HIX Writer

BrowserGPT

HIX Writer

HIX Writer

เข้าถึงเครื่องมือการเขียน AI มากกว่า 120 รายการเพื่อยกระดับประสบการณ์การเขียนของคุณ

ตรวจสอบตัวเขียน HIX
ตรวจสอบตัวเขียน HIX
ดูเครื่องมือการเขียน AI ทั้งหมดกว่า 120 รายการ
BrowserGPT

BrowserGPT

สำรวจผู้ช่วย ChatGPT แบบครบวงจรที่ทรงพลังที่สุดสำหรับเว็บ

ตรวจสอบ BrowserGPT
ตรวจสอบส่วนขยาย HIXAI Chrome
ผลผลิต
Google Doc

พิมพ์ // เพื่อเพลิดเพลินกับความช่วยเหลือ AI ของเราขณะที่คุณเขียนบน Google เอกสาร

Gmail

พิมพ์ // ประดิษฐ์อีเมลที่น่าสนใจและการตอบกลับส่วนตัว

แถบด้านข้าง

สำรวจทางเลือกแถบด้านข้าง Bing ที่มีประสิทธิภาพยิ่งขึ้นสำหรับ Chrome

เครื่องมือค้นหา

ค้นหาคำตอบที่ครอบคลุมของ HIXAI จากผลการค้นหาทั่วไป

แถบค้นหาด่วน

เลือกข้อความออนไลน์เพื่อแปล เขียนใหม่ สรุป ฯลฯ

สื่อสังคม
Twitter

พิมพ์ // เพื่อเขียนโพสต์กระแส Twitter ที่กระชับแต่ทรงพลัง

Instagram

พิมพ์ // เพื่อสร้างคำบรรยายที่น่าสนใจสำหรับโพสต์ Instagram ของคุณ

Facebook

พิมพ์ // เพื่อร่างโพสต์ Facebook แบบโต้ตอบที่มีส่วนร่วมกับชุมชนของคุณ

Quora

พิมพ์ // เพื่อให้คำตอบที่มีคุณค่าและได้รับการโหวตเห็นด้วยใน Quora

Reddit

พิมพ์ // เพื่อสร้างโพสต์ Reddit ที่โดนใจชุมชนเฉพาะ

YouTube

สรุปวิดีโอ YouTube ขนาดยาวได้ด้วยคลิกเดียว

เครื่องมือ
บ้าน > อีเมล > ฉันจะเขียนอีเมลบริการลูกค้าได้อย่างไร?

ฉันจะเขียนอีเมลบริการลูกค้าได้อย่างไร?

แชทสดและช่องทางโซเชียลมีเดียมักใช้เป็นเครื่องมือสนับสนุนลูกค้าในปัจจุบัน แต่คุณอาจเข้าใจผิดคิดว่านี่เป็นตัวเลือกที่ดีที่สุด

คิดเกี่ยวกับสิ่งนี้. เมื่อลูกค้าร้องเรียนบน Twitter โพสต์ดังกล่าวอาจแพร่ระบาดได้อย่างรวดเร็ว และทำให้ภาพลักษณ์แบรนด์ของคุณเสียก่อนที่คุณจะมีโอกาสตอบกลับด้วยซ้ำ การร้องเรียนทางอีเมลนั้นแตกต่างกัน มีความเป็นส่วนตัวมากกว่า และคุณมีโอกาสที่ยุติธรรมมากขึ้นในการแก้ไขข้อร้องเรียนก่อนที่สิ่งต่างๆ จะจัดการไม่ได้

แต่การร้องเรียนทางอีเมลไม่ใช่วิธีตอบกลับที่ง่ายที่สุดหากคุณสอบถาม บทความนี้เป็นคำแนะนำที่คุณต้องการ เราได้รวบรวมเทมเพลตอีเมลบริการลูกค้าหลายแบบเพื่อแสดงวิธีที่ดีที่สุดในการตอบสนองต่อข้อร้องเรียนและคำติชมของลูกค้า คุณยังสามารถแก้ไขเทมเพลตเหล่านี้ได้ตามความต้องการของคุณ มาตรวจสอบพื้นฐานโดยย่อก่อนที่จะเจาะลึกกลยุทธ์เชิงปฏิบัติ

อีเมลบริการลูกค้าคืออะไร?

