Kami dapat mengonfirmasi bahwa kami telah menerima permintaan Anda dan kami telah menulis artikel ini hanya untuk Anda! Email konfirmasi adalah pesan penting yang digunakan setiap hari dalam bisnis. Anda akan mengirimkan konfirmasi ketika Anda menerima dokumen, diundang ke wawancara, atau menerima faktur.
Jika Anda kesulitan memilih kata yang tepat, Anda berada di tempat yang tepat. Di akhir panduan ini, Anda akan memiliki keterampilan, pengetahuan, dan wawasan untuk membuat email konfirmasi yang efektif.
Jika Anda menginginkan jalan pintas yang licik, kami telah membuat 5 templat email konfirmasi, termasuk:
- Konfirmasikan penerimaan email
- Konfirmasi kehadiran rapat
- Konfirmasikan kehadiran pada wawancara
- Konfirmasi pembayaran diterima
- Konfirmasikan penerimaan dokumen
Bergabunglah bersama kami saat kami memulai kelas master email konfirmasi ini.
Apa itu email konfirmasi?
Email konfirmasi adalah hal yang umum. Anda harus selalu merespons jika seseorang mengirimi Anda sesuatu (undangan rapat, permintaan wawancara, dll.). Mengapa? Karena membalas dengan email konfirmasi menunjukkan rasa hormat.
Email konfirmasi juga meyakinkan pengirim bahwa mereka akan mendapatkan hasilnya. Anda akan menghadiri wawancara, membayar tagihan, membaca dokumen, dll.
Hal hebat tentang email konfirmasi adalah betapa mudahnya menulisnya. Anda bisa merangkum hampir semuanya dalam satu kalimat – tapi kami bisa melakukan lebih baik dari itu!
Di sini, kami menunjukkan cara membuat email konfirmasi yang bagus. Kami mulai dengan 5 templat email konfirmasi.
5 templat email konfirmasi
Membaca 5 template email konfirmasi ini akan membantu Anda memahami cara membuatnya. Baca, ulas, dan analisis formatnya untuk memahami strukturnya.
Konfirmasikan penerimaan email
Konfirmasi email adalah salah satu jenis yang paling umum. Bisa jadi atasan Anda mengirimi Anda pesan tentang suatu proyek atau kolega yang membagikan kabar terbaru. Apapun tujuan pesan mereka, contoh email konfirmasi ini sempurna.
Yang terhormat [ Nama Penerima ] ,
Saya mengonfirmasi penerimaan email Anda tertanggal [ tanggal email ] . Saat ini saya sedang meninjau informasi yang Anda berikan dan akan segera mengambil tindakan jika diperlukan.
Terima kasih atas tanggapan cepat Anda. Saya menghargai perhatian Anda terhadap masalah ini.
Salam Hormat,
[ Nama Anda ]
Konfirmasi kehadiran rapat
Email konfirmasi rapat adalah pesan sopan dan profesional yang dapat Anda kirimkan bersamaan dengan penerimaan elektronik. Email konfirmasi rapat memungkinkan Anda mengklarifikasi detail, mengajukan pertanyaan, dan melampirkan dokumen yang diperlukan.
Yang terhormat [ Nama Penerima ] ,
Saya harap email ini sampai kepada Anda dengan baik. Saya menulis surat ini untuk mengkonfirmasi kehadiran saya pada pertemuan yang dijadwalkan pada [ tanggal dan waktu yang diusulkan ] . Saya menantikan kesempatan untuk mendiskusikan [ topik pertemuan ] secara rinci dan berkontribusi pada tujuan kita bersama.
Jika ada materi atau dokumen tertentu yang harus saya bawa atau pelajari sebelum pertemuan, izinkan saya tahu. Selain itu, mohon informasikan kepada saya jika ada perubahan atau tambahan pada agenda sebelumnya.
Saya mengapresiasi penyelenggaraan pertemuan ini dan percaya bahwa ini akan menjadi sesi yang produktif. Silakan menghubungi kami jika Anda memerlukan informasi lebih lanjut dari pihak saya.
