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Como criar e-mails de confirmação (5 modelos)

Podemos confirmar que recebemos sua solicitação e escrevemos este artigo só para você! E-mails de confirmação são mensagens essenciais usadas todos os dias nos negócios. Você enviará uma confirmação quando receber um documento, for convidado para uma entrevista ou aceitar uma fatura.

Se você tem dificuldade para selecionar as palavras certas, você está no lugar certo. Ao final deste guia, você terá as habilidades, o conhecimento e os insights para criar e-mails de confirmação eficazes.

Se você quiser um atalho sorrateiro, criamos 5 modelos de e-mail de confirmação, incluindo:

  • Confirme o recebimento de um e-mail
  • Confirmação de participação na reunião
  • Confirmar presença em uma entrevista
  • Confirme o pagamento recebido
  • Confirme o recebimento do documento

Junte-se a nós para iniciarmos esta masterclass por e-mail de confirmação.

O que são e-mails de confirmação?

E-mails de confirmação são uma cortesia comum. Você deve sempre responder se alguém lhe enviar algo (um convite para uma reunião, um pedido de entrevista, etc.). Por que? Porque responder com um e-mail de confirmação mostra respeito.

Um e-mail de confirmação também garante ao remetente que ele receberá um resultado. Você participará de uma entrevista, pagará a fatura, lerá o documento, etc.

A grande vantagem dos e-mails de confirmação é a facilidade de escrevê-los. Você pode resumir quase tudo em uma única frase – mas podemos fazer melhor do que isso!

Aqui, mostramos como criar ótimos e-mails de confirmação. Começamos com 5 modelos de e-mail de confirmação.

5 modelos de e-mail de confirmação

A leitura destes 5 modelos de e-mail de confirmação deve ajudá-lo a entender como criá-los. Leia, revise-os e analise o formato para entender a estrutura.

Confirme o recebimento de um e-mail

As confirmações por e-mail são um dos tipos mais comuns. Pode ser um chefe lhe enviando uma mensagem sobre um projeto ou um colega compartilhando uma atualização. Seja qual for o propósito da mensagem, este exemplo de e-mail de confirmação é perfeito.

Prezado [ Nome do Destinatário ] ,

Estou confirmando o recebimento do seu e-mail datado de [ data do e-mail ] . No momento, estou revisando as informações que você forneceu e tomarei medidas imediatas em relação a quaisquer ações necessárias.

Obrigado pela sua pronta resposta. Agradeço sua atenção a este assunto.

Atenciosamente,
[ Seu nome ]

Confirmação de participação na reunião

Os e-mails de confirmação da reunião são mensagens educadas e profissionais que você pode enviar junto com a aceitação eletrônica. Os e-mails de confirmação da reunião permitem esclarecer detalhes, tirar dúvidas e anexar os documentos necessários.

Prezado [ Nome do Destinatário ] ,

Espero que este e-mail o encontre bem. Estou escrevendo para confirmar minha participação na reunião agendada para [ data e horário propostos ] . Aguardo com expectativa a oportunidade de discutir [ o tópico da reunião ] em detalhes e contribuir para nossos objetivos comuns.

Se houver algum material ou documento específico que eu deva trazer ou revisar antes da reunião, por favor, informe-me saber. Além disso, por favor, informe-me antecipadamente se houver alguma alteração ou itens adicionais na agenda.

Agradeço sua organização desta reunião e confio que será uma sessão produtiva. Fique à vontade para entrar em contato se precisar de mais informações da minha parte.

Obrigado e estou ansioso para conhecer você e a equipe.

Atenciosamente,
[ Seu nome ]

Confirmar presença em uma entrevista

Parabéns por garantir uma entrevista; essa é a parte mais desafiadora! Só porque recebeu um convite para entrevista, você também deve confirmar a presença. Isso garantirá sua vaga e garantirá que você tenha a chance de brilhar e garantir o emprego dos seus sonhos (ou talvez subir o próximo degrau na escada...).

Prezado [ Nome do Destinatário ] ,

Espero que este e-mail o encontre bem. Estou escrevendo para confirmar minha presença na entrevista marcada para [ Data ] às [ Hora ] em [ Local ] . Estou entusiasmado com esta oportunidade e ansioso para me encontrar com você e discutir mais detalhadamente minhas qualificações.

Informe-me se houver algum documento ou informação adicional que eu precise levar para a entrevista. Quero ter certeza de que estou totalmente preparado.

Obrigado por considerar minha inscrição e por me proporcionar esta oportunidade. Tenho certeza de que poderei demonstrar minhas habilidades e experiência durante a entrevista.

