あなたのオフィスが私たちのようなものであれば、人々は書類の送付、休暇の承認、タイムシートの提出を常に忘れます。このようなことが起こった場合、物事を軌道に戻すためには、親切にリマインドする必要があります。
リマインダーメールを受け取るのは好きですか?そうではありません。秘訣は、非常に丁寧な方法で、相手に何か（おそらくやりたくないこと）をするよう促すことです。どうやって？ご紹介します。
正しい形式と専門的な提案方法を理解していれば、リマインダーメールは簡単に作成できるということをお伝えしたら、もう安心してください。プロセスを段階的に進め、結果が得られるリマインダーメールをできるだけ簡単に作成できるようにします。これをやろう。
リマインダーメールとは何ですか?
リマインダーメールは、誰かに何かをしてもらう必要があるときに送信するシンプルなメッセージです。請求書を受け取っていませんか?フレンドリーなリマインダーを送信します。報告書を受け取っていませんか?フレンドリーなリマインダーを送信します。現金を待っていますか?フレンドリーなリマインダーを送信します。
書類の送付、請求書の支払い、求職への承認を忘れている可能性があります。
誰かが何かをしてくれるのを待っているときに、優しいリマインドメールを送信することがよくあります。このような場合はイライラしてしまいがちですが、常に可能な限りプロフェッショナルであるよう努めるべきです。
どうやってそれができる？まずは、5 つの優しいリマインダー メールのサンプルを確認してください。
5 つのフレンドリーなリマインダーメールのサンプル
これを行う方法を示す方が簡単なので、説明します。ここでは、リマインダー メールのサンプルを 5 つ紹介します。リマインダー メールの作成を始めるのに役立ちます。メールを読み、形式を確認し、独自の形式を作成する方法を理解してください。
何かを送信するためのフレンドリーなリマインダーメール
同僚、顧客、請負業者、家族、または友人が何かを送信するのを忘れた場合、このリマインダー メールがあなたに送られます。その中で、私たちは温かい挨拶と、何を、いつ、そしてなぜ望んでいるのかについて説明します。詳細を忘れないでください。そうしないと、メールが無視される可能性があります (私たちにも同じことが起こりました)。
このプロフェッショナルなリマインダー メールの例では、押し付けがましくないように努めています。返事を強要されるのは誰でも嫌なので、メッセージを書く前に自分の声のトーンを確認してください。
[受信者の名前]様
このメールが届いたことを願っています。先ほどご説明した[アイテム/イベント/タスク]についてご連絡し、思い出させていただきたいと思いました。
私たちはまだ[アイテム/イベント/タスク]を必要としているため、ご連絡いただければ幸いです。できるだけ早く私たちに送っていただけますか。 [必要に応じて、追加の詳細や手順を入力してください]
この件にご留意いただきありがとうございます。 [アイテム/イベント/タスク]を受け取ることを楽しみにしています。
>よろしくお願いします。
[あなたの名前]
未払いの請求書に対するわかりやすいリマインダーメール
私にお金をみせて！請求書が未払いであるとイライラして腹が立ちますが、支払いが遅れるのには何らかの理由がある可能性がありますので、すべてを怒らせないでください。代わりに、金額、すべての請求書の詳細、支払い期日を思い出させてください。
この例では、私たちは落ち着いて品格を保ちながらも、自分が欲しいもの (お金) といつまでに (すぐに!) 欲しいものを自信を持って主張します。
[受信者の名前]様
このメールが届いたことを願っています。これは未払いの請求書に関する注意喚起です。
請求書の詳細は次のとおりです:
請求書番号: [請求書番号]
請求日: [請求書日付]
金額: [金額]
この請求書の支払い期限が過ぎていることに注意してください。できるだけ早くお支払いを手配していただきますようお願いいたします。
ご質問や詳しい説明が必要な場合は、お気軽にお問い合わせください。
ご清聴ありがとうございます。
よろしくお願いします。
[あなたの名前]
求人応募に関する丁寧なリマインダーメール
時間をかけて求人応募を送信したものの、返答がなかった場合には、このメール サンプルが最適です。申請が承認されないのには正当な理由がある可能性が高いため、このサンプルでは礼儀正しく、すべての詳細を提供し、回答を求めます。幸運は勇者に味方する！
[受信者の名前]様