Terima kasih dan saya berharap dapat bertemu Anda dan tim.
Salam Hormat,
[ Nama Anda ]
Konfirmasikan kehadiran pada wawancara
Selamat telah mendapatkan wawancara; itulah bagian yang paling menantang! Hanya karena Anda sudah menerima undangan wawancara, Anda juga harus mengkonfirmasi kehadirannya. Ini akan mengamankan slot Anda dan memastikan Anda mendapatkan kesempatan untuk bersinar dan mengamankan pekerjaan impian Anda (atau mungkin menaiki anak tangga berikutnya...).
Yang terhormat [ Nama Penerima ] ,
Saya harap email ini sampai kepada Anda dengan baik. Saya menulis surat ini untuk mengonfirmasi kehadiran saya pada wawancara yang dijadwalkan pada [ Tanggal ] pukul [ Waktu ] di [ Lokasi ] . Saya sangat antusias dengan kesempatan ini dan berharap dapat bertemu dengan Anda dan mendiskusikan kualifikasi saya lebih lanjut.
Tolong beri tahu saya jika ada dokumen atau informasi tambahan yang perlu saya bawa saat wawancara. Saya ingin memastikan bahwa saya siap sepenuhnya.
Terima kasih telah mempertimbangkan lamaran saya dan memberi saya kesempatan ini. Saya yakin bahwa saya akan mampu menunjukkan keterampilan dan pengalaman saya selama wawancara.
Salam,
[ Nama Anda ]
Konfirmasi pembayaran diterima
Email konfirmasi tanda terima pembayaran sangat penting untuk membuat jejak audit. Ketika uang tunai masuk ke rekening bisnis Anda (atau rekening pribadi), beri tahu orang yang menerima pembayaran ini melalui email.
Yang terhormat [ Nama Penerima ] ,
Saya menulis surat ini untuk mengonfirmasi bahwa kami telah menerima pembayaran Anda sejumlah [ jumlah pembayaran ] . Pembayaran telah berhasil diproses dan kini tercatat dalam catatan kami.
Jika Anda memiliki pertanyaan atau permasalahan mengenai pembayaran ini, jangan ragu untuk menghubungi kami. Kami siap membantu Anda.
Terima kasih atas pembayaran cepat Anda. Kami sangat menghargai bisnis Anda.
Salam,
[ Nama Anda ]
Konfirmasikan penerimaan dokumen
Contoh email konfirmasi penerimaan dokumen ini adalah email yang akan sering Anda kirim jika Anda bekerja di kantor. Seperti yang Anda lihat, sampelnya sangat sederhana dan dapat ditulis dalam hitungan detik. Kirimkan konfirmasi Anda sesegera mungkin setelah menerima email awal agar tidak lupa!
Yang terhormat [ Nama Penerima ] ,
Saya menulis surat ini untuk mengonfirmasi penerimaan dokumen yang Anda kirim. Terima kasih telah meneruskannya kepada saya. Saya telah meninjau isinya dan semuanya tampak beres.
Jika ada informasi atau tindakan tambahan yang diperlukan dari pihak saya, harap beri tahu saya.
Terima kasih atas perhatian Anda.
Salam,
[ Nama Anda ]
Cara menulis email konfirmasi – panduan penting
Setelah mempelajari contoh konfirmasi email, Anda dapat mulai membuatnya sendiri! Dalam panduan penting untuk email konfirmasi ini, kami menjelaskan cara membuat pesan yang lebih baik.
Menulis email konfirmasi menjadi mudah jika kita membagi prosesnya menjadi tiga tahap:
- Baris subjek email konfirmasi
- Salinan tubuh
- Keluar/langkah selanjutnya
Di bagian selanjutnya, kami merinci cara membantu Anda membuat email konfirmasi yang lebih baik.
Baris subjek email konfirmasi
Baris subjek pesan konfirmasi harus meringkas dengan tepat isi email tersebut. Tidak ada gunanya menyia-nyiakan ruang digital; nyatakan tujuan email Anda secepat dan sejelas mungkin.
