BrowserGPT

BrowserGPT

Udforsk den mest kraftfulde, alt-i-én ChatGPT-assistent til nettet.

Tjek BrowserGPT
Tjek HIX.AI Chrome Extension
Produktivitet
Google Doc

Skriv // for at nyde vores AI-hjælp, mens du skriver på Google Docs.

Gmail

Skriv // lav overbevisende e-mails og personlige svar.

Sidebjælke

Udforsk et mere kraftfuldt Bing sidebar-alternativ til Chrome.

Søgemaskine

Find HIX.AI's omfattende svar blandt typiske søgeresultater.

Hurtig opslagslinje

Vælg enhver tekst online for at oversætte, omskrive, opsummere osv.

Sociale medier
Twitter

Skriv // for at komponere kortfattet, men alligevel kraftfuldt Twitter-indlæg om den tendens.

Instagram

Skriv // for at oprette engagerende billedtekster til dine Instagram-opslag.

Facebook

Skriv // for at lave et udkast til interaktive Facebook-indlæg, der engagerer dit fællesskab.

Quora

Skriv // for at give værdifulde, opstemte svar på Quora.

Reddit

Skriv // for at lave Reddit-indlæg, der giver genklang med specifikke fællesskaber.

YouTube

Opsummer lange YouTube-videoer med et enkelt klik.

Værktøjer
Hjem > E-mails > Hvordan kan jeg skrive en kundeservice-e-mail?

Hvordan kan jeg skrive en kundeservice-e-mail?

Live chats og sociale mediekanaler er almindeligt brugt som kundesupportværktøjer i disse dage. Men du vil tage fejl af at tro, at de var de bedste tilgængelige muligheder.

Tænk over dette. Når en kunde indgiver en klage på Twitter , kan indlægget gå viralt virkelig hurtigt og ødelægge dit brandimage, før du overhovedet får en chance for at svare. E-mail-klager er forskellige. De er mere private, og du har en mere fair chance for at få løst klagen, før tingene løber ud af kontrol.

Men e-mailklager er ikke ligefrem de nemmeste at svare på, hvis du spørger rundt. Denne artikel er den guide, du har brug for. Vi har samlet adskillige kundeservice-e-mailskabeloner for at vise dig den ideelle måde at reagere på kundeklager og feedback. Du kan også ændre disse skabeloner til dine behov. Lad os kort undersøge det grundlæggende, før vi dykker ned i praktiske strategier.

Hvad er en kundeservice-e-mail?

En kundeservice-e-mail er en e-mail-svar på kundernes feedback på produkter og tjenester, der er brugt. De er skrevet for at give rettidige og nyttige løsninger på kundeforespørgsler og sikre kundetilfredshed. For at en kundeservice-interaktion kan anses for god og effektiv, skal kunden føle sig støttet og værdsat gennem hele deres interaktion med brandet.

Selvom sociale mediekanaler også er gode til denne slags interaktioner, er e-mails betydeligt mere almindeligt brugt til dette formål. En grund er, at e-mails grundlæggende er afhængige af mailinglister og ikke involverer så meget løbende sideudvikling, mens sociale medieplatforme involverer masser af indholdsskabelse, sidestyring og i nogle tilfælde betalte reklamekampagner.

7 kundeservice-e-mail-skabeloner, der får kunder til at holde sig til dit brand

En tak e-mail

Dette er at værdsætte dine kunder for at vælge dit brand før konkurrenterne. Har dine kunder lige købt dit produkt eller brugt din service? Har de lige henvist en kunde? Er det deres abonnements- eller tilmeldingsdag? Send dem en "Tak"-e-mail. Du kan få dem til at føle sig endnu mere velkomne ved at give dem rabat på bestemte produkter/tjenester.

Kære [ modtagerens navn ]

Vi vil gerne udtrykke vores dybeste taknemmelighed for at have valgt vores brand frem for vores konkurrenter. Din tillid og tillid til vores produkter/tjenester betyder meget for os.

For at vise vores påskønnelse er vi glade for at kunne tilbyde dig en særlig rabat på visse produkter/tjenester som vores værdsatte kunde.

Endnu en gang tak for din støtte, og vi forsikrer dig om vores forpligtelse til at give dig den højeste kvalitet og tilfredshed.

Med venlig hilsen,
[ Dit navn ]

En e-mail, der svarer på en vred kunde

Har du lige modtaget en e-mail fra en utilfreds og fornærmende kunde? Svar hurtigt med en e-mail, der "sender" tilbage til den pågældende kunde. Hej! Hej!! Hej!!! Slap af, ville du virkelig gøre det? Du skal aldrig reagere på den måde. Selvom det gør ondt, skal du stadig være professionel i dit svar. Tag ikke deres ord til dig. Den første ting du bør gøre, uanset hvad, er at undskylde. En e-mail, der starter med "Vi undskylder for den dårlige oplevelse, du havde..." eller "Vi forstår, hvor frustrerende det kan være..." kan virke magien.

