Nous pouvons confirmer que nous avons bien reçu votre demande et nous avons rédigé cet article rien que pour vous ! Les emails de confirmation sont des messages essentiels utilisés au quotidien en entreprise. Vous enverrez une confirmation lorsque vous recevrez un document, aurez été invité à un entretien ou accepté une facture.
Si vous avez du mal à sélectionner les bons mots, vous êtes au bon endroit. À la fin de ce guide, vous disposerez des compétences, des connaissances et des informations nécessaires pour créer des e-mails de confirmation efficaces.
Si vous souhaitez un raccourci sournois, nous avons créé 5 modèles d'e-mails de confirmation, notamment :
- Confirmer la réception d'un email
- Confirmation de présence à la réunion
- Confirmer votre présence à un entretien
- Confirmer le paiement reçu
- Confirmer la réception du document
Rejoignez-nous pour lancer cette masterclass par e-mail de confirmation.
Que sont les e-mails de confirmation ?
Les e-mails de confirmation sont une courtoisie courante. Vous devez toujours répondre si quelqu'un vous a envoyé quelque chose (une invitation à un rendez-vous, une demande d'entretien, etc.). Pourquoi? Parce que répondre par un e-mail de confirmation montre du respect.
Un e-mail de confirmation rassure également l'expéditeur sur le fait qu'il obtiendra un résultat. Vous assisterez à un entretien, paierez la facture, lirez le document, etc.
L’avantage des e-mails de confirmation est leur facilité de rédaction. Vous pouvez presque tout résumer en une seule phrase – mais nous pouvons faire mieux que cela !
Ici, nous vous montrons comment créer d'excellents e-mails de confirmation. Nous commençons par 5 modèles d'e-mails de confirmation.
5 modèles d'e-mails de confirmation
La lecture de ces 5 modèles d'e-mails de confirmation devrait vous aider à comprendre comment les créer. Lisez-les, examinez-les et analysez le format pour comprendre la structure.
Confirmer la réception d'un email
Les confirmations par e-mail sont l'un des types les plus courants. Il peut s'agir d'un patron qui vous envoie un message au sujet d'un projet ou d'un collègue partageant une mise à jour. Quel que soit le but de leur message, cet exemple d'e-mail de confirmation est parfait.
Cher [ Nom du destinataire ] ,
Je confirme la réception de votre e-mail daté du [ date de l'e-mail ] . J'examine actuellement les informations que vous avez fournies et je prendrai rapidement les mesures nécessaires.
Merci pour votre réponse rapide. J'apprécie votre attention sur cette question.
Meilleures salutations,
[ Votre nom ]
Confirmation de présence à la réunion
Les e-mails de confirmation de réunion sont des messages polis et professionnels que vous pouvez envoyer avec l'acceptation électronique. Les e-mails de confirmation de réunion vous permettent de clarifier les détails, de poser des questions et de joindre les documents nécessaires.
Cher [ Nom du destinataire ] ,
J'espère que cet e-mail vous trouvera bien. J'écris pour confirmer ma présence à la réunion prévue le [ date et heure proposées ] . J'attends avec impatience l'opportunité de discuter [ du sujet de la réunion ] en détail et de contribuer à nos objectifs communs.
S'il y a des documents ou des documents spécifiques que je devrais apporter ou examiner avant la réunion, veuillez me le faire savoir. savoir. Veuillez également m'informer à l'avance s'il y a des changements ou des points supplémentaires à l'ordre du jour.
J'apprécie votre organisation de cette réunion et j'espère qu'elle sera une session productive. N'hésitez pas à nous contacter si vous avez besoin de plus d'informations de ma part.
Merci et j'ai hâte de vous rencontrer, vous et l'équipe.
Meilleures salutations,
[ Votre nom ]
Confirmer votre présence à un entretien
Félicitations pour avoir obtenu une entrevue ; c'est la partie la plus difficile ! Tout simplement parce que vous avez reçu une invitation à un entretien, vous devez également confirmer votre présence. Cela sécurisera votre place et vous assurera d'avoir une chance de briller et d'obtenir l'emploi de vos rêves (ou peut-être de gravir le prochain échelon de l'échelle...).
Cher [ Nom du destinataire ] ,
J'espère que cet e-mail vous trouvera bien. J'écris pour confirmer ma présence à l'entretien prévu le [ Date ] à [ Heure ] à [ Lieu ] . Je suis enthousiasmé par cette opportunité et j'ai hâte de vous rencontrer et de discuter davantage de mes qualifications.
Veuillez me faire savoir s'il y a des documents ou des informations supplémentaires que je dois apporter à l'entretien. Je veux m'assurer que je suis parfaitement préparé.
Merci d'avoir examiné ma candidature et de m'avoir offert cette opportunité. Je suis convaincu que je serai en mesure de démontrer mes compétences et mon expérience lors de l'entretien.
