Opfølgende e-mails er en væsentlig del af din virksomheds kommunikationsværktøjskasse, så det er afgørende, at du får det rigtigt. Denne dybdegående artikel forklarer, hvordan man skriver bedre opfølgende e-mails, herunder at definere det korrekte opfølgningsmeddelelsesformat og nogle hints og tips fra HIX.AI eksperter.
Bare rolig, hvis du leder efter inspiration; vi har leveret 5 opfølgende e-mail-eksempler, der dækker, hvordan man skriver en:
- Høflig opfølgende e-mail
- Opfølgningsmail efter intet svar
- Blid opfølgningsmail
- Opfølgning på fakturapåmindelse
- Mødeopfølgning
Ved slutningen af denne artikel har du den indsigt, du skal bruge for at oprette effektive opfølgende e-mails til enhver personlig og professionel situation.
Hvad er en opfølgende e-mail ?
Det er nyttigt at tænke på opfølgende e-mails som digitale påmindelser. Det er sandsynligt, at du allerede har sendt personen (eller virksomheden) en indledende e-mail, men endnu ikke har modtaget et svar. Så din opfølgende e-mail fungerer som en venlig påmindelse .
Nogle situationer, hvor du muligvis skal sende en påmindelses-e-mail, omfatter, hvis nogen ikke har svaret på en mødeindkaldelse, betalt en faktura eller accepteret et jobtilbud.
Opfølgende e-mails behøver ikke at være lange eller detaljerede, men gentag blot den originale besked og bede om et svar.
Det er nemt at se, hvordan dette fungerer med vores opfølgende e-mail-skabeloner.
Høflig opfølgende e-mail
Når du skriver en professionel e-mail, er det vigtigt at være høflig! Denne høflige opfølgende e-mailskabelon er kort og forretningsmæssig.
Nøglen til at skrive professionelle opfølgende beskeder er at henvende sig direkte til personen ved at bruge deres fornavn, hvis det er muligt. Dernæst skal du forklare klart, hvorfor du sender beskeder, og hvad du vil have dem til at gøre.
Selvfølgelig sender du en opfølgning, fordi du vil have et svar (ikke?), men i en høflig opfølgning skal du ikke forsøge at lægge noget pres på personen. Hold det formelt og funktionelt, som vi gør i dette eksempel!
Kære [ Modtagers navn ] ,
Jeg stoler på, at denne e-mail finder dig godt.
Jeg skriver for at følge op på vores tidligere kommunikation vedrørende [ emne/problem ] . Jeg kan forstå, at du har travlt, og der kan have været forglemmelse eller forsinkelse.
Hvis der er nye udviklinger, eller der er behov for yderligere oplysninger for at gøre fremskridt, bedes du venligst informere mig. Jeg er ivrig efter at hjælpe eller afklare eventuelle spørgsmål for at fremskynde denne proces.
Jeg ser frem til dit frugtbare svar så hurtigt som muligt.
Din forståelse og samarbejde er meget værdsat.
p>Med venlig hilsen
[ Dit navn ]
Opfølgningsmail efter intet svar
Hvad sker der, hvis nogen ignorerer din e-mail? Denne opfølgende e-mail efter intet svar er lidt stærkere end det høflige e-mail-eksempel ovenfor - men den gør de samme ting. Først henvender vi os høfligt til personen, skitserer derefter situationen og beskriver den løsning, du ønsker (et svar i de fleste tilfælde!)
Selvom du har mistanke om, at nogen ignorerer din e-mail med vilje, er det ikke professionelt at sige det. Hold i stedet dine opfølgende e-mails positive og venlige så vidt muligt. Dette er den bedste tilgang, når du sender beskeder til virksomheder. Hvorfor? Fordi du er mere tilbøjelig til at få et svar, hvis du er varm og venlig i stedet for argumenterende og aggressiv, vil du få et svar.
Kære [ Modtagers navn ] ,
Jeg håber, at denne e-mail finder dig godt. Jeg kontakter mig for at følge op på min tidligere e-mail sendt den [ dato ] . Det ser ud til, at min besked kan være blevet væk i din indbakke.
Som en påmindelse, kontakter jeg dig vedrørende [ emne for e-mail ] . Jeg ville sætte stor pris på, hvis du kunne give mig en opdatering eller nødvendige oplysninger i forbindelse med denne sag.
Tak for din opmærksomhed, og jeg ser frem til at høre fra dig snart.
Med venlig hilsen
[ Dit navn ]
Blid opfølgningsmail
De to ovenstående eksempler er perfekte til professionel korrespondance, men hvad sker der, hvis du sender en e-mail til en ven? Brug denne blide opfølgende e-mail-skabelon!
