Des recherches montrent qu'en moyenne, un employé américain consacre environ un quart de son temps de travail à envoyer des e-mails. Par conséquent, développer les compétences nécessaires pour rédiger des e-mails professionnels et efficaces est crucial pour réussir dans la carrière d’une personne.
Si vous souhaitez être efficace et compétent dans la communication par courrier électronique, il est essentiel de vous familiariser avec l'étiquette du courrier électronique. Cet article présente 29 exemples pratiques d'étiquette de courrier électronique , règles et conseils qui vous permettront de réussir sur votre lieu de travail.
Qu’est-ce que l’étiquette du courrier électronique ?
L'étiquette des e-mails est un ensemble de directives décrivant comment rédiger et répondre aux e-mails de manière professionnelle et polie. Il comprend une variété d’éléments de communication par courrier électronique, tels que la langue, le ton, le formatage et le comportement général. En fonction de votre lien avec le destinataire, ainsi que de son secteur d'activité, de son organisation, de sa culture et même de son âge, vous devrez peut-être ajuster les règles d'étiquette appropriée en matière de courrier électronique.
Pourquoi l'étiquette du courrier électronique est-elle importante ?
Les entreprises et les particuliers peuvent bénéficier du respect des règles d’étiquette des e-mails pour ces raisons.
● Faire preuve de professionnalisme . L'utilisation de l'étiquette du courrier électronique montre que vous respectez les autres et que vous êtes fiable et compétent au travail.
● Communiquer efficacement . Suivre une étiquette de courrier électronique appropriée rend vos communications concises et compréhensibles pour les destinataires, minimisant ainsi les malentendus et les interprétations erronées.
● Entretenir des relations positives . Une bonne étiquette de courrier électronique peut améliorer votre réputation professionnelle, en facilitant la collaboration avec vos collègues, clients et partenaires commerciaux.
● Éviter les erreurs . Les meilleures pratiques en matière d'étiquette de courrier électronique réduisent les risques d'erreurs et d'erreurs dans un courrier électronique professionnel pouvant entraîner des embarras ou des conséquences graves.
Plus de 29 conseils et règles sur l'étiquette des e-mails pour les professionnels
1. Utilisez un formatage standard
Un courrier électronique professionnel informel ou incomplet est considéré comme une violation de l'étiquette du courrier électronique. Un format de courrier électronique professionnel standard doit être bien structuré avec une ligne d'objet, un message d'accueil, un corps, une conclusion, une approbation et une signature.
En savoir plus : Quel est le format formel des e-mails ?
2. Utilisez un ton professionnel et respectueux
Gardez un ton professionnel tout au long de votre courrier électronique pour refléter votre professionnalisme. Évitez l’argot, le jargon ou les expressions trop désinvoltes qui pourraient nuire à la confiance sur le lieu de travail.
3. Email avec une adresse email professionnelle
L’utilisation de l’adresse e-mail de votre entreprise témoigne d’un haut niveau d’étiquette de courrier électronique. Si vous devez utiliser un compte de messagerie personnel pour traiter des e-mails liés au travail, il est idéal d'utiliser votre nom complet pour démontrer une image professionnelle.
4. Copie carbone aveugle (BCC) de manière appropriée
Il est conforme à l'étiquette de courrier électronique d'utiliser le BCC lors de l'envoi de courriers électroniques à un grand groupe de destinataires qui ne se connaissent pas afin de protéger leurs courriers électroniques contre toute exposition à d'autres.
En savoir plus : Comment utiliser CC et BCC dans les e-mails ?
5. Créez une ligne d'objet claire et concise
Suivez l'étiquette du courrier électronique en résumant une ligne d'objet descriptive et courte. Il permet aux destinataires de comprendre l’objectif et de prioriser rapidement leurs réponses. Aucune ligne d'objet ou une ligne d'objet longue et vague ne donnera à votre e-mail une apparence de spam et sera déplacé vers la corbeille.