Kære [ modtagerens navn ]

Vi beklager den dårlige oplevelse du havde med vores service. Vi forstår, hvor frustrerende det kan være, og vi vil gerne rette op på tingene.

Vær opmærksom på, at vi tager din feedback seriøst, og vi er forpligtet til at løse eventuelle problemer, du måtte have. Vi kontakter dig snarest for at drøfte denne sag yderligere og finde en løsning, der opfylder dine behov.

Tak fordi du gjorde os opmærksom på dette og giver os muligheden for at forbedre os.

Med venlig hilsen,
[ Dit navn ]

En opfølgende e-mail

Byrde, en kundeserviceagent, modtager en e-mail fra en kunde, der har svært ved at navigere på virksomhedens hjemmeside. Når Byrde ser dette, svarer Byrde hurtigt og viser kunden, hvordan man nemt kan navigere i det. Dagen efter sender Byrde endnu en mail for at vide, om kunden ikke har problemer med det eller har spørgsmål, der generer ham. Vær som Byrde. Send opfølgende e-mails. Dette viser, at du holder af dine kunder.

Kære [ modtagerens navn ]

Jeg håber, at denne e-mail finder dig godt. Jeg ville bare følge op og tjekke, om du stadig har problemer med at navigere på vores hjemmeside.

Hvis du har spørgsmål eller brug for yderligere hjælp, så tøv ikke med at kontakte os. Vi er her for at hjælpe!

Tak for din opmærksomhed.

Med venlig hilsen,
[ Dit navn ]

En spørgeskemamail

Deling af spørgeskemaer og undersøgelser afdækker effektivt kundernes smertepunkter vedrørende dit produkt/service. De giver værdifuld indsigt i kundetilfredshed, demografi og kundeindsatsscore (CES). At identificere områder, hvor din virksomhed halter, giver mulighed for forbedringer af servicekvaliteten. For at tilskynde til deltagelse skal du kommunikere spørgeskemaets korthed og tilbyde incitamenter, da kunderne let kan overse det.

Kære [ modtagerens navn ]

Vi værdsætter din mening som vores værdsatte kunde og vil gerne invitere dig til at deltage i et kort spørgeskema om vores produkt/service. Din feedback er utrolig vigtig for os, da den hjælper os med at afdække eventuelle smertepunkter og forbedre vores servicekvalitet.

Spørgeskemaet vil give værdifuld indsigt i kundetilfredshed, demografi og kundeindsatsscore (CES). Vi lover, at det kun vil tage et par minutter at gennemføre. Som et tegn på vores påskønnelse af din tid tilbyder vi [ incitament ] til alle deltagere.

Find spørgeskemaet vedhæftet denne e-mail, eller klik på følgende link for at få adgang til det: [ Link ]

Vi beder dig venligst udfylde spørgeskemaet inden [ deadline ] . Din feedback vil give os mulighed for at foretage de nødvendige forbedringer og give dig en endnu bedre oplevelse.

På forhånd tak for din deltagelse og for at hjælpe os med at tjene dig bedre.

Med venlig hilsen,
[ Dit navn ]

En kundefeedback påskønnelse

Det er vigtigt at udtrykke påskønnelse for dine kunders tid og indsats ved at udfylde spørgeskemaet. Send en personlig e-mail for at formidle din taknemmelighed ved hjælp af den medfølgende prøve. Opfyld dit løfte om incitamenter som et tegn på påskønnelse. Dette styrker ikke kun kundeforholdet, men opmuntrer også til fremtidig deltagelse. Når du sender fremtidige spørgeskemaer, vil kunderne blive motiveret til at udfylde dem, selv uden incitamenter, på grund af den positive rapport, der er etableret.

Kære [ modtagerens navn ]
Tak fordi du tog dig tid til at udfylde vores kundefeedback-spørgeskema. Dit input er uvurderligt for os, da vi stræber efter at forbedre vores produkter og tjenester. Vi værdsætter virkelig din indsats og vilje til at dele dine tanker.
Som et tegn på vores taknemmelighed vil vi gerne opfylde vores løfte om incitamenter. Du vil modtage en særlig rabatkode via e-mail som tak for din deltagelse. Vi håber, at denne gestus formidler vores påskønnelse af din tid og feedback.
Din fortsatte støtte og engagement er vigtigt for os. Vi ser frem til din fremtidige deltagelse i vores undersøgelser, da din feedback hjælper os med at levere bedre oplevelser for alle vores kunder.
Endnu en gang tak og venlig hilsen,
[ Dit navn ]

En gratis prøve-e-mail

Gratis prøveversioner, især for softwareprodukter, er afgørende, da de hjælper med at etablere "Know, Like, and Trust"-faktoren. Ved at tilbyde en gratis prøveperiode giver du potentielle kunder en chance for at opleve en prøve af din service. På denne måde kan de vurdere dets værdi, før de forpligter sig til at betale for yderligere funktioner. Gratis prøveversioner eliminerer den tøven, kunderne kan have med at foretage et køb. Hvis du bemærker udsigter, der forsinker betalingen, skal du straks sende dem en gratis prøve-e-mail for at opmuntre til deres engagement.