อีเมลบริการลูกค้า คืออีเมลตอบกลับความคิดเห็นของลูกค้าเกี่ยวกับผลิตภัณฑ์และบริการที่ใช้ เขียนขึ้นเพื่อมอบโซลูชั่นที่ทันท่วงทีและเป็นประโยชน์สำหรับการสอบถามของลูกค้า และรับประกันความพึงพอใจของลูกค้า เพื่อให้การโต้ตอบการบริการลูกค้าได้รับการพิจารณาที่ดีและมีประสิทธิผล ลูกค้าจะต้องรู้สึกว่าได้รับการสนับสนุนและมีคุณค่าตลอดการโต้ตอบกับแบรนด์

แม้ว่าช่องทางโซเชียลมีเดียจะดีเยี่ยมสำหรับการโต้ตอบประเภทนี้ แต่อีเมลกลับถูกนำมาใช้เพื่อจุดประสงค์นี้มากกว่าปกติมาก เหตุผลหนึ่งก็คือ อีเมลอาศัยรายชื่ออีเมลเป็นหลัก และไม่เกี่ยวข้องกับการพัฒนาเพจอย่างต่อเนื่องมากนัก ในขณะที่แพลตฟอร์มโซเชียลมีเดียเกี่ยวข้องกับการสร้างเนื้อหา การจัดการเพจ และในบางกรณี แคมเปญโฆษณาแบบชำระเงินจำนวนมาก

เทมเพลตอีเมลบริการลูกค้า 7 แบบที่ทำให้ลูกค้ายึดติดกับแบรนด์ของคุณ

อีเมลขอบคุณ

นี่เป็นการขอบคุณลูกค้าของคุณที่เลือกแบรนด์ของคุณก่อนการแข่งขัน ลูกค้าของคุณเพิ่งซื้อผลิตภัณฑ์หรือใช้บริการของคุณหรือไม่? พวกเขาเพิ่งแนะนำลูกค้ามาหรือเปล่า? มันเป็นวันครบรอบการสมัครหรือการสมัครหรือไม่? ส่งอีเมล 'ขอบคุณ' ถึงพวกเขา คุณสามารถทำให้พวกเขารู้สึกเป็นที่ต้อนรับมากขึ้นด้วยการให้ส่วนลดสำหรับผลิตภัณฑ์/บริการบางอย่าง

เรียน [ ชื่อผู้รับ ]

เราอยากจะแสดงความขอบคุณอย่างสุดซึ้งสำหรับการเลือกแบรนด์ของเราเหนือคู่แข่งของเรา ความไว้วางใจและความมั่นใจในผลิตภัณฑ์/บริการของเรามีความหมายต่อเราอย่างมาก

เพื่อแสดงความขอบคุณ เรามีความยินดีที่จะเสนอส่วนลดพิเศษสำหรับผลิตภัณฑ์/บริการบางประเภทในฐานะลูกค้าคนสำคัญของเรา

ขอขอบคุณอีกครั้งสำหรับการสนับสนุนของคุณ และเรารับประกันว่าคุณมุ่งมั่นที่จะมอบคุณภาพและความพึงพอใจสูงสุดให้กับคุณ

ขอแสดงความนับถืออย่างสูง,
[ ชื่อของคุณ ]

อีเมลตอบกลับลูกค้าที่โกรธแค้น

คุณเพิ่งได้รับอีเมลจากลูกค้าที่ไม่พอใจและดูถูกหรือไม่? ตอบกลับอย่างรวดเร็วด้วยอีเมล 'ยิง' กลับไปหาลูกค้ารายนั้น เฮ้! เฮ้!! เฮ้!!! ผ่อนคลาย คุณจะทำแบบนั้นจริงๆเหรอ? คุณไม่ควรตอบสนองแบบนั้น แม้ว่ามันจะเจ็บปวด แต่คุณก็ยังต้องเป็นมืออาชีพในการโต้ตอบ อย่าเก็บคำพูดของพวกเขามาใส่ใจ สิ่งแรกที่คุณควรทำคือขอโทษ อีเมลที่ขึ้นต้นด้วย “เราขออภัยสำหรับประสบการณ์เลวร้ายที่คุณได้รับ…” หรือ “เราเข้าใจว่าสิ่งนี้น่าหงุดหงิดแค่ไหน…” สามารถใช้เวทย์มนตร์ได้