6. Commencez par une salutation et une salutation professionnelles
Commencez votre e-mail par une salutation et une salutation polies et appropriées. En fonction de votre relation avec le destinataire et de la situation de communication, vous pouvez adapter la salutation et le message d'accueil en conséquence, mais ne saluez jamais les gens avec des expressions trop désinvoltes et impersonnelles comme "Hey ya", "Yo", "Salut les gens" et "Salut les gars". ".
En savoir plus : Comment démarrer un e-mail ?
7. Présentez-vous clairement
Une autre règle d'étiquette de courrier électronique consiste à fournir une brève présentation de vous-même et de votre entreprise pour établir le contexte lorsque vous correspondez avec une nouvelle personne ou envoyez un suivi.
En savoir plus : Comment se présenter dans un email ?
8. Soyez prudent avec l'humour et les emojis
Sur le lieu de travail, soyez prudent avec l'humour, le sarcasme, les emoji , les émoticônes et les mèmes lorsque vous rédigez des e-mails sur l'étiquette professionnelle. Ils peuvent être mal interprétés dans la communication écrite et devenir d’énormes distractions.
9. Protégez les informations confidentielles
Soyez prudent lorsque vous communiquez des informations sensibles ou confidentielles par courrier électronique. Une bonne ligne directrice en matière d’étiquette de courrier électronique professionnel consiste à éviter les messages écrits et à envisager le cryptage.
10. Gardez vos e-mails concis et précis
Faites attention à la longueur de votre e-mail. Les e-mails longs et décousus peuvent être accablants et entraîner la négligence d'informations clés. Vous montrez votre respect pour le temps du destinataire en allant droit au but.
11. Évitez d'utiliser des points d'exclamation
Dans les e-mails relatifs à l'étiquette professionnelle, vous ne devez pas utiliser le point d'exclamation plus d'une fois pour exprimer votre enthousiasme. Votre message semblera agressif, colérique et peu professionnel si vous utilisez trop de points d'exclamation dans un seul e-mail.
12. N'utilisez pas de majuscules
Il est acceptable d'utiliser des majuscules appropriées pour mettre l'accent lorsque cela est nécessaire. Cependant, l’utilisation de lettres majuscules pourrait amener les autres à mal interpréter votre message et vos intentions.
13. Gardez vos polices classiques
Votre e-mail sera difficile à lire avec des polices bizarres, des couleurs sauvages et des tailles non conventionnelles. Respectez les normes standard des e-mails pour utiliser une police classique et cohérente dans tout le contenu de l'e-mail : Couleur : Noir
Taille : 10 ou 12 points
Polices : Arial, Calibri, Helvetica ou Times New Roman
14. Pratiquez une bonne grammaire et orthographe
Des e-mails mal rédigés peuvent avoir un impact négatif sur votre carrière car ils indiquent que vous n’avez pas le souci du détail. En tant que professionnel, vous devez savoir utiliser les outils de grammaire et d’orthographe pour éviter les erreurs.
15. Partagez correctement les liens
Ce n'est pas une bonne étiquette de courrier électronique de coller des URL entières dans votre courrier électronique. Fournissez plutôt des hyperliens ou des URL raccourcies pour faciliter l’ouverture de votre e-mail par le destinataire.
16. Évitez les abréviations et les acronymes excessifs
Bien que vous puissiez utiliser des abréviations et des acronymes spécifiques à l'industrie qui peuvent être compris par vous et vos destinataires, évitez toute utilisation excessive pour éviter toute confusion.
17. Répondez aux e-mails dans les 24 heures
Bien que vous ne puissiez pas répondre immédiatement à tous les e-mails, vous pouvez parcourir votre boîte de réception et hiérarchiser vos réponses. Efforcez-vous de répondre aux e-mails rapidement, idéalement dans les 24 heures.
18. Réfléchissez à deux fois avant de transférer
Ne transférez jamais de chaînes d'e-mails ou de messages non pertinents qui pourraient encombrer la boîte de réception des destinataires. Il est important de résumer la discussion dans le fil de discussion électronique. Ne transférez pas les e-mails qui ne sont pas destinés à être transférés.
