あなたのリクエストを受け取り、この記事をあなたのために書いたことを確認しました。確認メールはビジネスにおいて毎日使用される必須のメッセージです。書類を受け取ったとき、面接に招待されたとき、または請求書を受諾したときに、確認が送信されます。
適切な言葉を選ぶのが難しい場合は、ここが正しい場所です。このガイドを読み終えるまでに、効果的な確認メールを作成するためのスキル、知識、洞察が身につくでしょう。
こっそりショートカットしたい場合は、次の 5 つの確認メール テンプレートを作成しました。
- メールの受信を確認する
- 会議出席の確認
- 面接での出席確認
- 支払いの受領を確認する
- 書類の受領を確認する
この確認メールのマスタークラスを開始しますので、ぜひご参加ください。
確認メールとは何ですか?
確認メールは一般的な礼儀です。誰かがあなたに何か（会議への招待、インタビューの依頼など）を送ってきた場合には、必ず返信する必要があります。なぜ？確認メールで返信することが敬意を表すためです。
確認メールは、結果が得られることを送信者に安心させることにもなります。面接に出席し、請求書を支払い、書類を読みます。
確認メールの優れた点は、書きやすいことです。ほとんどすべてを 1 つの文で要約することができますが、それよりも優れた表現が可能です。
ここでは、優れた確認メールを作成する方法を紹介します。まずは 5 つの確認メール テンプレートから始めます。
5 つの確認メール テンプレート
これら 5 つの確認メール テンプレートを読むと、その作成方法を理解するのに役立ちます。内容を読んで確認し、形式を分析して構造を理解します。
メールの受信を確認する
電子メールによる確認は、最も一般的なタイプの 1 つです。それは、プロジェクトについてメッセージを送ってくる上司かもしれないし、最新情報を共有している同僚かもしれません。メッセージの目的が何であれ、この確認メールのサンプルは完璧です。
[受信者の名前]様、
[メールの日付]日付のメールの受信を確認しました。現在、ご提供いただいた情報を検討しており、必要な対応があれば速やかに対応させていただきます。
迅速なご対応ありがとうございます。この件にご留意いただきありがとうございます。
よろしくお願いいたします。
[あなたの名前]
会議出席の確認
会議確認メールは、電子承諾と一緒に送信できる丁寧でプロフェッショナルなメッセージです。会議確認メールでは、詳細を明確にしたり、質問したり、必要な書類を添付したりできます。
[受信者の名前]様
このメールが届いたことを願っています。 [提案された日時]に予定されている会議への出席を確認するためにメールしています。 [会議の議題]について詳しく話し合って、共通の目的に貢献できる機会を楽しみにしています。
会議の前に持参または確認する必要がある特定の資料や書類があれば、お知らせください。知る。また、議題に変更や追加事項がある場合は、事前にお知らせください。
この会議を企画していただいたことに感謝し、生産的なセッションになることを信じています。さらに詳しい情報が必要な場合は、お気軽にお問い合わせください。
ありがとうございます。あなたとチームにお会いできるのを楽しみにしています。
よろしくお願いします。
[あなたの名前]
面接での出席確認
面接の確保おめでとうございます。それが最も難しい部分です！面接の招待状を受け取ったからといって、出席を確認する必要もあります。これにより、スロットが確保され、輝けるチャンスが確実に得られ、夢の仕事を確保できるようになります (または、はしごの次の段に登ることもできるかもしれません...)。
[受信者の名前]様
このメールが届いたことを願っています。 [日付] 、 [時間] [場所]に予定されている面接への出席を確認するためにメールしています。この機会に興奮しており、皆様にお会いして私の資格についてさらに話し合うことを楽しみにしています。
面接に持参する必要がある追加の書類や情報があればお知らせください。十分な準備ができていることを確認したいと思います。
私の応募を検討し、この機会を提供していただきありがとうございます。面接では自分のスキルと経験を証明できると確信しています。
よろしくお願いいたします。
[あなたの名前]
支払いの受領を確認する