Atenciosamente,
[ Seu nome ]

Saiba como responder a um convite de entrevista .

Confirme o pagamento recebido

E-mails de confirmação de recebimento de pagamento são essenciais para criar uma trilha de auditoria. Quando o dinheiro chegar à sua conta comercial (ou conta pessoal), informe a pessoa com o e-mail recebido do pagamento.

Prezado [ Nome do Destinatário ] ,

Estou escrevendo para confirmar que recebemos seu pagamento no valor de [ valor do pagamento ] . O pagamento foi processado com sucesso e agora está refletido em nossos registros.

Se você tiver alguma dúvida ou preocupação em relação a este pagamento, não hesite em nos contatar. Estamos aqui para ajudá-lo.

Obrigado pelo seu pagamento imediato. Agradecemos imensamente sua empresa.

Atenciosamente,
[ Seu nome ]

Confirme o recebimento do documento

Este exemplo de e-mail confirmando o recebimento de um documento será enviado com frequência se você estiver trabalhando em um escritório. Como você pode ver, o exemplo é super simples e pode ser escrito em segundos. Envie sua confirmação o mais rápido possível após receber o e-mail inicial para evitar esquecimentos!

Prezado [ Nome do Destinatário ] ,

Estou escrevendo para confirmar o recebimento do documento que você enviou. Obrigado por encaminhá-lo para mim. Revisei o conteúdo e tudo parece em ordem.

Se houver alguma informação ou ação adicional necessária de minha parte, entre em contato.

Obrigado pela sua atenção.

Atenciosamente,
[ Seu nome ]

Como escrever e-mails de confirmação – guia essencial

Depois de estudar os exemplos de confirmação por e-mail, você pode começar a criar os seus próprios! Neste guia essencial para e-mails de confirmação, explicamos como criar mensagens melhores.

Escrever e-mails de confirmação é fácil se dividirmos o processo em três etapas:

  1. Linha de assunto do e-mail de confirmação
  2. Cópia do corpo
  3. Aprovar/próximas etapas

Na próxima seção, detalhamos como ajudá-lo a criar e-mails de confirmação melhores.

Linha de assunto do e-mail de confirmação

A linha de assunto da mensagem de confirmação deve resumir exatamente o assunto do e-mail. Não faz sentido desperdiçar espaço digital; indique o propósito do seu e-mail da maneira mais rápida e clara possível.

É tão fácil quanto parece. Aqui estão 25 exemplos de linhas de assunto de e-mail de confirmação para usar como inspiração.

Confirme o recebimento de um e-mail:

  • E-mail recebido - Confirmando sua mensagem
  • Seu e-mail datado de [ Data ] - Recebido com sucesso
  • Recebi seu e-mail - Estamos cuidando disso
  • Seu e-mail recente – Recibo confirmado
  • Confirmação: Temos seu email

Confirmação de participação na reunião:

  • Confirmando minha presença em nossa reunião
  • Estou ansioso para vê-lo na reunião
  • Presença confirmada para [ Data/Título da Reunião ]
  • Garanta meu espaço em (Próxima Reunião)
  • Encontro você em [ Título da Reunião ] - Presença confirmada

Confirme presença em uma entrevista:

  • Confirmação de presença na entrevista
  • Confirmação – Entrevista (Data e Hora)
  • Confirmação de entrevista para [ Cargo/Empresa ]
  • Horário de entrevista confirmado - Ansioso para conhecê-lo
  • Nos vemos na entrevista - Presença confirmada

Confirme o pagamento recebido:

  • Pagamento realizado com sucesso - Recebemos sua transação
  • Confirmação: Seu pagamento foi processado
  • Recebi seu pagamento - Obrigado por sua transação
  • Pagamento recebido - Seu pedido está sendo processado agora
  • Recebemos seu pagamento com sucesso

Confirme o recebimento do documento:

  • Documento recebido - Confirmando seu envio
  • Recebi seu documento. Estamos analisando-o agora
  • Confirmação de recebimento - Seu documento
  • Seu documento recente – Recebido com sucesso
  • Confirmação: Recebemos seu documento

Cópia do corpo do e-mail de confirmação

Agora podemos entrar no processo de escrever ótimos e-mails de confirmação. Como todos os e-mails eficazes, começamos com uma saudação personalizada. Diga “Oi” ou “Olá” e use o primeiro nome da pessoa. (Você já deve ter todos os detalhes, pois mais e-mails de confirmação são respostas.)

A primeira frase é um reconhecimento e um agradecimento. Neste exemplo, vamos confirmar o recebimento de um documento de um cliente.