เรียน [ ชื่อผู้รับ ]

เราต้องขออภัยสำหรับประสบการณ์ที่ไม่ดีที่คุณได้รับกับบริการของเรา เราเข้าใจดีว่าสิ่งนี้น่าหงุดหงิดเพียงใด และเราต้องการทำให้สิ่งต่างๆ ถูกต้อง

โปรดทราบว่าเราให้ความสำคัญกับความคิดเห็นของคุณอย่างจริงจัง และเรามุ่งมั่นที่จะแก้ไขปัญหาใดๆ ที่คุณอาจมี เราจะติดต่อคุณในไม่ช้าเพื่อหารือเกี่ยวกับเรื่องนี้เพิ่มเติมและค้นหาวิธีแก้ปัญหาที่ตรงกับความต้องการของคุณ

ขอขอบคุณที่แจ้งเรื่องนี้ให้เราทราบและให้โอกาสเราปรับปรุง

ขอแสดงความนับถืออย่างสูง,
[ ชื่อของคุณ ]

อีเมลติดตามผล

เบิร์ด ตัวแทนฝ่ายบริการลูกค้า ได้รับอีเมลจากลูกค้าที่ประสบปัญหาในการสำรวจเว็บไซต์ของบริษัท เมื่อเห็นเช่นนี้ Byrde จึงตอบกลับอย่างรวดเร็ว โดยแสดงให้ลูกค้าเห็นวิธีนำทางอย่างง่ายดาย วันต่อมา Byrde ส่งอีเมลอีกฉบับเพื่อทราบว่าลูกค้าไม่มีปัญหาหรือมีคำถามใดๆ ที่รบกวนจิตใจเขาหรือไม่ เป็นเหมือนเบิร์ด ส่งอีเมลติดตามผล นี่แสดงว่าคุณใส่ใจลูกค้าของคุณ

เรียน [ ชื่อผู้รับ ]

ฉันหวังว่าอีเมลนี้จะพบคุณได้ดี ฉันแค่อยากติดตามและตรวจสอบว่าคุณยังประสบปัญหาในการสำรวจเว็บไซต์ของเราหรือไม่

หากคุณมีคำถามหรือต้องการความช่วยเหลือเพิ่มเติม โปรดติดต่อได้ตลอดเวลา เราพร้อมให้ความช่วยเหลือ!

ขอขอบคุณสำหรับความสนใจของคุณ.

ขอแสดงความนับถืออย่างสูง,
[ ชื่อของคุณ ]

อีเมลแบบสอบถาม

การแบ่งปันแบบสอบถามและแบบสำรวจจะช่วยเปิดเผยปัญหาของลูกค้าเกี่ยวกับผลิตภัณฑ์/บริการของคุณได้อย่างมีประสิทธิภาพ โดยให้ข้อมูลเชิงลึกอันมีค่าเกี่ยวกับความพึงพอใจของลูกค้า ข้อมูลประชากร และคะแนนความพยายามของลูกค้า (CES) การระบุส่วนที่บริษัทของคุณล่าช้าทำให้สามารถปรับปรุงคุณภาพการบริการได้ เพื่อส่งเสริมการมีส่วนร่วม สื่อสารความสั้นของแบบสอบถาม และเสนอสิ่งจูงใจ เนื่องจากลูกค้าอาจมองข้ามได้ง่าย

เรียน [ ชื่อผู้รับ ]

เราให้ความสำคัญกับความคิดเห็นของคุณในฐานะลูกค้าคนสำคัญของเรา และขอเชิญคุณเข้าร่วมตอบแบบสอบถามสั้นๆ เกี่ยวกับผลิตภัณฑ์/บริการของเรา ความคิดเห็นของคุณมีความสำคัญอย่างยิ่งต่อเรา เนื่องจากช่วยให้เราค้นพบปัญหาและปรับปรุงคุณภาพการบริการของเรา

