これまでにメールを書いたことはありませんか?メールスクールの記事では、基本に立ち返って説明します。電子メールの形式について詳しく説明し、各セクションを見て、意味のあるメッセージを構築するためにどのように連携するかを説明します。
もしあなたがそこに座って、「なぜわざわざ正しいメールの書き方を学ばなければならないのでしょう？」と疑問に思っているなら、その必要はありません。ただし、正式な電子メール形式は世界中でほぼ普遍的です。それが物事を成し遂げる方法なのです！
メールのフォーマット方法について知りたい方は、ぜひ読んでください。
適切なメール形式は何ですか?
素晴らしいメールはすべて (くだらないメールも含めて) 4 つの部分で構成されています。これら 4 つの部分が連携して、美しいパズルのように組み合わされて、完璧なメッセージが作成されます。
そのうちの 1 つ (たとえば挨拶) を見逃すと、読者は混乱したり、少し気分を害したりする可能性があります。
すべてのメールには次の 4 つの部分が含まれます。
- メールの件名
- 絵舞の挨拶
- メールの本文コピー
- 電子メールによるサインオフ/次のステップ
[新しいメッセージを開く] をクリックし、[宛先] ボックスに電子メール アドレスを入力すると、広く受け入れられている電子メール形式を使用して正式な英語の電子メールを作成する準備が整います。
メールの件名
件名から正式な電子メールの作成が始まります。不適切な件名を作成すると、それで終わる可能性もあります。
件名には、相手がメールを開かなくても、メールの内容が明確にわかるようにする必要があります。
コンセンサスはありませんが、最良かつ最も効果的な件名は短い (5 ～ 7 単語) です。
これは単に、私たちのほとんどが携帯電話で電子メールを読んだり確認したりするためで、携帯電話では件名が一定の長さで切り取られてしまうからです。
件名を書くのは芸術の一種であり、ここでのスペースは限られていますが、その仕組みを示すために件名のオプションをいくつか示します。
- 会議出席依頼 – (不活性日付)
- （あなたの名前） – 面接の確認
- 約束を怠ってしまい申し訳ありません
- 出席確認 – (イベント詳細)
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- このようなよくある電子メール エラーを犯していませんか?
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件名は電子メールのコンテキストを設定する上で重要な役割を果たします。そのため、件名を正しく理解すれば、素晴らしいスタートを切ることができます。
メールでの挨拶
うまくいけば、あなたのメールを受け取った人はクリックして開封し、今まさにそのメールを読もうとしているところでしょう。常に、相手の名前を使用した個別の挨拶から始める必要があります。
次のいずれかを選択することをお勧めします。
- 「こんにちは（人の名前）
- 「こんにちは（人の名前）
なぜ「親愛なる」を使わないのでしょうか？メールのマナーが変わったからです。正式な挨拶 (出欠確認リクエストへの応答など) を行う場所はまだありますが、職場ではもはや一般的に使用されていません。 「Dear Sir/Madam」を同じ場所 (ゴミ箱内) にファイルして保管することもできます。
電子メール エチケットのヒントについて詳しくは、こちらをご覧ください。
メールの本文コピー
ボディコピーはメッセージの中核です。
その長さは、言いたいことと、説明する詳細のレベルによって決まります。電子メールは 1 文ほど短くてもかまいません。
「あなたの会議出席依頼を受領したことを確認し、出席することができます。」
ただし、電子メール アプリケーションを作成する場合は、応募している役割や主要なスキルの概要など、より多くの情報を提供する必要があります。
正式な電子メールの本文コピーを作成する際に覚えておくべき重要な点をいくつか示します。
- (できれば)最初の 1 ～ 2 文ですべてを要約してください。
- さらに詳細を追加するには、後続の段落を使用してください。
- 物事を活発かつ簡潔に保ち、情報を人々に詰め込みすぎないようにしてください。
- テキストの長い文章を避け、段落を扱いやすい塊に分割します。
- 箇条書きやその他の方法でテキストを区切っても構いません。
- 連絡先の詳細を忘れないでください。
電子メールによるサインオフ/次のステップ
上記の手順に従っていれば、優れた電子メールの本文コピーが作成できました。メールが情報提供のみを目的としている場合 (会議への出席確認など)、[送信] をクリックできます。
ただし、相手に何かをしてもらうこと (返信、文書の送信、出席の確認など) を期待する場合は、CTA (CTA) を含めます。 CTA は、誰かにしてもらいたいことを詳しく説明する短いステートメントです。このような：
「私の申請書を受け取り、あなたが求めていたものをすべて提供したことを確認していただけますか?」
次のステップの設定と呼ばれる一連の行動を提案する場合は、必ずメールの最後にその旨を明記してください。
「プロセスの次のステップには面接が含まれており、面接は（日付を挿入）に行われます。」
