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Hogar > Correos electrónicos > Cómo escribir un correo electrónico recordatorio amable y gentil (5 plantillas)

Cómo escribir un correo electrónico recordatorio amable y gentil (5 plantillas)

Si su oficina se parece en algo a la nuestra, la gente se olvida de enviar documentos, aprobar licencias o enviar hojas de horas trabajadas todo el tiempo. Cuando esto sucede, es necesario un recordatorio amistoso para que todo vuelva a la normalidad.

¿Te gusta recibir correos electrónicos de recordatorio? Nosotros no. El secreto es presionar a la persona a hacer algo (posiblemente algo que no quiera hacer) de una manera muy educada. ¿Cómo? Te lo mostraremos.

Puede relajarse ahora cuando le decimos que los correos electrónicos de recordatorio son fáciles de escribir si comprende el formato correcto y cómo presentarlos de manera profesional. Realizamos el proceso paso a paso, haciendo que sea lo más sencillo posible escribir correos electrónicos recordatorios que obtengan resultados. Hagámoslo.

¿Qué son los correos electrónicos de recordatorio?

Los correos electrónicos de recordatorio son mensajes simples que envía cuando necesita que alguien haga algo. ¿No has recibido una factura? Envía un recordatorio amistoso. ¿No has recibido un informe? Envía un recordatorio amistoso. ¿Esperando su dinero en efectivo? ENVÍE UN RECORDATORIO AMISTOSO.

Es posible que se hayan olvidado de enviar un documento, pagar una factura o acusar recibo de su solicitud de empleo.

A menudo enviarás amables correos electrónicos de recordatorio mientras esperas que alguien haga algo por ti. Es fácil frustrarse en estos casos, pero siempre debes esforzarte por ser lo más profesional posible.

Como puedes hacer eso? ¡Empiece por revisar nuestros cinco ejemplos de correos electrónicos de recordatorio amables!

5 ejemplos amigables de correos electrónicos recordatorios

Es más fácil mostrarle cómo hacer esto, así que lo haremos. Aquí hay cinco ejemplos de correos electrónicos de recordatorio para que pueda comenzar a escribir el suyo propio. Lea los correos electrónicos, revise el formato y comprenda cómo crear el suyo propio.

Correo electrónico amigable de recordatorio para enviar algo

Si un colega, cliente, contratista, familiar o amigo olvidó enviar algo, este correo electrónico de recordatorio es para usted. En él ofrecemos un cordial saludo y explicación sobre lo que queremos, cuándo y por qué. No olvides los detalles, o tu email podría ser ignorado (nos ha pasado a nosotros).

En este ejemplo de correo electrónico de recordatorio profesional, intentamos no ser insistentes. A nadie le gusta que lo obliguen a responder, así que revise su tono de voz antes de escribir un mensaje.

Estimado [ Nombre del destinatario ] ,

Espero que este correo electrónico te encuentre bien. Quería comunicarme con usted y recordarle [ el elemento/evento/tarea ] que estábamos discutiendo anteriormente.

Todavía necesitamos [ el elemento/evento/tarea ] y lo agradeceríamos mucho si podrías enviárnoslo lo antes posible. [ Proporcione detalles o instrucciones adicionales, si es necesario ]

Gracias por su atención a este asunto y esperamos recibir [ el elemento/evento/tarea ] de su parte.

Saludos cordiales,
[ Su nombre ]

Correo electrónico amigable de recordatorio de factura impaga

¡Muéstrame el dinero! Las facturas impagas son frustrantes y molestas, pero puede haber una razón por la cual el pago se retrasa, así que no vayas con todas tus armas. En su lugar, recuérdele a la persona el monto, todos los detalles de la factura y cómo vence el pago.

En este ejemplo, mantenemos la calma y tenemos clase, pero afirmamos con confianza lo que queremos (su dinero) y cuándo (¡inmediatamente!).

Estimado [ Nombre del destinatario ] ,

Espero que este correo electrónico te encuentre bien. Este es un recordatorio amistoso sobre una factura impaga.

Los detalles de la factura son los siguientes:

Número de factura: [ Número de factura ]

Fecha de factura: [ Factura Fecha ]

Cantidad: [ Importe ]

Tenga en cuenta que el pago de esta factura ya está vencido. Por favor, organice el pago lo antes posible.

Si tiene alguna pregunta o necesita más aclaraciones, no dude en ponerse en contacto conmigo.

Gracias por su atención a esto. importa.

Saludos cordiales,
[ Su nombre ]

Correo electrónico de recordatorio amable sobre una solicitud de empleo

Si ha dedicado tiempo a enviar una solicitud de empleo pero no recibió respuesta, este ejemplo de correo electrónico es ideal. Es probable que haya una razón justa por la cual una solicitud no ha sido reconocida, por lo que en este ejemplo, somos educados, brindamos todos los detalles y presionamos para obtener una respuesta. ¡La fortuna favorece a los valientes!

