요즘에는 라이브 채팅과 소셜 미디어 채널이 일반적으로 고객 지원 도구로 사용됩니다. 그러나 그것이 최선의 선택이었다고 생각하는 것은 착각입니다.
이것에 대해 생각하다. 고객이 Twitter 에 불만 사항을 제기하면 해당 게시물은 매우 빠르게 입소문을 타고 귀하가 응답할 기회를 갖기도 전에 귀하의 브랜드 이미지를 손상시킬 수 있습니다. 이메일 불만 사항은 다릅니다. 이는 더 사적이며 문제가 해결되기 전에 불만 사항을 해결할 수 있는 더 공정한 기회가 있습니다.
하지만 이메일 불만사항은 주변에 물어보면 응답하기가 가장 쉽지 않습니다. 이 기사는 당신에게 필요한 가이드입니다. 우리는 고객 불만 사항 및 피드백에 응답하는 이상적인 방법을 보여주기 위해 여러 가지 고객 서비스 이메일 템플릿을 편집했습니다. 필요에 따라 이러한 템플릿을 수정할 수도 있습니다. 실용적인 전략을 살펴보기 전에 기본 사항을 간략하게 살펴보겠습니다.
고객 서비스 이메일이란 무엇입니까?
고객 서비스 이메일은 사용된 제품 및 서비스에 대한 고객 피드백에 대한 이메일 응답입니다. 이는 고객 문의에 시기적절하고 유용한 솔루션을 제공하고 고객 만족을 보장하기 위해 작성되었습니다. 고객 서비스 상호 작용이 훌륭하고 효과적이라고 간주되려면 고객은 브랜드와의 상호 작용 전반에 걸쳐 지원과 가치를 느껴야 합니다.
소셜 미디어 채널도 이러한 종류의 상호 작용에 적합하지만 이메일은 이러한 목적으로 훨씬 더 일반적으로 사용됩니다. 한 가지 이유는 이메일이 기본적으로 메일링 리스트에 의존하고 지속적인 페이지 개발이 많이 포함되지 않는 반면, 소셜 미디어 플랫폼에는 많은 콘텐츠 생성, 페이지 관리 및 경우에 따라 유료 광고 캠페인이 포함되기 때문입니다.
고객이 브랜드를 고수하게 만드는 7가지 고객 서비스 이메일 템플릿
감사 이메일
이는 경쟁사보다 먼저 귀하의 브랜드를 선택한 고객에게 감사하는 것입니다. 고객이 방금 귀하의 제품을 구매했거나 서비스를 사용한 적이 있습니까? 방금 고객을 추천했나요? 구독 기념일인가요, 아니면 가입 기념일인가요? 그들에게 '감사합니다' 이메일을 보내세요. 특정 제품/서비스에 대해 할인을 제공하면 고객이 더욱 환영받는다는 느낌을 받을 수 있습니다.
[ 수신자 이름 ] 님께,
경쟁사보다 우리 브랜드를 선택해 주셔서 진심으로 감사드립니다. 우리 제품/서비스에 대한 귀하의 신뢰와 신뢰는 우리에게 큰 의미가 있습니다.
감사의 마음을 표현하기 위해 소중한 고객 여러분께 특정 제품/서비스에 대한 특별 할인 혜택을 제공하게 되어 기쁘게 생각합니다.
다시 한 번 고객 여러분의 지원에 감사드리며, 최고의 품질과 만족을 제공해 드릴 것을 약속드립니다.
친애하는,
[ 당신의 이름 ]
화난 고객에게 답장하는 이메일
방금 불만스럽고 모욕적인 고객으로부터 이메일을 받았나요? 해당 고객에게 이메일 '발송'을 보내 신속하게 응답하세요. 여기요! 여기요!! 여기요!!! 진정해, 실제로 그렇게 하려고 했어? 절대로 그렇게 대답하면 안 됩니다. 상처를 받더라도 여전히 전문적으로 대응해야 합니다. 그들의 말을 마음에 새기지 마십시오. 그럼에도 불구하고 가장 먼저 해야 할 일은 사과하는 것입니다. "불편한 경험을 하신 데 대해 사과드립니다..." 또는 "이것이 얼마나 실망스러울 수 있는지 이해합니다..." 로 시작하는 이메일은 마법을 부릴 수 있습니다.
