Hvis kontoret ditt er noe som vårt, glemmer folk å sende dokumenter, signere permisjon eller sende inn timelister hele tiden. Når dette skjer, kreves det en vennlig påminnelse for å få ting tilbake på sporet.
Liker du å motta påminnelser på e-post? Det gjør vi ikke. Hemmeligheten er å presse personen til å gjøre noe (muligens noe de ikke vil) på en veldig høflig måte. Hvordan? Vi skal vise deg.
Du kan slappe av nå når vi forteller deg at e-postpåminnelser er enkle å skrive hvis du forstår det riktige formatet og hvordan du pitcher det profesjonelt. Vi går gjennom prosessen steg-for-steg, og gjør det så enkelt som mulig å skrive påminnelses-e-poster som gir resultater. La oss gjøre dette.
Hva er e-postpåminnelser?
E-postpåminnelse er enkle meldinger du sender når du trenger noen til å gjøre noe. Ikke mottatt faktura? Send en vennlig påminnelse. Ikke mottatt rapport? Send en vennlig påminnelse. Venter du på pengene dine? SEND EN VENNLIG PÅMINNELSE.
De kan ha glemt å sende et dokument, betale en faktura eller bekrefte jobbsøknaden din.
Du vil ofte sende milde påminnelser på e-post mens du venter på at noen skal gjøre noe for deg. Det er lett å bli frustrert i disse tilfellene, men du bør alltid strebe etter å være så profesjonell som mulig.
Hvordan kan du gjøre det? Begynn med å gjennomgå våre 5 milde påminnelsesprøver på e-post!
5 vennlige påminnelsesprøver på e-post
Det er lettere å vise deg hvordan du gjør dette, så det gjør vi. Her er 5 påminnelseseksempler på e-post for å komme i gang med å skrive din egen. Les e-postene, se gjennom formatet og forstå hvordan du bygger din egen!
Vennlig påminnelse på e-post om å sende noe
Hvis en kollega, kunde, entreprenør, familiemedlem eller venn har glemt å sende noe, er denne påminnelsese-posten for deg. I den byr vi på en varm hilsen og forklaring om hva vi ønsker, når og hvorfor. Ikke glem detaljene, ellers kan e-posten din bli ignorert (det har skjedd med oss).
I dette profesjonelle påminnelseseksemplet prøver vi å ikke være påtrengende. Ingen liker å bli mobbet til å svare, så sjekk tonen før du skriver en melding.
Kjære [ mottakerens navn ] ,
Jeg håper denne e-posten finner deg godt. Jeg ønsket å ta kontakt og minne deg om [ elementet/begivenheten/oppgaven ] som vi diskuterte tidligere.
Vi har fortsatt behov for [ elementet/begivenheten/oppgaven ] og vil sette stor pris på om du kan sende den til oss så snart som mulig. [ Gi ytterligere detaljer eller instruksjoner om nødvendig ]
Takk for oppmerksomheten din på denne saken, og vi ser frem til å motta [ elementet/begivenheten/oppgaven ] fra deg.
Vennlig hilsen
[ Ditt navn ]
Vennlig påminnelse på e-post for ubetalt faktura
Vis meg pengene! Ubetalte fakturaer er frustrerende og opprørende, men det kan være en grunn til at betalingen er forsinket, så ikke gå inn i alle våpen. Minn i stedet personen på beløpet, alle fakturadetaljer og hvordan betalingen nå forfaller.
I dette eksemplet holder vi oss rolige og er stilige, men hevder selvsikkert hva vi vil ha (pengene dine) og når (umiddelbart!).
Kjære [ mottakerens navn ] ,
Jeg håper denne e-posten finner deg godt. Dette er en vennlig påminnelse om en ubetalt faktura.
Fakturadetaljene er som følger:
Fakturanummer: [ Fakturanummer ]
Fakturadato: [ Faktura Dato ]
Beløp: [ Beløp ]
Vær oppmerksom på at betalingen for denne fakturaen nå er forsinket. Vennligst ordne betalingen så snart som mulig.
Hvis du har spørsmål eller trenger ytterligere avklaringer, ikke nøl med å kontakte meg.
Takk for oppmerksomheten til dette saken.
Vennlig hilsen
[ Ditt navn ]
Mild påminnelse på e-post om en jobbsøknad
Hvis du har brukt tid på å sende inn en jobbsøknad, men ikke har fått noe svar, er denne e-posteksemplet ideell. Det er sannsynligvis en rimelig grunn til at en søknad ikke har blitt godkjent, så i denne prøven er vi høflige, gir alle detaljer og presser på for å få et svar. Fortune favoriserer de modige!
