E-postavslutninger får egentlig ikke mye oppmerksomhet i skriveverdenen, men de er faktisk viktigere enn du tror. De er det siste mottakeren vil lese og vil gi dem en siste smak av meldingen.
Å velge riktig avslutning kan være forskjellen mellom å motta et svar og å få e-posten din ignorert. Det er virkelig så viktig.
Vi skal gi avslutningene den behandlingen de fortjener – og fokusere på avslutningene fra start, midten og slutten. Vi skal forklare viktigheten av e-postavslutninger, gi 20 e-postavslutningseksempler (ja, det er virkelig så mange!), og vise deg hvordan du bruker dem riktig.
Hva er e-postavslutninger (og hvorfor er de viktige)?
Vi kommer til å anta at du allerede skriver e-poster. Hvilke e-postavslutninger bruker du?
De fleste av oss finner en avslutning vi er komfortable med og legger den til på slutten av hver e-post vi sender. Ta en titt på din og se om du kan se et mønster!
Det er klart at vi ofte bruker flere e-postavslutninger for forskjellige situasjoner. Vi kan grovt sett dele disse inn i to e-postkategorier:
- Personlige e-poster – Dette er meldingene du sender til venner, familie, pålitelige kolleger og andre ikke-profesjonelle.
- Profesjonelle e-poster – Dette er e-poster sendt til kunder, kunder, forretningsinteressenter, ledere, sjefer og direktører. Du vil også bruke dem når du søker på en jobb, engasjerer deg med andre fagfolk og når andre kan lese e-postene dine (som når du klager).
Når du skriver e-poster, er det avgjørende at du finner en passende e-postavslutning som er relevant for konteksten. Hvordan? La oss starte med noen e-postavslutningseksempler.
20 unike e-postavslutninger – hva de er og når de skal brukes
Vi har dekket teorien; nå er det på tide å sette seg inn i det praktiske! Her er 20 vanlige e-postavslutninger som forklarer hva de er og når det er hensiktsmessig å bruke dem.
- Best: Dette er en klassisk, sikker og universelt akseptabel sign-off. Det er et godt valg for semi-formelle eller uformelle e-poster, men det er kanskje ikke egnet for e-poster til direktører eller høyprofilerte kunder. (Personlig og profesjonell)
- Vennlig hilsen: Dette er en stadig mer populær måte å avslutte en e-post på. «Vennlig hilsen» er et flott alternativ til mer formelle avslutninger som «Vennlig hilsen». (Personlig og profesjonell)
- Ser frem til å høre fra deg: Dette brukes når du forventer svar, for eksempel en møteforespørsel eller deling av et forslag. Det oppfordrer leseren til å ta kontakt og ikke ignorere e-posten. Bruk den når du presser på for et svar. (Personlig og profesjonell)
- Vennlig hilsen: Dette er en formell og (hvis vi skal være ærlige) gammeldags e-postavslutning. Det er egentlig ikke brukt lenger, men det ville ikke føles malplassert på slutten av en formell melding til en profesjonell (lege, professor, advokat, etc.). (Profesjonell)
- Hilsen: Litt som «Vennlig hilsen» ovenfor, «Din» er gammeldags og utdatert. Vårt råd er å finne et alternativ. (Profesjonell – men sparsomt)
- Vennlig hilsen: Dette (og eksempelavslutningen nedenfor) kommer fra en tid med formell brevskriving. Det er OK hvis du sender meldinger profesjonelt (send en RSVP til et bryllup, for eksempel). (Profesjonell – men sparsomt)
- Med vennlig hilsen: I tradisjonell brevskriving er dette måten å avslutte et brev til noen du ikke kjenner. Som VHS og fasttelefoner er det best å overlate det til fortiden. (Profesjonell – men sparsomt)
- Skål: Dette er en superuformell e-postavslutning du kanskje vil bruke i en festinvitasjon eller til en fast venn. Det er ganske tilbakelent. (100 % personlig)
