Forskning viser, at en amerikansk medarbejder i gennemsnit bruger cirka en fjerdedel af deres arbejdstid på e-mails. Derfor er udvikling af færdigheder til at skrive professionelle og effektive forretnings-e-mails afgørende for at få succes i en persons karriere.
Hvis du vil være effektiv og dygtig til e-mail-kommunikation, er det vigtigt at sætte dig ind i e-mail-etikette. Denne artikel præsenterer 29 praktiske eksempler på e-mailetikette , regler og tips, der vil gøre dig i stand til at få succes på arbejdspladsen.
Hvad er e-mail etikette?
E-mail etikette er et sæt retningslinjer, der beskriver, hvordan man skriver og svarer på e-mails på en professionel og høflig måde. Det omfatter en række elementer af e-mail-kommunikation, såsom sprog, tone, formatering og generel adfærd. Afhængigt af din forbindelse med modtageren, såvel som modtagerens branche, organisation, kultur og endda alder, skal du muligvis justere reglerne for korrekt e-mail-etikette.
Hvorfor er e-mail-etikette vigtig?
Virksomheder og enkeltpersoner kan drage fordel af at følge reglerne for e-mailetikette af disse grunde.
● Udvise professionalisme . Brug af e-mail etikette viser, at du respekterer andre, og du er pålidelig og kompetent på arbejdet.
● Kommunikere effektivt . At følge korrekt e-mail-etikette gør din kommunikation kortfattet og forståelig for modtagerne, hvilket minimerer misforståelser og fejlfortolkninger.
● Vedligeholdelse af positive relationer . God e-mail etikette kan forbedre dit professionelle omdømme og lette samarbejdet med kolleger, kunder og forretningspartnere.
● Undgå fejl . De bedste praksisser for e-mail-etikette reducerer chancerne for fejl og fejl i en virksomheds-e-mail, der kan føre til forlegenhed eller alvorlige konsekvenser.
29+ e-mail etikette tips og regler for professionelle
1. Brug standardformatering
Uformel eller ufuldstændig forretnings-e-mail anses for at være en overtrædelse af e-mail-etiketten. Et standard e-mail-format til virksomheder skal være velstruktureret med en emnelinje, en hilsen, brødtekst, afslutning, afmelding og underskrift.
Få mere at vide: Hvad er det formelle e-mail-format?
2. Brug en professionel og respektfuld tone
Oprethold en professionel tone gennem hele din e-mail for at afspejle din professionalisme. Undgå slang, jargon eller alt for afslappede udtryk, der kan ødelægge tilliden på arbejdspladsen.
3. E-mail med en professionel e-mailadresse
Brug af din virksomheds e-mailadresse viser et højt niveau af e-mail-etikette. Hvis du skal bruge en personlig e-mail-konto til at håndtere arbejdsrelaterede e-mails, er det ideelt at bruge dit fulde navn til at demonstrere et professionelt image.
4. Blind Carbon Copy (BCC) passende
Det er korrekt e-mail-etikette at bruge BCC, når du sender e-mails til en stor gruppe af modtagere, der ikke kender hinanden, for at beskytte deres e-mails mod at blive udsat for andre.
Lær mere: Hvordan bruger man CC og BCC i e-mails?
5. Lav en klar og kortfattet emnelinje
Følg e-mailetiketten ved at opsummere en beskrivende og kort emnelinje. Det gør det muligt for modtagerne at forstå formålet og hurtigt prioritere deres svar. Ingen emnelinje eller en lang, vag emnelinje vil få din e-mail til at se spamagtig ud og blive flyttet til papirkurven.
6. Start med en professionel hilsen og hilsen
Begynd din e-mail med en høflig og passende hilsen og hilsen. Afhængig af dit forhold til modtageren og kommunikationssituationen kan du skræddersy hilsenen og hilsenen derefter, men hilse aldrig på folk med for afslappede og upersonlige udtryk som "Hey ya", "Yo", "Hej folkens" og "Hej gutter" ".
Lær mere: Hvordan starter man en e-mail?
7. Præsenter dig selv tydeligt
En anden e-mail etikette regel er at give en kort introduktion af dig selv og din virksomhed for at etablere kontekst, når du korresponderer med en ny person eller sender en opfølgning.
Lær mere: Hvordan præsenterer du dig selv i en e-mail?
8. Vær forsigtig med humor og emojis
På arbejdspladsen skal du være forsigtig med humor, sarkasme, emoji, humørikoner og memes , mens du skriver forretningsetikette-e-mail. De kan blive fejlfortolket i skriftlig kommunikation og blive til store distraktioner.
9. Hold fortrolige oplysninger sikker
Vær forsigtig, når du kommunikerer følsomme eller fortrolige oplysninger via e-mail. En god retningslinje for forretnings-e-mail-etikette er at styre væk fra skriftlige beskeder og overveje kryptering.
10. Hold dine e-mails kortfattede og præcise
Pas på din e-maillængde. Lange, travle e-mails kan være overvældende og kan resultere i, at nøgleinformation bliver overset. Du viser din respekt for modtagerens tid ved at komme direkte til sagen.
11. Undlad at bruge udråbstegn
I forretningsetikette-e-mail bør du ikke bruge udråbstegn mere end én gang for at formidle begejstring. Din besked vil virke aggressiv, vred og uprofessionel, hvis du bruger for mange udråbstegn i én e-mail.
12. Brug ikke alle hætter
Det er acceptabelt at bruge korrekt brug af store bogstaver til fremhævelse, når det er nødvendigt. Brug af store bogstaver kan dog få andre til at misfortolke dit budskab og dine hensigter.