19. Utilisez « Répondre à tous » avec parcimonie
La fonction « Répondre à tous » est utile mais peut parfois entraîner de graves erreurs d'étiquette en matière de courrier électronique professionnel. Avant d'appuyer sur le bouton « Répondre à tous », assurez-vous que votre réponse est pertinente et nécessaire pour tout le monde.
20. Soyez conscient des pièces jointes
Joindre des documents justificatifs à votre courrier électronique professionnel est une bonne étiquette de courrier électronique. Compressez les fichiers volumineux et informez le destinataire de toutes les pièces jointes.
21. Définir des réponses informatives en cas d'absence du bureau
Lorsque vous ne parvenez pas à répondre rapidement parce que vous êtes absent du travail, configurez une réponse automatique en cas d'absence du bureau pour informer les autres de votre indisponibilité et fournir un autre contact en cas d'urgence.
22. Soyez conscient des différences culturelles
Il est fortement suggéré de connaître le contexte culturel et les tabous linguistiques de vos associés avant de vous engager dans toute communication commerciale internationale.
23. Vérifiez à nouveau l'adresse e-mail du destinataire
Avant d'envoyer l'e-mail, vérifiez que l'adresse e-mail du destinataire est correcte. Cela vous évitera d’envoyer accidentellement des fichiers confidentiels ou des e-mails inutiles à une mauvaise personne.
24. Relisez avant d'envoyer
L'une des règles d'étiquette les plus importantes en matière de courrier électronique consiste à relire vos e-mails avant d'appuyer sur le bouton Envoyer. Il permet de détecter les erreurs et d’identifier les domaines à améliorer.
25. Choisissez une approbation avec parcimonie
Vous devez conserver l'étiquette du courrier électronique pour laisser une impression durable jusqu'à la fin de votre courrier électronique en utilisant une signature professionnelle et appropriée, telle que « Sincèrement », « Très respectueusement » ou « Cordialement ».
En savoir plus : Comment mettre fin à un email ?
26. Inclure une signature électronique professionnelle
Créez une signature professionnelle et permettez à votre logiciel client de messagerie de l'ajouter automatiquement aux e-mails. Une signature électronique de type professionnel doit contenir votre nom complet, votre titre de poste, le nom de votre entreprise, vos coordonnées et tout lien pertinent.
27. Insérer un appel à l'action
Il est efficace de placer votre appel à l'action vers la fin du corps de votre e-mail afin que les destinataires comprennent ce qui doit être fait et prennent des mesures immédiatement.
28. Suivez les ouvertures d'e-mails et le taux de clics
Si vous disposez d'une liste de diffusion, utilisez un outil de suivi des e-mails pour savoir qui n'ouvre pas un e-mail précédent. Vous pouvez décider quand et à qui envoyer des rappels. Le taux de clics peut être utilisé pour modifier votre ligne d'objet pour un envoi ultérieur.
29. Créez des messages adaptés aux mobiles
Plus d'un tiers des professionnels ouvrent leurs e-mails sur des appareils mobiles. Il est donc essentiel de garantir que vos e-mails soient faciles à lire sur un téléphone ou une tablette.
Utilisez un générateur de courrier électronique IA pour vous aider avec l'étiquette de votre courrier électronique professionnel
HIX.AI peut être votre assistant de messagerie personnel. Il dispose d'un rédacteur d'e-mails IA qui peut réécrire ou générer des e-mails avec une étiquette de courrier électronique appropriée. Vous pouvez l'utiliser pour créer des e-mails professionnels à des fins de sensibilisation, de réponse et de suivi .
- Utilisez les algorithmes d'intelligence artificielle basés sur ChatGPT pour améliorer et créer des e-mails conformément aux meilleures pratiques d'étiquette de courrier électronique.
- Assurez un ton cohérent et professionnel dans vos e-mails
Conclusion
Vos compétences en communication reflètent votre personnalité et vos capacités professionnelles. En adhérant à l'étiquette des e-mails pour les entreprises, vous pouvez créer une impression positive et ouvrir des opportunités d'avancement de carrière. Suivez les conseils d'étiquette des e-mails professionnels dans l'article ou utilisez un rédacteur d'e-mails efficace alimenté par l'IA pour générer des e-mails de haute qualité.