Мы можем подтвердить, что получили ваш запрос и написали эту статью специально для вас! Электронные письма с подтверждением — это важные сообщения, используемые каждый день в бизнесе. Вы отправите подтверждение, когда получите документ, вас пригласят на собеседование или примут счет.
Если вам сложно подобрать правильные слова, вы попали в нужное место. К концу этого руководства у вас будут навыки, знания и идеи для создания эффективных писем с подтверждением.
Если вам нужен хитрый ярлык, мы создали 5 шаблонов писем с подтверждением, в том числе:
- Подтвердить получение письма
- Подтверждение присутствия на встрече
- Подтвердить присутствие на собеседовании
- Подтвердите получение платежа
- Подтвердить получение документа
Присоединяйтесь к нам, когда мы начнем мастер-класс по электронной почте с подтверждением.
Что такое электронные письма с подтверждением?
Письма с подтверждением — это обычная вежливость. Вы всегда должны ответить, если вам кто-то что-то отправил (приглашение на встречу, приглашение на собеседование и т. д.). Почему? Потому что ответ по электронной почте с подтверждением демонстрирует уважение.
Письмо с подтверждением также заверяет отправителя, что он получит результат. Вы придете на собеседование, оплатите счет, прочтете документ и т. д.
Самое замечательное в электронных письмах с подтверждением — это то, насколько легко их написать. Вы можете суммировать почти все в одном предложении, но мы можем сделать это лучше!
Здесь мы покажем вам, как создавать отличные электронные письма с подтверждением. Начнем с 5 шаблонов писем с подтверждением.
5 шаблонов писем с подтверждением
Прочитав эти 5 шаблонов писем с подтверждением, вы поймете, как их создавать. Прочтите, просмотрите их и проанализируйте формат, чтобы понять структуру.
Подтвердить получение письма
Подтверждения по электронной почте являются одним из наиболее распространенных типов. Это может быть начальник, сообщающий вам о проекте, или коллега, делящийся новостями. Какой бы ни была цель их сообщения, этот образец письма-подтверждения идеален.
Уважаемый [ Имя получателя ] !
Я подтверждаю получение вашего электронного письма от [ дата электронного письма ] . В настоящее время я просматриваю предоставленную вами информацию и оперативно предприму все необходимые действия.
Спасибо за быстрый ответ. Я ценю ваше внимание к этому вопросу.
С уважением,
[ Ваше имя ]
Подтверждение присутствия на встрече
Электронные письма с подтверждением встречи — это вежливые и профессиональные сообщения, которые вы можете отправить вместе с электронным согласием. Письма с подтверждением встречи позволяют уточнить детали, задать вопросы и прикрепить необходимые документы.
Уважаемый [ Имя получателя ] !
Надеюсь, это письмо застанет вас в безопасности. Я пишу, чтобы подтвердить свое участие в запланированном совещании на [ предлагаемую дату и время ] . Я с нетерпением жду возможности подробно обсудить [ тему встречи ] и внести свой вклад в достижение наших общих целей.
Если есть какие-либо конкретные материалы или документы, которые мне следует принести или просмотреть до встречи, дайте мне знать. знать. Также просим заранее сообщить мне, если в повестку дня войдут какие-либо изменения или дополнительные пункты.
Я ценю вашу организацию этой встречи и верю, что она будет продуктивной. Пожалуйста, не стесняйтесь обращаться, если вам нужна дополнительная информация с моей стороны.
Спасибо и с нетерпением ждем встречи с вами и командой.
С уважением,
[ Ваше имя ]
Подтвердить присутствие на собеседовании
Поздравляем с получением интервью; это самая сложная часть! Поскольку вы получили приглашение на собеседование, вам также необходимо подтвердить участие. Это закрепит ваше место и даст вам шанс проявить себя и получить работу своей мечты (или, возможно, подняться на следующую ступеньку лестницы...).
Уважаемый [ Имя получателя ] !
Надеюсь, это письмо застанет вас в безопасности. Я пишу, чтобы подтвердить свое присутствие на собеседовании, назначенном на [ Дата ] в [ Время ] в [ Место ] . Я очень рад этой возможности и с нетерпением жду встречи с вами и дальнейшего обсуждения моей квалификации.
Пожалуйста, дайте мне знать, если есть какие-либо дополнительные документы или информация, которые мне нужно принести на собеседование. Я хочу убедиться, что я полностью готов.