แบบสอบถามจะให้ข้อมูลเชิงลึกที่มีคุณค่าเกี่ยวกับความพึงพอใจของลูกค้า ข้อมูลประชากร และคะแนนความพยายามของลูกค้า (CES) เราสัญญาว่าจะใช้เวลาเพียงไม่กี่นาทีในการดำเนินการให้เสร็จสิ้น เพื่อเป็นการแสดงความขอบคุณที่สละเวลา เราขอมอบ [ สิ่งจูงใจ ] ให้กับผู้เข้าร่วมทุกคน

โปรดดูแบบสอบถามที่แนบมากับอีเมลนี้ หรือคลิกลิงก์ต่อไปนี้เพื่อเข้าถึง: [ ลิงก์ ]

เราขอให้คุณกรอกแบบสอบถามภายใน [ กำหนดเวลา ] ความคิดเห็นของคุณจะช่วยให้เราทำการปรับปรุงที่จำเป็นและมอบประสบการณ์ที่ดียิ่งขึ้นให้กับคุณ

ขอขอบคุณล่วงหน้าสำหรับการมีส่วนร่วมของคุณและช่วยให้เราให้บริการคุณได้ดียิ่งขึ้น

ขอแสดงความนับถืออย่างสูง,
[ ชื่อของคุณ ]

การชื่นชมจากลูกค้า

การแสดงความขอบคุณที่ลูกค้าสละเวลาและความพยายามในการกรอกแบบสอบถามเป็นสิ่งสำคัญ ส่งอีเมลส่วนตัวเพื่อแสดงความขอบคุณโดยใช้ตัวอย่างที่ให้ไว้ ปฏิบัติตามคำสัญญาของคุณในเรื่องสิ่งจูงใจเพื่อเป็นสัญลักษณ์แห่งความขอบคุณ สิ่งนี้ไม่เพียงแต่เสริมสร้างความสัมพันธ์กับลูกค้า แต่ยังส่งเสริมการมีส่วนร่วมในอนาคตอีกด้วย เมื่อคุณส่งแบบสอบถามในอนาคต ลูกค้าจะถูกกระตุ้นให้กรอก แม้ว่าจะไม่มีแรงจูงใจก็ตาม เนื่องจากมีความสัมพันธ์เชิงบวกที่จัดตั้งขึ้น

เรียน [ ชื่อผู้รับ ]
ขอขอบคุณที่สละเวลากรอกแบบสอบถามความคิดเห็นของลูกค้า ข้อมูลของคุณมีค่าสำหรับเราในขณะที่เรามุ่งมั่นที่จะปรับปรุงผลิตภัณฑ์และบริการของเรา เราขอขอบคุณสำหรับความพยายามและความเต็มใจของคุณในการแบ่งปันความคิดของคุณ
เพื่อเป็นการแสดงความขอบคุณ เราอยากจะปฏิบัติตามคำสัญญาที่ให้สิ่งจูงใจของเรา คุณจะได้รับรหัสส่วนลดพิเศษทางอีเมลเพื่อเป็นการขอบคุณสำหรับการเข้าร่วม เราหวังว่าท่าทางนี้จะสื่อถึงความขอบคุณที่สละเวลาและข้อเสนอแนะของคุณ
การสนับสนุนและการมีส่วนร่วมอย่างต่อเนื่องของคุณเป็นสิ่งสำคัญสำหรับเรา เราหวังเป็นอย่างยิ่งว่าคุณจะมีส่วนร่วมในการตอบแบบสำรวจของเราในอนาคต เนื่องจากความคิดเห็นของคุณช่วยให้เรามอบประสบการณ์ที่ดีขึ้นให้กับลูกค้าของเราทุกคน
ขอขอบคุณอีกครั้งและขอแสดงความนับถือ
[ ชื่อของคุณ ]