監査証跡を作成するには、支払い受領確認メールが不可欠です。現金があなたのビジネス口座 (または個人口座) に届いたら、この支払い受領メールでその人に通知してください。
[受取人の名前]様、
[支払い金額]の支払いを受領したことを確認するためにメールしています。支払いは正常に処理され、記録に反映されています。
この支払いに関してご質問やご不明な点がございましたら、お気軽にお問い合わせください。
迅速なお支払いありがとうございます。
よろしくお願いいたします。
[お名前]
書類の受領を確認する
文書の受信を確認するこのサンプルメールは、オフィスで働いている場合に頻繁に送信するものです。ご覧のとおり、サンプルは非常にシンプルで数秒で作成できます。忘れないように、最初のメールを受け取ったらできるだけ早く確認メールを送信してください。
[受信者の名前]様
あなたが送信した文書の受領を確認するためにメールしています。転送していただきありがとうございます。内容を確認しましたが、すべて問題がないようです。
追加情報や必要なアクションがある場合は、お知らせください。
ご清聴ありがとうございます。
よろしくお願いいたします。
[あなたの名前]
確認メールの書き方 – 基本ガイド
電子メール確認サンプルを学習した後、独自の電子メール確認サンプルの作成を開始できます。この確認メールに関する重要なガイドでは、より良いメッセージを作成する方法について説明します。
プロセスを 3 つの段階に分割すると、確認メールを書くのが簡単になります。
- 確認メールの件名
- ボディコピー
- サインオフ/次のステップ
次のセクションでは、より良い確認メールを作成する方法について詳しく説明します。
確認メールの件名
確認メッセージの件名は、電子メールの内容を正確に要約する必要があります。デジタルスペースを無駄にするのは意味がありません。メールの目的をできるだけ早く明確に述べてください。
思った通り簡単です。ここでは、インスピレーションとして使用できる 25 個の確認メールの件名のサンプルを紹介します。
電子メールの受信を確認します。
- 電子メールを受信しました - メッセージを確認しました
- [ Date ]日付のメール - 正常に受信されました
- メールを受け取りました - 準備中です
- 最近のメール - 受信確認済み
- 確認: あなたのメールアドレスを受け取りました
会議への出席の確認:
- 会議への私の出席を確認する
- ミーティングでお会いできるのを楽しみにしています
- [会議の日付/タイトル]への出席が確認されました
- (今後の会議) で私のスペースを確保してください
- [会議タイトル]でお会いしましょう - 出席が確認されました
面接への出席を確認します。
- 面接出席確認
- 確認～面接（日時）
- [役職/会社]の面接確認
- 面接枠が確定しました - お会いできるのを楽しみにしています
- 面接でお会いしましょう - 出席確認済み
支払いの受領を確認します:
- 支払いが完了しました - 取引を受け取りました
- 確認: お支払いは処理されました
- お支払いを受け取りました - 取引ありがとうございました
- 支払いを受領しました - ご注文は現在処理中です
- お支払いを正常に受け取りました
文書の受領を確認します:
- 書類を受け取りました - 提出内容の確認
- 書類を受け取りました - 現在確認中です
- 受領確認 - あなたの書類
- 最近のドキュメント - 正常に受信されました
- 確認: 書類を受け取りました
確認メールの本文コピー
ここで、素晴らしい確認メールを作成するプロセスに入ることができます。すべての効果的なメールと同様に、私たちはパーソナライズされた挨拶から始めます。 「こんにちは」または「こんにちは」と言って、相手の名前を使います。 (さらに確認メールが返信されるため、すべての詳細をすでに把握している必要があります。)
最初の文は承認と感謝の意です。この例では、クライアントからのドキュメントの受信を確認します。
「製品カタログをお送りいただきありがとうございます。カタログを受け取ったことが確認できましたので、後日確認させていただきます。」
受信を確認したので、インタラクションを管理するためにコンテンツを追加できるようになりました。これにより、再度メッセージを送信するかどうかを決定するまで、あなたの確認が通信の最後の部分となります。