[ 수신자 이름 ] 님께,
우리 서비스에 대한 나쁜 경험에 대해 사과드립니다. 우리는 이것이 얼마나 실망스러울 수 있는지 이해하고 있으며 상황을 바로잡기를 원합니다.
우리는 귀하의 피드백을 진지하게 받아들이고 귀하가 겪을 수 있는 모든 문제를 해결하기 위해 최선을 다하고 있다는 점을 알아두십시오. 이 문제에 대해 더 자세히 논의하고 귀하의 요구 사항에 맞는 솔루션을 찾기 위해 곧 연락드리겠습니다.
이 문제에 대해 알려주시고 개선할 수 있는 기회를 제공해 주셔서 감사합니다.
친애하는,
[ 당신의 이름 ]
후속 이메일
고객 서비스 상담원인 Byrde는 회사 웹사이트를 탐색하는 데 어려움을 겪고 있는 고객으로부터 이메일을 받습니다. 이를 본 Byrde는 신속하게 응답하여 고객에게 쉽게 탐색하는 방법을 보여줍니다. 다음날 Byrde는 고객이 문제를 겪고 있지 않거나 그를 괴롭히는 질문이 있는지 알아보기 위해 또 다른 이메일을 보냅니다. Byrde처럼 되십시오. 후속 이메일을 보냅니다. 이는 귀하가 고객에 대해 관심을 가지고 있음을 보여줍니다.
[ 수신자 이름 ] 님께,
이 이메일이 귀하에게 도움이 되기를 바랍니다. 우리 웹사이트를 탐색하는 데 여전히 어려움을 겪고 있는지 확인하고 싶었습니다.
궁금한 점이 있거나 추가 지원이 필요한 경우 언제든지 문의해 주세요. 우리가 도와드리겠습니다!
관심을 가져주셔서 감사합니다.
친애하는,
[ 당신의 이름 ]
설문지 이메일
설문지와 설문조사를 공유하면 제품/서비스와 관련된 고객의 불만 사항을 효과적으로 파악할 수 있습니다. 이는 고객 만족도, 인구 통계 및 고객 노력 점수(CES)에 대한 귀중한 통찰력을 제공합니다. 회사가 뒤처지는 영역을 식별하면 서비스 품질을 개선할 수 있습니다. 참여를 장려하려면 고객이 쉽게 간과할 수 있으므로 설문지를 간결하게 전달하고 인센티브를 제공하십시오.
[ 수신자 이름 ] 님께,
우리는 소중한 고객으로서 귀하의 의견을 소중하게 생각하며 당사 제품/서비스에 대한 간단한 설문 조사에 귀하를 초대하고 싶습니다. 귀하의 피드백은 문제점을 발견하고 서비스 품질을 향상시키는 데 도움이 되므로 우리에게 매우 중요합니다.
설문지는 고객 만족도, 인구 통계, 고객 노력 점수(CES)에 대한 귀중한 통찰력을 제공합니다. 완료하는 데 몇 분 밖에 걸리지 않을 것이라고 약속합니다. 귀하의 시간에 대한 감사의 표시로 모든 참가자에게 [ 인센티브 ] 를 제공하고 있습니다.
이 이메일에 첨부된 설문지를 찾거나 다음 링크를 클릭하여 액세스하십시오: [ 링크 ]
[ 마감일 ] 까지 설문지를 작성해 주시기 바랍니다. 귀하의 피드백을 통해 필요한 개선 사항을 적용하고 더 나은 경험을 제공할 수 있습니다.
귀하의 참여에 미리 감사드리며, 더 나은 서비스를 제공할 수 있도록 도와주세요.
