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首页 > 电子邮件 > 如何撰写友好且温和的提醒电子邮件(5 个模板)

如何撰写友好且温和的提醒电子邮件(5 个模板)

如果您的办公室与我们的办公室类似,人们总是会忘记发送文件、签署休假或提交时间表。发生这种情况时,需要友好提醒才能让事情重回正轨。

您喜欢接收提醒电子邮件吗?我们不这样做。秘诀就是以非常有礼貌的方式推动人们做某事(可能是他们不想做的事)。如何?我们会告诉你。

现在您可以放心了,我们告诉您,如果您了解正确的格式以及如何专业地推销,那么提醒电子邮件很容易编写。我们一步一步地完成这个过程,使编写能获得结果的提醒电子邮件变得尽可能简单。我们开工吧。

什么是提醒电子邮件?

提醒电子邮件是您需要某人做某事时发送的简单消息。没有收到发票?发送友好提醒。没有收到报告?发送友好提醒。还在等你的现金吗?发送友好提醒。

他们可能忘记发送文件、支付发票或确认您的工作申请。

在等待某人为您做某事时,您经常会发送温和的提醒电子邮件。在这些情况下很容易感到沮丧,但您应该始终努力尽可能专业。

你怎么能这么做呢?首先查看我们的 5 封温和提醒电子邮件示例!

5 封友好提醒电子邮件示例

向您展示如何执行此操作会更容易,所以我们会这样做。这里有 5 个提醒电子邮件示例,可帮助您开始编写自己的电子邮件。阅读电子邮件,查看格式,并了解如何构建自己的电子邮件!

友好的提醒邮件发送一些东西

如果同事、客户、承包商、家庭成员或朋友忘记发送某些内容,这封提醒电子邮件就是为您准备的。在其中,我们提供了热情的问候,并解释了我们想要什么、何时以及为什么。不要忘记详细信息,否则您的电子邮件可能会被忽略(我们就遇到过这种情况)。

在这个专业的提醒电子邮件示例中,我们尽量不咄咄逼人。没有人喜欢被胁迫才回答,所以在写消息之前检查一下你的语气。

亲爱的[收件人姓名] ,

希望您能收到这封电子邮件。我想联系您并提醒您我们之前讨论过的[项目/事件/任务] 。

我们仍然需要[项目/事件/任务] ,如果您可以尽快将其发送给我们。 [如有必要,请提供任何其他详细信息或说明]

感谢您对此事的关注,我们期待收到您的[物品/事件/任务] 。

最诚挚的问候,
[您的名字]

未付发票的友好提醒电子邮件

把钱拿出来!未付发票令人沮丧和不安,但延迟付款可能是有原因的,所以不要全力以赴。相反,请提醒该人金额、所有发票详细信息以及现在的付款方式。

在这个例子中,我们保持冷静,优雅,但自信地断言我们想要什么(你的钱)以及何时(立即!)。

亲爱的[收件人姓名] ,

希望您能收到这封电子邮件。这是关于未付发票的友好提醒。

发票详细信息如下:

发票编号: [发票编号]

发票日期: [发票日期]

金额: [金额]

请注意,此发票的付款现已逾期。请您尽早安排付款。

如果您有任何疑问或需要进一步说明,请随时与我联系。

感谢您对此的关注此事。

致以诚挚的问候,
[您的名字]

关于工作申请的温和提醒电子邮件

如果您花了一些时间提交工作申请但没有收到回复,那么此电子邮件示例是理想的选择。申请未得到确认可能有合理的原因,因此在此示例中,我们很有礼貌,提供所有详细信息,并寻求答案。幸运总是眷顾勇敢的人!

亲爱的[收件人姓名] ,

希望您能收到这封电子邮件。我想跟进我于[日期]提交的工作申请。我知道您一定会收到很多申请,并且需要时间来审核所有申请。不过,我对[职位]非常感兴趣,希望能了解我的申请状态的最新信息。

为了您的方便,我再次附上了我的简历和求职信。我相信我的技能和经验使我成为这个职位的有力候选人。我相信我能为您的团队做出积极的贡献。

恳请您向我提供有关我的申请状态的最新信息。如果您有任何反馈或信息,我将不胜感激。感谢您对此事的关注。

此致,
[您的名字]

休假请求的温和提醒电子邮件

每个人都喜欢度假,但在您的假期得到同意之前您无法预订!如果您的老板尚未同意您的休假请求,请发送此示例电子邮件。同样,可能有合理的理由没有收到答复,因此在本示例中,我们解释了为什么我们需要答复并提供了截止日期。

亲爱的[收件人姓名] ,

希望您能收到这封电子邮件。我写这封信是为了提醒您我于[日期]提交的休假申请。正如我之前提到的,我希望从[开始日期]到[结束日期]休息一段时间来充电并与家人共度美好时光。

尽快获得您的批准对我来说非常重要尽可能以便我能够进行必要的安排。我理解您可能很忙,但恳请您审核我的请求并在[截止日期]之前给我答复。这将使我有足够的时间进行所需的安排,并确保在必要时将我的任务顺利过渡给同事。

感谢您对此事的关注,我期待很快收到您的回复.

