Kjære herr/fru, takk for at du leste vår guide til formelle e-poster. Vi vil gjerne vise deg gjennom den fantastiske verdenen av formelle e-poster.
Det er slik du kan forestille deg at formelle e-poster er, men ting har endret seg. Vi har droppet "Dear Sir/Madam" for en mer personlig tilnærming. Det er flott, men vi må holde oss profesjonelle også.
Hvorfor? Fordi formelle e-poster brukes over hele verden til å bygge forbindelser, booke møter, si takk, akseptere jobber, trekke seg fra roller og millioner av andre ting!
Vi er e-posteksperter med et uovertruffen øye for detaljer. Vil du lære hvordan du skriver bedre e-poster? Denne guiden dekker alt du trenger å vite, inkludert 5 profesjonelle e-posteksempler, en oversikt over e-postformatet og noen eksperttips. Du kan bruke våre prøver eller knuse dem ved å lage dine egne!
I denne veiledningen dekker vi:
- Formell hilsen e-post
- Formell takke-e-post
- Formell faktura e-post
- Formell oppsigelses-e-post
- Formell farvel-e-post
Mot slutten vil du ha ferdighetene, erfaringen og forståelsen til å lage fantastiske formelle e-poster!
Hva er en formell e-post?
Formelle e-poster sendes til noen du ikke kjenner. Det kan være en ny kollega, kunde, sjef eller kald e-post for nytt arbeid.
Formelle e-poster er 100 % profesjonelle og følger det aksepterte forretningsmeldingsformatet. De inneholder ingen slang, vitser, kollokvialismer eller uklar terminologi. Og prøv aldri å være morsom i en formell e-post!
Hvis du aldri har skrevet en formell e-post, ikke bekymre deg! Vår grunnleggende veiledning nedenfor bryter ned det formelle formatet i enkle trinn.
Først, la oss starte med 5 profesjonelle e-posteksempler slik at du kan se hvordan det gjøres.
5 profesjonelle e-eksempler
Vi kan starte med 5 profesjonelle e-posteksempler for å illustrere de grunnleggende prinsippene. Disse e-posteksemplene er praktiske eksempler på forskjellige typer formelle e-poster. Bruk disse som inspirasjon for å lage dine egne formelle e-poster.
Formell hilsen e-post
Hilsnings-e-poster er forretningsnødvendigheter! Du sender disse til nye kolleger, kunder, klienter, sjefer, beboere, besøkende og mer. Vår formelle e-posteksempel på hilsen er enkel, tydelig og overbevisende – noe som betyr at du vil gjøre det beste førsteinntrykket.
Kjære [ mottakerens navn ] ,
Jeg håper denne e-posten finner deg godt. Jeg er [ Ditt navn ] , [ Din stilling ] hos [ Ditt firma ] . Jeg skriver for å ønske deg hjertelig velkommen når du begynner reisen med oss. Vi er begeistret for å ha deg om bord og ser frem til det unike perspektivet du vil bringe til teamet vårt.
Ta gjerne kontakt hvis du har spørsmål eller trenger hjelp når du slår deg til ro. Teamet vårt er her for å støtte deg, og vi er forpliktet til å sikre at overgangen din blir så smidig som mulig.
Nok en gang, velkommen til [ Ditt firma ] . Vi er glade for muligheten til å jobbe med deg og er sikre på at du vil gi betydelige bidrag til våre felles mål.
Vennlig hilsen
[ Ditt navn ]
Formell takke-e-post
Hvis noen har gjort noe for å hjelpe, er det på tide å si takk. I vårt formelle takkeeksempel på e-post holder vi det kort og fokuserer på virkningen og viktigheten av det personen har gjort. Så, uten forsinkelse, her er et formelt takkeeksempel på e-post.
Kjære [ mottakerens navn ] ,
Jeg håper denne e-posten finner deg godt. Jeg skriver for å uttrykke min oppriktige takknemlighet for din hjelp med [ spesifikk oppgave eller prosjekt ] . Din ekspertise og engasjement har i stor grad bidratt til suksessen.
Din støtte og veiledning har vært uvurderlig, og jeg er takknemlig for tiden og innsatsen du har lagt ned i dette arbeidet. Det er virkelig inspirerende å jobbe med noen som er så kunnskapsrike og dyktige som deg.
Takk igjen for dine enestående bidrag. Din bistand har hatt en betydelig innvirkning, og jeg er sikker på at vi vil fortsette å oppnå store ting sammen.
Vennlig hilsen
[ Ditt navn ]
Formell faktura e-post
Du har gjort jobben, så du må få betalt – og vi kan hjelpe med vårt formelle eksempel på e-faktura. Fakturaer handler om detaljer, så sørg for å sjekke hver linje og sikre at du har inkludert alle detaljene du trenger for å unngå at fakturaen din blir ignorert eller ubetalt.