このメールが届いたことを願っています。 [日付]に提出した求人応募に関してフォローアップしたいと思いました。多数の申請書を受け取る必要があり、すべての申請書を審査するには時間がかかることを理解しています。ただし、 [職務]に非常に興味があり、応募状況の最新情報をお知らせいただければ幸いです。
あなたの便宜のために、履歴書とカバーレターをもう一度添付しました。私のスキルと経験がこの役割の強力な候補者になると信じています。貴社のチームに積極的に貢献できると確信しています。
申請のステータスに関する最新情報を提供していただければ幸いです。ご意見や情報をお持ちいただければ幸いです。この件にご留意いただきありがとうございます。
よろしくお願いいたします。
[あなたの名前]
休暇申請の優しいリマインダーメール
誰もが休暇を楽しみますが、休暇の同意が得られるまで予約することはできません。上司が休暇申請にまだ同意していない場合は、このサンプル メールを送信してください。繰り返しになりますが、応答を受け取らない正当な理由がある可能性が高いため、このサンプルでは、応答が必要な理由を説明し、期限を指定します。
[受信者の名前]様
このメールが届いたことを願っています。 [日付]に提出した休暇申請について思い出していただくためにこのメールを書いています。前にも述べたように、私は[開始日]から[終了日]まで休暇を取って、エネルギーを充電し、家族と充実した時間を過ごしたいと考えています。
できるだけ早く承認していただくことが重要です。必要な手配を進められるよう、可能な限り。お忙しいとは思いますが、リクエストをご確認いただき、 [期限]までにご返信いただけますようお願いいたします。そうすることで、必要な手配をするのに十分な時間が確保でき、必要に応じて私の仕事を同僚にスムーズに引き継ぐことができます。
この件にご留意いただきありがとうございます。すぐにご連絡をお待ちしております。 .
よろしくお願いします。
[あなたの名前]
スタッフへの優しいリマインダーメール
あなたが管理するスタッフがあなたに何かを送っていない場合は、少し強引になって返事を要求することもできます。スタッフへのこのリマインダー メールは、独自のリマインダー メールを作成するのに最適なテンプレートです。状況や書き方に合わせて調整してください。
[受信者の名前]様
このメールを読んで、あなたがご健康であることを確信しています。私があなたに要求した[文書/報告書/情報]を[指定された日付/期日]にまだ受け取っていないことをお知らせするためにこの手紙を書いています。私たちにとって、この[タスク/プロジェクト/問題]をタイムリーに[完了/分析/議論]することが重要です。
この問題を優先して、 [文書/レポート] を提供していただけるようお願いいたします。 /information ]をできるだけ早くお知らせください。サポートが必要な場合やご不明な点がございましたら、お気軽にご連絡ください。
この件につきましてはご清聴ありがとうございます。
よろしくお願いいたします。
[あなたの名前]
効果的なフレンドリーなリマインダーメールの書き方
リマインダーメールを書くのは、適切なトーンを保つ必要があるため、難しい場合があります。もちろん、リラックスしてプロフェッショナルでありたいと考えていますが、自信を持って解決策を望んでいることを明確にする必要もあります。
上記のサンプルは、適切なトーンを打ち出す方法を示していますが、これらのメールをそれぞれの状況に適応させる必要があります。
重要なヒントに入る前に、リマインダーメールを構成する方法を見てみましょう。
信頼性の高いリマインダー メールはすべて同じ形式を共有しており、次の 3 つの部分で構成されます。
- リマインダーメールの件名
- 大胆で主張のあるボディコピー
- サインオフと次のステップ
これらを確認して、結果が得られるリマインダー メールの作成に役立てることができます。
リマインダーメールの件名
件名は、メッセージを送信する理由を相手に正確に伝える必要があります。ヘッダーに「リマインダー」、「ご注意ください」、「緊急」などの言葉を追加することを恐れないでください。
誰にメールを送るか、何が彼らの注意を引くかを考えてください。どのような場合でも、件名で怒りや攻撃的な表現をしないでください。
インスピレーションを与えるために、リマインダーメールの件名のサンプルをいくつか紹介します。
- リマインダー: お願いします…
- リマインダー: 未払いの請求書
- 休暇のリマインダー: 返信できますか?
