We kunnen bevestigen dat we uw verzoek hebben ontvangen en dat we dit artikel speciaal voor u hebben geschreven! Bevestigingsmails zijn essentiële berichten die dagelijks in het bedrijfsleven worden gebruikt. U ontvangt een bevestiging wanneer u een document ontvangt, bent uitgenodigd voor een gesprek of een factuur heeft geaccepteerd.
Als u moeite heeft om de juiste woorden te selecteren, bent u op de juiste plek. Aan het einde van deze handleiding beschikt u over de vaardigheden, kennis en inzichten om effectieve bevestigings-e-mails te maken.
Als je een stiekeme snelkoppeling wilt, hebben we 5 bevestigings-e-mailsjablonen gemaakt, waaronder:
- Bevestig de ontvangst van een e-mail
- Bevestiging van deelname aan de vergadering
- Bevestig deelname aan een interview
- Bevestig de ontvangen betaling
- Bevestig de ontvangst van het document
Sluit je aan bij de aftrap van deze masterclass per bevestigingsmail.
Wat zijn bevestigingsmails?
Bevestigingsmails zijn een gebruikelijke beleefdheid. Je moet altijd reageren als iemand je iets heeft gestuurd (een uitnodiging voor een gesprek, een interviewverzoek, etc.). Waarom? Omdat reageren met een bevestigingsmail respect toont.
Een bevestigingsmail stelt de afzender ook gerust dat hij een resultaat zal krijgen. Je woont een sollicitatiegesprek bij, betaalt de factuur, leest het document, enz.
Het mooie van bevestigingsmails is hoe gemakkelijk ze zijn te schrijven. Je kunt bijna alles in één zin samenvatten, maar wij kunnen beter dan dat!
Hier laten we u zien hoe u geweldige bevestigingsmails kunt maken. We beginnen met 5 bevestigingsmailsjablonen.
5 bevestigingsmailsjablonen
Door deze 5 bevestigings-e-mailsjablonen te lezen, begrijpt u waarschijnlijk hoe u deze kunt maken. Lees ze door, bekijk ze en analyseer het formaat om de structuur te begrijpen.
Bevestig de ontvangst van een e-mail
E-mailbevestigingen zijn een van de meest voorkomende typen. Het kan een baas zijn die u een bericht stuurt over een project of een collega die een update deelt. Wat het doel van hun bericht ook is, dit bevestigingsmailvoorbeeld is perfect.
Beste [ naam ontvanger ] ,
Ik bevestig de ontvangst van uw e-mail gedateerd [ datum van de e-mail ] . Ik ben momenteel de door u verstrekte informatie aan het beoordelen en zal onmiddellijk actie ondernemen op de vereiste acties.
Bedankt voor uw snelle reactie. Ik waardeer uw aandacht voor deze kwestie.
Met vriendelijke groet,
[ Uw naam ]
Bevestiging van deelname aan de vergadering
Bevestigingsmails voor vergaderingen zijn beleefde en professionele berichten die u naast de elektronische acceptatie kunt verzenden. Met bevestigingsmails voor vergaderingen kunt u details verduidelijken, vragen stellen en de benodigde documenten bijvoegen.
Beste [ naam ontvanger ] ,
Ik hoop dat deze e-mail u goed vindt. Ik schrijf om mijn aanwezigheid op de geplande vergadering op [ voorgestelde datum en tijd ] te bevestigen. Ik kijk uit naar de gelegenheid om [ onderwerp van de bijeenkomst ] in detail te bespreken en bij te dragen aan onze gedeelde doelstellingen.
Als er specifieke materialen of documenten zijn die ik voorafgaand aan de bijeenkomst moet meebrengen of bekijken, laat het mij dan weten weten. Breng mij ook vooraf op de hoogte als er wijzigingen of aanvullende agendapunten zijn.
Ik waardeer uw organisatie van deze bijeenkomst en vertrouw erop dat het een productieve sessie zal worden. Neem gerust contact met mij op als u meer informatie van mijn kant nodig heeft.