친애하는,
[ 당신의 이름 ]
고객 피드백 감사
설문지를 작성하는 데 소요된 고객의 시간과 노력에 대해 감사를 표현하는 것이 중요합니다. 제공된 샘플을 사용하여 감사의 마음을 전하는 맞춤 이메일을 보내세요. 감사의 표시로 인센티브 약속을 이행하세요. 이는 고객 관계를 강화할 뿐만 아니라 향후 참여도 장려합니다. 향후 설문지를 보내면 고객은 긍정적인 관계 형성으로 인해 인센티브 없이도 설문지를 작성하려는 동기를 갖게 될 것입니다.
무료 평가판 이메일
특히 소프트웨어 제품의 경우 무료 평가판은 "알고, 좋아하고, 신뢰하는" 요소를 확립하는 데 도움이 되므로 필수적입니다. 무료 평가판을 제공하면 잠재 고객에게 서비스 샘플을 경험할 수 있는 기회를 제공할 수 있습니다. 이렇게 하면 추가 기능에 대한 비용을 지불하기 전에 그 가치를 평가할 수 있습니다. 무료 평가판을 통해 고객이 구매를 망설일 수 있습니다. 잠재 고객이 결제를 지연하는 것을 발견하면 즉시 무료 평가판 이메일을 보내 참여를 독려하십시오.
[ 수신자 이름 ] 님께,
이 이메일이 귀하에게 도움이 되기를 바랍니다. 당사 소프트웨어 제품인 [ 제품 이름 ] 의 무료 평가판을 제공해 드리고자 이 편지를 쓰고 있습니다.
우리는 잠재 고객이 우리 서비스 샘플을 경험하도록 하는 것이 "알고, 좋아하고, 신뢰하는" 요소를 확립하는 데 도움이 되고, 그들에게 우리 제품의 가치를 평가할 수 있는 기회를 제공한다고 믿습니다.
이 무료 평가판을 활용하면 구매하기 전에 [ 제품 이름 ] 의 기능과 이점을 살펴볼 수 있습니다. 우리는 귀하가 가질 수 있는 모든 망설임을 없애고 귀하가 우리 제품에 완전히 참여할 수 있는 기회를 제공하고자 합니다.
무료 평가판을 사용하고 싶으시면 아래 지침에 따라 시작하세요.
1. 당사 웹사이트 [ 웹사이트 URL ] 를 방문하세요.
2. '무료 평가판 시작' 버튼을 클릭하세요.
3. 이메일 주소를 입력하고 비밀번호를 설정하여 계정을 만드세요.
4. [ 제품 이름 ] 탐색을 시작하고 그것이 제공하는 혜택을 누려보세요!
무료 평가판 제안을 고려해 주셔서 감사합니다. 질문이 있거나 추가 지원이 필요하시면 언제든지 문의해 주세요.
친애하는,
[ 당신의 이름 ]
환영 이메일(신규 회원/구독자용)
새로 가입한 회원이 VIP가 된 듯한 느낌을 받을 수 있도록 맞춤형 환영 이메일을 보내세요. 수신자의 이름을 지정하고 "귀하"를 사용하여 직접적인 의사소통 느낌을 만들어 이메일을 개인화하십시오. 유익한 PDF, 매력적인 블로그 게시물, 관련 YouTube 동영상 등 귀중한 리소스를 공유하여 경험을 향상하세요. 이러한 리소스는 FAQ와 일반적인 고객 불만 사항을 해결해야 합니다. 이러한 맞춤형 콘텐츠를 제공함으로써 고객 만족을 위한 노력을 보여주고 처음부터 긍정적인 관계를 조성할 수 있습니다.
친애하는 [ 받는 사람 이름 ]
우리 커뮤니티에 오신 것을 환영합니다! 우리는 귀하를 새로운 회원으로 모시게 되어 기쁘게 생각하며 처음부터 귀하가 VIP가 된 듯한 느낌을 받을 수 있도록 하고자 합니다.
[ 회사 이름 ] 에서는 귀하에게 가능한 최고의 경험을 제공하기 위해 최선을 다하고 있습니다. 귀하의 여정을 향상시키기 위해 우리는 귀하에게 꼭 맞는 귀중한 리소스 세트를 선별했습니다.