อีเมลทดลองใช้ฟรี

การทดลองใช้ฟรี โดยเฉพาะผลิตภัณฑ์ซอฟต์แวร์ถือเป็นสิ่งสำคัญ เนื่องจากจะช่วยสร้างปัจจัย "Know, Like และ Trust" การเสนอให้ทดลองใช้ฟรีถือเป็นการเปิดโอกาสให้ผู้มีโอกาสเป็นลูกค้าได้สัมผัสตัวอย่างบริการของคุณ ด้วยวิธีนี้ พวกเขาสามารถประเมินมูลค่าก่อนที่จะตกลงชำระเงินสำหรับคุณสมบัติเพิ่มเติม การทดลองใช้ฟรีช่วยขจัดความลังเลที่ลูกค้าอาจมีเกี่ยวกับการซื้อ หากคุณสังเกตเห็นว่าผู้มีโอกาสเป็นลูกค้าชำระเงินล่าช้า ให้ส่งอีเมลทดลองใช้ฟรีให้พวกเขาทันทีเพื่อสนับสนุนการมีส่วนร่วมของพวกเขา

เรียน [ ชื่อผู้รับ ]

เราหวังว่าอีเมลนี้จะพบคุณได้ดี เราเขียนมาเพื่อเสนอให้คุณทดลองใช้ผลิตภัณฑ์ซอฟต์แวร์ของเราฟรี [ ชื่อผลิตภัณฑ์ ]

เราเชื่อว่าการเปิดโอกาสให้ผู้มีโอกาสเป็นลูกค้าได้สัมผัสตัวอย่างบริการของเราจะช่วยสร้างปัจจัย "รู้ ชอบ และไว้วางใจ" และเปิดโอกาสให้พวกเขาประเมินมูลค่าของผลิตภัณฑ์ของเรา

ด้วยการใช้ประโยชน์จากการทดลองใช้ฟรีนี้ คุณสามารถสำรวจคุณสมบัติและคุณประโยชน์ของ [ ชื่อผลิตภัณฑ์ ] ก่อนตัดสินใจซื้อ เราต้องการขจัดความลังเลใดๆ ที่คุณอาจมี และมอบโอกาสให้คุณมีส่วนร่วมกับผลิตภัณฑ์ของเราอย่างเต็มที่

หากคุณสนใจที่จะทดลองใช้งานฟรี โปรดปฏิบัติตามคำแนะนำด้านล่างเพื่อเริ่มต้น:

1. เยี่ยมชมเว็บไซต์ของเราที่ [ URL เว็บไซต์ ]

2. คลิกที่ปุ่ม "เริ่มทดลองใช้ฟรี"

3. สร้างบัญชีโดยระบุที่อยู่อีเมลของคุณและตั้งรหัสผ่าน

4. เริ่มสำรวจ [ ชื่อผลิตภัณฑ์ ] และเพลิดเพลินไปกับสิทธิประโยชน์ที่มอบให้!

ขอขอบคุณที่พิจารณาข้อเสนอทดลองใช้ฟรีของเรา หากคุณมีคำถามหรือต้องการความช่วยเหลือเพิ่มเติม โปรดอย่าลังเลที่จะติดต่อเรา

ขอแสดงความนับถืออย่างสูง,
[ ชื่อของคุณ ]

อีเมลต้อนรับ (สำหรับสมาชิกใหม่/สมาชิก)

ส่งอีเมลต้อนรับส่วนตัวเพื่อทำให้สมาชิกใหม่ที่ลงทะเบียนรู้สึกเหมือนเป็นวีไอพี ปรับแต่งอีเมลโดยระบุชื่อผู้รับและใช้ "คุณ" เพื่อสร้างความรู้สึกของการสื่อสารโดยตรง ปรับปรุงประสบการณ์ของพวกเขาด้วยการแบ่งปันแหล่งข้อมูลอันมีค่า เช่น PDF ที่ให้ข้อมูล บล็อกโพสต์ที่น่าสนใจ และวิดีโอ YouTube ที่เกี่ยวข้อง แหล่งข้อมูลเหล่านี้ควรกล่าวถึงคำถามที่พบบ่อยและปัญหาที่พบบ่อยของลูกค้า การนำเสนอเนื้อหาที่ได้รับการปรับแต่งดังกล่าว แสดงว่าคุณมุ่งมั่นที่จะสร้างความพึงพอใจและส่งเสริมความสัมพันธ์เชิงบวกตั้งแต่เริ่มต้น

