Aldri skrevet en e-post før? Vi tar deg helt tilbake til det grunnleggende i vår e-postskoleartikkel. Vi skal utforske e-postformatet og se på hver del for å forklare hvordan de jobber sammen for å bygge en melding med mening.
Hvis du sitter der og lurer på: "Hvorfor skal jeg gidde å lære å skrive e-poster riktig?" Du trenger ikke. Imidlertid er det formelle e-postformatet ganske universelt over hele verden. Det er måten å få ting gjort på!
For de som ønsker å lære om hvordan du formaterer en e-post, les videre!
Hva er riktig e-postformat?
Hver flotte e-post (og til og med de søppel) består av 4 deler. Disse 4 delene fungerer sammen, og kommer sammen som et vakkert puslespill for å skape det perfekte budskapet.
Gå glipp av en av dem (for eksempel hilsenen), og leseren kan bli forvirret eller til og med litt fornærmet.
De fire delene av hver e-post inkluderer:
- Emnelinje på e-post
- Emai hilsen
- E-posttekst
- E-postavlogging/neste trinn
Klikk åpne "ny melding" og skriv inn en e-postadresse i "Til"-boksen, så er vi klare til å bygge vår formelle engelske e-post ved å bruke det universelt aksepterte e-postformatet.
Emnelinje på e-post
Emnelinjen er der byggingen av din formelle e-post starter. Lag en dårlig emnelinje, og det er også der den kan ende også.
Emnelinjer skal gi et klart øyeblikksbilde av hva e-posten din er uten at personen i det hele tatt trenger å åpne den.
Det er ingen konsensus, men de beste – og mest effektive – emnelinjene er korte (5 - 7 ord).
Dette er ganske enkelt fordi de fleste av oss leser og anmelder e-poster på mobiltelefonene våre, som vil klippe emnelinjer i en viss lengde.
Å skrive emnelinjer er en kunstform, og vi er begrenset når det gjelder plass her, men her er noen emnelinjealternativer for å vise deg hvordan det fungerer:
- Møteforespørsel – (inerte datoer)
- (Ditt navn) – Intervjubekreftelse
- Beklager for å ha gått glipp av avtalen vår
- Bekreftelse på oppmøte – (Eventdetaljer)
- Vil du øke salget? Her er 5 måter!
- Gjør du disse vanlige e-postfeilene?
- Vil du se kraften i AI? Prøv HIX.AI AI e-postgenerator !
Emnelinjen spiller en avgjørende rolle for å sette opp konteksten til e-posten din, så gjør det riktig, og du er godt i gang.
E-posthilsen
Forhåpentligvis har personen som mottok e-posten din klikket åpen og er nå i ferd med å lese den. Du bør alltid begynne med en personlig hilsen som bruker personens navn.
Vi anbefaler å velge ett av følgende:
- "Hei (personens navn)
- "Hei (personens navn)
Hvorfor ikke bruke "Kjære"? Fordi e-postetiketten har endret seg. Selv om det fortsatt er et sted for formelle hilsener (som å svare på en RSVP-forespørsel), brukes de ikke lenger på jobben. Du kan også arkivere "Dear Sir/Madam" på samme sted (i søppelbøtta).
Lær mer om e-postetikettetips .
E-posttekst
Brødteksten er kjernen i meldingene dine.
Lengden er diktert av hva du vil si og detaljnivået du går inn på. E-poster kan være så korte som en enkelt setning:
"Jeg kan bekrefte at jeg har mottatt møteforespørselen din og at jeg kan delta."
Men når du skriver en e-postsøknad, vil du gi mye mer informasjon, som beskriver rollen du søker på og dine nøkkelferdigheter.
Her er noen av de viktigste tingene du bør huske når du skriver en formell e-posttekst:
- Oppsummer alt i de første en eller to setningene (hvis du kan).
- Bruk de påfølgende avsnittene for å legge til flere detaljer.
- Hold ting raskt og kort, ikke overbelast folk med informasjon.
- Unngå lange tekststykker og del avsnitt i håndterbare biter.
- Bruk gjerne kulepunkter og andre måter å bryte opp teksten på.
- Ikke glem kontaktinformasjonen din.
Logg av e-post/neste trinn
Hvis du har fulgt instruksjonene ovenfor, har du laget en flott e-posttekst. Hvis e-posten din kun er til informasjon (som bekreftelse av oppmøte på et møte), kan du nå klikke send.
Men hvis du forventer at de skal gjøre noe (svare deg, sende dokument, bekrefte oppmøte osv.), så inkluderer du en oppfordring til handling (CTA). CTA-er er korte uttalelser som forklarer hva du vil at noen skal gjøre. Som dette:
"Kan du bekrefte at du har mottatt søknaden min og at jeg har gitt alt du har bedt om?"
