Badania pokazują, że przeciętny pracownik w USA spędza około jednej czwartej swojego czasu pracy na korzystaniu z poczty elektronicznej. Dlatego rozwijanie umiejętności pisania profesjonalnych i skutecznych e-maili biznesowych jest kluczowe, aby odnieść sukces w karierze zawodowej.
Jeśli chcesz skutecznie i sprawnie komunikować się e-mailem, koniecznie zapoznaj się z etykietą e-mailową. W tym artykule przedstawiono 29 praktycznych przykładów etykiety e-mailowej , zasad i wskazówek, które pozwolą Ci odnieść sukces w miejscu pracy.
Czym jest etykieta e-mailowa?
Etykieta e-mailowa to zbiór wskazówek opisujących, jak pisać i odpowiadać na e-maile w sposób profesjonalny i uprzejmy. Obejmuje różnorodne elementy komunikacji e-mailowej, takie jak język, ton, formatowanie i ogólne zachowanie. W zależności od Twoich powiązań z odbiorcą, a także branży, organizacji, kultury, a nawet wieku odbiorcy, może zaistnieć potrzeba dostosowania zasad właściwej etykiety e-mailowej.
Dlaczego etykieta e-mailowa jest ważna?
Z tych powodów firmy i osoby prywatne mogą odnieść korzyść z przestrzegania zasad etykiety e-mailowej.
● Wykazanie się profesjonalizmem . Stosowanie etykiety e-mailowej pokazuje, że szanujesz innych, a w pracy jesteś rzetelny i kompetentny.
● Skuteczna komunikacja . Przestrzeganie właściwej etykiety e-mailowej sprawi, że Twoja komunikacja będzie zwięzła i zrozumiała dla odbiorców, minimalizując nieporozumienia i błędne interpretacje.
● Utrzymywanie pozytywnych relacji . Dobra etykieta e-mailowa może poprawić Twoją reputację zawodową, ułatwiając współpracę ze współpracownikami, klientami i partnerami biznesowymi.
● Unikanie błędów . Najlepsze praktyki dotyczące etykiety e-mailowej zmniejszają ryzyko błędów i pomyłek w firmowej wiadomości e-mail, które mogą prowadzić do zawstydzenia lub poważnych konsekwencji.
Ponad 29 wskazówek i zasad dotyczących etykiety e-mailowej dla profesjonalistów
1. Użyj standardowego formatowania
Nieformalny lub niekompletny e-mail służbowy jest uważany za naruszenie etykiety e-mailowej. Standardowy format biznesowej wiadomości e-mail powinien mieć dobrą strukturę i zawierać temat, powitanie, treść, zakończenie, podpis i podpis.
Dowiedz się więcej: Jaki jest formalny format wiadomości e-mail?
2. Używaj profesjonalnego i pełnego szacunku tonu
Zachowaj profesjonalny ton w całej swojej wiadomości e-mail, aby odzwierciedlał Twój profesjonalizm. Unikaj slangu, żargonu i zbyt swobodnych wyrażeń, które mogłyby zepsuć zaufanie w miejscu pracy.
3. E-mail z profesjonalnym adresem e-mail
Używanie firmowego adresu e-mail świadczy o wysokim poziomie etykiety e-mailowej. Jeśli musisz używać osobistego konta e-mail do obsługi wiadomości e-mail związanych z pracą, idealnym rozwiązaniem będzie użycie pełnego imienia i nazwiska, aby zademonstrować profesjonalny wizerunek.
4. Odpowiednio ślepa kopia (BCC).
Właściwą etykietą e-mailową jest używanie BCC podczas wysyłania e-maili do dużej grupy nieznających się odbiorców, aby chronić swoje e-maile przed ujawnieniem innym.
Dowiedz się więcej: Jak używać CC i UDW w mailach?
5. Stwórz jasny i zwięzły temat
Postępuj zgodnie z etykietą wiadomości e-mail, podsumowując opisowy i krótki temat. Umożliwia odbiorcom zrozumienie celu i szybkie ustalenie priorytetów odpowiedzi. Brak tematu lub długi, niejasny temat sprawi, że Twój e-mail będzie wyglądał na spam i zostanie przeniesiony do kosza.
6. Zacznij od profesjonalnego pozdrowienia
Rozpocznij swój e-mail od grzecznego i odpowiedniego pozdrowienia. W zależności od relacji z odbiorcą i sytuacji komunikacyjnej możesz odpowiednio dostosować pozdrowienia, ale nigdy nie witaj ludzi zbyt swobodnymi i bezosobowymi wyrażeniami, takimi jak „Hej”, „Hej”, „Witajcie ludzie” i „Witajcie chłopaki”. „.
