Oppfølgings-e-poster er en viktig del av virksomhetens kommunikasjonsverktøysett, så det er avgjørende at du får det riktig. Denne dybdeartikkelen forklarer hvordan du skriver bedre oppfølgings-e-poster, inkludert å definere riktig oppfølgingsmeldingsformat og noen hint og tips fra HIX.AI eksperter.
Ikke bekymre deg hvis du leter etter litt inspirasjon; vi har gitt 5 oppfølgingseksempler på e-post som dekker hvordan du skriver en:
- Høflig oppfølgingsmail
- Oppfølgingsmail etter ingen respons
- Skånsom oppfølgings-e-post
- Oppfølging av fakturapåminnelse
- Møteoppfølging
Mot slutten av denne artikkelen vil du ha innsikten du trenger for å lage effektive oppfølgings-e-poster for enhver personlig og profesjonell situasjon.
Hva er en oppfølgings-e-post ?
Det er nyttig å tenke på oppfølgings-e-poster som digitale påminnelser. Det er sannsynlig at du allerede har sendt personen (eller bedriften) en første e-post, men ennå ikke har mottatt noe svar. Så oppfølgings-e-posten din fungerer som en vennlig påminnelse .
Noen situasjoner du kanskje må sende en påminnelse på e-post inkluderer hvis noen ikke har svart på en møteforespørsel, betalt en faktura eller godtatt et jobbtilbud.
Oppfølgings-e-poster trenger ikke å være lange eller detaljerte, men bare gjenta den opprinnelige meldingen og be om svar.
Det er lett å se hvordan dette fungerer med våre oppfølgende e-postmaler.
Høflig oppfølgingsmail
Når du skriver en profesjonell e-post, er det viktig å være høflig! Denne høflige oppfølgings-e-postmalen er kort og forretningsmessig.
Nøkkelen til å skrive profesjonelle oppfølgingsmeldinger er å henvende seg direkte til personen, ved å bruke fornavnet om mulig. Deretter forklarer du tydelig hvorfor du sender meldinger og hva du vil at de skal gjøre.
Selvfølgelig sender du en oppfølging fordi du vil ha svar (ikke sant?), men i en høflig oppfølging, ikke prøv å legge noe press på personen. Hold det formelt og funksjonelt, som vi gjør i dette eksemplet!
Kjære [ mottakerens navn ] ,
Jeg stoler på at denne e-posten finner deg godt.
Jeg skriver for å følge opp vår tidligere kommunikasjon angående [ emne/problem ] . Jeg forstår at du er opptatt, og at det kan ha vært forglemmelse eller forsinkelse.
Hvis det er ny utvikling eller mer informasjon er nødvendig for fremdriften, vennligst informer meg. Jeg er ivrig etter å hjelpe eller avklare eventuelle spørsmål for å fremskynde denne prosessen.
Jeg ser frem til ditt fruktbare svar så snart som mulig.
Din forståelse og samarbeid settes stor pris på.
p>Vennlig hilsen
[ Ditt navn ]
Oppfølgingsmail etter ingen respons
Hva skjer hvis noen ignorerer e-posten din? Denne oppfølgings-e-posten etter ingen respons er litt sterkere enn det høflige e-posteksemplet ovenfor – men den gjør de samme tingene. Først henvender vi oss høflig til personen, skisserer deretter situasjonen og beskriver løsningen du ønsker (et svar i de fleste tilfeller!)
Selv om du mistenker at noen ignorerer e-posten din med vilje, er det ikke profesjonelt å si det. Hold i stedet oppfølgings-e-postene dine positive og vennlige så langt som mulig. Dette er den beste tilnærmingen når du sender meldinger for bedrifter. Hvorfor? Fordi det er mer sannsynlig at du får svar hvis du er varm og vennlig i stedet for argumenterende og aggressiv, vil du få respons.
Kjære [ mottakerens navn ] ,
Jeg håper denne e-posten finner deg godt. Jeg tar kontakt for å følge opp min forrige e-post sendt [ dato ] . Det ser ut til at meldingen min kan ha blitt borte i innboksen din.
Som en påminnelse, kontakter jeg deg angående [ emne for e-post ] . Jeg ville sette stor pris på om du kunne gi meg en oppdatering eller nødvendig informasjon relatert til denne saken.
Takk for oppmerksomheten, og jeg ser frem til å høre fra deg snart.
Vennlig hilsen
[ Ditt navn ]
Skånsom oppfølgings-e-post
De to eksemplene ovenfor er perfekte for profesjonell korrespondanse, men hva skjer hvis du sender e-post til en venn? Bruk denne milde oppfølgings-e-postmalen!