I denne blide opfølgende e-mail handler vi om at beskytte personens følelser. Vi starter med en varm hilsen og slår en venlig tone i stemmen, før vi tager fat på den egentlige årsag til, at vi sender beskeder (fordi vi vil have et svar!). I slutningen af opfølgnings-e-mailen giver vi en positiv endelig besked og passende sign-off.
Kære [ Modtagers navn ] ,
Jeg håber, at denne e-mail finder dig godt.
Jeg ved, at du har utrolig travlt, men jeg ville gerne følge op på den e-mail, jeg sendte sidst uge om [ emne/problem ] og spørg, om du har haft mulighed for at overveje mit forslag/anmodning. Jeg forstår, hvor nemt det kan være at lade tingene glide under presset fra daglige opgaver, og jeg tænkte, at en hurtig påmindelse kunne være nyttig.
Hvis du har brug for yderligere oplysninger for at lette din beslutning eller har spørgsmål eller bekymringer , lad mig det vide. Jeg er mere end glad for at tilbyde yderligere support eller besvare eventuelle spørgsmål, du måtte have.
Jeg ser frem til at høre fra dig.
Tak for din tid og opmærksomhed.
p>Med venlig hilsen
[ Dit navn ]
Opfølgningsmail på fakturapåmindelse
Venter du stadig på dine penge? Brug derefter denne opfølgningsskabelon til fakturapåmindelse for at sikre, at du bliver betalt.
I faktura rykkeropfølgninger skal du medtage alt om de udestående beløb. Vi taler om fakturanummeret, den dato, du sendte den første e-mail, den forventede betalingsdato, og hvor mange dage det har været udestående.
Det lyder måske af meget, men du vil gerne sikre dig, at din fakturaopfølgnings-e-mail ikke kan blive misforstået eller ignoreret. Tjek vores skabelon for at se, hvordan det virker...
Kære [ Modtagers navn ] ,
Jeg håber, at denne e-mail finder dig godt. Dette er en venlig påmindelse om, at vi endnu ikke har modtaget betaling for faktura [ Fakturanummer ] dateret [ Fakturadato ] i beløbet [ Fakturabeløb ] . Forfaldsdatoen er allerede overskredet som angivet på fakturaen, og vi beder dig venligst udligne den udestående saldo så hurtigt som muligt.
Gennemgå den vedhæftede faktura igen og behandle betalingen for at undgå ulejlighed eller yderligere opfølgninger. Hvis du allerede har foretaget betalingen, bedes du se bort fra denne påmindelse og acceptere vores undskyldninger for enhver forvirring.
Hvis du har spørgsmål eller har brug for hjælp vedrørende fakturaen eller betalingsprocessen, så tøv ikke med at nå ud til os. Vi sætter pris på din hurtige opmærksomhed på denne sag.
Tak for dit samarbejde.
Med venlig hilsen
[ Dit navn ]
Mødeopfølgningsmail
Møder er forretningsverdenens essentielle valuta, så du vil sende masser af mødeopfølgnings-e-mails. Ved at bruge vores skabelon vil du være sikker på at gøre det bedste indtryk.
Den første ting at gøre er at adressere e-mailen til alle på mødet. Giv derefter en positiv introduktion og kort opsummering af alt, hvad du diskuterede. Angiv nu detaljer om de næste trin - såsom at arrangere et yderligere møde eller indgå en aftale.
Vær altid klar og sikker i dit møde, anmod om opfølgende e-mails, og gør det, der er bedst for din virksomhed.
Kære [ Modtagers navn ] ,
Jeg stoler på, at denne e-mail finder dig ved godt helbred og godt humør.
Jeg skriver til base efter vores produktive møde afholdt den [ omtale mødedatoen ] vedrørende [ omtale samtalens generelle emne ] . Vores diskussion om [ nævn et specifikt emne, du diskuterede ] var særligt oplysende og tilførte en stor værdi til vores møde.
Når vi bevæger os videre, ønskede jeg at opsummere de handlingspunkter, som vi er blevet enige om. [ Giv en kort opsummering af de diskuterede punkter, trufne beslutninger og tildelte opgaver. ]
For at komme videre på disse punkter, [ nævn de næste trin, såsom planlægning af et opfølgende møde eller nogle specifikke opgaver, der skal udføres ] .
Hvis du har brug for mere kontekst eller har spørgsmål eller bekymringer vedrørende de diskuterede spørgsmål, er du velkommen til at kontakte os til enhver tid.
Tak for din tid og dine bidrag. Jeg ser frem til vores fortsatte samarbejde og fremskridt i denne satsning.
Med venlig hilsen
[ Dit navn ]
Hvordan skriver man en opfølgnings-e-mail?
Det er nemt at skrive opfølgende e-mails – hvis du holder dig til den struktur, vi skitserer nedenfor. Der er tre dele til en effektiv opfølgnings-e-mail, en emnelinje, brødtekst og afmelding/næste trin.