名前、電子メールの署名、連絡先の詳細に加えて、終わり（インスピレーションについては、正式な電子メールの終了方法に関するガイドを参照してください）を含めることをお勧めします。
これが正式なメールを書くプロセスです。
5 つの正式な電子メール形式の例
まだ正式なメールを書く準備ができていませんか?問題じゃない！ここでは、プロが作成した 5 つの正式な電子メール形式の例を紹介します。これらは、経験する可能性のある状況の一部をカバーしていますが、状況に合わせて編集、更新、修正する必要があります。
切り取って貼り付けるのではなく、インスピレーションとして使用してください。
正式な会議出席依頼メール
返信がない会議出席依頼を入力するのにうんざりしていませんか?あなたのメールが正式な会議出席依頼メールのサンプルとどのように比較されるかを確認してください。 （うちの方が良いですよね？）
[受信者の名前]様
このメールが届いたことを願っています。今後の会議のスケジュールを確認するためにメールしています。
提案されたスケジュールがご都合がよいかどうかお知らせください。
ご清聴ありがとうございます。
よろしくお願いいたします。
[あなたの名前]
正式な求人応募メール
あなたは完璧な仕事を見つけました。今こそ申請する時です。この正式な応募メールはあなたのスキルに焦点を当て、あなたをその仕事に最適な人材として宣伝します。行って手に入れましょう！
[受信者の名前]様
最近オンラインに掲載された[会社名]のポジションに正式に応募するために手紙を書いています。御社のチームに加わり、私のスキルと経験を貢献できる機会をとても楽しみにしています。
[関連分野]での 10 年以上の経験により、 [特定のスキル]の強力な基礎を築きました。私の技術的な専門知識、細部への配慮、協力して作業する能力により、貴社にとって貴重な人材となると確信しています。
確認用に履歴書を添付しました。追加情報が必要な場合は、お気軽にお問い合わせください。
私の応募をご検討いただきありがとうございます。私の資格がこのポジションの要件とどのように一致するかを話し合う機会を楽しみにしています。
よろしくお願いします。
[あなたの名前]
正式な面接確認メール
あなたは応募に合格し、面接枠を確保しました。さあ、私たちのメッセージでチャンピオンのように「はい」と答えてください。この正式な面接確認サンプルは、ふざけたものではありません。 100%プロフェッショナルであり、賞に焦点を当てています。
[受信者の名前]様
このメールが届いたことを願っています。今後の会議のスケジュールを確認するためにメールしています。
提案されたスケジュールがご都合に合うかどうかお知らせください。
ご清聴ありがとうございます。
よろしくお願いします。
[あなたの名前]
正式なクライアントメール
クライアントや顧客をよく知っている場合を除き、常にクライアントや顧客に対して正式な電子メールを作成する必要があります。多少の非公式を受け入れる人もいますが、ルールにこだわる人もいます。ここでは、クライアントや顧客向けの素晴らしいフォーマルなメールを紹介します。
親愛なる[受信者の名前]様
このメールを読んで、あなたが健康で元気に過ごしていることを信じています。私たちのサービスに対する貴社の信頼と、継続的なビジネス関係に感謝の意を表します。
当社は、貴社固有のニーズに合わせた最高レベルのサービスを提供できるよう継続的に努力しています。これを念頭に置いて、私たちはお客様のこれまでの経験をより深く理解し、より効果的にお客様の期待に応えるためにサービスをさらに強化できる方法を特定するよう努めています。
私たちはお客様からのフィードバックを非常に重視しており、ご意見、ご感想をいただければ幸いです。
お客様のお時間の重要性を認識しており、予想されるご協力と迅速な対応に感謝いたします。当社のサービスやパートナーシップに関するご質問や詳細情報が必要な場合は、お気軽にお問い合わせください。
できるだけ好意的な返答と継続的なパートナーシップを期待しています。
よろしくお願いします。
[あなたの名前]
正式な休暇申請メール
ボスはちょっと難しいかな？私たちもです。休暇を申請する場合、この正式なサンプルでは、休暇の要求を明確かつ簡単に説明します。あなたはこの 1 年間一生懸命働いてきたので、休暇を確保しました。ポストカードも忘れずにお送りください！
[受信者の名前]様
このメールが届いたことを願っています。 [開始日]から[終了日]まで[日数]の休暇を正式に申請するために手紙を書いています。 [休暇の理由]として、充電して若返るためにしばらく休暇をとることが重要だと考えています。
私は休暇中の責任を負うことに同意してくれた[同僚の名前]と話をしました。保留中のタスクがすべて完了していることを確認し、進行中のプロジェクトについては詳細な指示を提供します。
懸念事項がある場合、または追加情報が必要な場合は、休暇申請を承認する前にお知らせください。スムーズなワークフローを維持することの重要性を理解しており、混乱を最小限に抑えるよう努めます。
この件にご留意いただき、私のリクエストを検討していただきありがとうございます。迅速なご返答をお待ちしております。
よろしくお願いいたします。
[あなたの名前]
専門的な電子メール形式を使用する必要がありますか?
