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首頁 > 電子郵件 > 如何撰寫客戶服務電子郵件?

如何撰寫客戶服務電子郵件?

如今,即時聊天和社交媒體管道通常用作客戶支援工具。但如果您認為它們是可用的最佳選擇,那就錯了。

想想這個。當客戶在Twitter上提出投訴時,該貼文可能會迅速傳播開來,甚至在您有機會回應之前就玷污了您的品牌形象。電子郵件投訴有所不同。它們更加私密,您有更大的機會在事情失控之前解決投訴。

但如果你四處詢問,電子郵件投訴並不是最容易回覆的。本文是您需要的指南。我們編制了多個客戶服務電子郵件模板,向您展示回應客戶投訴和回饋的理想方式。您也可以根據需要修改這些範本。在深入探討實際策略之前,讓我們先簡單了解一下基本原理。

什麼是客戶服務電子郵件?

客戶服務電子郵件是對客戶對所使用的產品和服務的回饋進行的電子郵件回覆。它們旨在為客戶詢問提供及時且有用的解決方案並確保客戶滿意度。為了使客戶服務互動被認為是良好和有效的,客戶必須在與品牌的互動過程中感受到支持和重視。

儘管社群媒體管道也非常適合此類互動,但電子郵件更常用於此目的。原因之一是電子郵件基本上依賴郵件列表,不涉及太多正在進行的頁面開發,而社交媒體平台涉及大量內容創建、頁面管理,在某些情況下還涉及付費廣告活動。

7 個讓客戶堅持您的品牌的客戶服務電子郵件模板

感謝您的電子郵件

這是對您的客戶在競爭之前選擇您的品牌的感謝。您的客戶剛購買了您的產品或使用了您的服務嗎?他們剛剛推薦了一位客戶嗎?這是他們的訂閱或註冊週年紀念日嗎?向他們發送一封「謝謝」電子郵件。您可以為某些產品/服務提供折扣,讓他們感到更受歡迎。

親愛的[收件人姓名] ,

我們對選擇我們的品牌而不是競爭對手錶示最深切的感謝。您對我們的產品/服務的信任和信心對我們來說意義重大。

為了表達我們的謝意,我們很高興為您作為我們尊貴的客戶提供某些產品/服務的特別折扣。

再次感謝您的支持,我們向您保證我們致力於為您提供最高的品質和滿意度。

此致,
[你的名字]

回覆憤怒的客戶的電子郵件

您是否剛收到一封來自不滿和侮辱性客戶的電子郵件?透過向該客戶「回擊」的電子郵件快速回覆。嘿!嘿!!嘿!!!放鬆點,你真的打算這麼做嗎?你不應該那樣回應。即使這很痛苦,你的反應仍然必須專業。不要把他們的話放在心上。無論如何,你應該做的第一件事就是道歉。一封以「我們對帶給您的不好的體驗表示歉意…」「我們理解這可能是多麼令人沮喪…」開頭的電子郵件可以發揮魔力。

親愛的[收件人姓名] ,

對於您在我們的服務中遇到的不好的體驗,我們深表歉意。我們理解這會多麼令人沮喪,我們希望能糾正錯誤。

請注意,我們會認真對待您的回饋,並致力於解決您可能遇到的任何問題。我們很快就會與您聯繫,進一步討論此事並找到滿足您需求的解決方案。

感謝您讓我們注意到這一點並給我們改進的機會。

此致,
[你的名字]

後續電子郵件

客戶服務代理 Byrde 收到一位客戶發送的電子郵件,該客戶在瀏覽公司網站時遇到困難。看到這一點,Byrde 迅速做出回應,向客戶展示如何輕鬆導航。第二天,Byrde 又發送了一封電子郵件,了解客戶是否遇到困難或有任何問題困擾他。像伯德一樣。發送後續電子郵件。這表明您關心您的客戶。

親愛的[收件人姓名] ,

我希望你能收到這封電子郵件。我只是想跟進並檢查您在瀏覽我們的網站時是否仍然遇到任何困難。

如果您有任何疑問或需要進一步協助,請隨時與我們聯繫。我們隨時為您提供協助!