Kjære [ mottakerens navn ] ,
Jeg håper denne e-posten finner deg godt. Jeg ønsket å følge opp jobbsøknaden jeg sendte inn [ dato ] . Jeg forstår at du må motta mange søknader og at det tar tid å vurdere alle. Jeg er imidlertid veldig interessert i [ stillingsstillingen ] og vil sette pris på en oppdatering om statusen til søknaden min.
Jeg har lagt ved CV-en min og følgebrevet igjen for enkelhets skyld. Jeg tror min kompetanse og erfaring gjør meg til en sterk kandidat for denne rollen. Jeg er sikker på at jeg kan bidra positivt til teamet ditt.
Jeg ber om du kan gi meg en oppdatering om statusen til søknaden min. Jeg vil være takknemlig for tilbakemeldinger eller informasjon du måtte ha. Takk for at du legger merke til denne saken.
Vennlig hilsen
[ Ditt navn ]
Mild påminnelse på e-post for ferieforespørsel
Alle elsker ferie, men du kan ikke bestille før permisjonen er avtalt! Hvis sjefen din ennå ikke har godtatt ferieforespørselen din, send denne eksempele-posten. Igjen, det er sannsynligvis en rimelig grunn til ikke å motta svar, så i denne prøven forklarer vi hvorfor vi trenger et svar og gir en frist.
Kjære [ mottakerens navn ] ,
Jeg håper denne e-posten finner deg godt. Jeg skriver for å minne deg på min ferieforespørsel som jeg sendte inn [ dato ] . Som jeg nevnte tidligere, ønsker jeg å ta litt fri fra [ startdato ] til [ sluttdato ] for å lade opp og tilbringe kvalitetstid med familien min.
Det er viktig for meg å motta din godkjenning så snart som mulig. som mulig slik at jeg kan gå videre med nødvendige ordninger. Jeg forstår at du kan være opptatt, men jeg ber deg om å gjennomgå forespørselen min og gi meg et svar innen [ deadline ] . Dette vil gi meg nok tid til å gjøre de nødvendige ordningene og sikre en jevn overgang av oppgavene mine til en kollega om nødvendig.
Takk for oppmerksomheten din til denne saken, og jeg ser frem til å høre fra deg snart .
Vennlig hilsen
[ Ditt navn ]
Mild påminnelse på e-post til en medarbeider
Hvis en medarbeider du leder ikke har sendt deg noe, kan du være litt kraftfull og be om svar. Denne påminnelses-e-posten til ansatte er en perfekt mal for å lage dine egne påminnelses-e-poster. Tilpass den til din situasjon og skrivestil.
Kjære [ mottakerens navn ] ,
Jeg stoler på at denne e-posten vil finne deg i god helse. Jeg skriver for å minne deg på at jeg ennå ikke har mottatt [ dokumentet/rapportene/informasjonen ] som jeg ba om fra deg [ på den angitte datoen/når det var forfall ] . Det er viktig for oss å [ fullføre/analysere/diskutere ] denne [ oppgaven/prosjektet/problemet ] i tide.
Jeg ber deg om å prioritere denne saken og gi meg [ dokumentet/rapportene /informasjon ] så snart som mulig. Hvis du trenger hjelp eller har noen bekymringer, ikke nøl med å kontakte meg.
Takk for oppmerksomheten din i denne saken.
Vennlig hilsen
[ Ditt navn ]
Hvordan skrive effektive, vennlige påminnelsese-poster
Det kan være vanskelig å skrive e-postpåminnelser, siden du må slå den riktige tonen. Selvfølgelig vil du være avslappet og profesjonell, men du må også være trygg og tydelig på at du vil ha en løsning.
Eksemplene ovenfor viser hvordan du slår den riktige tonen, men du må tilpasse disse e-postene til hver situasjon.
Før vi går inn på de viktige tipsene, la oss utforske hvordan du strukturerer påminnelses-e-postene dine.
Pålitelige e-postpåminnelser har alle samme format, som har 3 deler:
- Emnelinje på e-postpåminnelse
- Fet og selvsikker kroppstekst
- Avmelding og neste trinn
Vi kan gjennomgå disse for å hjelpe deg med å lage påminnelses-e-poster som gir resultater.
Emnelinje på e-postpåminnelse
Emnelinjen skal fortelle personen nøyaktig hvorfor du sender meldinger. Ikke vær redd for å legge til ord som "påminnelse", "til din oppmerksomhet" eller "haster" i overskriftene dine.
Tenk på hvem du sender e-post til og hva som vil fange oppmerksomheten deres. Uansett hva du gjør, ikke bli sint eller aggressiv i emnelinjene dine.
Her er noen eksempler på påminnelsesemnelinjer på e-post for å gi litt inspirasjon.
