Zakończenia e-maili nie cieszą się dużym zainteresowaniem w świecie pisania, ale w rzeczywistości są ważniejsze, niż myślisz. Są ostatnią rzeczą, którą przeczyta odbiorca i pozostawią mu ostateczny smak Twojej wiadomości.
Wybór odpowiedniego zakończenia może zadecydować o otrzymaniu odpowiedzi lub zignorowaniu wiadomości e-mail. To naprawdę jest takie ważne.
Zamierzamy traktować zakończenia tak, jak na to zasługują – i skupiać się na zakończeniach od początku, środka i końca. Wyjaśnimy znaczenie zakończeń e-maili, przedstawimy 20 przykładów zakończeń e-maili (tak, jest ich naprawdę wiele!) i pokażemy, jak poprawnie ich używać.
Co to są zakończenia e-maili (i dlaczego mają znaczenie)?
Zakładamy, że już piszesz e-maile. Jakich końcówek e-maili używasz?
Większość z nas znajduje zakończenie, które najbardziej mu odpowiada i dodaje je na końcu każdego wysyłanego e-maila. Przyjrzyj się swojemu i zobacz, czy dostrzegasz wzór!
Oczywiście często używamy kilku zakończeń e-maili w różnych sytuacjach. Możemy je z grubsza podzielić na dwie kategorie e-maili:
- Osobiste e-maile – są to wiadomości, które wysyłasz do przyjaciół, rodziny, zaufanych współpracowników i innych osób nieprofesjonalnych.
- Profesjonalne e-maile – są to e-maile wysyłane do klientów, interesariuszy biznesowych, menedżerów, szefów i dyrektorów. Będziesz ich także używać podczas ubiegania się o pracę, kontaktowania się z innymi specjalistami oraz gdy inne osoby mogą czytać Twoje e-maile (na przykład podczas składania skargi).
Podczas pisania e-maili bardzo ważne jest, aby znaleźć odpowiednie zakończenie e-maila, które będzie pasować do kontekstu. Jak? Zacznijmy od kilku próbek końcówek e-maili.
20 unikalnych zamknięć e-maili – czym są i kiedy je stosować
Omówiliśmy teorię; teraz czas przejść do praktyki! Oto 20 typowych zamknięć e-maili wyjaśniających, czym są i kiedy należy ich używać.
- Najlepiej: Jest to klasyczne, bezpieczne i powszechnie akceptowalne podpisanie. To doskonały wybór w przypadku półformalnych i nieformalnych wiadomości e-mail, ale może nie nadawać się do wiadomości e-mail wysyłanych do dyrektorów lub znanych klientów. (Osobiste i zawodowe)
- Z pozdrowieniami: Jest to coraz popularniejszy sposób zakończenia wiadomości e-mail. „Z pozdrowieniami” to świetna alternatywa dla bardziej formalnych zakończeń, takich jak „Z poważaniem”. (Osobiste i zawodowe)
- Czekamy na wiadomość od Ciebie: tej opcji używamy, gdy oczekujesz odpowiedzi, na przykład zaproszenia na spotkanie lub udostępnienia propozycji. Zachęca czytelnika do nawiązania kontaktu i nie ignorowania wiadomości e-mail. Użyj go, gdy naciskasz na odpowiedź. (Osobiste i zawodowe)
- Z poważaniem: To jest formalne i (jeśli mamy być szczerzy) staromodne zakończenie e-maila. Nie jest już używany, ale nie wydaje się nie na miejscu na zakończenie formalnej wiadomości do profesjonalisty (lekarza, profesora, prawnika itp.). (Profesjonalny)
- Twoje: Trochę jak „Z poważaniem” powyżej, „Twoje” jest staromodne i nieaktualne. Nasza rada jest taka, aby znaleźć alternatywę. (Profesjonalnie – ale oszczędnie)
- Z poważaniem: To (i przykładowe zakończenie poniżej) pochodzi z okresu pisania formalnego listu. Nie ma nic złego w tym, że komunikujesz się zawodowo (na przykład wyślij potwierdzenie uczestnictwa w weselu). (Profesjonalnie – ale oszczędnie)
- Z poważaniem: W tradycyjnym pisaniu listów jest to sposób zakończenia listu do osoby, której nie znasz. Podobnie jak w przypadku telefonów VHS i telefonów stacjonarnych, lepiej pozostawić to przeszłości. (Profesjonalnie – ale oszczędnie)
- Pozdrawiam: To bardzo nieformalna końcówka e-maila, której możesz użyć w zaproszeniu na imprezę lub do znajomego. Jest dość wyluzowany. (100% osobiste)