Hvis du foreslår en handlingsmåte, noe vi kaller å angi de neste trinnene, må du alltid stave det på slutten av e-posten.
"De neste trinnene i prosessen inkluderer intervjuer, som vil finne sted (sett inn dato)."
Du vil inkludere en avslutning (for inspirasjon, sjekk veiledningen vår om hvordan du avslutter formelle e-poster ), samt navn, e-postsignatur og kontaktinformasjon.
Dette er prosessen med å skrive formelle e-poster !
5 eksempler på formelle e-postformater
Fortsatt ikke klar til å skrive dine egne formelle e-poster ennå? Det er ikke et problem! Her er 5 eksempler på formelle e-postformater skrevet av proffer for seergleden din. Disse dekker noen av situasjonene du kan oppleve, men du må fortsatt redigere, oppdatere og endre dem slik at de passer.
Ikke klipp og lim, men bruk dem som inspirasjon.
Formell møteforespørsel på e-post
Lei av å skrive ut møteforespørsler som ikke får svar? Se hvordan din sammenlignet med vårt formelle møteforespørselseksempel på e-post. (Vår er bedre, ikke sant?)
Kjære [ mottakerens navn ] ,
Jeg håper denne e-posten finner deg godt. Jeg skriver for å bekrefte planleggingen av vårt kommende møte.
Vennligst gi meg beskjed om den foreslåtte timeplanen fungerer for deg.
Takk for oppmerksomheten.
Vennlig hilsen
[ Ditt navn ]
Formell jobbsøknad e-post
Du har sett den perfekte jobben; nå er det på tide å søke. Denne formelle søknads-e-posten fokuserer på ferdighetene dine og promoterer deg som den beste personen for jobben. Gå og hent den!
Kjære [ mottakers navn ] ,
Jeg skriver for å formelt søke på stillingen ved [ firmanavn ] som nylig ble lagt ut på nettet. Jeg er spent på muligheten til å bli med i teamet ditt og bidra med mine ferdigheter og erfaringer.
Med over 10 års erfaring innen [ relevant felt ] har jeg utviklet et sterkt grunnlag innen [ spesifikke ferdigheter ] . Jeg er sikker på at min tekniske ekspertise, oppmerksomhet på detaljer og evne til å samarbeide vil gjøre meg til en verdifull ressurs for organisasjonen din.
Jeg har lagt ved CV-en min for gjennomgang. Hvis du trenger ytterligere informasjon, ikke nøl med å kontakte meg.
Takk for at du vurderer søknaden min. Jeg ser frem til muligheten til å diskutere hvordan mine kvalifikasjoner stemmer overens med kravene til stillingen.
Vennlig hilsen
[ Ditt navn ]
Formell intervjubekreftelse på e-post
Du har godkjent søknaden og sikret deg intervjuplassen, nå si ja som en mester med budskapet vårt. Denne formelle intervjubekreftelsesprøven spiller ikke rundt. Det er 100 % profesjonelt og fokusert på premien.
Kjære [ mottakerens navn ] ,
Jeg håper denne e-posten finner deg godt. Jeg skriver for å bekrefte planleggingen av vårt kommende møte.
Vennligst gi meg beskjed hvis den foreslåtte timeplanen fungerer for deg.
Takk for oppmerksomheten.
Vennlig hilsen
[ Ditt navn ]
Formell klient e-post
Med mindre du kjenner dem godt, bør du alltid lage formelle e-poster til kunder og kunder. Mens noen vil akseptere litt uformalitet, kan andre holde fast ved reglene. Her er en fantastisk formell e-post for enhver klient eller kunde.
Kjære [ mottakerens navn ] ,
Jeg stoler på at denne e-posten vil finne deg ved god helse og godt humør. Jeg skriver for å uttrykke vår takknemlighet for din bedrifts tro på tjenestene våre og vårt pågående forretningsforhold.
Vi streber kontinuerlig etter å tilby førsteklasses tjenester skreddersydd til dine unike behov. Med dette i bakhodet forsøker vi å bedre forstå opplevelsen din så langt og identifisere måter vi kan forbedre tjenestene våre ytterligere for å møte dine forventninger mer effektivt.
Vi setter stor pris på tilbakemeldingen din og setter stor pris på eventuelle kommentarer, observasjoner eller anbefalinger du måtte ha som vil hjelpe oss med å sikre at tjenestene våre stemmer overens med dine preferanser, krav og forretningsmål.
Vi erkjenner viktigheten av tiden din og takker deg for ditt forventede samarbeid og raske svar. Hvis du har spørsmål eller trenger ytterligere informasjon om noen aspekter av tjenestene våre eller partnerskapet vårt, ikke nøl med å ta kontakt.