Kære [ modtagerens navn ]

Vi håber, at denne e-mail finder dig godt. Vi skriver for at tilbyde dig en gratis prøveversion af vores softwareprodukt, [ Produktnavn ] .

Vi mener, at det at tillade potentielle kunder at opleve en prøve af vores service vil hjælpe med at etablere "Kend, Like, and Trust"-faktoren og give dem mulighed for at vurdere værdien af vores produkt.

Ved at drage fordel af denne gratis prøveperiode kan du udforske funktionerne og fordelene ved [ Produktnavn ] , før du forpligter dig til et køb. Vi ønsker at eliminere enhver tøven, du måtte have, og give dig muligheden for at engagere dig fuldt ud med vores produkt.

Hvis du er interesseret i at prøve vores gratis prøveperiode, skal du følge instruktionerne nedenfor for at komme i gang:

1. Besøg vores websted på [ Website URL ]

2. Klik på knappen "Start gratis prøveversion".

3. Opret en konto ved at angive din e-mailadresse og oprette en adgangskode

4. Begynd at udforske [ Produktnavn ] og nyd de fordele, det giver!

Tak, fordi du overvejer vores gratis prøveversionstilbud. Hvis du har spørgsmål eller brug for yderligere hjælp, så tøv ikke med at kontakte os.

Med venlig hilsen,
[ Dit navn ]

En velkomstmail (for nye medlemmer/abonnenter)

Send en personlig velkomst-e-mail for at få nytilmeldte medlemmer til at føle sig som VIP'er. Tilpas e-mailen ved at adressere modtagere ved deres navne og bruge "dig" til at skabe en følelse af direkte kommunikation. Forbedre deres oplevelse ved at dele værdifulde ressourcer, såsom informative PDF'er, engagerende blogindlæg og relevante YouTube videoer. Disse ressourcer bør adressere ofte stillede spørgsmål og almindelige kundesmertepunkter. Ved at levere et sådant skræddersyet indhold demonstrerer du dit engagement til deres tilfredshed og fremmer et positivt forhold fra starten.

Kære [ Modtagers navn ]

Velkommen til vores fællesskab! Vi er glade for at have dig som nyt medlem, og vi vil gerne sikre os, at du føler dig som en VIP lige fra starten.

Hos [ Firmanavn ] er vi forpligtet til at give dig den bedst mulige oplevelse. For at forbedre din rejse har vi sammensat et sæt værdifulde ressourcer til dig.

For det første har vi udarbejdet informative PDF'er, der adresserer ofte stillede spørgsmål og almindelige smertepunkter. Disse ressourcer vil hjælpe dig med at navigere på vores platform med lethed.

Ud over det har vi en samling af engagerende blogindlæg, der dækker en bred vifte af emner relateret til dine interesser. Vi tror på, at du vil finde dem informative og underholdende.

Til sidst har vi håndplukket relevante YouTube videoer, der giver dybdegående tutorials og ekspertrådgivning. Disse videoer vil give dig værdifuld indsigt og hjælpe dig med at få mest muligt ud af vores tjenester.

Vi er her for at støtte dig hele vejen. Hvis du har spørgsmål eller har brug for yderligere hjælp, så tøv ikke med at kontakte vores supportteam.

Tak fordi du valgte [ Firmanavn ] . Vi er glade for at have dig ombord og ser frem til at betjene dig.

Med venlig hilsen,
[ Dit navn ]

8 tips til at have i tankerne, når du skriver en kundesupport-e-mail

Her er nogle tips til at skrive en effektiv kundesupport-e-mail, hvis du vælger at skrive fra bunden.

Skriv som et menneske

Forestil dig at modtage en kundeservice-e-mail, der ser generisk ud, henvender sig til flere modtagere og mangler et personligt præg. Det rejser straks tvivl om, hvorvidt budskabet reelt er tiltænkt dig. Personalisering er nøglen til at skrive en effektfuld kundeservice-e-mail.

Begynd med at henvende sig til kunden ved navn, brug "dig" gennem hele beskeden og antag en venlig tone. Inkorporering af disse elementer etablerer en ægte forbindelse og forbedrer kundens oplevelse. Personalisering sætter scenen for effektiv kommunikation og opbygger tillid til dine kunder.