Meilleures salutations,
[ Votre nom ]
Confirmer le paiement reçu
Les e-mails de confirmation des reçus de paiement sont essentiels à la création d’une piste d’audit. Lorsque l'argent arrive sur votre compte professionnel (ou votre compte personnel), informez la personne avec ce paiement reçu par e-mail.
Cher [ Nom du destinataire ] ,
Je vous écris pour confirmer que nous avons reçu votre paiement d'un montant de [ montant du paiement ] . Le paiement a été traité avec succès et est désormais reflété dans nos dossiers.
Si vous avez des questions ou des préoccupations concernant ce paiement, n'hésitez pas à nous contacter. Nous sommes là pour vous aider.
Merci pour votre paiement rapide. Nous apprécions grandement votre confiance.
Meilleures salutations,
[ Votre nom ]
Confirmer la réception du document
Cet exemple d'e-mail confirmant la réception d'un document est celui que vous enverrez fréquemment si vous travaillez dans un bureau. Comme vous pouvez le voir, l’exemple est extrêmement simple et peut être écrit en quelques secondes. Envoyez votre confirmation le plus tôt possible après réception du mail initial pour éviter d'oublier !
Cher [ Nom du destinataire ] ,
Je vous écris pour confirmer la réception du document que vous avez envoyé. Merci de me l'avoir transmis. J'ai examiné le contenu et tout semble en ordre.
Si des informations supplémentaires ou une action sont requises de ma part, veuillez me le faire savoir.
Merci de votre attention.
Meilleures salutations,
[ Votre nom ]
Comment rédiger des e-mails de confirmation – guide essentiel
Après avoir étudié les exemples de confirmation par e-mail, vous pouvez commencer à créer le vôtre ! Dans ce guide essentiel des e-mails de confirmation, nous expliquons comment créer de meilleurs messages.
La rédaction d'e-mails de confirmation est facile si nous divisons le processus en trois étapes :
- Ligne d'objet de l'e-mail de confirmation
- Corps du texte
- Déconnexion/étapes suivantes
Dans la section suivante, nous détaillons comment vous aider à créer de meilleurs e-mails de confirmation.
Ligne d'objet de l'e-mail de confirmation
La ligne d’objet du message de confirmation doit résumer précisément le sujet de l’e-mail. Il ne sert à rien de gaspiller de l'espace numérique ; indiquez le but de votre e-mail aussi rapidement et clairement que possible.
C'est aussi simple que cela en a l'air. Voici 25 exemples de lignes d’objet d’e-mails de confirmation à utiliser pour vous inspirer.
Confirmer la réception d'un email :
- Email reçu - Accusé de réception de votre message
- Votre email en date du [ Date ] - Reçu avec succès
- J'ai reçu votre email - Nous y sommes
- Votre email récent - Réception confirmée
- Confirmation : Nous avons votre email
Confirmation de présence à la réunion :
- Confirmer ma présence à notre réunion
- Au plaisir de vous voir à la réunion
- Présence confirmée pour [ Date/Titre de la réunion ]
- Sécurisez mon espace à (Réunion à venir)
- Rendez-vous à [ Titre de la réunion ] - Participation confirmée
Confirmer votre présence à un entretien :
- Confirmation de présence à l'entretien
- Confirmation – Entretien (date et heure)
- Confirmation d'entretien pour [ Poste/Entreprise ]
- Créneau d'entretien confirmé - Au plaisir de vous rencontrer
- Rendez-vous à l'entretien - Présence confirmée
Confirmer le paiement reçu :
- Paiement réussi - Nous avons reçu votre transaction
- Confirmation : Votre paiement a été traité
- Vous avez reçu votre paiement - Merci pour votre transaction
- Paiement reçu - Votre commande est en cours de traitement
- Nous avons reçu avec succès votre paiement
Confirmer la réception du document :
- Document reçu - Confirmant votre soumission
- Vous avez reçu votre document - Nous l'examinons actuellement
- Accusé de réception - Votre document
- Votre document récent - Reçu avec succès
- Confirmation : Nous avons reçu votre document
Copie du corps de l'e-mail de confirmation
Nous pouvons maintenant nous lancer dans le processus de rédaction d’excellents e-mails de confirmation. Comme tous les e-mails efficaces, nous commençons par un message d’accueil personnalisé. Dites « Bonjour » ou « Bonjour » et utilisez le prénom de la personne. (Vous devriez déjà avoir tous les détails, car davantage d'e-mails de confirmation sont des réponses.)
La première phrase est une reconnaissance et un merci. Dans cet exemple, nous allons confirmer la réception d'un document d'un client.
"Merci pour l'envoi des catalogues de produits. Je peux confirmer que nous les avons reçus et nous les examinerons en temps voulu."