Estimado [ Nombre del destinatario ] ,

Espero que este correo electrónico te encuentre bien. Quería hacer un seguimiento sobre la solicitud de empleo que envié el [ fecha ] . Entiendo que debe recibir muchas solicitudes y que lleva tiempo revisarlas todas. Sin embargo, estoy muy interesado en el [ puesto de trabajo ] y agradecería una actualización sobre el estado de mi solicitud.

He adjuntado mi currículum y mi carta de presentación nuevamente para su comodidad. Creo que mis habilidades y experiencia me convierten en un fuerte candidato para este puesto. Estoy seguro de que puedo contribuir positivamente a su equipo.

Le pido amablemente que me proporcione una actualización sobre el estado de mi solicitud. Estaría agradecido por cualquier comentario o información que pueda tener. Gracias por su atención a este asunto.

Saludos cordiales,
[ Su nombre ]

Correo electrónico de recordatorio amable para la solicitud de vacaciones

A todo el mundo le encantan las vacaciones, ¡pero no puede reservar hasta que se haya acordado su permiso! Si su jefe aún no ha aceptado su solicitud de vacaciones, envíe este correo electrónico de muestra. Nuevamente, es probable que haya una razón justa para no recibir una respuesta, por lo que en este ejemplo explicamos por qué necesitamos una respuesta y brindamos una fecha límite.

Estimado [ Nombre del destinatario ] ,

Espero que este correo electrónico te encuentre bien. Le escribo para recordarle mi solicitud de vacaciones que presenté el [ fecha ] . Como mencioné antes, estoy buscando tomarme un tiempo libre desde [ fecha de inicio ] hasta [ fecha de finalización ] para recargar energías y pasar tiempo de calidad con mi familia.

Es importante para mí recibir su aprobación lo antes posible. posible para que pueda proceder con los arreglos necesarios. Entiendo que puede estar ocupado, pero le solicito que revise mi solicitud y me proporcione una respuesta antes del [ fecha límite ] . Esto me daría tiempo suficiente para hacer los arreglos necesarios y garantizar una transición fluida de mis tareas a un colega si es necesario.

Gracias por su atención a este asunto y espero tener noticias suyas pronto. .

Saludos cordiales,
[ Su nombre ]

Correo electrónico de recordatorio amable a un miembro del personal

Si un miembro del personal que diriges no te ha enviado nada, puedes ser un poco contundente y solicitar una respuesta. Este correo electrónico de recordatorio para el personal es una plantilla perfecta para crear sus propios correos electrónicos de recordatorio. Adáptalo a tu situación y estilo de escritura.

Estimado [ Nombre del destinatario ] ,

Confío en que este correo electrónico se encuentre bien de salud. Le escribo para recordarle que aún no he recibido [ el documento/informes/información ] que le solicité [ en la fecha especificada/cuando vencía ] . Es importante para nosotros [ completar/analizar/discutir ] esta [ tarea/proyecto/problema ] de manera oportuna.

Le solicito que priorice este asunto y me proporcione el [ documento/informes /información ] lo antes posible. Si necesita ayuda o tiene alguna inquietud, no dude en comunicarse conmigo.

Gracias por su atención a este asunto.

Saludos cordiales,
[ Tu nombre ]

Cómo escribir correos electrónicos recordatorios amigables y efectivos

Escribir correos electrónicos de recordatorio puede resultar complicado, ya que hay que adoptar el tono adecuado. Por supuesto, desea estar relajado y ser profesional, pero también debe tener confianza y tener claro que desea una solución.

Los ejemplos anteriores muestran cómo lograr el tono correcto, pero debes adaptar estos correos electrónicos a cada situación.

Antes de entrar en los consejos esenciales, exploremos cómo estructurar sus correos electrónicos de recordatorio.

Todos los correos electrónicos de recordatorio confiables comparten el mismo formato, que consta de 3 partes:

  1. Línea de asunto del correo electrónico de recordatorio
  2. Texto del cuerpo atrevido y asertivo
  3. Aprobación y próximos pasos

Podemos revisarlos para ayudarlo a crear correos electrónicos recordatorios que obtengan resultados.

Línea de asunto del correo electrónico de recordatorio

Tu línea de asunto debe decirle a la persona exactamente por qué estás enviando mensajes. No tema agregar palabras como "recordatorio", "para su atención" o "urgente" a sus encabezados.

Piensa a quién le envías un correo electrónico y qué llamaría su atención. Hagas lo que hagas, no te enojes ni seas agresivo en tus líneas de asunto.