Sæt dig selv i deres sted

Det er vigtigt at sætte dig selv i din kundes sted, når du reagerer på dem. På denne måde ved du præcis, hvordan du skal reagere for at give dem sikkerhed for, at du forstår, hvor skuffede eller frustrerede de kan føle sig på det tidspunkt. At demonstrere empati opbygger en forbindelse og sikrer kunden, at deres bekymringer bliver anerkendt og taget alvorligt. Dette fremmer tillid og forbedrer kundeoplevelsen.

Befal ikke!

Afleverer du en vare i et indkøbscenter eller i et offentligt rum og kræver, at den næste person skal hente den? Du kan stole på, at du aldrig får et positivt svar, hvis du taler på den måde. Ingen ønsker at blive tiltalt groft.

Det samme gælder for at henvende sig skriftligt til folk. Undgå at være alt for kommanderende i en kundesupport-e-mail. Bed høfligt dine kunder om at tage specifikke handlinger. For eksempel kan du sige: "Kan du venligst sende din besked igen, så vi straks kan hjælpe dig med at løse problemet?" Du formidler respekt og fremmer en positiv kundeoplevelse ved at bruge en høflig tone og tilgang.

Giv positive svar

Når en kunde når ud med en negativ oplevelse, er det vigtigt at have empati med dem. Anerkend også deres bekymringer og forsikre dem om, at en løsning er på vej. Du vil måske begynde dit svar med en varm hilsen som: "Hej Angie, det er dejligt at høre tilbage fra dig. Vi har omhyggeligt gennemgået dine klager og er forpligtet til at løse dem hurtigt. Vi beklager ulejligheden. Hav en dejlig dag!" Denne tilgang viser forståelse, adresserer problemet og efterlader kunden en sikker og positiv følelse.

Sørg for at følge op proaktivt

Medmindre en kunde udtrykkeligt beder om ikke at få tilsendt nogen e-mails, vil du måske sende dem opfølgninger. Ved at række ud forstærker du din forpligtelse til deres tilfredshed og fremmer en positiv forbindelse mellem dem og dit brand.

Hvis du har givet en løsning på en kundes problem, kan du sende dem en opfølgende besked og spørge dem, om de er tilfredse med dit svar eller har brug for yderligere hjælp. En venlig besked som: "Hej Angie, håber du får en god dag! Ville bare tjekke ind og se, om du stadig har problemer med at installere produktet...." ville normalt gøre tricket.

Hold beskeden enkel

Gør din kundeservice-e-mail let at læse og forstå ved at holde beskeden enkel. Undgå at bruge branche-jargon, der kan forvirre læseren. Kommuniker i stedet i et almindeligt sprog, som en gennemsnitlig læser kan forstå.

Ved at forenkle dit budskab skaber du en bedre kundeoplevelse og øger chancerne for, at din e-mail bliver forstået og værdsat. Husk, at målet er at kommunikere dit budskab effektivt, ikke at lyde smart.

Del værdifulde ressourcer for at hjælpe endnu mere

Dine kunder har ofte spørgsmål om dit produkt eller din service og søger klarhed. Som kundeservicemedarbejder kan du føle dig tvunget til at give et langt svar, men det kan overvælde læseren.

Tilbyd i stedet et kortfattet svar og led dem til yderligere ressourcer såsom blogindlæg eller ofte stillede spørgsmål for mere detaljerede oplysninger. Denne tilgang skaber en balance mellem at adressere deres henvendelser og vejlede dem til omfattende forklaringer. Husk, at finde en balance mellem korthed og tilvejebringelse af yderligere ressourcer er nøglen til effektiv kundeservicekommunikation.

Undskyld først (eller når det er nødvendigt)

Når en kunde klager over dit produkt eller din service, er det vigtigt at starte med at give en oprigtig undskyldning i din support-e-mail. Dette viser din forpligtelse til at løse deres problem og hjælper med at bevare deres loyalitet.

Ved at tage fat på deres bekymringer hurtigt og effektivt, skaber du et positivt indtryk af din virksomhed for den klagende kunde og potentielle kunder, de måtte henvise. At demonstrere fremragende kundeservice og løse problemer effektivt kan føre til positiv mund-til-mund, hvilket tiltrækker flere kunder til din virksomhed.

Konklusion

Kundeservice-e-mails er afgørende for at etablere og vedligeholde positive relationer med kunder. For at gøre e-mailen effektiv er det vigtigt at vise empati, tilpasse beskederne, bruge et kortfattet sprog og give nyttige svar på stillede spørgsmål. Hvis du har problemer med at udarbejde kundesupport-e-mails med disse egenskaber, kan du blot bruge vores AI-drevne HIX.AI til at hjælpe dig med at skrive menneskelignende e-mail-svar med et klik.

Relaterede indlæg

Se mere