Спасибо, что рассмотрели мое заявление и предоставили мне эту возможность. Я уверен, что смогу продемонстрировать свои навыки и опыт во время собеседования.
С уважением,
[ Ваше имя ]
Подтвердите получение платежа
Электронные письма с подтверждением получения платежа необходимы для создания контрольного журнала. Когда деньги поступят на ваш бизнес-счет (или личный счет), сообщите об этом лицу, получившему этот платеж, по электронной почте.
Уважаемый [ Имя получателя ] !
Я пишу, чтобы подтвердить, что мы получили ваш платеж в размере [ сумма платежа ] . Платеж был успешно обработан и теперь отражен в наших записях.
Если у вас есть какие-либо вопросы или сомнения относительно этого платежа, не стесняйтесь обращаться к нам. Мы здесь, чтобы помочь вам.
Спасибо за своевременную оплату. Мы очень ценим ваше сотрудничество.
С уважением,
[ Ваше имя ]
Подтвердить получение документа
Этот образец электронного письма, подтверждающего получение документа, вы будете часто отправлять, если работаете в офисе. Как видите, пример очень прост и может быть написан за секунды. Отправьте подтверждение как можно скорее после получения первого электронного письма, чтобы не забыть!
Уважаемый [ Имя получателя ]
Я пишу, чтобы подтвердить получение отправленного вами документа. Спасибо, что переслали мне это. Я просмотрел содержимое и все в порядке.
Если с моей стороны потребуется дополнительная информация или действия, сообщите мне об этом.
Спасибо за внимание.
С уважением,
[ Ваше имя ]
Как написать письмо с подтверждением – важное руководство
Изучив образцы подтверждения по электронной почте, вы можете приступить к созданию своего собственного! В этом важном руководстве по электронным письмам с подтверждением мы объясняем, как создавать более качественные сообщения.
Написать электронное письмо с подтверждением будет легко, если разделить процесс на три этапа:
- Тема письма с подтверждением
- Основная копия
- Выйти/следующие шаги
В следующем разделе мы подробно расскажем, как помочь вам создавать более эффективные электронные письма с подтверждением.
Тема письма с подтверждением
Тема сообщения с подтверждением должна точно отражать суть письма. Нет смысла тратить цифровое пространство; как можно быстрее и четко сформулируйте цель вашего электронного письма.
Это так просто, как кажется. Вот 25 образцов тем письма с подтверждением, которые можно использовать для вдохновения.
Подтвердите получение письма:
- Получено электронное письмо – подтверждение вашего сообщения
- Ваше электронное письмо от [ Дата ] – успешно получено.
- Получили ваше письмо – мы работаем
- Ваше недавнее электронное письмо – подтверждение получения.
- Подтверждение: у нас есть ваш адрес электронной почты.
Подтверждение присутствия на встрече:
- Подтверждаю свое присутствие на нашей встрече
- Ждём вас на встрече
- Участие подтверждено на [ Дата/название собрания ]
- Защитите мое место на (Предстоящей встрече)
- Встретимся на [ Название встречи ] – участие подтверждено.
Подтвердить присутствие на собеседовании:
- Подтверждение присутствия на собеседовании
- Подтверждение – собеседование (дата и время)
- Подтверждение собеседования на [ Должность/Компания ]
- Место для интервью подтверждено. С нетерпением ждем встречи с вами.
- Увидимся на собеседовании - Присутствие подтверждено
Подтвердите получение платежа:
- Платеж прошел успешно – мы получили вашу транзакцию
- Подтверждение: Ваш платеж обработан.
- Платеж получен. Благодарим за транзакцию.
- Оплата получена – Ваш заказ находится в обработке.
- Мы успешно получили ваш платеж
Подтвердите получение документа:
- Документ получен. Подтверждаем вашу отправку.
- Ваш документ получен. Сейчас мы его проверяем.
- Подтверждение получения - Ваш документ
- Ваш недавний документ – успешно получен
- Подтверждение: мы получили ваш документ.
Текст письма с подтверждением
Теперь мы можем приступить к написанию отличных писем-подтверждений. Как и все эффективные электронные письма, мы начинаем с персонализированного приветствия. Скажите «Привет» или «Привет» и назовите имя человека. (У вас уже должна быть вся информация, так как дополнительные электронные письма с подтверждением являются ответами.)
Первое предложение — это признание и благодарность. В этом примере мы собираемся подтвердить получение документа от клиента.