- Takk: Den gamle favoritten! "Takk" er en enkel og universelt akseptert måte å uttrykke takknemlighet på, og den brukes også på andre språk. (Personlig og profesjonell)
- På forhånd takk: Denne avslutningen er også en instruksjon. Det står "Send meg tilbake når du har gjort det jeg spurte om". Du kan bruke dette med vennene dine, men de kan forvente noe litt mindre formelt. (Personlig og profesjonell)
- Mange takk: Dette er en ganske anonym avslutning, men den er effektiv i alle innstillinger. (Personlig og profesjonell)
- Hilsen: Ja, her er en annen sikker og universelt akseptert sign-off du trygt kan bruke i alle typer e-post. (Personlig og profesjonell)
- Med vennlig hilsen: Dette er en vakker og romantisk måte å avslutte e-postene dine på, og det er nok best å la den være i fred. ( (Personlig og profesjonelt, men vi ville ikke brukt det i det hele tatt)
- Med respekt: Er det noen som bruker dette? Det ser ut til at de gjør det, men det er en merkelig en. Det er verken varmt og vennlig eller formell. Unngå. (Personlig og profesjonell)
- Vennlig hilsen: Vi liker denne. Det er en variant av "Vennlig hilsen", og kan brukes i samme sammenheng. (Personlig og profesjonell)
- Vennlig hilsen: Som "Best hilsen" ovenfor, vi liker det. Legg den til sluttarsenalet ditt. (Personlig og profesjonell)
- Beste ønsker: Dette er en snill og positiv avslutning du ofte vil se på e-poster mellom venner. (Personlig og profesjonell hvis du kjenner personen)
- Gi meg beskjed om dine tanker: Hvis du spør noens mening eller syn, er dette en god avslutning. Den forteller dem at de vil bli lyttet til og at du er åpen. (Personlig og profesjonell)
- Er du interessert?: Dette er en spesialisert avslutning du kan bruke når du sender et forslag, møteforespørsel eller tilbud til en person.
- Vil du chatte?: Som eksemplet ovenfor, brukes dette til å presse på for en interaksjon. Du legger ballen på banen deres og ber (men krever ikke) et svar. Vi liker det. (Personlig og profesjonell)
Hvordan avslutte en e-post med en passende e-postavslutning
Vi har (forhåpentligvis) gjort det så enkelt som mulig å velge en passende avslutning her. Du kan ganske enkelt gå nedover listen og finne en som passer.
Når du bestemmer deg, er det 5 ting du bør vurdere:
- Kjenner du personen godt? I så fall kan du bruke hvilken som helst avslutning!
- Sender du e-post til noen med makt eller en myndighetsposisjon? Gå for en formell avslutning for å unngå problemer.
- Er e-postemnet eller kontekstsensitivt? Gå for en profesjonell avslutning.
- Presser du på for et resultat? Bruk en aktiv avslutning som "Vil du chatte?, eller "Gleder meg til å høre fra deg".
- Lever du i det 21. århundre? Unngå i så fall gammeldagse avslutninger som "Vennlig hilsen" eller "Venlig hilsen", siden de bare er utdaterte og gamle.
Et annet nyttig triks er å lese gjennom e-posten og si avslutningen høyt. Hvordan høres det ut? Hvis det høres OK ut, er det sannsynligvis OK – så fortsett med det. Hvis ikke, bruk listen ovenfor og velg et alternativ.
Konklusjon
Takk for at du leste til slutten av denne e-postavslutningsveiledningen.
Vennlig hilsen,
Se, det er virkelig så enkelt som dette å finne en passende e-postavslutning og bruke den. Trikset for å finne en passende slutt er å forstå publikum (personlig eller profesjonell) og skrive for dem. Hvis du ikke finner de riktige ordene, prøv HIX.AI sin e-postgenerator . Denne intelligente, AI-drevne e-postskriveassistenten kan lage effektive e-poster (inkludert avslutninger) på sekunder, slik at du kan fortsette med jobben din. Prøv det i dag.