วิธีเขียนอีเมลเตือนความจำที่เป็นมิตรและอ่อนโยน (5 เทมเพลต)

หากสำนักงานของคุณเป็นเหมือนเรา ผู้คนจะลืมส่งเอกสาร ลงชื่อลา หรือส่งใบบันทึกเวลาตลอดเวลา เมื่อสิ่งนี้เกิดขึ้น จำเป็นต้องมีการเตือนที่เป็นมิตรเพื่อให้ทุกอย่างกลับมาเป็นปกติ

คุณชอบรับอีเมลเตือนความจำหรือไม่? เราไม่ได้. เคล็ดลับคือการผลักดันให้บุคคลนั้นทำบางสิ่ง (อาจเป็นสิ่งที่พวกเขาไม่ต้องการทำ) ด้วยวิธีที่สุภาพมาก ยังไง? เราจะแสดงให้คุณเห็น

คุณสามารถผ่อนคลายได้เลยเมื่อเราบอกคุณว่าอีเมลเตือนความจำนั้นเขียนได้ง่ายหากคุณเข้าใจรูปแบบที่ถูกต้องและวิธีนำเสนออย่างมืออาชีพ เราดำเนินการตามกระบวนการทีละขั้นตอน ทำให้ง่ายที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ในการเขียนอีเมลแจ้งเตือนที่ได้รับผลลัพธ์ ลงมือทำกันเถอะ.

อีเมลเตือนความจำคืออะไร

อีเมลช่วยเตือน เป็นข้อความง่ายๆ ที่คุณส่งเมื่อคุณต้องการให้ใครทำอะไรบางอย่าง ไม่ได้รับใบแจ้งหนี้? ส่งคำเตือนที่เป็นมิตร ไม่ได้รับรายงาน? ส่งคำเตือนที่เป็นมิตร กำลังรอเงินสดของคุณอยู่ใช่ไหม? ส่งการแจ้งเตือนที่เป็นมิตร

พวกเขาอาจลืมส่งเอกสาร จ่ายใบแจ้งหนี้ หรือรับทราบการสมัครงานของคุณ

คุณมักจะส่งอีเมลแจ้งเตือนอย่างอ่อนโยนในขณะที่รอใครสักคนทำอะไรให้คุณ เป็นเรื่องง่ายที่จะหงุดหงิดในกรณีเหล่านี้ แต่คุณควรมุ่งมั่นที่จะเป็นมืออาชีพให้ได้มากที่สุดเสมอ

คุณจะทำเช่นนั้นได้อย่างไร? เริ่มต้นด้วยการตรวจสอบตัวอย่างอีเมลเตือนความจำอันอ่อนโยน 5 ตัวอย่างของเรา!

ตัวอย่างอีเมลเตือนความจำที่เป็นมิตร 5 รายการ

มันง่ายกว่าที่จะแสดงวิธีการทำเช่นนี้ ดังนั้นเราจะทำ ต่อไปนี้คือตัวอย่างอีเมลเตือนความจำ 5 ข้อเพื่อให้คุณเริ่มต้นเขียนข้อความของคุณเองได้ อ่านอีเมล ตรวจสอบรูปแบบ และทำความเข้าใจวิธีสร้างรูปแบบของคุณเอง!

วิธีเขียนอีเมลเตือนความจำที่เป็นมิตรอย่างมีประสิทธิภาพ

การเขียนอีเมลเตือนความจำอาจเป็นเรื่องยุ่งยาก เนื่องจากคุณต้องใช้วิธีที่เหมาะสม แน่นอนว่าคุณต้องการผ่อนคลายและเป็นมืออาชีพ แต่คุณต้องมั่นใจและชัดเจนว่าคุณต้องการวิธีแก้ปัญหา

ตัวอย่างด้านบนแสดงวิธีใช้แนวทางที่ถูกต้อง แต่คุณต้องปรับอีเมลเหล่านี้ให้เข้ากับแต่ละสถานการณ์

ก่อนที่เราจะพูดถึงเคล็ดลับสำคัญ เรามาสำรวจวิธีจัดโครงสร้างอีเมลเตือนความจำของคุณกันก่อน

อีเมลเตือนความจำที่เชื่อถือได้ล้วนมีรูปแบบเดียวกันซึ่งมี 3 ส่วน:

1. หัวเรื่องอีเมลแจ้งเตือน
2. สำเนาเนื้อหาที่เป็นตัวหนาและกล้าแสดงออก
3. การลงชื่อออกและขั้นตอนถัดไป

เราสามารถตรวจสอบสิ่งเหล่านี้เพื่อช่วยคุณสร้างอีเมลเตือนความจำที่ได้รับผลลัพธ์

หัวเรื่องอีเมลแจ้งเตือน

หัวเรื่องของคุณควรบอกบุคคลนั้นอย่างชัดเจนว่าทำไมคุณถึงส่งข้อความถึง อย่ากลัวที่จะเพิ่มคำเช่น "เตือนความจำ" "เพื่อความสนใจของคุณ" หรือ "เร่งด่วน" ในส่วนหัวของคุณ

คิดว่าคุณกำลังส่งอีเมลถึงใครและอะไรจะดึงดูดความสนใจของพวกเขา ไม่ว่าคุณจะทำอะไร อย่าโกรธหรือก้าวร้าวในหัวเรื่องของคุณ

ต่อไปนี้คือตัวอย่างหัวเรื่องอีเมลช่วยเตือนเพื่อเป็นแรงบันดาลใจ

• คำเตือน: โปรดช่วย...
• คำเตือน: ใบแจ้งหนี้ค้างชำระ
• การแจ้งเตือนช่วงวันหยุด: คุณตอบกลับได้ไหม
• กำหนดเวลาเร่งด่วน: (ใส่วันที่)
• คุณได้ตรวจสอบการสมัครงานของฉันแล้วหรือยัง?

สำเนาเนื้อหาอีเมลช่วยเตือน

สำเนาเนื้อหาอีเมลเตือนความจำคือที่ที่คุณสร้างกรณี ระบุเงื่อนไข และแจ้งข้อเรียกร้อง อาจฟังดูจริงจัง แต่เราเริ่มต้นด้วยคำพูด "สวัสดี" หรือ "สวัสดี" ที่ไพเราะและชื่อของบุคคลนั้น

สมมติว่ามีคนลืมส่งเอกสารสำคัญมาให้เรา เริ่มต้นด้วยการระบุวัตถุประสงค์ของข้อความของคุณ

"ฉันกำลังติดต่อคุณเนื่องจากเอกสารที่ฉันขอยังมาไม่ถึง วันที่ครบกำหนดคือ (ระบุวันที่)"

จากนั้น ให้ระบุบริบทสำหรับคำขอของคุณ และผลที่ตามมาของการตอบกลับที่ล่าช้า

"ฉันหวังว่าจะใช้เอกสารนี้เป็นส่วนหนึ่งของการนำเสนอที่ฉันส่งไป (ใส่วันที่)"

ตอนนี้ มาดูคำขอกันดีกว่า (หรือความต้องการ หากคุณต้องการใช้วิธีนี้)

“คุณช่วยยืนยันได้ไหมว่าคุณได้รับคำขอเดิมของฉันและสามารถส่งเอกสารให้ฉันในวันนี้ได้หรือไม่”

แค่นี้ก็เพียงพอแล้ว แต่คุณสามารถเพิ่มรายละเอียดอื่นๆ ได้หากต้องการ

“วันตัดยอดที่ฉันได้รับเอกสารคือ (ใส่วันที่) ดังนั้นหากไม่ได้รับภายในวันนั้น ฉันจะไม่สามารถใช้มันในการนำเสนอได้ ซึ่งคงน่าเสียดายมาก”

อีเมลแจ้งเตือนนี้ควรทำเคล็ดลับ ถูกต้องและแน่วแน่ แต่คุณไม่ได้ชี้นิ้วหรือจับผิด แต่คุณกำลังนำเสนอวิธีแก้ปัญหา และนั่นเป็นสิ่งสำคัญ

การแจ้งเตือนการลงชื่อออกอีเมล/ขั้นตอนถัดไป

ข้อความข้างต้นช่วยดึงดูดความสนใจและอธิบายว่าคุณต้องการอะไรและเพราะเหตุใด คุณจะต้องการจบบทสนทนาในเชิงบวกแต่ต้องพยายามตอบโต้

"ฉันหวังว่าเราจะแก้ไขปัญหานี้ได้ในวันนี้ เรายินดีเป็นอย่างยิ่งที่ได้รับความช่วยเหลือจากคุณในการหาวิธีแก้ปัญหา"