เรียน [ ชื่อผู้รับ ]

ยินดีต้อนรับสู่ชุมชนของเรา! เรารู้สึกตื่นเต้นมากที่คุณเป็นสมาชิกใหม่และเราต้องการให้แน่ใจว่าคุณรู้สึกเหมือนเป็น VIP ตั้งแต่เริ่มต้น

ที่ [ ชื่อบริษัท ] เรามุ่งมั่นที่จะมอบประสบการณ์ที่ดีที่สุดให้กับคุณ เพื่อปรับปรุงการเดินทางของคุณ เราได้รวบรวมชุดทรัพยากรอันมีค่าสำหรับคุณโดยเฉพาะ

ประการแรก เราได้เตรียม PDF ที่ให้ข้อมูลที่ตอบคำถามที่พบบ่อยและปัญหาที่พบบ่อย แหล่งข้อมูลเหล่านี้จะช่วยให้คุณใช้งานแพลตฟอร์มของเราได้อย่างง่ายดาย

นอกจากนี้เรายังมีคอลเลกชันโพสต์บล็อกที่น่าสนใจซึ่งครอบคลุมหัวข้อต่างๆ ที่เกี่ยวข้องกับความสนใจของคุณ เราเชื่อว่าคุณจะได้พบกับข้อมูลและความบันเทิง

สุดท้ายนี้ เราได้คัดเลือกวิดีโอ YouTube ที่เกี่ยวข้องซึ่งมีบทแนะนำเชิงลึกและคำแนะนำจากผู้เชี่ยวชาญ วิดีโอเหล่านี้จะให้ข้อมูลเชิงลึกอันมีค่าแก่คุณและช่วยให้คุณได้รับประโยชน์สูงสุดจากบริการของเรา

เราพร้อมให้การสนับสนุนคุณในทุกย่างก้าว หากคุณมีคำถามหรือต้องการความช่วยเหลือเพิ่มเติม โปรดติดต่อทีมสนับสนุนของเราได้เลย

ขอขอบคุณที่เลือก [ ชื่อบริษัท ] เรารู้สึกตื่นเต้นที่มีคุณร่วมเดินทางและหวังว่าจะได้ให้บริการคุณ

ขอแสดงความนับถืออย่างสูง,
[ ชื่อของคุณ ]

8 เคล็ดลับที่ควรคำนึงถึงเมื่อเขียนอีเมลสนับสนุนลูกค้า

ต่อไปนี้เป็นเคล็ดลับในการเขียนอีเมลสนับสนุนลูกค้าที่มีประสิทธิภาพ หากคุณเลือกที่จะเขียนตั้งแต่ต้น

เขียนเหมือนมนุษย์.

ลองนึกภาพการรับอีเมลบริการลูกค้าที่ดูธรรมดา ส่งอีเมลถึงผู้รับหลายราย และขาดการติดต่อส่วนตัว ทำให้เกิดข้อสงสัยทันทีว่าข้อความดังกล่าวมีจุดประสงค์เพื่อคุณอย่างแท้จริงหรือไม่ การปรับเปลี่ยนในแบบของคุณเป็นกุญแจสำคัญในการเขียนอีเมลบริการลูกค้าที่มีประสิทธิภาพ

เริ่มต้นด้วยการเรียกลูกค้าด้วยชื่อ ใช้ "คุณ" ตลอดข้อความ และใช้น้ำเสียงที่เป็นมิตร การผสมผสานองค์ประกอบเหล่านี้เข้าด้วยกันจะทำให้เกิดการเชื่อมต่ออย่างแท้จริงและช่วยเพิ่มประสบการณ์ของลูกค้า การตั้งค่าส่วนบุคคลจะปูทางสำหรับการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพและสร้างความไว้วางใจกับลูกค้าของคุณ