I denne milde oppfølgings-e-posten handler vi om å beskytte personens følelser. Vi starter med en varm hilsen og slår en vennlig tone i stemmen før vi tar tak i den virkelige årsaken til at vi sender meldinger (fordi vi vil ha svar!). På slutten av oppfølgings-e-posten gir vi en positiv sluttmelding og passende påmelding.
Kjære [ mottakerens navn ] ,
Jeg håper denne e-posten finner deg godt.
Jeg vet at du er utrolig opptatt, men jeg ønsket å følge opp e-posten jeg sendte sist uke om [ emne/problem ] og spør om du har hatt mulighet til å vurdere forslaget/forespørselen min. Jeg forstår hvor enkelt det kan være å la ting gli under presset fra daglige gjøremål, og jeg tenkte at en rask påminnelse kan være nyttig.
Hvis du trenger mer informasjon for å lette avgjørelsen din eller har spørsmål eller bekymringer , vennligst gi meg beskjed. Jeg er mer enn glad for å tilby ytterligere støtte eller svare på spørsmål du måtte ha.
Gleder meg til å høre fra deg.
Takk for din tid og oppmerksomhet.
p>Vennlig hilsen
[ Ditt navn ]
Oppfølgingsmail for fakturapåminnelse
Venter du fortsatt på pengene dine? Bruk deretter denne malen for oppfølging av fakturapåminnelse for å sikre at du får betalt.
I fakturapåminnelsesoppfølginger skal du ta med alt om utestående beløp. Vi snakker om fakturanummeret, datoen du sendte den første e-posten, forventet betalingsdato og hvor mange dager det har vært utestående.
Dette kan høres mye ut, men du vil forsikre deg om at e-posten din med fakturaoppfølging ikke kan misforstås eller ignoreres. Sjekk ut malen vår for å se hvordan det fungerer...
Kjære [ mottakerens navn ] ,
Jeg håper denne e-posten finner deg godt. Dette er en vennlig påminnelse om at vi ennå ikke har mottatt betaling for faktura [ Fakturanummer ] datert [ Fakturadato ] i beløpet [ Fakturabeløp ] . Forfallsdatoen har allerede passert som angitt på fakturaen, og vi ber deg om å gjøre opp den utestående saldoen så snart som mulig.
Se gjennom vedlagte faktura en gang til og behandle betalingen for å unngå ulemper eller videre oppfølginger. Hvis du allerede har foretatt betalingen, se bort fra denne påminnelsen og godta våre unnskyldninger for eventuell forvirring.
Hvis du har spørsmål eller trenger hjelp angående fakturaen eller betalingsprosessen, ikke nøl med å nå ut til oss. Vi setter pris på at du umiddelbart tar hensyn til denne saken.
Takk for samarbeidet.
Vennlig hilsen
[ Ditt navn ]
Møteoppfølgingsmail
Møter er forretningsverdenens viktigste valuta, så du kommer til å sende mange oppfølgings-e-poster for møter. Ved å bruke malen vår vil du være sikker på å gjøre det beste inntrykket.
Det første du må gjøre er å adressere e-posten til hvem som helst på møtet. Deretter gir du en positiv introduksjon og kort oppsummering av alt du diskuterte. Gi nå detaljer om de neste trinnene – for eksempel å arrangere et nytt møte eller inngå en avtale.
Vær alltid tydelig og trygg i møtet ditt, be om oppfølgings-e-poster og gjør det som er best for bedriften din.
Kjære [ mottakerens navn ] ,
Jeg stoler på at denne e-posten vil finne deg i god helse og godt humør.
Jeg skriver til kontaktbasen etter vårt produktive møte holdt den [ nevner datoen for møtet ] angående [ nevne det generelle emnet for samtalen ] . Diskusjonen vår om [ nevn et spesifikt emne du diskuterte ] var spesielt opplysende og ga en stor verdi til møtet vårt.
Når vi går videre, ønsket jeg å oppsummere handlingspunktene vi er blitt enige om. [ Gi en kort oppsummering av punktene som er diskutert, beslutninger tatt og oppgaver som er tildelt. ]
For å komme videre på disse punktene, [ nevne de neste trinnene som å planlegge et oppfølgingsmøte eller noen spesifikke oppgaver som må gjøres ] .
Hvis du trenger mer kontekst eller har spørsmål eller bekymringer angående de diskuterte sakene, ta gjerne kontakt når som helst.
Takk for din tid og bidrag. Jeg ser frem til vårt fortsatte samarbeid og fremgang i denne satsingen.
Vennlig hilsen
[ Ditt navn ]
Hvordan skrive en oppfølgings-e-post?
Det er enkelt å skrive oppfølgings-e-poster – hvis du holder deg til strukturen vil vi skissere nedenfor. Det er tre deler til en effektiv oppfølgings-e-post, en emnelinje, brødtekst og avmelding/neste trinn.