Kjære [ mottakerens navn ] ,
Jeg håper denne e-posten finner deg godt. Jeg skriver for å formelt sende inn fakturaen for utført arbeid. Vedlagt finner du den detaljerte fakturaen for referanse.
Vennligst gå gjennom fakturaen og gi meg beskjed hvis det er nødvendig med avklaring eller tilleggsinformasjon. Det totale skyldige beløpet er [ Beløp ] og betalingsbetingelsene er [ Betalingsbetingelser ] .
Takk for oppmerksomheten din i denne saken. Hvis du har spørsmål eller bekymringer, ikke nøl med å ta kontakt.
Vennlig hilsen
[ Ditt navn ]
Formell oppsigelses-e-post
Så du har bestemt deg for å gå videre til en ny mulighet – du må si opp. Denne formelle oppsigelsesprøven på e-post er en profesjonell måte å forlate rollen din på samtidig som du opprettholder – og til og med forbedrer – omdømmet ditt.
Kjære [ mottakerens navn ] ,
Jeg håper denne e-posten finner deg godt. Jeg skriver for å informere deg om at jeg etter nøye overveielse og overveielse har tatt den vanskelige beslutningen om å trekke meg fra stillingen min i [ Firmanavn ] , med virkning fra [ Oppsigelsesdato ] .
Jeg er takknemlig for mulighetene og erfaringer jeg har fått i løpet av min tid i selskapet. Jeg har lært mye av å jobbe med et så dyktig team, og jeg setter pris på støtten og veiledningen fra mine kolleger og veiledere.
Fortell meg hvordan jeg kan hjelpe med overgangsprosessen. Jeg er forpliktet til å sikre en jevn overdragelse av mine ansvarsområder og vil gjøre mitt beste for å binde opp eventuelle løse tråder før avreise.
Takk for din forståelse og støtte. Jeg ønsker selskapet fortsatt suksess i fremtiden.
Vennlig hilsen
[ Ditt navn ]
Formell farvel-e-post
Denne formelle gode e-postprøven kan sendes på din siste dag i en rolle, i et selskap eller i en autoritetsposisjon. Formelle meldinger er profesjonelle og praktiske, så det kan være lurt å legge til noen eksempler eller følelser i denne e-posteksemplet.
Kjære [ mottakerens navn ] ,
Jeg håper denne e-posten finner deg godt. Jeg skriver for å informere deg om at i dag er min siste dag i denne rollen/stillingen i [ Firmanavn ] . Jeg ønsket å ta et øyeblikk til formelt å si farvel og uttrykke min dyptfølte takknemlighet for muligheten til å jobbe med deg og være en del av dette utrolige teamet.
I løpet av min tid her har jeg vært vitne til engasjementet og profesjonaliteten av hvert teammedlem, og jeg er takknemlig for støtten og oppmuntringen jeg har fått fra deg og hele teamet.
Jeg er stolt over arbeidet vi har oppnådd sammen og fremgangen vi har gjort. Det har vært en ære å jobbe med så dyktige individer, og jeg kommer virkelig til å savne å være en del av dette teamet.
Når jeg går videre til mitt neste eventyr, vil jeg ønske dere og mine beste ønsker. teamet for fortsatt suksess og vekst. Hold kontakten, og ikke nøl med å ta kontakt hvis du trenger hjelp eller har spørsmål.
Takk igjen for alt.
Vennlig hilsen
[ Ditt navn ]
Hvordan skrive formelle e-poster – den essensielle veiledningen
Å skrive formelle e-poster kan virke utfordrende, men det er faktisk enkelt. Hvorfor? Fordi det er et standard formelt e-postformat å følge. Ja, vi kan angi alt tilbake i bare tre seksjoner, eller byggeklosser. Hver seksjon følger den siste, flyter for å lage en formell e-post.
De tre delene inkluderer:
- Emnefeltet
- Brødtekst
- Avmelding/neste trinn
Det fine med formelle e-poster er at det ikke er nødvendig å prøve å være kreativ eller morsom. Faktisk er det det motsatte av hva du bør gjøre. Ingen som mottar en formell e-post forventer å le, smile eller synes det er morsomt. (Så ingen vitser, emojier eller bilder av katten din!)
Formelle e-poster er effektive fordi de er enkle, klare og lett å forstå. Denne viktige guiden bryter ned det formelle e-postformatet og viser deg hvordan du bygger din egen mal.
Formell e-postemnelinje
Alt starter med en formell e-postemnelinje. Emnelinjen for hver e-post bør samsvare med noen få regler. Emnelinjer bør være korte, lett forståelige, målrettede og profesjonelle.
Faktisk, jo færre ord du bruker, jo bedre. Dette er fordi de fleste vil sjekke ut meldinger på mobiltelefonen, og lange emnelinjer vises kanskje ikke riktig.