Bedankt en ik kijk ernaar uit u en het team te ontmoeten.
Met vriendelijke groet,
[ Uw naam ]
Bevestig deelname aan een interview
Gefeliciteerd met het binnenhalen van een sollicitatiegesprek; dat is het meest uitdagende deel! Omdat u een uitnodiging voor een sollicitatiegesprek heeft ontvangen, moet u ook uw aanwezigheid bevestigen. Dit verzekert je plek en zorgt ervoor dat je de kans krijgt om te schitteren en de baan van je dromen veilig te stellen (of misschien de volgende sport op de ladder te beklimmen...).
Beste [ naam ontvanger ] ,
Ik hoop dat deze e-mail u goed vindt. Ik schrijf u om mijn aanwezigheid te bevestigen bij het interview dat gepland staat op [ Datum ] om [ Tijd ] op [ Locatie ] . Ik ben enthousiast over deze kans en kijk ernaar uit u te ontmoeten en mijn kwalificaties verder te bespreken.
Laat het me weten als er aanvullende documenten of informatie zijn die ik moet meenemen naar het sollicitatiegesprek. Ik wil er zeker van zijn dat ik volledig voorbereid ben.
Bedankt dat u mijn aanvraag in overweging neemt en mij deze kans biedt. Ik heb er vertrouwen in dat ik tijdens het sollicitatiegesprek mijn vaardigheden en ervaring zal kunnen demonstreren.
Met vriendelijke groet,
[ Uw naam ]
Bevestig de ontvangen betaling
E-mails ter bevestiging van de betalingsontvangst zijn essentieel voor het creëren van een audittrail. Wanneer het geld op uw zakelijke rekening (of persoonlijke rekening) terechtkomt, informeer dan de persoon met deze ontvangen betaling per e-mail.
Beste [ Naam ontvanger ] ,
Ik schrijf om te bevestigen dat we uw betaling ten bedrage van [ betalingsbedrag ] hebben ontvangen. De betaling is succesvol verwerkt en wordt nu weergegeven in onze administratie.
Als u vragen of opmerkingen heeft over deze betaling, aarzel dan niet om contact met ons op te nemen. Wij zijn er om u te helpen.
Bedankt voor uw snelle betaling. Wij stellen uw zaken zeer op prijs.
Met vriendelijke groet,
[ Uw naam ]
Bevestig de ontvangst van het document
Deze voorbeeld-e-mail ter bevestiging van de ontvangst van een document is een e-mail die u regelmatig verzendt als u op een kantoor werkt. Zoals u kunt zien, is het voorbeeld supereenvoudig en kan het in enkele seconden worden geschreven. Stuur uw bevestiging zo snel mogelijk na ontvangst van de eerste e-mail om vergeten te voorkomen!
Beste [ naam ontvanger ] ,
Ik schrijf u om de ontvangst te bevestigen van het document dat u heeft verzonden. Bedankt dat je het naar mij hebt doorgestuurd. Ik heb de inhoud gecontroleerd en alles ziet er in orde uit.
Als er van mijn kant aanvullende informatie of actie nodig is, laat het me dan weten.
Bedankt voor uw aandacht.
Met vriendelijke groet,
[ Uw naam ]
Hoe u bevestigings-e-mails schrijft - essentiële gids
Nadat u de e-mailbevestigingsvoorbeelden heeft bestudeerd, kunt u beginnen met het maken van uw eigen voorbeelden! In deze essentiële gids voor bevestigings-e-mails leggen we uit hoe u betere berichten kunt opstellen.
Het schrijven van bevestigingsmails is eenvoudig als we het proces in drie fasen opsplitsen:
- Onderwerpregel van de bevestigingsmail
- Lichaamskopie
- Afmelden/volgende stappen
In het volgende gedeelte leggen we uit hoe u betere bevestigings-e-mails kunt maken.
