ฉันจะเขียนอีเมลบริการลูกค้าได้อย่างไร?

แชทสดและช่องทางโซเชียลมีเดียมักใช้เป็นเครื่องมือสนับสนุนลูกค้าในปัจจุบัน แต่คุณอาจเข้าใจผิดคิดว่านี่เป็นตัวเลือกที่ดีที่สุด

คิดเกี่ยวกับสิ่งนี้. เมื่อลูกค้าร้องเรียนบน Twitter โพสต์ดังกล่าวอาจแพร่ระบาดได้อย่างรวดเร็ว และทำให้ภาพลักษณ์แบรนด์ของคุณเสียก่อนที่คุณจะมีโอกาสตอบกลับด้วยซ้ำ การร้องเรียนทางอีเมลนั้นแตกต่างกัน มีความเป็นส่วนตัวมากกว่า และคุณมีโอกาสที่ยุติธรรมมากขึ้นในการแก้ไขข้อร้องเรียนก่อนที่สิ่งต่างๆ จะจัดการไม่ได้

แต่การร้องเรียนทางอีเมลไม่ใช่วิธีตอบกลับที่ง่ายที่สุดหากคุณสอบถาม บทความนี้เป็นคำแนะนำที่คุณต้องการ เราได้รวบรวมเทมเพลตอีเมลบริการลูกค้าหลายแบบเพื่อแสดงวิธีที่ดีที่สุดในการตอบสนองต่อข้อร้องเรียนและคำติชมของลูกค้า คุณยังสามารถแก้ไขเทมเพลตเหล่านี้ได้ตามความต้องการของคุณ มาตรวจสอบพื้นฐานโดยย่อก่อนที่จะเจาะลึกกลยุทธ์เชิงปฏิบัติ

อีเมลบริการลูกค้าคืออะไร?

อีเมลบริการลูกค้า คืออีเมลตอบกลับความคิดเห็นของลูกค้าเกี่ยวกับผลิตภัณฑ์และบริการที่ใช้ เขียนขึ้นเพื่อมอบโซลูชั่นที่ทันท่วงทีและเป็นประโยชน์สำหรับการสอบถามของลูกค้า และรับประกันความพึงพอใจของลูกค้า เพื่อให้การโต้ตอบการบริการลูกค้าได้รับการพิจารณาที่ดีและมีประสิทธิผล ลูกค้าจะต้องรู้สึกว่าได้รับการสนับสนุนและมีคุณค่าตลอดการโต้ตอบกับแบรนด์

แม้ว่าช่องทางโซเชียลมีเดียจะดีเยี่ยมสำหรับการโต้ตอบประเภทนี้ แต่อีเมลกลับถูกนำมาใช้เพื่อจุดประสงค์นี้มากกว่าปกติมาก เหตุผลหนึ่งก็คือ อีเมลอาศัยรายชื่ออีเมลเป็นหลัก และไม่เกี่ยวข้องกับการพัฒนาเพจอย่างต่อเนื่องมากนัก ในขณะที่แพลตฟอร์มโซเชียลมีเดียเกี่ยวข้องกับการสร้างเนื้อหา การจัดการเพจ และในบางกรณี แคมเปญโฆษณาแบบชำระเงินจำนวนมาก

เทมเพลตอีเมลบริการลูกค้า 7 แบบที่ทำให้ลูกค้ายึดติดกับแบรนด์ของคุณ

8 เคล็ดลับที่ควรคำนึงถึงเมื่อเขียนอีเมลสนับสนุนลูกค้า

ต่อไปนี้เป็นเคล็ดลับในการเขียนอีเมลสนับสนุนลูกค้าที่มีประสิทธิภาพ หากคุณเลือกที่จะเขียนตั้งแต่ต้น

เขียนเหมือนมนุษย์.