13. Hold dine skrifttyper klassiske
Din e-mail vil være svær at læse med bizarre skrifttyper, vilde farver og ukonventionelle størrelser. Hold dig til standard e-mail-normer for at bruge klassisk og ensartet skrifttype i hele e-mail-indholdet: Farve: Sort
Størrelse: 10 eller 12 point
Skrifttyper: Arial, Calibri, Helvetica eller Times New Roman
14. Øv god grammatik og stavning
Dårligt skrevne e-mails kan have en negativ indvirkning på din karriere, fordi det indikerer, at du ikke har sans for detaljer. Som professionel bør du vide, hvordan du bruger grammatik og staveværktøjer for at undgå fejl.
15. Del links korrekt
Det er ikke korrekt e-mail-etikette at indsætte hele URL'er i din e-mail. Angiv i stedet hyperlinks eller forkortede URL'er for at gøre din e-mail nemmere for modtageren at åbne.
16. Undgå overdrevne forkortelser og akronymer
Mens du kan bruge de branchespecifikke forkortelser og akronymer, som kan forstås af dig og dine modtagere, skal du holde dig væk fra overforbrug for at undgå forvirring.
17. Besvar e-mails inden for 24 timer
Selvom du ikke er i stand til at besvare alle e-mails med det samme, kan du gennemse din indbakke og prioritere dine svar. Bestræb dig på at besvare e-mails hurtigt, ideelt set inden for 24 timer.
18. Tænk dig om to gange før du sender videre
Videresend aldrig kæde-e-mails eller irrelevante beskeder, der kan rode i modtagernes indbakker. Det er vigtigt at opsummere diskussionen i e-mail-tråden. Videresend ikke e-mails, der ikke er beregnet til at blive videresendt.
19. Brug "Svar alle" sparsomt
Funktionen "Svar alle" er nyttig, men kan nogle gange forårsage alvorlige fejl i forretnings-e-mailetikette. Før du trykker på knappen "Svar alle", skal du sørge for, at dit svar er relevant og nødvendigt for alle.
20. Vær opmærksom på vedhæftede filer
At vedhæfte understøttende dokumenter i din virksomheds e-mail er god e-mail etikette. Komprimer store filer og informer modtageren om eventuelle vedhæftede filer.
21. Indstil informative svar uden for kontoret
Når du ikke er i stand til at svare med det samme, fordi du er væk fra arbejde, skal du oprette et automatisk fraværssvar for at informere andre om din utilgængelighed og give en alternativ kontakt i tilfælde af en hastende situation.
22. Vær opmærksom på kulturelle forskelle
Det anbefales kraftigt, at du lærer dine forretningsforbindelsers kulturelle baggrund og sproglige tabuer, før du engagerer dig i international virksomhedskommunikation.
23. Dobbelttjek modtagerens e-mailadresse
Før du sender e-mailen, skal du bekræfte, at modtagerens e-mailadresse er korrekt. Dette vil hjælpe dig med at undgå at sende fortrolige filer eller unødvendige e-mails til den forkerte hånd ved et uheld.
24. Læs korrektur før afsendelse
En af de vigtigste e-mail-etiketter er at læse korrektur på dine e-mails, før du trykker på knappen Send. Det hjælper med at fange eventuelle fejl og identificere områder til forbedring.
25. Vælg en afmelding med omhu
Du bør opretholde e-mail-etikette for et varigt indtryk til slutningen af din e-mail ved at bruge en professionel og passende sign-off, såsom "Med venlig hilsen", "Meget respektfuldt" eller "Venlig hilsen".
Lær mere: Hvordan afslutter man en e-mail?
26. Medtag en professionel e-mail-signatur
Opret en professionel signatur, og lad din e-mailklientsoftware føje den til e-mails automatisk. En forretningslignende e-mail-signatur bør indeholde dit fulde navn, jobtitel, firmanavn, kontaktoplysninger og eventuelle relevante links.
27. Indsæt en opfordring til handling
Det er effektivt at placere din opfordring til handling tæt på afslutningen af din e-mail-tekst, så modtagerne vil forstå, hvad der skal gøres, og gribe ind med det samme.
28. Spor e-mail-åbninger og klikfrekvens
Hvis du har en mailingliste, skal du bruge et e-mail-sporingsværktøj til at vide, hvem der ikke åbner en tidligere e-mail. Du kan bestemme, hvornår og til hvem du vil sende påmindelser. Klikfrekvensen kan bruges til at ændre din emnelinje til en senere udsendelse.
29. Opret mobilvenlige beskeder
Over en tredjedel af erhvervsfolk åbner deres e-mails på mobile enheder, så det er en del af e-mail-etiketten at sikre, at dine e-mails er venlige at læse på en telefon eller tablet.
Brug en AI-e-mail-generator til at hjælpe med din virksomheds e-mail-etikette
HIX.AI kan være din personlige e-mail-assistent. Det har en AI-e-mail-skribent , der kan omskrive eller generere e-mail-beskeder med korrekt e-mail-etikette. Du kan bruge det til at oprette virksomheds-e-mails til outreach, respons og opfølgning .
- Brug ChatGPT -drevne kunstig intelligens algoritmer til at forbedre og oprette e-mails i overensstemmelse med bedste e-mail etikette praksis
- Sørg for en konsekvent og professionel tone i dine e-mails
Konklusion
Dine kommunikationsevner viser din personlighed og professionelle evner. Ved at overholde e-mail-etiketten for erhvervslivet kan du skabe et positivt indtryk og åbne muligheder for karrierefremgang. Følg forretnings-e-mail-etikettetipene i artiklen, eller brug en effektiv AI-drevet e-mail-skribent til at generere e-mail-beskeder af høj kvalitet.