A continuación se muestran algunos ejemplos de líneas de asunto de correo electrónico de recordatorio para inspirarse.

  • Recordatorio: Por favor, ¿puedes…?
  • Recordatorio: Factura pendiente
  • Recordatorio de vacaciones: ¿Puedes responder?
  • Plazo urgente: (insertar fecha)
  • ¿Has revisado mi solicitud de empleo?

Texto del cuerpo del correo electrónico de recordatorio

El texto del cuerpo del correo electrónico de recordatorio es donde desarrolla su caso, establece sus términos y presenta sus demandas. Suena serio, pero empezamos positivamente con un agradable "Hola" o "Hola" y el nombre de la persona.

Digamos que alguien se olvidó de enviarnos un documento importante. Comience indicando el propósito de su mensaje.

"Me comunico con usted porque el documento que solicité no ha llegado. La fecha límite era (insertar fecha)".

A continuación, proporcione algún contexto para su solicitud y las implicaciones de una respuesta tardía.

"Esperaba utilizar el documento como parte de una presentación que realicé el (insertar fecha)".

Ahora, vayamos a la petición (o demanda, si se quiere decir así).

"¿Puede confirmar que recibió mi solicitud original y que puede enviarme el documento hoy?"

Esto es suficiente, pero puedes agregar otros detalles si lo deseas.

"La fecha límite para recibir el documento es (insertar fecha). Así que si no lo recibo para entonces, no podré usarlo en mi presentación, lo cual sería muy decepcionante".

Este correo electrónico de recordatorio debería funcionar. Es preciso y asertivo, pero no señala con el dedo ni busca culpables. En cambio, estás presentando una solución, y eso es importante.

Cierre de sesión por correo electrónico con recordatorio/próximos pasos

El mensaje anterior es excelente para captar la atención y explicar lo que quiere y por qué. Querrá terminar positivamente pero presionar para obtener una respuesta.

"Tengo la esperanza de que podamos solucionar este problema hoy. Agradecemos mucho su ayuda para encontrar una solución".

Todo esto suena genial. A continuación, agregue sus datos de contacto y cualquier otra información.

"Puedes contactarme en cualquier momento para discutir esto en (insertar detalles).

Finalmente, agregue una firma (gracias, saludos cordiales, muchas gracias, etc.), su nombre y su firma de correo electrónico profesional, y estará listo para funcionar.

Pero antes de enviarlo, asegúrese de leer nuestra lista de verificación para redactar mejores correos electrónicos de recordatorio.

Lista de verificación de correo electrónico de recordatorio (no hagas esto)

Seremos sinceros con usted: odiamos recibir correos electrónicos de recordatorio. Pueden parecer negativos, críticos y conflictivos. Estas son todas las cosas que desea evitar en sus correos electrónicos de recordatorio.

Estas son algunas de las cosas que no hace en los correos electrónicos de recordatorio. (Básicamente, haz lo contrario).

  • No te dirijas a la persona de una manera muy formal. Utilice su nombre y brinde un saludo cortés.
  • No seas grosero ni agresivo. Sea positivo.
  • No espere que su solicitud sea una prioridad. Reconozca que puede haber razones por las que no pudieron responder.
  • No dejes nuestros datos. Proporcione todo en sus correos electrónicos.
  • No olvides una fecha límite y una CTA. Dígale a la persona lo que quiere que haga y cuándo.
  • No deje de incluir archivos adjuntos o enlaces. Vuelva a verificar todo en sus correos electrónicos.
  • No te estreses escribiendo correos electrónicos. Pruebe la herramienta de redacción de correos electrónicos de HIX.AI
  • No envíe sin revisión. Revisa (obviamente).
  • No olvide programar un seguimiento. Agregue detalles a su diario.
  • No seas la persona que copia a TODOS en un correo electrónico. Trate a la persona con un poco de respeto y permítale solucionar el problema.

Algunos de estos consejos tratan sobre cómo actuar y cómo escribir. Pero todo depende de cómo te perciben en el trabajo y de tu reputación profesional.

Conclusión

Este es un recordatorio de que debes leer todo y aprenderlo. Si no lo has hecho, ¡vuelve al principio y comienza de nuevo!

En serio, todos sabemos que escribir correos electrónicos recordatorios no es fácil, ya que hay que presentarlos de manera profesional pero presionar para obtener un resultado. Sin embargo, confíe en nosotros, todo se vuelve más fácil con la práctica (confíe en nosotros), pero siga el formato o copie nuestras muestras y todo estará bien. Concéntrese en el futuro y presione para lograr un resultado en lugar de intentar culpar a nadie.

Después de todo, es un negocio, no algo personal.

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