첫째, 자주 묻는 질문(FAQ)과 일반적인 문제점을 해결하는 유익한 PDF를 준비했습니다. 이러한 리소스는 귀하가 당사 플랫폼을 쉽게 탐색하는 데 도움이 될 것입니다.
그 외에도, 우리는 귀하의 관심사와 관련된 광범위한 주제를 다루는 매력적인 블로그 게시물 컬렉션을 보유하고 있습니다. 우리는 여러분이 이 내용이 유익하고 재미있을 것이라고 믿습니다.
마지막으로, 심층적인 튜토리얼과 전문가의 조언을 제공하는 관련 YouTube 동영상을 엄선했습니다. 이 비디오는 귀하에게 귀중한 통찰력을 제공하고 당사 서비스를 최대한 활용하는 데 도움이 될 것입니다.
우리는 모든 단계에서 귀하를 지원하기 위해 여기 있습니다. 질문이 있거나 추가 지원이 필요한 경우 주저하지 말고 지원팀에 문의하세요.
[ 회사 이름 ] (를) 선택해 주셔서 감사합니다. 우리는 귀하를 모시게 되어 기쁘게 생각하며 귀하에게 봉사할 수 있기를 고대하고 있습니다.
친애하는,
[ 당신의 이름 ]
고객 지원 이메일을 작성할 때 염두에 두어야 할 8가지 팁
처음부터 작성하기로 선택한 경우 효과적인 고객 지원 이메일을 작성하는 방법에 대한 몇 가지 팁은 다음과 같습니다.
사람처럼 글을 써라
일반적이고, 여러 수신자에게 주소를 지정하고, 개인적인 접촉이 부족한 고객 서비스 이메일을 받았다고 상상해 보십시오. 그것은 메시지가 진정으로 당신을 위한 것인지에 대한 의심을 즉시 불러일으킵니다. 개인화는 영향력 있는 고객 서비스 이메일을 작성하는 데 핵심입니다.
고객의 이름을 부르고 메시지 전체에 "귀하"를 사용하며 친근한 어조로 시작하십시오. 이러한 요소를 통합하면 진정한 연결이 구축되고 고객 경험이 향상됩니다. 개인화는 효과적인 커뮤니케이션을 위한 기반을 마련하고 고객과의 신뢰를 구축합니다.
그들의 입장이 되어보세요
고객에게 응답할 때 고객의 입장에서 생각하는 것이 중요합니다. 이렇게 하면 그들이 당시에 얼마나 실망하고 좌절감을 느낄지 이해한다는 확신을 주기 위해 어떻게 대응해야 할지 정확히 알 수 있습니다. 공감을 표현하면 연결이 구축되고 고객이 우려 사항을 인정하고 진지하게 받아들인다는 확신을 갖게 됩니다. 이를 통해 신뢰가 강화되고 고객 경험이 향상됩니다.
명령하지 마세요!
쇼핑몰이나 공공장소에 물건을 맡기고 다음 사람에게 가져가라고 요구하시나요? 그런 식으로 말하면 결코 긍정적인 반응을 얻지 못할 것이라고 믿을 수 있습니다. 누구도 무례하게 대하고 싶어하지 않습니다.
사람들에게 글을 쓰는 경우에도 마찬가지입니다. 고객 지원 이메일에 지나치게 명령하는 것을 피하세요. 고객에게 구체적인 조치를 취하도록 정중하게 요청하세요. 예를 들어, "문제 해결을 위해 즉시 도움을 드릴 수 있도록 메시지를 다시 보내 주시겠습니까?"라고 말할 수 있습니다. 정중한 어조와 접근 방식을 사용하여 존중을 전달하고 긍정적인 고객 경험을 조성합니다.