Onderwerpregel van de bevestigingsmail
De onderwerpregel van het bevestigingsbericht moet precies samenvatten waar de e-mail over gaat. Het heeft geen zin om digitale ruimte te verspillen; vermeld zo snel en duidelijk mogelijk het doel van uw e-mail.
Het is net zo eenvoudig als het klinkt. Hier zijn 25 voorbeeldonderwerpregels voor bevestigingsmails die u ter inspiratie kunt gebruiken.
Bevestig de ontvangst van een e-mail:
- E-mail ontvangen - Bevestiging van uw bericht
- Uw e-mail gedateerd op [ Datum ] - Succesvol ontvangen
- Ik heb je e-mail ontvangen - We zijn ermee bezig
- Uw recente e-mail - Bevestigde ontvangst
- Bevestiging: we hebben uw e-mailadres
Bevestiging van deelname aan de vergadering:
- Bevestiging van mijn aanwezigheid op onze bijeenkomst
- Ik kijk ernaar uit u te zien op de bijeenkomst
- Aanwezigheid bevestigd voor [ Vergaderdatum/Titel ]
- Beveilig mijn ruimte op (Aankomende bijeenkomst)
- Ontmoet je op [ Titel bijeenkomst ] - Aanwezigheid bevestigd
Bevestig deelname aan een interview:
- Bevestiging van deelname aan het interview
- Bevestiging – Interview (datum en tijd)
- Interviewbevestiging voor [ Functie/Bedrijf ]
- Interviewslot bevestigd - Ik kijk ernaar uit je te ontmoeten
- Tot ziens bij het interview - Aanwezigheid bevestigd
Bevestig de ontvangen betaling:
- Betaling succesvol - We hebben uw transactie ontvangen
- Bevestiging: uw betaling is verwerkt
- Uw betaling ontvangen - Bedankt voor uw transactie
- Betaling ontvangen - Uw bestelling wordt nu verwerkt
- We hebben uw betaling succesvol ontvangen
Bevestig ontvangst van document:
- Document ontvangen - Bevestiging van uw indiening
- Ik heb uw document ontvangen. We zijn het nu aan het beoordelen
- Ontvangstbevestiging - Uw document
- Uw recente document - Succesvol ontvangen
- Bevestiging: we hebben uw document ontvangen
Bevestigingskopie van de e-mail
Nu kunnen we beginnen met het schrijven van geweldige bevestigingsmails. Zoals alle effectieve e-mails beginnen we met een persoonlijke begroeting. Zeg 'Hallo' of 'Hallo' en gebruik de voornaam van de persoon. (Je zou alle details al moeten hebben, aangezien meer bevestigings-e-mails antwoorden zijn.)
De eerste zin is een erkenning en een dankjewel. In dit voorbeeld gaan we de ontvangst van een document van een klant bevestigen.
"Bedankt voor het doorsturen van de productcatalogi. Ik kan bevestigen dat we ze hebben ontvangen, en we zullen ze te zijner tijd beoordelen."
We hebben de ontvangst bevestigd en kunnen nu wat inhoud toevoegen om de interactie te beheren. Dit zorgt ervoor dat uw bevestiging het laatste deel van uw correspondentie is totdat u besluit opnieuw een bericht te sturen.
"We ontvangen veel informatie van leveranciers en kunnen niet op iedereen reageren. We nemen contact met u op als we meer willen weten of een bestelling willen plaatsen."
Dat is een professionele manier om te voorkomen dat ze druk op u uitoefenen of uw inbox volstoppen met eindeloze vervolgberichten .
Bevestigingsmail afmelden/volgende stappen
De e-mail is tot nu toe zeer formeel geweest, wat prima is gezien de context. We kunnen het iets verzachten en er een bedankje aan toevoegen.
"Bedankt dat je de tijd hebt genomen om de informatie naar ons te sturen. We zijn altijd benieuwd naar nieuwe producten, dus deel alle informatie en updates met ons."