Lad os udforske disse mere detaljeret og opdele, hvordan du skriver opfølgende e-mails i de grundlæggende trin:
Emnelinje for opfølgning på e-mail
Den opfølgende e-mail-emnelinje sætter tonen i din besked. Læseren skal være i stand til at få øje på din besked i deres indbakke og med det samme forstå, hvad beskeden handler om.
Vi kunne bruge evigheder på at skitsere, hvad der gør en god opfølgende e-mail-emnelinje, men det er nemmere at vise dig.
- Følger op på min e-mail – har du læst den?
- E-mail opfølgning – Dato/tid
- Har du læst min sidste mail?
- Svar anmodet – (Indsæt info)
- Er du i stand til at gennemgå min sidste besked?
Opfølgende e-mail brødtekst
Den første ting at vide om opfølgende e-mails er, at du kan være kort. Dette handler om at minde nogen om noget (en ubetalt faktura eller ignoreret e-mail). Selv mødeopfølgninger bør ikke være for lange, ellers kan du risikere at kede folk (hvilket aldrig er godt i erhvervslivet!).
Du vil gerne henvende dig til personen ved hjælp af deres fornavn og faglige titel. Dette opbygger en forbindelse og er professionelt og høfligt. Og bekymre dig ikke om kære; et simpelt "Hej" er fint i 2023.
Tilføj derefter en munter hilsen for at sætte tonen for beskeden. Selvom du presser på for at blive betalt for en faktura, er det altid en god idé at være venlig.
"Jeg håber, du har det godt og får en god uge."
Efter din varme velkomst, fortæl personen, hvad du ønsker fra dem. Igen, vær helt klar, som vi gør i dette fakturaopfølgningseksempel:
"Jeg kontakter dig, da vi stadig venter på betaling af faktura (nummer). Det samlede beløb (£/$/€) forfaldt den (indsæt dato). Desværre er dette nu udestående, og vi kræver betaling som hurtigst muligt."
Vil du tilføje flere detaljer? Vær ikke bange for at bruge punkttegn i dine beskeder. De er en fantastisk måde at formidle kompleks information på. De er også mindre tilbøjelige til at blive ignoreret.
Opfølgende e-mail-sign-off/næste trin
Uanset formålet med din opfølgende e-mail, vil du gerne skitsere de næste trin. I vores fakturaeksempel handler det om at få betalt:
"Fortæl mig venligst i dag, hvornår vi kan forvente at modtage betaling?"
Dette er helt klart, og der er ingen plads til misforståelser. Men selvom du venter på betaling, bør du forsøge at afslutte alle e-mails positivt:
"Vi har arbejdet sammen i lang tid og har et godt forhold. Vi er glade for at arbejde sammen med dig i fremtiden."
Du skal tilføje dine kontaktoplysninger, såsom en e-mail-adresse eller et telefonnummer, så personen kan kontaktes, hvis det kræves.
Tilføj endelig en afmelding (tak, mange tak, venlig hilsen osv.) til din e-mail, og den er klar til at sende!
Opfølgende e-mail-masterclass – Råd fra HIX.AI eksperterne
Vi har skrevet mange ord om opfølgende e-mails, og alle er vigtige at læse (som du ville forvente). Efter at have læst, skrevet og gennemgået tusindvis af opfølgende e-mails, er der nogle standardprincipper, som du kan følge for at få det resultat, du ønsker (et svar, selvfølgelig!).
Her er 5 principper for bedre opfølgningsmails fra de professionelle:
- Spild ikke tid, bare sig hvad du vil med så få ord som muligt.
- Skriv dine anmodninger i enkle vendinger. Lad ikke din læser søge for hårdt efter anmodningen.
- Indstil en deadline og tilføj en opfordring til handling til sidst.
- Motiver dine anmodninger, og forklar, hvad du vil gøre med svaret (og hvorfor det er vigtigt).
I slutningen af dagen vil opfølgende e-mails hurtigt blive glemt, så stress ikke for meget. Faktisk, hvis du er bekymret for at oprette opfølgende e-mails, hvorfor så ikke lade AI gøre det hårde arbejde? HIX.AI har en superkraftig e-mail-skriveassistent , der kan producere krystalklar kopi, som du kan bruge til alle opfølgende e-mails.
Skriver du til din chef? Intet problem, det vil vise din anmodning helt rigtigt. Hvis du sender beskeder til en kunde, får du et høfligt og professionelt svar skrevet til dig.
Konklusion
Opfølgende e-mails er ikke ligefrem sjove, men de er funktionelle. Den bedste måde at nærme sig dem på er ved at tænke på slutresultatet. Så fokuser på det, du ønsker: et svar! Forhåbentlig vil du i slutningen af denne blog (som du har elsket at læse!), drage fordel af vores eksperttip, tips og råd. Beviset vil ske, når du sætter fingeren på nøglen og skriver en opfølgende e-mail. Så kom i gang i dag!