ลองนึกภาพการรับอีเมลบริการลูกค้าที่ดูธรรมดา ส่งอีเมลถึงผู้รับหลายราย และขาดการติดต่อส่วนตัว ทำให้เกิดข้อสงสัยทันทีว่าข้อความดังกล่าวมีจุดประสงค์เพื่อคุณอย่างแท้จริงหรือไม่ การปรับเปลี่ยนในแบบของคุณเป็นกุญแจสำคัญในการเขียนอีเมลบริการลูกค้าที่มีประสิทธิภาพ

เริ่มต้นด้วยการเรียกลูกค้าด้วยชื่อ ใช้ "คุณ" ตลอดข้อความ และใช้น้ำเสียงที่เป็นมิตร การผสมผสานองค์ประกอบเหล่านี้เข้าด้วยกันจะทำให้เกิดการเชื่อมต่ออย่างแท้จริงและช่วยเพิ่มประสบการณ์ของลูกค้า การตั้งค่าส่วนบุคคลจะปูทางสำหรับการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพและสร้างความไว้วางใจกับลูกค้าของคุณ

ใส่ตัวเองในรองเท้าของพวกเขา

การคำนึงถึงลูกค้าของคุณเมื่อตอบสนองต่อพวกเขาเป็นสิ่งสำคัญ ด้วยวิธีนี้ คุณจะรู้อย่างชัดเจนว่าจะตอบสนองอย่างไรเพื่อให้มั่นใจว่าคุณเข้าใจว่าพวกเขารู้สึกผิดหวังหรือหงุดหงิดแค่ไหนในขณะนั้น การแสดงความเห็นอกเห็นใจจะสร้างความสัมพันธ์และทำให้ลูกค้ามั่นใจว่าข้อกังวลของพวกเขาได้รับการยอมรับและดำเนินการอย่างจริงจัง สิ่งนี้ส่งเสริมความไว้วางใจและยกระดับประสบการณ์ของลูกค้า

อย่าสั่ง!

คุณฝากสิ่งของไว้ที่ห้างสรรพสินค้าหรือในพื้นที่สาธารณะและต้องการให้คนถัดไปมารับมันหรือไม่? คุณสามารถวางใจได้ว่าคุณจะไม่ได้รับการตอบรับเชิงบวกหากคุณพูดแบบนั้น ไม่มีใครอยากถูกพูดถึงอย่างหยาบคาย

เช่นเดียวกับการกล่าวถึงผู้คนด้วยการเขียน หลีกเลี่ยงการออกคำสั่งมากเกินไปในอีเมลสนับสนุนลูกค้า ขอให้ลูกค้าของคุณดำเนินการอย่างสุภาพ ตัวอย่างเช่น คุณสามารถพูดว่า "คุณช่วยส่งข้อความของคุณอีกครั้งได้ไหม เพื่อให้เราสามารถช่วยเหลือคุณในการแก้ไขปัญหาได้ทันที" คุณแสดงความเคารพและส่งเสริมประสบการณ์ที่ดีของลูกค้าโดยใช้น้ำเสียงและแนวทางที่สุภาพ

ให้การตอบรับเชิงบวก

เมื่อลูกค้าเข้าถึงด้วยประสบการณ์เชิงลบ สิ่งสำคัญคือต้องเอาใจใส่พวกเขา รับทราบข้อกังวลของพวกเขาและรับรองว่าแนวทางแก้ไขกำลังมา คุณอาจต้องการเริ่มต้นการตอบกลับด้วยคำทักทายที่อบอุ่น เช่น "เฮ้ แองจี้ เรายินดีเป็นอย่างยิ่งที่ได้รับการตอบกลับจากคุณ เราได้ตรวจสอบข้อร้องเรียนของคุณอย่างรอบคอบแล้ว และมุ่งมั่นที่จะแก้ไขโดยทันที เราขออภัยในความไม่สะดวกที่เกิดขึ้น ขอให้โชคดี วัน!" แนวทางนี้แสดงให้เห็นถึงความเข้าใจ แก้ไขปัญหา และทำให้ลูกค้ารู้สึกมั่นใจและคิดบวก

ให้แน่ใจว่าคุณติดตามผลในเชิงรุก

เว้นแต่ลูกค้าจะขออย่างชัดเจนไม่ให้ส่งอีเมลใดๆ คุณอาจต้องการส่งการติดตามผลให้พวกเขา การติดต่อจะช่วยเสริมความมุ่งมั่นของคุณต่อความพึงพอใจของพวกเขา และส่งเสริมความสัมพันธ์เชิงบวกระหว่างพวกเขากับแบรนด์ของคุณ

หากคุณได้มอบวิธีแก้ไขปัญหาให้กับลูกค้าแล้ว ให้ส่งข้อความติดตามผลไปถามพวกเขาว่าพวกเขาพอใจกับคำตอบของคุณหรือต้องการความช่วยเหลือเพิ่มเติม ข้อความที่เป็นมิตรเช่น: “เฮ้ แองจี้ หวังว่าคุณจะมีวันดีๆ! แค่อยากเช็คอินและดูว่าคุณยังประสบปัญหาในการติดตั้งผลิตภัณฑ์อยู่หรือไม่….” มักจะทำเคล็ดลับ