Formelle e-postemner er enkle og greie å skrive. Hvis du vil ha litt inspirasjon, prøv disse:
- Takk for din nylige e-post
- Hilsen fra (navnet ditt)
- Introduksjon: (navnet ditt)
- Vennligst godta min oppsigelse
- Oppsigelsesvarsel: (jobbnavn)
- Farvel på min siste dag
Ser du hva vi mener? Ingen personlighet, bare 100% profesjonell. Det er det formelle meldinger handler om.
Formell e-posttekst
I den formelle e-postteksten fordyper du deg i detaljene og engasjerer publikum. Det fine med formelle e-poster (som prøvene våre viser) er hvor enkle de er å skrive.
Her bygger vi opp en formell e-postprøve for å be om informasjon fra en ny leverandør.
Start med en høflig hilsen. Tidligere begynte alle formelle e-poster med «Kjære herr/fru» eller «Kjære (personens navn)» – men ting har gått videre. I dag bør du starte med personens navn ("Hei") eller med et samlebegrep hvis du engasjerer en gruppe ("Hei, kolleger").
Et prinsipp alle e-poster bør følge er å oppsummere alt i den første setningen eller avsnittet.
Så i dette formelle e-posteksemplet vil vi be om litt informasjon.
"Mitt navn er (navnet ditt). Jeg kontakter deg fra (selskapets navn) og vil gjerne be om (hva enn du vil be om)."
Dette er et grunnleggende budskap, men det gjør alt du trenger det til. Vi ønsker å legge til mer kontekst, slik at vi kan inkludere flere detaljer i e-posteksemplet vårt.
"Jeg ber om informasjonen for min virksomhet. Vi er interessert i å lære om produktene dine når vi søker alternative leverandører."
Dette er flott. Forklar nå nøyaktig hva du ønsker. Bruk punktlister eller lister for å gjøre det så enkelt som mulig for leverandører å fullføre forespørslene dine:
"For å gjøre det så enkelt som mulig for deg å fullføre forespørselen min, har jeg listet opp det jeg trenger her: (inkluder liste)."
Lær mer om hvordan du skriver e-poster som ber om noe .
Formell e-postavmelding/neste trinn
På slutten av e-posten vil du gjerne avslutte ting profesjonelt – men før du gjør det, legg til en tidsfrist og angi de neste trinnene. Hvordan? La oss vise deg denne e-posteksemplet avslutningen.
"Vi har sendt denne forespørselen til flere andre leverandører og har satt en svarfrist på (sett inn fristdato). Kan du bekrefte at du har mottatt denne e-posten og at du har tenkt å sende inn et svar? Hvis du har spørsmål eller forespørsler eller krever avklaring av eventuelle detaljer, kan du kontakte meg på (sett inn kontaktinfo)."
Vi er nesten i mål – men du må melde deg høflig av.
"På forhånd takk for at du sendte inn et svar. Vi er begeistret over potensialet ved å samarbeide med deg."
Til slutt, legg til en avmelding (Mange takk, vennlig hilsen osv.) og resten av informasjonen din. Inkluder navn, stillingstittel, kontaktinformasjon og full signatur.
Finn ut mer om hvordan du avslutter en e-post profesjonelt .
Gjøre og ikke gjøre for formelle e-poster
Her er noen bør og ikke-er for å hjelpe deg med å lage formelle e-poster som får resultatet du ønsker. Det handler om å hjelpe deg med å finne stemmen din og levere en melding som skjærer gjennom støyen.
- Ikke bruk "Dear Sir/Madam". Bruk personens fornavn.
- Ikke vent i evigheter for å komme til poenget. Oppsummer det i første setning.
- Ikke glem noen detaljer. Ta deg tid til å lage en melding og sjekke at du har inkludert alt.
- Ikke gå off-script og ignorer formatet. Følg guiden vår ovenfor.
- Ikke lag vitser eller prøv å få folk til å le. Bruk en profesjonell tone.
- Ikke kast bort tiden. Hold e-poster så korte som mulig.
- Ikke slit med å skrive e-poster på egenhånd. Bruk HIX.AI e-postgenerator .
- Ikke send den uten korrekturlesing. Gjør korrekturlesing (selvfølgelig).
- Ikke glem å legge til en CTA og de neste trinnene. Unngå å høres ut som om du forteller noen hva de skal gjøre.
Konklusjon
Takk for at du leste. Med vennlig hilsen HIX.AI .
OK, det formelle e-postformatet har endret seg litt (heldigvis), men du må fortsatt vite hvordan du skriver profesjonelle e-poster på arbeidsplassen. Her er vår essensielle grunnbok: Hold deg til formatet, følg rådene våre og fokuser på å lage korte og forretningsmessige meldinger. Hvis du sliter, sjekk ut e-posteksemplene våre for inspirasjon. Eller, for de enkleste, enkleste og mest effektive formelle e-postene, bruk HIX.AI – verdens beste AI-assistent for forretningsskriving.