感謝您的關注。

此致,
[你的名字]

一份問卷電子郵件

共享問捲和調查可以有效揭示客戶對您的產品/服務的痛點。它們提供了有關客戶滿意度、人口統計和客戶努力評分 (CES) 的寶貴見解。確定您的公司落後的領域可以提高服務品質。為了鼓勵參與,請傳達問卷的簡潔性並提供獎勵,因為客戶可能很容易忽略這一點。

親愛的[收件人姓名] ,

作為我們尊貴的客戶,我們非常重視您的意見,並邀請您參與有關我們產品/服務的簡短問卷。您的回饋對我們非常重要,因為它可以幫助我們發現任何痛點並提高我們的服務品質。

這份問卷將為客戶滿意度、人口統計和客戶努力評分 (CES) 提供有價值的見解。我們保證只需幾分鐘即可完成。為了感謝您抽出時間,我們向所有參與者提供[獎勵] 。

請尋找此電子郵件所附的問卷或點擊以下連結進行訪問: [連結]

我們懇請您在[截止日期]之前完成問卷。您的回饋將使我們能夠做出必要的改進,並為您提供更好的體驗。

預先感謝您的參與並幫助我們更好地為您服務。

此致,
[你的名字]

客戶反饋讚賞

對客戶花時間和精力填寫問卷表示感謝至關重要。使用提供的範例發送個人化電子郵件以表達您的謝意。履行您的獎勵承諾,以示謝意。這不僅加強了客戶關係,也鼓勵未來的參與。當您發送未來的問卷時,由於建立了積極的融洽關係,即使沒有激勵,客戶也會有動力填寫這些問卷。

親愛的[收件人姓名] ,
感謝您抽出寶貴時間填寫我們的客戶回饋問卷。當我們努力改進我們的產品和服務時,您的意見對我們非常寶貴。我們衷心感謝您的努力以及分享您的想法的意願。
為了表達我們的謝意,我們希望兌現我們的激勵承諾。您將透過電子郵件收到特別折扣代碼,以感謝您的參與。我們希望這一舉動能夠傳達我們對您的寶貴時間和回饋的感謝。
您持續的支持和參與對我們很重要。我們期待您將來參與我們的調查,因為您的回饋有助於我們為所有客戶提供更好的體驗。
再次感謝您並致上最誠摯的問候,
[你的名字]

免費試用電子郵件

免費試用,特別是對於軟體產品來說,是至關重要的,因為它們有助於建立「了解、喜歡和信任」因素。透過提供免費試用,您可以讓潛在客戶有機會體驗您的服務樣本。這樣,他們可以在承諾支付額外功能之前評估其價值。免費試用消除了客戶購買時的猶豫。如果您發現潛在客戶延遲付款,請立即向他們發送免費試用電子郵件以鼓勵他們參與。

親愛的[收件人姓名] ,

我們希望這封電子郵件能讓您滿意。我們寫這封信是為了向您提供我們的軟體產品[產品名稱]的免費試用版。

我們相信,讓潛在客戶體驗我們的服務樣本將有助於建立「了解、喜歡和信任」因素,並使他們有機會評估我們產品的價值。

透過利用此免費試用,您可以在決定購買之前探索[產品名稱]的功能和優點。我們希望消除您可能存在的任何猶豫,並為您提供充分使用我們產品的機會。

如果您有興趣嘗試我們的免費試用版,請按照以下說明開始:

1. 造訪我們的網站[網站 URL ]

2. 點選「開始免費試用」按鈕

3. 透過提供您的電子郵件地址並設定密碼來建立帳戶

4. 開始探索[產品名稱]並享受它提供的好處!

感謝您考慮我們的免費試用優惠。如果您有任何疑問或需要進一步協助,請隨時與我們聯繫。

此致,
[你的名字]

歡迎電子郵件(針對新會員/訂閱者)

發送個人化的歡迎電子郵件,讓新註冊會員感覺像 VIP。透過稱呼收件人的姓名並使用「您」來營造直接溝通的感覺,從而使電子郵件個性化。透過分享有價值的資源(例如資訊豐富的 PDF、引人入勝的部落格文章和相關YouTube影片)來增強他們的體驗。這些資源應解決常見問題和常見客戶痛點。透過提供此類量身定制的內容,您可以展示您對讓他們滿意的承諾,並從一開始就培養積極的關係。

親愛的[收件人姓名]

歡迎來到我們的社區!我們很高興您成為新會員,我們希望確保您從一開始就有 VIP 感覺。

在[公司名稱] ,我們致力於為您提供盡可能最好的體驗。為了增強您的旅程,我們專門為您策劃了一組寶貴的資源。

首先,我們準備了內容豐富的 PDF,解決常見問題和常見痛點。這些資源將幫助您輕鬆瀏覽我們的平台。

除此之外,我們還收集了一系列引人入勝的部落格文章,涵蓋與您興趣相關的廣泛主題。我們相信您會發現它們內容豐富且有趣。

最後,我們精心挑選了相關的YouTube視頻,提供深入的教程和專家建議。這些影片將為您提供寶貴的見解,並幫助您充分利用我們的服務。

我們在這裡為您的每一步提供支援。如果您有任何疑問或需要進一步協助,請隨時聯絡我們的支援團隊。

感謝您選擇[公司名稱] 。我們很高興您的加入並期待為您服務。

此致,
[你的名字]