긍정적인 반응을 보여라
고객이 부정적인 경험을 가지고 연락하면 공감하는 것이 중요합니다. 또한 고객의 우려 사항을 인정하고 해결책이 나올 것임을 확신시켜 주십시오. "안녕 Angie, 답변을 듣게 되어 반가워요. 저희는 귀하의 불만 사항을 주의 깊게 검토했으며 신속하게 해결하기 위해 최선을 다하고 있습니다. 불편을 끼쳐드려 죄송합니다."와 같은 따뜻한 인사로 응답을 시작하실 수 있습니다. 낮!" 이 접근 방식은 이해를 보여주고 문제를 해결하며 고객에게 확신과 긍정적인 느낌을 줍니다.
적극적으로 후속 조치를 취하세요.
고객이 이메일을 보내지 말라고 명시적으로 요청하지 않는 한 후속 조치를 보내는 것이 좋습니다. 연락을 취함으로써 귀하는 고객 만족에 대한 약속을 강화하고 고객과 귀하의 브랜드 사이에 긍정적인 연결을 조성할 수 있습니다.
고객의 문제에 대한 해결책을 제공한 경우 응답에 만족하는지 또는 추가 도움이 필요한지 묻는 후속 메시지를 보냅니다. 다음과 같은 친근한 메시지를 보내세요. “안녕 Angie, 좋은 하루 보내길 바라요! 제품을 설치하는 데 여전히 어려움이 있는지 확인하고 싶었습니다….” 일반적으로 트릭을 수행합니다.
메시지를 단순하게 유지하세요
메시지를 단순하게 유지하여 고객 서비스 이메일을 읽고 이해하기 쉽게 만드세요. 독자에게 혼란을 줄 수 있는 업계 전문 용어를 사용하지 마십시오. 대신 일반 독자가 이해할 수 있는 쉬운 언어로 소통하세요.
메시지를 단순화하면 더 나은 고객 경험을 제공하고 이메일이 이해되고 평가될 확률이 높아집니다. 목표는 메시지를 효과적으로 전달하는 것이지 현명하게 들리는 것이 아니라는 점을 기억하세요.
더 많은 도움이 되도록 귀중한 리소스를 공유하세요.
고객은 종종 귀하의 제품이나 서비스에 대해 질문을 갖고 명확성을 추구합니다. 고객 서비스 상담원으로서 귀하는 긴 답변을 제공해야 한다고 느낄 수도 있지만, 이는 독자를 압도할 수 있습니다.
대신 간결한 답변을 제공하고 블로그 게시물이나 FAQ와 같은 추가 리소스로 안내하여 더 자세한 정보를 확인하세요. 이 접근 방식은 문의 사항을 해결하는 것과 포괄적인 설명을 안내하는 것 사이에서 균형을 유지합니다. 간결성과 추가 리소스 제공 사이의 균형을 유지하는 것이 효과적인 고객 서비스 커뮤니케이션의 핵심이라는 점을 기억하십시오.
먼저 사과하세요 (또는 필요할 때)
고객이 귀하의 제품이나 서비스에 대해 불만을 제기하는 경우 지원 이메일을 통해 진심 어린 사과를 하는 것부터 시작하는 것이 중요합니다. 이는 문제 해결에 대한 귀하의 의지를 보여주고 충성도를 유지하는 데 도움이 됩니다.
고객의 우려 사항을 신속하고 효과적으로 해결함으로써 불만을 제기한 고객과 그들이 추천할 수 있는 잠재 고객에게 회사에 대한 긍정적인 인상을 심어줄 수 있습니다. 우수한 고객 서비스를 보여주고 문제를 효율적으로 해결하면 긍정적인 입소문을 불러일으켜 더 많은 고객을 비즈니스로 끌어들일 수 있습니다.
결론
고객 서비스 이메일은 고객과 긍정적인 관계를 구축하고 유지하는 데 매우 중요합니다. 이메일을 효과적으로 작성하려면 공감을 표현하고, 메시지를 개인화하고, 간결한 언어를 사용하고, 질문에 유용한 답변을 제공하는 것이 중요합니다. 이러한 특성으로 고객 지원 이메일 초안을 작성하는 데 어려움이 있는 경우 AI 기반 HIX.AI 사용하면 클릭 한 번으로 사람과 같은 이메일 답장을 작성할 수 있습니다.