Dowiedz się więcej: Jak rozpocząć e-mail?
7. Przedstaw się jasno
Kolejną zasadą etykiety e-mailowej jest krótkie przedstawienie siebie i swojej firmy, aby ustalić kontekst podczas korespondencji z nową osobą lub wysyłania wiadomości uzupełniającej.
Dowiedz się więcej: Jak przedstawić się w mailu?
8. Zachowaj ostrożność w przypadku humoru i emotikonów
W miejscu pracy uważaj na humor, sarkazm, emoji, emotikony i memy podczas pisania wiadomości e-mail dotyczących etykiety biznesowej. Mogą zostać błędnie zinterpretowane w komunikacji pisemnej i stać się ogromnym czynnikiem rozpraszającym.
9. Dbaj o bezpieczeństwo poufnych informacji
Zachowaj ostrożność podczas przekazywania poufnych informacji pocztą elektroniczną. Dobrą wskazówką dotyczącą etykiety biznesowej poczty elektronicznej jest unikanie wiadomości pisemnych i rozważenie szyfrowania.
10. Staraj się, aby Twoje e-maile były zwięzłe i na temat
Uważaj na długość swojego e-maila. Długie, chaotyczne e-maile mogą być przytłaczające i spowodować przeoczenie kluczowych informacji. Przechodząc od razu do rzeczy, okazujesz szacunek dla czasu odbiorcy.
11. Powstrzymaj się od używania wykrzykników
W e-mailach związanych z etykietą biznesową nie powinieneś używać wykrzyknika więcej niż raz, aby wyrazić emocje. Twoja wiadomość będzie wydawać się agresywna, wściekła i nieprofesjonalna, jeśli użyjesz zbyt wielu wykrzykników w jednym e-mailu.
12. Nie używaj wielkich liter
W razie potrzeby dopuszczalne jest użycie odpowiednich liter w celu podkreślenia wyrazu. Jednak użycie wielkich liter może spowodować, że inni błędnie zinterpretują Twój przekaz i intencje.
13. Zachowaj klasykę czcionek
Twój e-mail będzie trudny do odczytania ze względu na dziwaczne czcionki, dzikie kolory i niekonwencjonalne rozmiary. Trzymaj się standardowych norm dotyczących poczty elektronicznej, aby używać klasycznej i spójnej czcionki w całej treści wiadomości e-mail: Kolor: czarny
Rozmiar: 10 lub 12 punktów
Czcionki: Arial, Calibri, Helvetica lub Times New Roman
14. Ćwicz dobrą gramatykę i ortografię
Źle napisane e-maile mogą mieć negatywny wpływ na Twoją karierę, ponieważ wskazują, że nie przywiązujesz wagi do szczegółów. Jako profesjonalista powinieneś wiedzieć, jak korzystać z narzędzi gramatycznych i ortograficznych, aby uniknąć błędów.
15. Udostępniaj linki poprawnie
Wklejanie całych adresów URL do wiadomości e-mail nie jest właściwą etykietą e-mailową. Zamiast tego podawaj hiperłącza lub skrócone adresy URL, aby ułatwić odbiorcy otwarcie wiadomości e-mail.
16. Unikaj nadmiernych skrótów i akronimów
Chociaż możesz używać skrótów i akronimów specyficznych dla branży, zrozumiałych dla Ciebie i Twoich odbiorców, unikaj ich nadużywania, aby uniknąć nieporozumień.
17. Odpowiadaj na e-maile w ciągu 24 godzin
Chociaż nie możesz natychmiast odpowiedzieć na wszystkie e-maile, możesz przeglądać swoją skrzynkę odbiorczą i ustalać priorytety swoich odpowiedzi. Staraj się odpowiadać na e-maile szybko, najlepiej w ciągu 24 godzin.
18. Pomyśl dwa razy zanim przekażesz dalej
Nigdy nie przesyłaj dalej łańcuszków e-maili ani nieistotnych wiadomości, które mogą zaśmiecać skrzynki odbiorcze odbiorców. Ważne jest, aby podsumować dyskusję w wątku e-mailowym. Nie przesyłaj dalej wiadomości e-mail, które nie są przeznaczone do przesyłania dalej.
19. Oszczędnie używaj opcji „Odpowiedz wszystkim”.
Funkcja „Odpowiedz wszystkim” jest przydatna, ale czasami może powodować poważne błędy w etykiecie biznesowej poczty e-mail. Zanim naciśniesz przycisk „Odpowiedz wszystkim”, upewnij się, że Twoja odpowiedź jest istotna i potrzebna każdemu.