- Dzięki: stary ulubieniec! „Dzięki” to prosty i powszechnie akceptowany sposób wyrażenia wdzięczności, używany także w innych językach. (Osobiste i zawodowe)
- Z góry dziękuję: To zakończenie jest jednocześnie instrukcją. Jest tam napisane: „odeślij mi wiadomość, gdy zrobisz to, o co cię prosiłem”. Możesz używać tego ze znajomymi, ale mogą spodziewać się czegoś mniej formalnego. (Osobiste i zawodowe)
- Wielkie dzięki: to dość anonimowe zakończenie, ale skuteczne we wszystkich ustawieniach. (Osobiste i zawodowe)
- Pozdrowienia: Tak, oto kolejny bezpieczny i powszechnie akceptowany podpis, którego możesz bezpiecznie używać w dowolnym typie wiadomości e-mail. (Osobiste i zawodowe)
- Z poważaniem: to piękny i romantyczny sposób na zakończenie e-maili i prawdopodobnie najlepiej będzie go zostawić w spokoju. ( (Osobiste i zawodowe, ale w ogóle byśmy tego nie używali)
- Z szacunkiem: czy ktoś tego używa? Wydaje się, że tak, ale jest to dziwne. Nie jest to ani ciepłe, przyjazne, ani formalne. Unikać. (Osobiste i zawodowe)
- Z pozdrowieniami: Podoba nam się ten. Jest to odmiana słowa „Z pozdrowieniami” i można go użyć w tym samym kontekście. (Osobiste i zawodowe)
- Pozdrawiamy: Podobnie jak powyżej, podoba nam się to. Dodaj go do swojego końcowego arsenału. (Osobiste i zawodowe)
- Najlepsze życzenia: To miłe i pozytywne zakończenie, które często zobaczysz w e-mailach między przyjaciółmi. (Osobiste i zawodowe, jeśli znasz tę osobę)
- Daj mi znać, co myślisz: Jeśli pytasz kogoś o opinię lub pogląd, to jest to dobre zakończenie. Mówi im, że zostaną wysłuchani i że jesteś otwarty. (Osobiste i zawodowe)
- Czy jesteś zainteresowany?: Jest to wyspecjalizowane zakończenie, którego możesz użyć podczas wysyłania propozycji, zaproszenia na spotkanie lub oferty do danej osoby.
- Chcesz porozmawiać?: Podobnie jak w powyższym przykładzie, służy to do namawiania do interakcji. Wkładasz piłkę w ich boisko i prosisz (ale nie żądasz) odpowiedzi. Lubimy to. (Osobiste i zawodowe)
Jak zakończyć wiadomość e-mail odpowiednią końcówką
Mamy nadzieję, że maksymalnie ułatwiliśmy wybór odpowiedniego zakończenia. Możesz po prostu przejrzeć listę i znaleźć taką, która pasuje.
Podejmując decyzję, oto 5 rzeczy do rozważenia:
- Czy dobrze znasz tę osobę? Jeśli tak, to możesz zastosować dowolne zakończenie!
- Czy wysyłasz e-maile do kogoś, kto ma władzę lub stanowisko kierownicze? Wybierz formalne zakończenie, aby uniknąć jakichkolwiek problemów.
- Czy temat i kontekst Twojego e-maila są wrażliwe? Wybierz profesjonalne zakończenie.
- Naciskasz na wynik? Użyj aktywnego zakończenia, takiego jak „Chcesz porozmawiać?” lub „Czekam na wiadomość od Ciebie”.
- Czy żyjesz w XXI wieku? Jeśli tak, unikaj staromodnych zakończeń, takich jak „Z poważaniem” lub „Z poważaniem”, ponieważ są one po prostu przestarzałe i stare.
Kolejną przydatną sztuczką jest przeczytanie e-maila i wypowiedzenie na głos zakończenia. Jak to brzmi? Jeśli brzmi OK, prawdopodobnie jest OK – więc kontynuuj. Jeśli nie, skorzystaj z naszej listy powyżej i wybierz alternatywę.
Wniosek
Dziękujemy za przeczytanie do końca tego przewodnika dotyczącego zakończenia e-maila.
Serdeczne pozdrowienia,
Widzisz, znalezienie odpowiedniego zakończenia e-maila i jego użycie jest naprawdę takie proste. Aby znaleźć odpowiednie zakończenie, trzeba zrozumieć odbiorców (osobistych lub zawodowych) i pisać dla nich. Jeśli nie możesz znaleźć odpowiednich słów, wypróbuj generator wiadomości e-mail HIX.AI Ten inteligentny asystent pisania e-maili oparty na sztucznej inteligencji może w ciągu kilku sekund utworzyć skuteczne e-maile (w tym końcówki), dzięki czemu możesz kontynuować swoją pracę. Wypróbuj już dziś.