รักษาข้อความให้เรียบง่าย

ทำให้อีเมลบริการลูกค้าของคุณอ่านและเข้าใจง่ายโดยทำให้ข้อความไม่ซับซ้อน หลีกเลี่ยงการใช้ศัพท์เฉพาะทางอุตสาหกรรมที่อาจทำให้ผู้อ่านสับสน แต่ให้สื่อสารด้วยภาษาธรรมดาที่ผู้อ่านทั่วไปสามารถเข้าใจได้

การทำให้ข้อความของคุณง่ายขึ้น คุณจะสร้างประสบการณ์ลูกค้าที่ดีขึ้น และเพิ่มโอกาสที่อีเมลของคุณจะถูกเข้าใจและชื่นชม โปรดจำไว้ว่าเป้าหมายคือการสื่อสารข้อความของคุณอย่างมีประสิทธิภาพ ไม่ใช่ฟังดูฉลาด

แบ่งปันทรัพยากรอันมีค่าเพื่อช่วยเหลือให้ดียิ่งขึ้น

ลูกค้าของคุณมักมีคำถามเกี่ยวกับผลิตภัณฑ์หรือบริการของคุณและต้องการความชัดเจน ในฐานะตัวแทนฝ่ายบริการลูกค้า คุณอาจรู้สึกว่าจำเป็นต้องตอบกลับเป็นเวลานาน แต่สิ่งนี้อาจทำให้ผู้อ่านล้นหลามได้

ให้เสนอคำตอบที่กระชับและนำพวกเขาไปยังแหล่งข้อมูลเพิ่มเติม เช่น บล็อกโพสต์หรือคำถามที่พบบ่อย เพื่อรับข้อมูลโดยละเอียดเพิ่มเติม แนวทางนี้สร้างความสมดุลระหว่างการตอบข้อซักถามและการชี้แนะให้พวกเขาได้รับคำอธิบายที่ครอบคลุม โปรดจำไว้ว่า การสร้างสมดุลระหว่างความกะทัดรัดและการจัดหาทรัพยากรเพิ่มเติมเป็นกุญแจสำคัญในการสื่อสารการบริการลูกค้าที่มีประสิทธิภาพ

ขอโทษก่อน (หรือเมื่อจำเป็น)

เมื่อลูกค้าร้องเรียนเกี่ยวกับผลิตภัณฑ์หรือบริการของคุณ สิ่งสำคัญคือต้องเริ่มต้นด้วยการกล่าวคำขอโทษอย่างจริงใจในอีเมลสนับสนุนของคุณ สิ่งนี้แสดงให้เห็นถึงความมุ่งมั่นของคุณในการแก้ไขปัญหาและช่วยรักษาความภักดีของพวกเขา

โดยการจัดการข้อกังวลของพวกเขาทันทีและมีประสิทธิภาพ คุณจะสร้างความประทับใจเชิงบวกต่อบริษัทของคุณสำหรับลูกค้าที่ร้องเรียนและผู้มีโอกาสเป็นลูกค้าที่พวกเขาอาจอ้างอิงถึง การแสดงการบริการลูกค้าที่เป็นเลิศและการแก้ไขปัญหาอย่างมีประสิทธิภาพสามารถนำไปสู่การบอกต่อในเชิงบวก และดึงดูดลูกค้ามายังธุรกิจของคุณมากขึ้น

บทสรุป

อีเมลบริการลูกค้ามีความสำคัญต่อการสร้างและรักษาความสัมพันธ์เชิงบวกกับลูกค้า เพื่อให้อีเมลมีประสิทธิภาพ สิ่งสำคัญคือต้องแสดงความเห็นอกเห็นใจ ปรับแต่งข้อความ ใช้ภาษาที่กระชับ และให้คำตอบที่เป็นประโยชน์สำหรับคำถามที่ถาม หากคุณมีปัญหาในการร่างอีเมลสนับสนุนลูกค้าที่มีคุณสมบัติเหล่านี้ คุณสามารถ ใช้ HIX.AI ที่ขับเคลื่อนด้วย AI ของเรา เพื่อช่วยคุณเขียนอีเมลตอบกลับเหมือนมนุษย์ด้วยการคลิกเพียงครั้งเดียว