20. Uważaj na przywiązania
Dołączanie dokumentów pomocniczych do firmowej wiadomości e-mail to dobra etykieta e-mailowa. Kompresuj duże pliki i informuj odbiorcę o ewentualnych załącznikach.
21. Ustawiaj informacyjne odpowiedzi poza biurem
Jeśli nie możesz odpowiedzieć szybko, ponieważ jesteś poza pracą, skonfiguruj automatyczną odpowiedź „poza biurem”, aby poinformować innych o Twojej niedostępności i zapewnić alternatywny kontakt w nagłych przypadkach.
22. Bądź świadomy różnic kulturowych
Zdecydowanie zaleca się, aby przed nawiązaniem jakiejkolwiek międzynarodowej komunikacji biznesowej zapoznać się z pochodzeniem kulturowym i tabu językowymi swoich partnerów biznesowych.
23. Sprawdź dokładnie adres e-mail odbiorcy
Przed wysłaniem wiadomości e-mail sprawdź, czy adres e-mail odbiorcy jest poprawny. Pomoże Ci to uniknąć przypadkowego wysłania poufnych plików lub niepotrzebnych e-maili w niepowołane ręce.
24. Sprawdź przed wysłaniem
Jedną z najważniejszych etykiet e-mailowych jest sprawdzanie wiadomości e-mail przed naciśnięciem przycisku Wyślij. Pomaga wyłapać ewentualne błędy i zidentyfikować obszary wymagające poprawy.
25. Wybierz sposób podpisania się oszczędnie
Aby wywrzeć trwałe wrażenie na końcu wiadomości e-mail, należy przestrzegać etykiety e-mailowej, używając profesjonalnego i odpowiedniego podpisu, np. „Z poważaniem”, „Z wyrazami szacunku” lub „Z poważaniem”.
Dowiedz się więcej: Jak zakończyć e-mail?
26. Dołącz profesjonalny podpis e-mailowy
Utwórz profesjonalny podpis i pozwól, aby Twój klient poczty e-mail automatycznie dodawał go do wiadomości e-mail. Biznesowy podpis e-mail powinien zawierać Twoje imię i nazwisko, stanowisko, nazwę firmy, dane kontaktowe i wszelkie odpowiednie linki.
27. Wstaw wezwanie do działania
Skuteczne jest umieszczenie wezwania do działania w pobliżu zakończenia treści wiadomości e-mail, aby odbiorcy zrozumieli, co należy zrobić i natychmiast podjęli działania.
28. Śledź otwarcia e-maili i współczynnik klikalności
Jeśli masz listę mailingową, użyj narzędzia do śledzenia poczty e-mail, aby dowiedzieć się, kto nie otworzy poprzedniego e-maila. Możesz zdecydować, kiedy i komu wysyłać przypomnienia. Współczynnik klikalności może zostać wykorzystany do zmiany tematu wiadomości w przypadku późniejszej wysyłki.
29. Twórz wiadomości dostosowane do urządzeń mobilnych
Ponad jedna trzecia profesjonalistów biznesowych otwiera swoje e-maile na urządzeniach mobilnych, dlatego częścią etykiety e-mailowej jest upewnienie się, że e-maile są przyjazne do odczytania na telefonie lub tablecie.
Użyj generatora wiadomości e-mail AI, aby pomóc w przestrzeganiu etykiety biznesowej poczty e-mail
HIX.AI może być Twoim osobistym asystentem poczty elektronicznej. Posiada narzędzie do pisania e-maili AI , które może przepisywać lub generować wiadomości e-mail zgodnie z odpowiednią etykietą e-mailową. Możesz go używać do tworzenia biznesowych wiadomości e-mail w celu kontaktu, odpowiedzi i dalszych działań .
- Użyj algorytmów sztucznej inteligencji opartych na ChatGPT , aby ulepszać i tworzyć wiadomości e-mail zgodnie z najlepszymi praktykami etykiety e-mailowej
- Zadbaj o spójny i profesjonalny ton swoich e-maili
Wniosek
Twoje umiejętności komunikacyjne odzwierciedlają Twoją osobowość i możliwości zawodowe. Przestrzegając etykiety e-maili w biznesie, możesz zrobić pozytywne wrażenie i otworzyć możliwości rozwoju kariery. Postępuj zgodnie ze wskazówkami dotyczącymi etykiety biznesowej poczty e-mail zawartymi w artykule lub skorzystaj ze skutecznego narzędzia do tworzenia wiadomości e-mail opartego na sztucznej inteligencji, aby generować wysokiej jakości wiadomości e-mail.