „Witajcie chłopaki”. „.

Dowiedz się więcej: Jak rozpocząć e-mail?

7. Przedstaw się jasno

Kolejną zasadą etykiety e-mailowej jest krótkie przedstawienie siebie i swojej firmy, aby ustalić kontekst podczas korespondencji z nową osobą lub wysyłania wiadomości uzupełniającej.

Dowiedz się więcej: Jak przedstawić się w mailu?

8. Zachowaj ostrożność w przypadku humoru i emotikonów

W miejscu pracy uważaj na humor, sarkazm, emoji, emotikony i memy podczas pisania wiadomości e-mail dotyczących etykiety biznesowej. Mogą zostać błędnie zinterpretowane w komunikacji pisemnej i stać się ogromnym czynnikiem rozpraszającym.

9. Dbaj o bezpieczeństwo poufnych informacji

Zachowaj ostrożność podczas przekazywania poufnych informacji pocztą elektroniczną. Dobrą wskazówką dotyczącą etykiety biznesowej poczty elektronicznej jest unikanie wiadomości pisemnych i rozważenie szyfrowania.

10. Staraj się, aby Twoje e-maile były zwięzłe i na temat

Uważaj na długość swojego e-maila. Długie, chaotyczne e-maile mogą być przytłaczające i spowodować przeoczenie kluczowych informacji. Przechodząc od razu do rzeczy, okazujesz szacunek dla czasu odbiorcy.

11. Powstrzymaj się od używania wykrzykników

W e-mailach związanych z etykietą biznesową nie powinieneś używać wykrzyknika więcej niż raz, aby wyrazić emocje. Twoja wiadomość będzie wydawać się agresywna, wściekła i nieprofesjonalna, jeśli użyjesz zbyt wielu wykrzykników w jednym e-mailu.

12. Nie używaj wielkich liter

W razie potrzeby dopuszczalne jest użycie odpowiednich liter w celu podkreślenia wyrazu. Jednak użycie wielkich liter może spowodować, że inni błędnie zinterpretują Twój przekaz i intencje.

13. Zachowaj klasykę czcionek

Twój e-mail będzie trudny do odczytania ze względu na dziwaczne czcionki, dzikie kolory i niekonwencjonalne rozmiary. Trzymaj się standardowych norm dotyczących poczty elektronicznej, aby używać klasycznej i spójnej czcionki w całej treści wiadomości e-mail: Kolor: czarny

Rozmiar: 10 lub 12 punktów

Czcionki: Arial, Calibri, Helvetica lub Times New Roman

14. Ćwicz dobrą gramatykę i ortografię

Źle napisane e-maile mogą mieć negatywny wpływ na Twoją karierę, ponieważ wskazują, że nie przywiązujesz wagi do szczegółów. Jako profesjonalista powinieneś wiedzieć, jak korzystać z narzędzi gramatycznych i ortograficznych, aby uniknąć błędów.

15. Udostępniaj linki poprawnie

Wklejanie całych adresów URL do wiadomości e-mail nie jest właściwą etykietą e-mailową. Zamiast tego podawaj hiperłącza lub skrócone adresy URL, aby ułatwić odbiorcy otwarcie wiadomości e-mail.

16. Unikaj nadmiernych skrótów i akronimów

Chociaż możesz używać skrótów i akronimów specyficznych dla branży, zrozumiałych dla Ciebie i Twoich odbiorców, unikaj ich nadużywania, aby uniknąć nieporozumień.

17. Odpowiadaj na e-maile w ciągu 24 godzin

Chociaż nie możesz natychmiast odpowiedzieć na wszystkie e-maile, możesz przeglądać swoją skrzynkę odbiorczą i ustalać priorytety swoich odpowiedzi. Staraj się odpowiadać na e-maile szybko, najlepiej w ciągu 24 godzin.

18. Pomyśl dwa razy zanim przekażesz dalej

Nigdy nie przesyłaj dalej łańcuszków e-maili ani nieistotnych wiadomości, które mogą zaśmiecać skrzynki odbiorcze odbiorców. Ważne jest, aby podsumować dyskusję w wątku e-mailowym. Nie przesyłaj dalej wiadomości e-mail, które nie są przeznaczone do przesyłania dalej.

19. Oszczędnie używaj opcji „Odpowiedz wszystkim”.

Funkcja „Odpowiedz wszystkim” jest przydatna, ale czasami może powodować poważne błędy w etykiecie biznesowej poczty e-mail. Zanim naciśniesz przycisk „Odpowiedz wszystkim”, upewnij się, że Twoja odpowiedź jest istotna i potrzebna każdemu.