La oss utforske disse mer detaljert, og dele opp hvordan du skriver oppfølgings-e-poster i de grunnleggende trinnene:
Emnelinje for oppfølging av e-post
Emnelinjen for oppfølging av e-posten setter tonen i meldingen din. Leseren skal kunne oppdage meldingen din i innboksen sin og umiddelbart forstå hva meldingen handler om.
Vi kan bruke evigheter på å skissere hva som gjør en god oppfølgingsemnelinje for e-post, men det er lettere å vise deg.
- Følger opp e-posten min – har du lest den?
- E-postoppfølging – Dato/klokkeslett
- Har du lest min siste e-post?
- Svar forespurt – (Sett inn info)
- Er du i stand til å gjennomgå min siste melding?
Oppfølgende e-posttekst
Det første du må vite om oppfølgings-e-poster er at du kan være kort. Dette handler om å minne noen om noe (en ubetalt faktura eller ignorert e-post). Selv møteoppfølginger bør ikke være for lange, ellers kan du risikere å kjede folk (noe som aldri er bra i business!).
Du bør henvende deg til personen med fornavn og yrkestittel. Dette bygger en forbindelse og er profesjonelt og høflig. Og ikke bekymre deg kjære; et enkelt "Hei" er greit i 2023.
Deretter legger du til en munter hilsen for å sette tonen for meldingen. Selv om du presser på for å få betalt for en faktura, er det alltid en god idé å være vennlig.
"Jeg håper du har det bra og har en flott uke."
Etter din varme velkomst, fortell personen hva du ønsker fra dem. Igjen, vær helt tydelig, som vi gjør i dette fakturaoppfølgingseksemplet:
"Jeg kontakter deg siden vi fortsatt venter på betaling av faktura (nummer). Totalbeløpet (£/$/€) forfalt (sett inn dato). Dessverre er dette utestående, og vi krever betaling som så fort som mulig."
Vil du legge til flere detaljer? Ikke vær redd for å bruke punktpunkter i meldingene dine. De er en fin måte å formidle kompleks informasjon på. Det er også mindre sannsynlig at de blir ignorert.
Oppfølging av e-postavmelding/neste trinn
Uansett formålet med oppfølgings-e-posten din, vil du skissere de neste trinnene. I vårt fakturaeksempel handler dette om å få betalt:
"Vennligst gi meg beskjed i dag når vi kan forvente å motta betaling?"
Dette er helt klart, og det er ikke rom for misforståelser. Men selv om du venter på betaling, bør du sikte på å avslutte alle e-poster positivt:
«Vi har jobbet sammen i lang tid og har et godt forhold. Vi er glade for å jobbe med deg i fremtiden."
Du bør legge til kontaktinformasjonen din, for eksempel en e-postadresse eller telefonnummer, slik at personen kan ta kontakt om nødvendig.
Til slutt, legg til en avmelding (takk, mange takk, vennlig hilsen osv.) til e-posten din, og den er klar til å sendes!
Oppfølging av e-postmesterklasse – Råd fra HIX.AI ekspertene
Vi har skrevet mange ord om oppfølgings-e-poster, og alle er viktige å lese (som du forventer). Etter å ha lest, skrevet og gjennomgått tusenvis av oppfølgings-e-poster, er det noen standardprinsipper du kan følge for å få det resultatet du ønsker (et svar, selvsagt!).
Her er 5 prinsipper for bedre oppfølging av e-poster fra proffene:
- Ikke kast bort tid, bare si hva du vil med så få ord som mulig.
- Skriv forespørslene dine på en enkel måte. Ikke la leseren søke for hardt etter forespørselen.
- Sett en frist og legg til en oppfordring til handling på slutten.
- Motiver forespørslene dine, og forklar hva du vil gjøre med svaret (og hvorfor det er viktig).
På slutten av dagen vil oppfølgings-e-poster raskt bli glemt, så ikke stress for mye. Faktisk, hvis du er bekymret for å lage oppfølgings-e-poster, hvorfor ikke la AI gjøre det harde arbeidet? HIX.AI har en superkraftig e-postskriveassistent som kan produsere krystallklar kopi som du kan bruke til alle oppfølgings-e-poster.
Skriver du til sjefen din? Ikke noe problem, det vil vise forespørselen din akkurat. Ved å sende meldinger til en kunde vil du få et høflig og profesjonelt svar skrevet for deg.
Konklusjon
Oppfølgings-e-poster er ikke akkurat morsomme, men de er funksjonelle. Den beste måten å nærme seg dem på er å tenke på sluttresultatet. Så fokuser på det du vil ha: et svar! Forhåpentligvis vil du på slutten av denne bloggen (som du har elsket å lese!), dra nytte av våre eksperttips, tips og råd. Beviset vil skje når du setter fingeren på nøkkelen og skriver en oppfølgings-e-post. Så kom i gang i dag!