- Påminnelse: Kan du...
- Påminnelse: Utestående faktura
- Feriepåminnelse: Kan du svare?
- Hastefrist: (sett inn dato)
- Har du gått gjennom jobbsøknaden min?
Påminnelse e-posttekst
Påminnelsens e-posttekst er der du bygger saken din, oppgir vilkårene dine og stiller krav. Det høres alvorlig ut, men vi starter positivt med et hyggelig «Hei» eller «Hei» og personens navn.
La oss si at noen har glemt å sende oss et viktig dokument. Start med å angi formålet med meldingen.
"Jeg kontakter deg siden dokumentet jeg ba om ikke har kommet. Fristdatoen var (sett inn dato)."
Deretter gir du litt kontekst for forespørselen din og implikasjonene av et forsinket svar.
"Jeg håpet å bruke dokumentet som en del av en presentasjon jeg holdt på (sett inn dato)."
La oss nå gå til forespørselen (eller kravet, hvis du vil si det slik).
"Kan du bekrefte at du mottok min opprinnelige forespørsel og at du kan sende meg dokumentet i dag?"
Dette er nok, men du kan legge til andre detaljer hvis du vil.
"Skjæringsdatoen for at jeg mottar dokumentet er (sett inn dato). Så hvis jeg ikke mottar det innen da, vil jeg ikke kunne bruke det i presentasjonen min, noe som ville vært veldig skuffende."
Denne påminnelses-e-posten burde gjøre susen. Det er nøyaktig og selvsikkert, men du peker ikke fingre eller finner skyld. I stedet presenterer du en løsning, og det er viktig.
Påminnelse e-post sign-off/neste trinn
Meldingen ovenfor er flott til å fange oppmerksomhet og forklare hva du ønsker og hvorfor. Du ønsker å avslutte positivt, men press på for et svar.
"Jeg håper at vi kan fikse dette i dag. Din hjelp blir satt stor pris på med å finne en løsning."
Alt dette høres flott ut. Deretter legger du til kontaktinformasjonen din og annen informasjon.
"Du kan kontakte meg når som helst for å diskutere dette på (sett inn detaljer).
Til slutt, legg til en avmelding (takk, vennlig hilsen, mange takk, etc.), navnet ditt og din profesjonelle e-postsignatur, så er den klar til bruk.
Men før du sender den, sørg for å lese gjennom sjekklisten vår for å skrive bedre e-postpåminnelser.
Sjekkliste for e-postpåminnelser (ikke gjør dette)
Vi kommer på nivå med deg: Vi hater å motta påminnelser på e-post. De kan fremstå som negative, kritiske og konfronterende. Dette er alle tingene du vil unngå å gjøre i e-postpåminnelsene dine.
Her er noen av tingene du ikke gjør i e-postpåminnelser. (Gjør i utgangspunktet det motsatte).
- Ikke ta til personen på en virkelig formell måte. Bruk deres fornavn og gi en høflig hilsen.
- Ikke vær frekk eller aggressiv. Vær positiv.
- Ikke forvent at forespørselen din blir prioritert. Erkjenner at det kan være grunner til at de ikke kunne svare.
- Ikke legg igjen detaljene våre. Oppgi alt i e-postene dine.
- Ikke glem en frist og en CTA. Fortell personen hva du vil at de skal gjøre og når.
- Ikke gå glipp av å inkludere eventuelle vedlegg eller lenker. Dobbeltsjekk alt i e-postene dine.
- Ikke stress med å skrive e-poster. Prøv HIX.AI e-postskriveverktøy .
- Ikke send uten korrekturlesing. Gjør korrekturlesing (selvfølgelig).
- Ikke glem å planlegge en oppfølging. Legg til detaljer i dagboken din.
- Ikke vær personen som kopierer ALLE inn i en e-post. Behandle personen med litt respekt og la dem løse problemet.
Noen av disse tipsene handler om hvordan du skal handle så vel som hvordan du skriver. Men alt er pakket inn i hvordan du blir oppfattet på jobb og ditt profesjonelle rykte.
Konklusjon
Dette er en påminnelse om at du bør lese alt og lære det. Hvis du ikke har gått tilbake til begynnelsen og begynn på nytt!
Men seriøst, vi vet alle at det ikke er lett å skrive påminnelser på e-post, da du må pitche dem profesjonelt, men presse på for et resultat. Stol på oss selv, det blir absolutt enklere med praksis (stol på oss), men hold deg til formatet eller kopier prøvene våre, så går det bra. Fokuser på fremtiden og press for et resultat i stedet for å prøve å skylde på noen.
Det er forretningsmessig, ikke personlig, tross alt.