In dit bericht voegen we doorgaans geen contactgegevens toe. Maar als u bijvoorbeeld uw deelname aan een sollicitatiegesprek bevestigt, wilt u zoiets als dit toevoegen:
"Als u vragen heeft of als de situatie verandert, neem dan contact met mij op via (details invullen)."
We zijn nu allemaal klaar, dus beëindig de e-mail met een aftekening (bedankt, hartelijk dank, vriendelijke groeten, enz.), voeg uw naam en handtekening toe en verzend.
Dat is de gemakkelijkste bevestiging die u ooit zult verzenden!
Essentiële checklist: 10 principes voor het schrijven van bevestigingsmails
Om u te helpen betere bevestigingsmails te schrijven, volgen hier 10 tips van de professionals van HIX.AI om u te helpen. Lees ze, begrijp ze en breng ze in de praktijk.
- Selecteer een duidelijke en beknopte onderwerpregel : maak uw onderwerpregel relevant en specifiek. Probeer het doel van de e-mail duidelijk aan te geven. Bekijk hierboven de onderwerpregels van onze 25 bevestigings-e-mailsjablonen.
- Personaliseer elk bericht : spreek de ontvanger altijd aan met de voornaam als je die hebt. Dit voegt een persoonlijk tintje toe en zorgt ervoor dat de ontvanger sneller zal lezen en reageren.
- Focus op eenvoud en duidelijkheid : conformatie-e-mails zijn geen essays. Schrijf uw bericht in eenvoudige, duidelijke en beknopte taal. Het moet binnen enkele seconden worden gelezen en begrepen.
- Vergeet de details niet : vermeld alle noodzakelijke informatie op de bevestiging, inclusief het bestelnummer, de datum, het tijdstip, de locatie of iets anders dat relevant kan zijn.
- Voeg instructies toe : Als er dingen zijn die de persoon moet doen, neem deze dan op in uw bevestigingsmails. Opsommingstekens zijn een goede manier om details op een eenvoudige en gemakkelijk te begrijpen manier op te sommen.
- Contactgegevens opnemen : Geef altijd uw contactgegevens op in elke e-mail. Zelfs als de ontvanger het heeft, moet u het voor de zekerheid opnieuw vermelden!
- Toon waardering : bedank uw klanten of opdrachtgevers voor de e-mail, betaling, document of factuur. Als u bent uitgenodigd voor een sollicitatiegesprek, spreek dan uw dank uit voor de kans!
- Maak berichten mobielvriendelijk : vermijd lange zinnen, lange alinea's en afbeeldingen. Houd uw tekst kort, de alinea's beknopt en het taalgebruik eenvoudig om mobielvriendelijk te blijven.
- Voeg een CTA (Call to Action) toe : Sluit, indien relevant, uw e-mail af met een call to action. Dit kan van alles zijn, van hen aanmoedigen om contact te houden, materiaal te downloaden, verbinding te maken op sociale media, enz. Gebruik CTA's om uw verbinding gaande te houden!
- Gebruik de AI-e-mailschrijver van HIX.AI : Als u zich zorgen maakt over het schrijven van bevestigings-e-mails, gebruik dan de AI-e-mailschrijver van HIX.AI Het superkrachtige systeem kan 100% originele bevestigingsmails creëren die geschikt zijn voor elke situatie. Het is een gebruiksvriendelijke en kosteneffectieve oplossing om snel betere e-mails te schrijven.
Conclusie
Bedankt voor het lezen tot nu toe. We kunnen bevestigen dat u nu over alle vaardigheden beschikt die nodig zijn om geweldige bevestigingsmails te schrijven. In dit artikel hebben we aangetoond dat bevestigingsmails eenvoudig te schrijven zijn, een standaardstructuur volgen en (het beste van alles) kort zijn!
Verspil geen tijd aan het schrijven van lange bevestigingsmails. Als je vastzit, kopieer dan onze bevestigingsmailsjablonen of gebruik de e-mailgenerator van HIX.AI voor 100% originele berichten voor alle situaties.