致以诚挚的问候,
[您的名字]

发送给工作人员的温和提醒电子邮件

如果您管理的员工没有给您发送任何内容,您可以有点强硬并要求回复。这封发给员工的提醒电子邮件是构建您自己的提醒电子邮件的完美模板。根据您的情况和写作风格进行调整。

亲爱的[收件人姓名] ,

我相信这封电子邮件表明您身体健康。我写这封信是为了提醒您,我尚未收到您要求的[在指定日期/到期时]的[文件/报告/信息] 。对我们来说,及时[完成/分析/讨论]这个[任务/项目/问题]非常重要。

我恳请您优先考虑这个问题并向我提供[文件/报告] /信息]在您方便的时候尽早。如果您需要任何帮助或有任何疑虑,请随时与我联系。

感谢您对此事的关注。

谨致问候,
[你的名字]

如何撰写有效的友好提醒电子邮件

撰写提醒电子邮件可能很棘手,因为您必须采用正确的语气。当然,你想要轻松、专业,但你也必须自信、明确你想要一个解决方案。

上面的示例展示了如何发出正确的语气,但您必须根据每种情况调整这些电子邮件。

在我们讨论基本技巧之前,让我们先探讨一下如何构建提醒电子邮件。

可靠的提醒电子邮件都采用相同的格式,由 3 部分组成:

  1. 提醒电子邮件主题行
  2. 大胆而自信的正文
  3. 签字和后续步骤

我们可以审查这些内容,以帮助您构建可取得成果的提醒电子邮件。

提醒电子邮件主题行

您的主题行应该准确地告诉对方您发送消息的原因。不要害怕在标题中添加“提醒”、“请注意”或“紧急”等词语。

考虑一下您要向谁发送电子邮件以及什么会吸引他们的注意力。无论你做什么,都不要在主题行中生气或具有攻击性。

以下是一些提醒电子邮件主题行示例,可提供一些灵感。

  • 提醒:请问您可以...
  • 提醒:发票未清
  • 假期提醒:你能回复吗?
  • 紧急截止日期:(插入日期)
  • 您审核过我的工作申请了吗?

提醒电子邮件正文

您的提醒电子邮件正文是您构建案例、陈述条款和提出要求的地方。这听起来很严肃,但我们会以愉快的“嗨”或“你好”和对方的名字开始。

假设有人忘记向我们发送一份重要文件。首先说明您的消息的目的。

“我正在与您联系,因为我要求的文件尚未送达。截止日期是(插入日期)。”

接下来,提供您的请求的一些背景信息以及延迟响应的影响。

“我希望将该文档用作我在(插入日期)发表的演示文稿的一部分。”

现在,让我们来讨论请求(或者需求,如果你想这样表达的话)。

“您能确认您收到了我最初的请求并且今天可以将文件发送给我吗?”

这已经足够了,但如果您愿意,您可以添加其他详细信息。

“我收到该文件的截止日期是(插入日期)。因此,如果到那时我没有收到它,我将无法在演示中使用它,这将非常令人失望。”

这封提醒电子邮件应该可以解决问题。它是准确和自信的,但你不会指责或指责。相反,你提出了一个解决方案,这很重要。

提醒电子邮件签署/后续步骤

上面的消息非常适合吸引注意力并解释您想要什么以及为什么。你会想要积极地结束,但会努力寻求回应。

“我希望我们今天能解决这个问题。非常感谢您在寻找解决方案方面的帮助。”

这一切听起来都很棒。接下来,添加您的联系方式和任何其他信息。

“您可以随时与我联系以讨论此问题(插入详细信息)。

最后,添加签名(谢谢、亲切的问候、非常感谢等)、您的姓名和您的专业电子邮件签名,然后就可以开始了。

但在发送之前,请务必仔细阅读我们的清单,以便编写更好的提醒电子邮件。

提醒电子邮件清单(不要这样做)

我们要告诉你:我们讨厌收到提醒电子邮件。他们可能给人消极、挑剔和对抗的印象。这些都是您希望在提醒电子邮件中避免做的事情。

以下是您在提醒电子邮件中不要做的一些事情。 (基本上,做相反的事情)。

  • 不要以非常正式的方式称呼这个人。请使用他们的名字并提供礼貌的问候。
  • 不要粗鲁或咄咄逼人。一定要积极。
  • 不要指望您的请求会成为优先事项。请承认他们可能有无法回复的原因。
  • 不要留下我们的详细信息。请务必提供电子邮件中的所有内容。
  • 不要忘记截止日期和 CTA。一定要告诉对方你希望他们做什么以及什么时候做。
  • 不要错过任何附件或链接。请仔细检查电子邮件中的所有内容。
  • 不要给写电子邮件带来压力。请尝试HIX.AI的电子邮件编写工具
  • 未经校对请勿发送。进行校对(显然)。
  • 不要忘记安排后续行动。请在日记中添加详细信息。
  • 不要成为将所有内容复制到电子邮件中的人。请尊重对方并允许他们解决问题。

其中一些技巧涉及如何行动以及如何写作。但这一切都取决于你在工作中的形象和你的职业声誉。

结论

这是一个提醒,您应该阅读所有内容并学习它。如果你还没有回到起点,重新开始!

但说实话,我们都知道写提醒电子邮件并不容易,因为你必须专业地推销它们,但要争取结果。相信我们,通过练习绝对会变得更容易(相信我们),但坚持格式或复制我们的示例,你就会没事的。着眼于未来并推动结果,而不是试图责怪任何人。

毕竟这是生意,而不是个人。