Forventer ditt mest gunstige svar og fortsatt samarbeid.
Vennlig hilsen
[ Ditt navn ]
Formell ferieforespørsel på e-post
Er sjefen litt vanskelig? Vår også. Når du ber om ferie, viser dette formelle eksemplet ditt krav klart og enkelt. Du har jobbet hardt det siste året, og sikre deg nå ferien. Ikke glem å sende oss et postkort!
Kjære [ mottakerens navn ] ,
Jeg håper denne e-posten finner deg godt. Jeg skriver for å formelt be om en ferie for [ antall dager ] som starter på [ startdato ] og slutter på [ sluttdato ] . Som [ årsak til ferie ] tror jeg det er viktig for meg å ta litt fri for å lade opp og forynge meg.
Jeg har snakket med [ kollegas navn ] som har sagt ja til å dekke mine ansvarsområder under mitt fravær. Jeg vil sørge for at alle ventende oppgaver er fullført og gi detaljerte instruksjoner for eventuelle pågående prosjekter.
Vennligst gi meg beskjed hvis det er noen bekymringer eller hvis du trenger ytterligere informasjon før du godkjenner ferieforespørselen min. Jeg forstår viktigheten av å opprettholde en jevn arbeidsflyt og vil sørge for å minimere eventuelle forstyrrelser.
Takk for oppmerksomheten din på denne saken og for at du vurderer forespørselen min. Jeg ser frem til ditt raske svar.
Vennlig hilsen
[ Ditt navn ]
Må jeg bruke det profesjonelle e-postformatet?
Nei! Du kan gjøre det du vil. Du hopper også av sideveggen og går i veien eller prøver å åpne passasjerdøren midt under en flytur.
Det profesjonelle e-postformatet er universelt akseptert som det ferdige. Det som er bra med det formelle e-postformatet er at det gjør det enklere å skrive e-poster. Du trenger ikke å være morsom, kreativ eller finne inspirasjon hvor som helst – bare hold deg til reglene.
Du vil også oppdage at det profesjonelle e-postformatet går over hele verden. Mens engelsk er det internasjonale forretningsspråket, brukes det formelle formatet av folk som skriver på alle språk.
Vi håper denne bloggen har vist deg hvor enkelt det er å skrive formelle meldinger i riktig e-postformat. Hvis du fortsatt trenger litt mer støtte, sjekk ut 5 profesjonelle tips fra e-postekspertene på HIX.AI
5 profesjonelle tips for hvordan du formaterer en e-post
- Lag en mal - Hvis du er bekymret for å gå glipp av noe, så lag en mal. Du kan bruke Word, Google Docs eller annen produktivitetsprogramvare for å lage din egen mal. Deretter, når du trenger å skrive e-poster, kan du jobbe gjennom formatet. På slutten er det den siste, formelle e-posten din, 100 % riktig formatert.
- Gjør det upersonlig – OK, så du må begynne med personens navn, men etter det trenger du ikke gjøre for mye. Unngå store takk eller lange unnskyldninger, dette er business, og disse menneskene er ikke vennene dine. Hvis de er det, så ikke send dem formelle e-poster.
- Skriv med den aktive stemmen – For mange forretningse-poster holder seg til den passive stemmen. Dette kaster bort plass og tid på å si og kan faktisk redusere sjansene dine for å få det resultatet du ønsker. «Jeg søker på rollen som (jobbnavn)» er mye mer selvsikker enn «Jeg så en rolle utlyst, og jeg vurderte å sende inn en søknad». Hvilken person vil du helst intervjue og ansette?
- Vær dristig (det er tross alt business) – Ingen respekterer noen som ikke sier hva de vil. Det samme prinsippet gjelder for e-postene dine. Vær selvsikker, modig og tydelig med hva du vil. Det formelle formatet gir den ideelle strukturen for å gjøre kravene dine klare. Å være rettferdig betyr ikke å være frekk.
- Bruk HIX.AI Email Writer - Profesjonelle er vellykkede fordi de finner den optimale måten å fullføre hver oppgave. Bruker du for lang tid på å skrive formelle e-poster? La HIX.AI AI e-postgenerator gjøre det for deg. Dette profesjonelle og kraftige AI-skriveprogrammet kan lage 100 % nøyaktige og effektive e-poster på sekunder.
Konklusjon
Formelle e-poster kan forvirre selv den mest dyktige skribent og profesjonelle. Men fjern språket, og du sitter igjen med et enkelt og enkelt e-postformat å følge. Start med emnelinjen, og bygg meldingene dine derfra. Bruk en aktiv stemme, uttrykk dine krav og vær modig i virksomheten. Det er hemmeligheten bak å skrive vellykkede formelle e-poster.