Ini semudah kedengarannya. Berikut adalah 25 contoh baris subjek email konfirmasi yang dapat digunakan sebagai inspirasi.
Konfirmasikan penerimaan email:
- Email diterima - Mengakui pesan Anda
- Email Anda bertanggal [ Tanggal ] - Berhasil diterima
- Dapatkan email Anda - Kami sedang menanganinya
- Email terbaru Anda - Tanda terima terkonfirmasi
- Konfirmasi: Kami memiliki email Anda
Konfirmasi kehadiran rapat:
- Mengonfirmasi kehadiran saya di pertemuan kami
- Sampai jumpa di pertemuan tersebut
- Kehadiran dikonfirmasi untuk [ Tanggal/Judul Rapat ]
- Amankan tempat saya di (Rapat Mendatang)
- Sampai jumpa di [ Judul Rapat ] - Kehadiran dikonfirmasi
Konfirmasi kehadiran pada wawancara:
- Konfirmasi kehadiran wawancara
- Konfirmasi – Wawancara (Tanggal & Waktu)
- Konfirmasi wawancara untuk [ Posisi/Perusahaan ]
- Slot wawancara dikonfirmasi - Saya berharap dapat bertemu dengan Anda
- Sampai jumpa di wawancara - Kehadiran dikonfirmasi
Konfirmasi pembayaran diterima:
- Pembayaran berhasil - Transaksi Anda telah kami terima
- Konfirmasi: Pembayaran Anda telah diproses
- Terima pembayaran Anda - Terima kasih atas transaksi Anda
- Pembayaran diterima - Pesanan Anda sedang diproses
- Kami telah berhasil menerima pembayaran Anda
Konfirmasi penerimaan dokumen:
- Dokumen diterima - Mengonfirmasi kiriman Anda
- Dapatkan dokumen Anda - Kami sedang meninjaunya sekarang
- Konfirmasi penerimaan - Dokumen Anda
- Dokumen terbaru Anda - Berhasil diterima
- Konfirmasi: Kami telah menerima dokumen Anda
Salinan isi email konfirmasi
Sekarang kita bisa masuk ke proses menulis email konfirmasi yang bagus. Seperti semua email efektif, kami memulai dengan salam yang dipersonalisasi. Ucapkan "Hai" atau "Halo" dan gunakan nama depan orang tersebut. (Anda seharusnya sudah memiliki semua detailnya, karena lebih banyak email konfirmasi adalah tanggapannya.)
Kalimat pertama adalah ucapan terima kasih dan ucapan terima kasih. Dalam contoh ini, kami akan mengonfirmasi penerimaan dokumen dari klien.
"Terima kasih telah mengirimkan katalog produk. Saya dapat mengonfirmasi bahwa kami telah menerimanya, dan kami akan meninjaunya pada waktunya."
Kami telah mengonfirmasi penerimaan dan sekarang dapat menambahkan beberapa konten untuk mengelola interaksi. Ini memastikan konfirmasi Anda adalah bagian terakhir dari korespondensi Anda sampai Anda memutuskan untuk mengirim pesan lagi.
"Kami menerima banyak informasi dari pemasok dan tidak dapat menanggapi semua orang. Kami akan menghubungi Anda jika kami tertarik untuk mempelajari lebih lanjut atau melakukan pemesanan."
Itu adalah cara profesional untuk menghentikan mereka memberikan tekanan pada Anda atau menyumbat kotak masuk Anda dengan pesan tindak lanjut yang tiada habisnya.
Penandatanganan email konfirmasi/langkah selanjutnya
Email tersebut sejauh ini sangat formal, dan itu tidak masalah, mengingat konteksnya. Kami bisa melunakkannya sedikit dan menambahkan ucapan terima kasih.
"Terima kasih telah meluangkan waktu untuk mengirimkan informasinya kepada kami. Kami selalu bersemangat mempelajari produk baru, jadi bagikan informasi dan pembaruan apa pun kepada kami."