いいえ！やりたいことは何でもできます。また、飛行中に側壁から飛び降りて道路を歩いたり、乗客のドアを開けようとしたりすることもあります。
プロフェッショナルな電子メール形式は、既成のものとして広く受け入れられています。正式な電子メール形式の優れた点は、電子メールを書きやすくなることです。面白く、創造的である必要はなく、どこからでもインスピレーションを見つける必要はありません。ただルールを守るだけで大丈夫です。
また、プロフェッショナルな電子メールの形式は世界中で使用されていることがわかります。英語はビジネスの国際言語ですが、あらゆる言語で文章を書く人は正式な形式を使用します。
このブログで、適切な電子メール形式でフォーマルなメッセージを書くのがいかに簡単であるかを理解していただければ幸いです。さらにサポートが必要な場合は、 HIX.AIの電子メールの専門家からの 5 つのプロのヒントをご覧ください。
電子メールのフォーマットに関する 5 つのプロのヒント
- テンプレートを作成する- 不足しているものがないか心配な場合は、テンプレートを作成します。 Word、 Googleドキュメント、またはその他の生産性向上ソフトウェアを使用して、独自のテンプレートを作成できます。そうすれば、電子メールを書く必要があるときに、そのフォーマットに取り組むことができます。最終的には、100% 正しくフォーマットされた最終的な正式なメールが完成します。
- 非個人的なものにする– OK、その人の名前から始める必要がありますが、その後はあまり多くのことをする必要はありません。大きな感謝や長い謝罪は避けてください。これはビジネスであり、これらの人々はあなたの友人ではありません。もしそうなら、正式な電子メールを送らないでください。
- 能動態で書く– あまりにも多くのビジネスメールが受動態に固執しています。これはスペースと時間を無駄にし、実際に望む結果を得る可能性を低くする可能性があります。 「（役職名）の役職に応募しています」は、「募集されている役職を見て、応募することを検討していました」よりもはるかに断定的です。どの人を面接して採用したいですか?
- 大胆に行動しましょう（結局のところ、ビジネスなのです） – 言いたいことを言わない人を誰も尊敬しません。同じ原則がメールにも当てはまります。自信を持って、大胆に、自分が望むものを明確にしてください。正式な形式は、要求を明確にするための理想的な構造を提供します。率直であるということは、失礼であるという意味ではありません。
- HIX.AI Email Writer を使用する– プロフェッショナルが成功できるのは、あらゆるタスクを完了するための最適な方法を見つけたからです。フォーマルなメールを書くのに時間がかかりすぎていませんか? HIX.AI AI メール ジェネレーターにお任せください。このプロフェッショナルで強力な AI ライティング プログラムは、100% 正確で効果的な電子メールを数秒で作成できます。
結論
フォーマルなメールは、最も熟練したライターや完璧なプロフェッショナルであっても困惑することがあります。しかし、言語を取り除くと、シンプルで使いやすい電子メール形式が残ります。件名から始めて、そこからメッセージを作成してください。積極的な声を使い、自分の要求を表現し、ビジネスでは大胆に行動してください。それが、フォーマルなメールを上手に書く秘訣です。