"Obrigado por enviar os catálogos de produtos. Posso confirmar que os recebemos e iremos analisá-los no devido tempo."

Confirmamos o recebimento e agora podemos adicionar algum conteúdo para gerenciar a interação. Isso garante que sua confirmação seja a parte final de sua correspondência até que você decida enviar uma mensagem novamente.

“Recebemos muitas informações de fornecedores e não conseguimos responder a todos. Entraremos em contato se tivermos interesse em saber mais ou fazer um pedido.”

Essa é uma maneira profissional de impedir que eles pressionem você ou entupirem sua caixa de entrada com intermináveis mensagens de acompanhamento .

Assinatura do e-mail de confirmação/próximas etapas

O e-mail até agora tem sido altamente formal, o que é bom, dado o contexto. Podemos suavizar um pouco e adicionar um agradecimento.

"Obrigado por nos enviar as informações. Estamos sempre entusiasmados em aprender sobre novos produtos, então compartilhe quaisquer informações e atualizações conosco."

Nesta mensagem, normalmente não adicionaríamos detalhes de contato. Mas se você estiver confirmando presença em uma entrevista, por exemplo, você vai querer adicionar algo assim:

"Se você tiver alguma dúvida ou a situação mudar, entre em contato comigo em (inserir detalhes)."

Terminamos agora, então encerre o e-mail com uma assinatura (obrigado, muito obrigado, cumprimentos, etc.), adicione seu nome e assinatura e envie.

Essa é a confirmação mais fácil que você enviará!

Lista de verificação essencial: 10 princípios para escrever e-mails de confirmação

Para ajudá-lo a escrever e-mails de confirmação melhores, aqui estão 10 dicas dos profissionais da HIX.AI para ajudá-lo. Leia-os, compreenda-os e coloque-os em prática.

  1. Selecione uma linha de assunto clara e concisa : torne sua linha de assunto relevante e específica. Tente indicar claramente o propósito do e-mail. Confira nossas 25 linhas de assunto do modelo de e-mail de confirmação acima.
  2. Personalize cada mensagem : Sempre dirija-se ao destinatário pelo primeiro nome, se tiver. Isso adiciona um toque pessoal e aumenta a probabilidade de o destinatário ler e responder.
  3. Concentre-se na simplicidade e clareza : e-mails de conformidade não são ensaios. Escreva sua mensagem em linguagem simples, clara e concisa. Deve ser lido e compreendido em segundos.
  4. Não se esqueça dos detalhes : Inclua todas as informações necessárias na confirmação, incluindo número do pedido, data, hora, local ou qualquer outra coisa que possa ser relevante.
  5. Adicione instruções : se houver coisas que a pessoa precisa fazer, inclua-as nos seus e-mails de confirmação. Os marcadores são uma ótima maneira de listar detalhes de uma forma simples e fácil de entender.
  6. Incluir informações de contato : Sempre forneça seus dados de contato em cada e-mail. Mesmo que o destinatário o tenha, você deve reafirmá-lo, apenas para garantir!
  7. Mostre agradecimento : agradeça a seus clientes ou clientes pelo e-mail, pagamento, documento ou fatura. Se você foi convidado para uma entrevista, expresse gratidão pela oportunidade!
  8. Torne a mensagem compatível com dispositivos móveis : evite frases longas, parágrafos longos e imagens. Mantenha seu texto curto, parágrafos concisos e linguagem simples para permanecer compatível com dispositivos móveis.
  9. Inclua um CTA (Call to Action) : Se for relevante, termine seu e-mail com um call to action. Isso pode ser qualquer coisa, desde incentivá-los a manter contato, baixar materiais, conectar-se nas redes sociais, etc. Use CTAs para manter sua conexão!
  10. Use o escritor de e-mail AI do HIX.AI : Se você estiver preocupado em escrever e-mails de confirmação, use o escritor de e-mail AI do HIX.AI O sistema superpoderoso pode criar e-mails de confirmação 100% originais, adequados para cada situação. É uma solução fácil de usar e econômica para escrever e-mails melhores rapidamente.

Conclusão

Obrigado por ler até aqui. Podemos confirmar que agora você deve ter todas as habilidades necessárias para escrever ótimos e-mails de confirmação. Neste artigo demonstramos que e-mails de confirmação são simples de escrever, seguem uma estrutura padrão e (o melhor de tudo) são curtos!

Não perca tempo se preocupando em escrever longos e-mails de confirmação. Se você tiver dúvidas, copie nossos modelos de e-mail de confirmação ou use o gerador de e-mail do HIX.AI para obter mensagens 100% originais para todas as situações.