Dalam pesan ini, kami biasanya tidak menambahkan detail kontak. Namun jika Anda mengonfirmasi kehadiran pada sebuah wawancara, misalnya, Anda perlu menambahkan sesuatu seperti ini:
"Jika Anda memiliki pertanyaan atau situasi berubah, silakan hubungi saya di (masukkan detailnya)."
Kita semua sudah selesai sekarang, jadi akhiri email dengan tanda tangan (terima kasih, terima kasih banyak, salam, dll.), tambahkan nama dan tanda tangan Anda, dan kirim.
Itu adalah konfirmasi termudah yang pernah Anda kirimkan!
Daftar periksa penting: 10 prinsip untuk menulis email konfirmasi
Untuk membantu Anda menulis email konfirmasi yang lebih baik, berikut 10 tips dari para profesional di HIX.AI untuk membantu Anda. Bacalah, pahami, dan praktikkan.
- Pilih baris subjek yang jelas dan ringkas : Jadikan baris subjek Anda relevan dan spesifik. Cobalah untuk menunjukkan dengan jelas tujuan email tersebut. Lihat 25 baris subjek template email konfirmasi kami di atas.
- Personalisasikan setiap pesan : Selalu sapa penerima dengan nama depannya jika Anda memilikinya. Ini menambahkan sentuhan pribadi dan membuat penerima lebih mungkin membaca dan merespons.
- Fokus pada kesederhanaan dan kejelasan : Email konformasi bukanlah esai. Tulis pesan Anda dalam bahasa yang sederhana, jelas, dan ringkas. Itu harus dibaca dan dipahami dalam hitungan detik.
- Jangan lupa detailnya : Sertakan semua informasi yang diperlukan pada konfirmasi, termasuk nomor pesanan, tanggal, waktu, lokasi, atau apa pun yang mungkin relevan.
- Tambahkan instruksi : Jika ada hal yang perlu dilakukan orang tersebut, sertakan hal tersebut dalam email konfirmasi Anda. Poin-poin penting adalah cara terbaik untuk membuat daftar detail dengan cara yang sederhana dan mudah dipahami.
- Sertakan informasi kontak : Selalu berikan detail kontak Anda di setiap email. Sekalipun penerimanya memilikinya, Anda harus menyatakannya kembali untuk berjaga-jaga!
- Tunjukkan apresiasi : Ucapkan terima kasih kepada pelanggan atau klien Anda atas email, pembayaran, dokumen, atau faktur. Jika Anda diundang untuk wawancara, ucapkan terima kasih atas kesempatannya!
- Jadikan pesan mobile-friendly : Hindari kalimat panjang, paragraf panjang, dan gambar. Buat teks Anda singkat, paragraf ringkas, dan bahasa sederhana agar tetap ramah seluler.
- Sertakan CTA (Ajakan Bertindak) : Jika relevan, akhiri email Anda dengan ajakan bertindak. Ini bisa berupa apa saja, mulai dari mendorong mereka untuk tetap berhubungan, mengunduh materi, terhubung di media sosial, dll. Gunakan CTA untuk menjaga koneksi Anda tetap berjalan!
- Gunakan penulis email AI HIX.AI : Jika Anda khawatir tentang menulis email konfirmasi, gunakan penulis email AI HIX.AI Sistem super canggih ini dapat membuat 100% email konfirmasi asli yang cocok untuk setiap situasi. Ini adalah solusi yang mudah digunakan dan hemat biaya untuk menulis email yang lebih baik dengan cepat.
Kesimpulan
Terima kasih telah membaca sejauh ini. Kami dapat mengonfirmasi bahwa Anda sekarang harus memiliki semua keterampilan yang diperlukan untuk menulis email konfirmasi yang bagus. Dalam artikel ini, kami telah menunjukkan bahwa email konfirmasi mudah untuk ditulis, mengikuti struktur standar, dan (yang terbaik) pendek!
Jangan habiskan waktu untuk mengkhawatirkan menulis email konfirmasi yang panjang. Jika Anda mengalami kebuntuan, salin templat email konfirmasi kami, atau gunakan generator email HIX.AI untuk mendapatkan pesan yang 100% asli untuk segala situasi.