「私たちはサプライヤーから多くの情報を受け取っているため、全員に返信することはできません。詳細を知りたい場合や注文したい場合には、ご連絡させていただきます。」
これは、彼らがあなたに圧力をかけたり、無限のフォローアップ メッセージで受信箱を詰まらせたりするのを防ぐためのプロフェッショナルな方法です。
確認メールのサインオフ/次のステップ
これまでの電子メールは非常に形式的なものでしたが、文脈を考えれば問題ありません。少し和らげて、感謝の言葉を加えることができます。
「時間を割いて情報を送っていただきありがとうございます。私たちは常に新製品について知ることに興奮していますので、情報や最新情報があればぜひ私たちと共有してください。」
通常、このメッセージには連絡先の詳細は追加しません。ただし、たとえば、面接への出席を確認する場合は、次のような内容を追加するとよいでしょう。
「ご質問がある場合、または状況が変化した場合は、（詳細を入力）までご連絡ください。」
これですべての作業が完了したので、署名 (感謝、感謝、よろしくなど) でメールを終了し、名前と署名を追加して送信します。
これは、これまでに送信した中で最も簡単な確認です。
必須チェックリスト: 確認メールを書くための 10 の原則
より良い確認メールを作成できるように、 HIX.AIのプロが提供する 10 のヒントを紹介します。それらを読んで理解し、実践してください。
- 明確で簡潔な件名を選択する: 件名は関連性があり具体的なものにします。メールの目的を明確に示すようにしてください。上記の 25 個の確認メール テンプレートの件名を確認してください。
- すべてのメッセージをパーソナライズする: 受信者に名前がある場合は、必ず名前で呼んでください。これにより、個人的なタッチが追加され、受信者が読んで応答する可能性が高くなります。
- シンプルさと明瞭さに重点を置く: 確認メールはエッセイではありません。シンプル、明確、簡潔な言葉でメッセージを書きます。数秒で読んで理解できるはずです。
- 詳細を忘れないでください: 注文番号、日付、時間、場所、その他関連する可能性のあるものを含む、必要な情報をすべて確認書に含めてください。
- 指示を追加する: その人がしなければならないことがある場合は、それを確認メールに含めます。箇条書きは、シンプルかつわかりやすい方法で詳細をリストするのに最適な方法です。
- 連絡先情報を含める: すべてのメールに必ず連絡先の詳細を記載してください。たとえ受信者がそれを持っていたとしても、念のためもう一度言い直す必要があります。
- 感謝を示す: 電子メール、支払い、書類、または請求書に対して顧客またはクライアントに感謝の意を表します。面接に招待された場合は、機会を与えてくれたことに感謝の意を表しましょう。
- メッセージをモバイル対応にする: 長い文章、長い段落、画像を避けます。モバイルフレンドリーを維持するには、テキストを短くし、段落を簡潔にし、言葉遣いをシンプルにしてください。
- CTA (Call to Action) を含める: 必要に応じて、メールの最後に CTA (Call to Action) を含めます。これには、連絡を取り合うこと、資料をダウンロードすること、ソーシャル メディアでつながることなどを奨励することが考えられます。CTA を使用してつながりを維持しましょう。
- HIX.AIの AI メール ライターを使用する: 確認メールの作成に不安がある場合は、 HIX.AIの AI メール ライターを使用してください。あらゆる状況に応じた100％オリジナルの確認メールを作成できる超強力なシステムです。これは、より優れた電子メールを迅速に作成するための、使いやすくコスト効率の高いソリューションです。
結論
ここまで読んでいただきありがとうございます。これで、優れた確認メールを作成するために必要なすべてのスキルを習得できるはずです。この記事では、確認メールは書くのが簡単で、標準的な構造に従っており、そして（何よりも）短いことを実証しました。
長い確認メールを書くことに時間を費やす必要はありません。行き詰まった場合は、確認メール テンプレートをコピーするか、 HIX.AIのメール ジェネレーターを使用して、あらゆる状況で 100% オリジナルのメッセージを作成してください。