ใส่ตัวเองในรองเท้าของพวกเขา

การคำนึงถึงลูกค้าของคุณเมื่อตอบสนองต่อพวกเขาเป็นสิ่งสำคัญ ด้วยวิธีนี้ คุณจะรู้อย่างชัดเจนว่าจะตอบสนองอย่างไรเพื่อให้มั่นใจว่าคุณเข้าใจว่าพวกเขารู้สึกผิดหวังหรือหงุดหงิดแค่ไหนในขณะนั้น การแสดงความเห็นอกเห็นใจจะสร้างความสัมพันธ์และทำให้ลูกค้ามั่นใจว่าข้อกังวลของพวกเขาได้รับการยอมรับและดำเนินการอย่างจริงจัง สิ่งนี้ส่งเสริมความไว้วางใจและยกระดับประสบการณ์ของลูกค้า

อย่าสั่ง!

คุณฝากสิ่งของไว้ที่ห้างสรรพสินค้าหรือในพื้นที่สาธารณะและต้องการให้คนถัดไปมารับมันหรือไม่? คุณสามารถวางใจได้ว่าคุณจะไม่ได้รับการตอบรับเชิงบวกหากคุณพูดแบบนั้น ไม่มีใครอยากถูกพูดถึงอย่างหยาบคาย

เช่นเดียวกับการกล่าวถึงผู้คนด้วยการเขียน หลีกเลี่ยงการออกคำสั่งมากเกินไปในอีเมลสนับสนุนลูกค้า ขอให้ลูกค้าของคุณดำเนินการอย่างสุภาพ ตัวอย่างเช่น คุณสามารถพูดว่า "คุณช่วยส่งข้อความของคุณอีกครั้งได้ไหม เพื่อให้เราสามารถช่วยเหลือคุณในการแก้ไขปัญหาได้ทันที" คุณแสดงความเคารพและส่งเสริมประสบการณ์ที่ดีของลูกค้าโดยใช้น้ำเสียงและแนวทางที่สุภาพ

ให้การตอบรับเชิงบวก

เมื่อลูกค้าเข้าถึงด้วยประสบการณ์เชิงลบ สิ่งสำคัญคือต้องเอาใจใส่พวกเขา รับทราบข้อกังวลของพวกเขาและรับรองว่าแนวทางแก้ไขกำลังมา คุณอาจต้องการเริ่มต้นการตอบกลับด้วยคำทักทายที่อบอุ่น เช่น "เฮ้ แองจี้ เรายินดีเป็นอย่างยิ่งที่ได้รับการตอบกลับจากคุณ เราได้ตรวจสอบข้อร้องเรียนของคุณอย่างรอบคอบแล้ว และมุ่งมั่นที่จะแก้ไขโดยทันที เราขออภัยในความไม่สะดวกที่เกิดขึ้น ขอให้โชคดี วัน!" แนวทางนี้แสดงให้เห็นถึงความเข้าใจ แก้ไขปัญหา และทำให้ลูกค้ารู้สึกมั่นใจและคิดบวก

ให้แน่ใจว่าคุณติดตามผลในเชิงรุก

เว้นแต่ลูกค้าจะขออย่างชัดเจนไม่ให้ส่งอีเมลใดๆ คุณอาจต้องการส่งการติดตามผลให้พวกเขา การติดต่อจะช่วยเสริมความมุ่งมั่นของคุณต่อความพึงพอใจของพวกเขา และส่งเสริมความสัมพันธ์เชิงบวกระหว่างพวกเขากับแบรนด์ของคุณ

หากคุณได้มอบวิธีแก้ไขปัญหาให้กับลูกค้าแล้ว ให้ส่งข้อความติดตามผลไปถามพวกเขาว่าพวกเขาพอใจกับคำตอบของคุณหรือต้องการความช่วยเหลือเพิ่มเติม ข้อความที่เป็นมิตรเช่น: “เฮ้ แองจี้ หวังว่าคุณจะมีวันดีๆ! แค่อยากเช็คอินและดูว่าคุณยังประสบปัญหาในการติดตั้งผลิตภัณฑ์อยู่หรือไม่….” มักจะทำเคล็ดลับ