20. Uważaj na przywiązania

Dołączanie dokumentów pomocniczych do firmowej wiadomości e-mail to dobra etykieta e-mailowa. Kompresuj duże pliki i informuj odbiorcę o ewentualnych załącznikach.

21. Ustawiaj informacyjne odpowiedzi poza biurem

Jeśli nie możesz odpowiedzieć szybko, ponieważ jesteś poza pracą, skonfiguruj automatyczną odpowiedź „poza biurem”, aby poinformować innych o Twojej niedostępności i zapewnić alternatywny kontakt w nagłych przypadkach.

22. Bądź świadomy różnic kulturowych

Zdecydowanie zaleca się, aby przed nawiązaniem jakiejkolwiek międzynarodowej komunikacji biznesowej zapoznać się z pochodzeniem kulturowym i tabu językowymi swoich partnerów biznesowych.

23. Sprawdź dokładnie adres e-mail odbiorcy

Przed wysłaniem wiadomości e-mail sprawdź, czy adres e-mail odbiorcy jest poprawny. Pomoże Ci to uniknąć przypadkowego wysłania poufnych plików lub niepotrzebnych e-maili w niepowołane ręce.

24. Sprawdź przed wysłaniem

Jedną z najważniejszych etykiet e-mailowych jest sprawdzanie wiadomości e-mail przed naciśnięciem przycisku Wyślij. Pomaga wyłapać ewentualne błędy i zidentyfikować obszary wymagające poprawy.

25. Wybierz sposób podpisania się oszczędnie

Aby wywrzeć trwałe wrażenie na końcu wiadomości e-mail, należy przestrzegać etykiety e-mailowej, używając profesjonalnego i odpowiedniego podpisu, np. „Z poważaniem”, „Z wyrazami szacunku” lub „Z poważaniem”.

Dowiedz się więcej: Jak zakończyć e-mail?

26. Dołącz profesjonalny podpis e-mailowy

Utwórz profesjonalny podpis i pozwól, aby Twój klient poczty e-mail automatycznie dodawał go do wiadomości e-mail. Biznesowy podpis e-mail powinien zawierać Twoje imię i nazwisko, stanowisko, nazwę firmy, dane kontaktowe i wszelkie odpowiednie linki.

27. Wstaw wezwanie do działania

Skuteczne jest umieszczenie wezwania do działania w pobliżu zakończenia treści wiadomości e-mail, aby odbiorcy zrozumieli, co należy zrobić i natychmiast podjęli działania.

28. Śledź otwarcia e-maili i współczynnik klikalności

Jeśli masz listę mailingową, użyj narzędzia do śledzenia poczty e-mail, aby dowiedzieć się, kto nie otworzy poprzedniego e-maila. Możesz zdecydować, kiedy i komu wysyłać przypomnienia. Współczynnik klikalności może zostać wykorzystany do zmiany tematu wiadomości w przypadku późniejszej wysyłki.

29. Twórz wiadomości dostosowane do urządzeń mobilnych

Ponad jedna trzecia profesjonalistów biznesowych otwiera swoje e-maile na urządzeniach mobilnych, dlatego częścią etykiety e-mailowej jest upewnienie się, że e-maile są przyjazne do odczytania na telefonie lub tablecie.

Użyj generatora wiadomości e-mail AI, aby pomóc w przestrzeganiu etykiety biznesowej poczty e-mail

HIX.AI może być Twoim osobistym asystentem poczty elektronicznej. Posiada narzędzie do pisania e-maili AI , które może przepisywać lub generować wiadomości e-mail zgodnie z odpowiednią etykietą e-mailową. Możesz go używać do tworzenia biznesowych wiadomości e-mail w celu kontaktu, odpowiedzi i dalszych działań .

  • Użyj algorytmów sztucznej inteligencji opartych na ChatGPT , aby ulepszać i tworzyć wiadomości e-mail zgodnie z najlepszymi praktykami etykiety e-mailowej
  • Zadbaj o spójny i profesjonalny ton swoich e-maili

Wniosek

Twoje umiejętności komunikacyjne odzwierciedlają Twoją osobowość i możliwości zawodowe. Przestrzegając etykiety e-maili w biznesie, możesz zrobić pozytywne wrażenie i otworzyć możliwości rozwoju kariery. Postępuj zgodnie ze wskazówkami dotyczącymi etykiety biznesowej poczty e-mail zawartymi w artykule lub skorzystaj ze skutecznego narzędzia do tworzenia wiadomości e-mail opartego na sztucznej inteligencji, aby generować wysokiej jakości wiadomości e-mail.

powiązane posty

Zobacz więcej