ทั้งหมดนี้ฟังดูดีมาก จากนั้น เพิ่มรายละเอียดการติดต่อของคุณและข้อมูลอื่นๆ

"คุณสามารถติดต่อฉันได้ตลอดเวลาเพื่อหารือเกี่ยวกับเรื่องนี้ที่ (ใส่รายละเอียด)

สุดท้าย เพิ่มการลงชื่อออก (ขอบคุณ ขอแสดงความนับถือ ขอบคุณมาก ฯลฯ) ชื่อของคุณ และลายเซ็นอีเมลมืออาชีพของคุณ เพียงเท่านี้ก็พร้อมใช้งานแล้ว

แต่ก่อนที่คุณจะส่ง โปรดอ่านรายการตรวจสอบของเราอย่างละเอียดเพื่อการเขียนอีเมลเตือนความจำที่ดีขึ้น

รายการตรวจสอบอีเมลแจ้งเตือน (อย่าทำเช่นนี้)

เราจะยกระดับคุณ: เราเกลียดการรับอีเมลแจ้งเตือน พวกเขาสามารถมองในแง่ลบ วิพากษ์วิจารณ์ และเผชิญหน้าได้ สิ่งเหล่านี้คือสิ่งที่คุณต้องการหลีกเลี่ยงในอีเมลเตือนความจำของคุณ

ต่อไปนี้คือสิ่งที่คุณไม่ได้ทำในอีเมลช่วยเตือน (โดยพื้นฐานแล้วให้ทำตรงกันข้าม)

• อย่าพูดกับบุคคลนั้นในลักษณะที่เป็นทางการจริงๆ ใช้ชื่อจริงและทักทายอย่างสุภาพ
• อย่าหยาบคายหรือก้าวร้าว จงคิดบวก
• อย่าคาดหวังว่าคำขอของคุณจะมีความสำคัญ โปรดทราบว่าอาจมีสาเหตุที่พวกเขาไม่สามารถตอบกลับได้
• อย่าทิ้งรายละเอียดของเรา ระบุทุกอย่างในอีเมลของคุณ
• อย่าลืมกำหนดเวลาและ CTA บอกบุคคลนั้นว่าคุณต้องการให้พวกเขาทำอะไรและเมื่อไร
• อย่าพลาดการแนบไฟล์แนบหรือลิงก์ ตรวจสอบทุกอย่างในอีเมลของคุณอีกครั้ง
• อย่าเครียดกับการเขียนอีเมล ลองใช้ เครื่องมือเขียนอีเมลของ HIX.AI
• อย่าส่งโดยไม่มีการพิสูจน์อักษร ทำการพิสูจน์อักษร (ชัด)
• อย่าลืมกำหนดเวลาติดตามผล เพิ่มรายละเอียดลงในไดอารี่ของคุณ
• อย่าเป็นคนที่คัดลอกทุกคนลงในอีเมล ปฏิบัติต่อบุคคลนั้นด้วยความเคารพเล็กน้อยและปล่อยให้พวกเขาแก้ไขปัญหาได้

เคล็ดลับบางส่วนเหล่านี้เกี่ยวกับวิธีปฏิบัติและวิธีเขียน แต่ทั้งหมดก็ขึ้นอยู่กับการรับรู้ของคุณในที่ทำงานและชื่อเสียงทางวิชาชีพของคุณ

บทสรุป

นี่เป็นเครื่องเตือนใจว่าคุณควรอ่านทุกอย่างและเรียนรู้มัน หากคุณไม่กลับไปสู่จุดเริ่มต้นและเริ่มต้นใหม่อีกครั้ง!

จริงๆ แล้ว เราทุกคนรู้ดีว่าการเขียนอีเมลแจ้งเตือนไม่ใช่เรื่องง่าย เนื่องจากคุณต้องนำเสนออย่างมืออาชีพ แต่ต้องผลักดันให้เกิดผลลัพธ์ เชื่อเราเถอะว่าการฝึกฝนจะง่ายขึ้นอย่างแน่นอน (เชื่อเรา) แต่ยึดรูปแบบหรือคัดลอกตัวอย่างของเรา แล้วทุกอย่างจะโอเค มุ่งเน้นไปที่อนาคตและผลักดันให้เกิดผลลัพธ์แทนที่จะพยายามตำหนิใครก็ตาม

มันเป็นเรื่องธุรกิจ ไม่ใช่เรื่องส่วนตัว