รักษาข้อความให้เรียบง่าย

ทำให้อีเมลบริการลูกค้าของคุณอ่านและเข้าใจง่ายโดยทำให้ข้อความไม่ซับซ้อน หลีกเลี่ยงการใช้ศัพท์เฉพาะทางอุตสาหกรรมที่อาจทำให้ผู้อ่านสับสน แต่ให้สื่อสารด้วยภาษาธรรมดาที่ผู้อ่านทั่วไปสามารถเข้าใจได้

การทำให้ข้อความของคุณง่ายขึ้น คุณจะสร้างประสบการณ์ลูกค้าที่ดีขึ้น และเพิ่มโอกาสที่อีเมลของคุณจะถูกเข้าใจและชื่นชม โปรดจำไว้ว่าเป้าหมายคือการสื่อสารข้อความของคุณอย่างมีประสิทธิภาพ ไม่ใช่ฟังดูฉลาด

แบ่งปันทรัพยากรอันมีค่าเพื่อช่วยเหลือให้ดียิ่งขึ้น

ลูกค้าของคุณมักมีคำถามเกี่ยวกับผลิตภัณฑ์หรือบริการของคุณและต้องการความชัดเจน ในฐานะตัวแทนฝ่ายบริการลูกค้า คุณอาจรู้สึกว่าจำเป็นต้องตอบกลับเป็นเวลานาน แต่สิ่งนี้อาจทำให้ผู้อ่านล้นหลามได้

ให้เสนอคำตอบที่กระชับและนำพวกเขาไปยังแหล่งข้อมูลเพิ่มเติม เช่น บล็อกโพสต์หรือคำถามที่พบบ่อย เพื่อรับข้อมูลโดยละเอียดเพิ่มเติม แนวทางนี้สร้างความสมดุลระหว่างการตอบข้อซักถามและการชี้แนะให้พวกเขาได้รับคำอธิบายที่ครอบคลุม โปรดจำไว้ว่า การสร้างสมดุลระหว่างความกะทัดรัดและการจัดหาทรัพยากรเพิ่มเติมเป็นกุญแจสำคัญในการสื่อสารการบริการลูกค้าที่มีประสิทธิภาพ

ขอโทษก่อน (หรือเมื่อจำเป็น)

เมื่อลูกค้าร้องเรียนเกี่ยวกับผลิตภัณฑ์หรือบริการของคุณ สิ่งสำคัญคือต้องเริ่มต้นด้วยการกล่าวคำขอโทษอย่างจริงใจในอีเมลสนับสนุนของคุณ สิ่งนี้แสดงให้เห็นถึงความมุ่งมั่นของคุณในการแก้ไขปัญหาและช่วยรักษาความภักดีของพวกเขา

โดยการจัดการข้อกังวลของพวกเขาทันทีและมีประสิทธิภาพ คุณจะสร้างความประทับใจเชิงบวกต่อบริษัทของคุณสำหรับลูกค้าที่ร้องเรียนและผู้มีโอกาสเป็นลูกค้าที่พวกเขาอาจอ้างอิงถึง การแสดงการบริการลูกค้าที่เป็นเลิศและการแก้ไขปัญหาอย่างมีประสิทธิภาพสามารถนำไปสู่การบอกต่อในเชิงบวก และดึงดูดลูกค้ามายังธุรกิจของคุณมากขึ้น

บทสรุป

อีเมลบริการลูกค้ามีความสำคัญต่อการสร้างและรักษาความสัมพันธ์เชิงบวกกับลูกค้า เพื่อให้อีเมลมีประสิทธิภาพ สิ่งสำคัญคือต้องแสดงความเห็นอกเห็นใจ ปรับแต่งข้อความ ใช้ภาษาที่กระชับ และให้คำตอบที่เป็นประโยชน์สำหรับคำถามที่ถาม หากคุณมีปัญหาในการร่างอีเมลสนับสนุนลูกค้าที่มีคุณสมบัติเหล่านี้ คุณสามารถ ใช้ HIX.AI ที่ขับเคลื่อนด้วย AI ของเรา เพื่อช่วยคุณเขียนอีเมลตอบกลับเหมือนมนุษย์ด้วยการคลิกเพียงครั้งเดียว

กระทู้ที่เกี่ยวข้อง

ดูเพิ่มเติม