撰寫客戶支援電子郵件時要牢記的 8 個技巧

如果您選擇從頭開始編寫,這裡有一些關於撰寫有效的客戶支援電子郵件的提示。

像人一樣寫作

想像一下,收到一封看起來很普通、針對多個收件者且缺乏個人風格的客戶服務電子郵件。它立即讓人懷疑該訊息是否真正是寫給你的。個人化是撰寫有影響力的客戶服務電子郵件的關鍵。

首先稱呼客戶的名字,在整個訊息中使用“您”,並採用友好的語氣。整合這些元素可以建立真正的聯繫並增強客戶的體驗。個人化為有效溝通奠定了基礎,並與客戶建立了信任。

設身處地為他們著想

在回覆客戶時,設身處地為客戶著想是至關重要的。這樣,您就可以準確地知道如何回應,讓他們放心,您了解他們當時可能感到多麼失望或沮喪。表現出同理心可以建立聯繫,並向客戶保證他們的擔憂得到了承認和認真對待。這可以增強信任並增強客戶體驗。

別指揮!

您是否會在購物中心或公共場所放下物品並要求下一個人來取走它?你可以相信,如果你這樣說話,你永遠不會得到正面的回應。沒有人願意受到粗魯的對待。

以書面稱呼他人也是如此。避免在客戶支援電子郵件中過度發號施令。禮貌地要求您的客戶採取具體行動。例如,您可以說:“能否請您重新發送訊息,以便我們及時協助您解決問題?”您可以透過使用禮貌的語氣和方法來表達尊重並培養積極的客戶體驗。

給予正面回應

當客戶提出負面體驗時,理解他們很重要。也要承認他們的擔憂並向他們保證解決方案即將到來。您可能希望以熱情的問候開始您的回复,例如:“嘿,安吉,很高興收到您的回复。我們已經仔細審查了您的投訴,並致力於及時解決它們。對於給您帶來的任何不便,我們深表歉意。祝您度過愉快的時光。”天!”這種方法體現了理解,解決了問題,讓客戶感到放心和積極。

確保您主動跟進

除非客戶明確要求不要發送任何電子郵件,否則您可能需要向他們發送後續郵件。透過伸出援手,您可以強化對他們滿意度的承諾,並在他們和您的品牌之間建立積極的聯繫。

如果您已為客戶的問題提供了解決方案,請向他們發送後續訊息,詢問他們是否對您的答案感到滿意或需要進一步幫助。一封友善的訊息,例如: 「嘿安吉,希望你今天過得愉快!只是想檢查一下您在安裝產品時是否仍然遇到任何困難…”通常會成功。

保持訊息簡單

透過保持訊息簡單,讓您的客戶服務電子郵件易於閱讀和理解。避免使用可能使讀者感到困惑的行業術語。相反,用一般讀者可以理解的簡單語言來溝通。

透過簡化您的訊息,您可以創造更好的客戶體驗,並增加您的電子郵件被理解和讚賞的機會。請記住,我們的目標是有效地傳達您的訊息,而不是聽起來很聰明。

分享寶貴的資源以提供進一步協助

您的客戶經常對您的產品或服務有疑問並尋求澄清。作為客戶服務代理,您可能會覺得有必要提供冗長的回复,但這可能會讓讀者不知所措。

相反,請提供簡潔的答案,並引導他們訪問其他資源,例如部落格文章或常見問題解答,以獲取更詳細的資訊。這種方法在解決他們的詢問和引導他們進行全面解釋之間取得了平衡。請記住,在簡潔性和提供更多資源之間取得平衡是有效客戶服務溝通的關鍵。

首先道歉(或在必要時)

當客戶抱怨您的產品或服務時,首先必須在支援電子郵件中表達真誠的歉意。這表明您致力於解決他們的問題並有助於保持他們的忠誠。

透過及時有效地解決他們的疑慮,您可以為投訴的客戶和他們可能推薦的潛在客戶留下對您公司的正面印象。展示卓越的客戶服務並有效解決問題可以帶來正面的口碑,吸引更多客戶加入您的業務。

結論

客戶服務電子郵件對於建立和維持與客戶的正面關係至關重要。為了使電子郵件有效,重要的是要表現出同理心,個性化訊息,使用簡潔的語言,並對所提出的問題提供有用的答案。如果您在起草具有這些特徵的客戶支援電子郵件時遇到困難,您可以簡單地使用我們的人工智慧驅動的HIX.AI ,幫助您只需點擊一下即可編寫類似人類的電子郵件回覆。

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