Nous avons confirmé la réception et pouvons désormais ajouter du contenu pour gérer l'interaction. Cela garantit que votre confirmation est la dernière partie de votre correspondance jusqu'à ce que vous décidiez d'envoyer à nouveau un message.
"Nous recevons beaucoup d'informations de la part des fournisseurs et ne pouvons pas répondre à tout le monde. Nous vous contacterons si nous souhaitons en savoir plus ou passer une commande."
C'est un moyen professionnel de les empêcher de faire pression sur vous ou d'encombrer votre boîte de réception avec des messages de suivi sans fin.
Signature de l'e-mail de confirmation/étapes suivantes
Jusqu’à présent, l’e-mail a été très formel, ce qui est bien, compte tenu du contexte. On peut l'adoucir légèrement et ajouter un merci.
"Merci d'avoir pris le temps de nous envoyer ces informations. Nous sommes toujours ravis de découvrir de nouveaux produits, alors partagez toutes informations et mises à jour avec nous."
Dans ce message, nous n’ajouterons généralement pas de coordonnées. Mais si vous confirmez votre participation à un entretien, par exemple, vous souhaiterez ajouter quelque chose comme ceci :
"Si vous avez des questions ou si la situation change, veuillez me contacter à (insérer les détails)."
Nous avons tous terminé maintenant, alors terminez l'e-mail par une signature (merci, merci beaucoup, salutations, etc.), ajoutez votre nom et votre signature, et envoyez.
C'est la confirmation la plus simple que vous puissiez envoyer !
Checklist essentielle : 10 principes pour rédiger des e-mails de confirmation
Pour vous aider à rédiger de meilleurs e-mails de confirmation, voici 10 conseils des pros de HIX.AI pour vous aider. Lisez-les, comprenez-les et mettez-les en pratique.
- Sélectionnez une ligne d'objet claire et concise : rendez votre ligne d'objet pertinente et spécifique. Essayez d'indiquer clairement le but de l'e-mail. Consultez nos 25 lignes d'objet de modèle d'e-mail de confirmation ci-dessus.
- Personnalisez chaque message : Adressez-vous toujours au destinataire par son prénom si vous l'avez. Cela ajoute une touche personnelle et rend le destinataire plus susceptible de lire et de répondre.
- Concentrez-vous sur la simplicité et la clarté : les emails de confirmation ne sont pas des essais. Écrivez votre message dans un langage simple, clair et concis. Il doit être lu et compris en quelques secondes.
- N'oubliez pas les détails : indiquez toutes les informations nécessaires sur la confirmation, y compris le numéro de commande, la date, l'heure, le lieu ou toute autre information pertinente.
- Ajouter des instructions : Si la personne doit faire certaines choses, incluez-les dans vos e-mails de confirmation. Les puces sont un excellent moyen de répertorier les détails de manière simple et facile à comprendre.
- Inclure les informations de contact : fournissez toujours vos coordonnées dans chaque e-mail. Même si le destinataire l’a, vous devez le reformuler au cas où !
- Montrez votre appréciation : remerciez vos clients pour l'e-mail, le paiement, le document ou la facture. Si vous avez été invité à un entretien, exprimez votre gratitude pour cette opportunité !
- Rendre le message adapté aux mobiles : évitez les phrases longues, les longs paragraphes et les images. Gardez votre texte court, vos paragraphes concis et votre langage simple pour rester adapté aux appareils mobiles.
- Incluez un CTA (Call to Action) : Le cas échéant, terminez votre e-mail par un appel à l'action. Cela peut aller de les encourager à rester en contact, à télécharger du matériel, à se connecter sur les réseaux sociaux, etc. Utilisez les CTA pour maintenir votre connexion !
- Utilisez le rédacteur d'e-mails AI de HIX.AI : Si vous souhaitez rédiger des e-mails de confirmation, utilisez le rédacteur d'e-mails AI de HIX.AI Le système surpuissant peut créer des e-mails de confirmation 100 % originaux adaptés à chaque situation. Il s'agit d'une solution facile à utiliser et rentable pour rédiger rapidement de meilleurs e-mails.
Conclusion
Merci d'avoir lu jusqu'ici. Nous pouvons confirmer que vous devriez désormais posséder toutes les compétences nécessaires pour rédiger de bons e-mails de confirmation. Dans cet article, nous avons démontré que les e-mails de confirmation sont simples à rédiger, suivent une structure standard et (mieux encore) sont courts !
Ne perdez pas de temps à vous soucier de rédiger de longs e-mails de confirmation. Si vous êtes bloqué, copiez nos modèles d'e-mails de confirmation ou utilisez le générateur d'e-mails de HIX.AI pour des messages 100 % originaux pour toutes les situations.