«Спасибо, что прислали каталоги продукции. Могу подтвердить, что мы их получили и проверим в свое время».
Мы подтвердили получение и теперь можем добавить некоторый контент для управления взаимодействием. Это гарантирует, что ваше подтверждение будет последней частью вашей переписки, пока вы не решите отправить сообщение снова.
«Мы получаем много информации от поставщиков и не можем ответить всем. Мы свяжемся с вами, если нам будет интересно узнать больше или сделать заказ».
Это профессиональный способ помешать им оказывать на вас давление или засорять ваш почтовый ящик бесконечными последующими сообщениями .
Подтверждение по электронной почте/следующие шаги
Электронная почта до сих пор носила весьма формальный характер, и это нормально, учитывая контекст. Мы можем немного смягчить его и добавить благодарность.
«Спасибо, что нашли время отправить нам информацию. Мы всегда рады узнавать о новых продуктах, поэтому делитесь с нами любой информацией и обновлениями».
Обычно в это сообщение мы не добавляем контактные данные. Но если вы, например, подтверждаете присутствие на собеседовании, вам нужно добавить что-то вроде этого:
«Если у вас возникнут вопросы или ситуация изменится, свяжитесь со мной по адресу (вставьте данные)».
Мы уже закончили, поэтому завершите электронное письмо подписью (спасибо, большое спасибо, с уважением и т. д.), добавьте свое имя и подпись и отправьте.
Это самое простое подтверждение, которое вы когда-либо отправляли!
Основной контрольный список: 10 принципов написания писем-подтверждений
Чтобы помочь вам лучше писать электронные письма с подтверждением, вот 10 советов от профессионалов HIX.AI Прочтите их, поймите и примените на практике.
- Выберите четкую и краткую тему : сделайте тему актуальной и конкретной. Постарайтесь четко обозначить цель письма. Ознакомьтесь с 25 темами шаблона электронного письма с подтверждением выше.
- Персонализируйте каждое сообщение . Всегда обращайтесь к получателю по имени, если оно у вас есть. Это добавляет индивидуальности и повышает вероятность того, что получатель прочитает письмо и ответит на него.
- Сосредоточьтесь на простоте и ясности . Информационные письма — это не эссе. Напишите свое сообщение простым, ясным и кратким языком. Его следует прочитать и понять за считанные секунды.
- Не забудьте детали : укажите в подтверждении всю необходимую информацию, включая номер заказа, дату, время, место или что-либо еще, что может иметь значение.
- Добавьте инструкции . Если человеку нужно что-то сделать, включите их в свои электронные письма с подтверждением. Маркированные списки — отличный способ перечислить детали в простой и понятной форме.
- Включите контактную информацию : всегда указывайте свои контактные данные в каждом электронном письме. Даже если он есть у получателя, на всякий случай следует его еще раз указать!
- Выразите признательность : поблагодарите своих клиентов или клиентов за электронное письмо, платеж, документ или счет. Если вас пригласили на собеседование, выразите благодарность за предоставленную возможность!
- Сделайте сообщение удобным для мобильных устройств . Избегайте длинных предложений, длинных абзацев и изображений. Текст должен быть коротким, абзацы краткими, а язык простым, чтобы его можно было использовать на мобильных устройствах.
- Включите CTA (призыв к действию) . Если уместно, завершите письмо призывом к действию. Это может быть что угодно: от поощрения их оставаться на связи, загружать материалы, подключаться к социальным сетям и т. д. Используйте призывы к действию, чтобы поддерживать связь!
- Используйте AI-писатель электронной почты HIX.AI Если вас беспокоит написание писем с подтверждением, используйте AI-писатель электронной почты HIX.AI Сверхмощная система может создавать 100% оригинальные электронные письма с подтверждением, подходящие для любой ситуации. Это простое в использовании и экономичное решение для быстрого написания лучших электронных писем.
Заключение
Спасибо, что дочитали до этого места. Мы можем подтвердить, что теперь у вас есть все навыки, необходимые для написания отличных писем-подтверждений. В этой статье мы продемонстрировали, что электронные письма с подтверждением легко написать, имеют стандартную структуру и (что самое приятное) короткие!
Не тратьте время на написание длинных писем с подтверждением. Если вы застряли, скопируйте наши шаблоны электронных писем с подтверждением или воспользуйтесь генератором электронных писем HIX.AI для получения 100% оригинальных сообщений для всех ситуаций.