- 緊急期限: (日付を挿入)
- 私の求人応募を確認しましたか?
リマインダーメールの本文コピー
リマインダーメールの本文コピーは、ケースを作成し、条件を述べ、要求を行う場所です。深刻そうに聞こえますが、私たちは「こんにちは」または「こんにちは」という気持ちのよい挨拶と相手の名前から積極的に始めます。
誰かが私たちに重要な書類を送るのを忘れたとします。まずメッセージの目的を述べます。
「リクエストした書類が届かないので連絡しました。締切日は (日付を挿入) でした。」
次に、リクエストのコンテキストと、応答が遅れた場合の影響を説明します。
「この文書を、（日付を挿入）に行ったプレゼンテーションの一部として使用したいと考えていました。」
さて、リクエスト（言い方を変えたい場合は要求）に移りましょう。
「最初のリクエストを受け取ったことを確認して、今日書類を送っていただけるでしょうか?」
これで十分ですが、必要に応じて他の詳細を追加できます。
「私が文書を受け取る締め切り日は (日付を挿入) です。そのため、それまでに受け取らなかった場合、プレゼンテーションでその文書を使用することができなくなり、非常に残念です。」
このリマインダーメールが役に立ちます。それは正確で断定的ですが、非難したり非難したりするわけではありません。代わりに、解決策を提示することが重要です。
リマインダーメールによるサインオフ/次のステップ
上記のメッセージは、注目を集め、何を望んでいるのか、そしてその理由を説明するのに優れています。前向きにフィニッシュしたいと思うでしょうが、反応を求めます。
「今日中にこの問題を解決できることを願っています。解決策を見つけるために皆様のご協力をよろしくお願いします。」
これはどれも素晴らしいですね。次に、連絡先の詳細とその他の情報を追加します。
「この件について話し合うために、いつでも私に連絡してください（詳細を挿入）。
最後に、サインオフ (感謝、よろしくお願いします、たくさんの感謝など)、名前、専門的な電子メールの署名を追加すれば準備完了です。
ただし、送信する前に、より良いリマインダーメールを作成するためのチェックリストを必ず読んでください。
リマインダーメールチェックリスト (これは行わないでください)
私たちもあなたと同じように考えます。私たちはリマインダーメールを受け取ることを嫌います。それらは否定的、批判的、対立的であると思われる可能性があります。これらはすべて、リマインダーメールで避けたいことです。
リマインダーメールでやってはいけないことをいくつか紹介します。 （基本的にはその逆を行います）。
- 非常に形式的な方法でその人に話しかけないでください。ファーストネームを使用し、丁寧な挨拶をしてください。
- 失礼な態度や攻撃的な態度をとらないでください。ポジティブになってください。
- あなたのリクエストが優先されるとは期待しないでください。返信できなかった理由がある可能性があることを認めてください。
- 私たちの詳細を残さないでください。メールにはすべてを記載してください。
- 期限とCTAを忘れないでください。いつまでに何をしてほしいかを相手に伝えてください。
- 添付ファイルやリンクも忘れずに含めてください。メールの内容をすべて再確認してください。
- メールを書くことにストレスを感じないでください。 HIX.AIの電子メール作成ツールをぜひ試してみてください。
- 校正せずに送信しないでください。校正をしてください（当然です）。
- フォローアップのスケジュールを忘れないでください。日記に詳細を追加してください。
- 全員をメールにコピーするような人にはならないでください。その人に少し敬意を持って接し、問題を解決できるようにしてください。
これらのヒントの中には、書き方だけでなく、行動の仕方に関するものもあります。しかし、それはすべて、職場でのあなたの評価と職業上の評判にかかっています。
結論
これは、すべてを読んで学ぶ必要があることを思い出させるものです。まだ最初に戻ってやり直していない場合は、
真剣な話ですが、リマインダーメールを書くのが簡単ではないことは誰もが知っています。プロとして売り込んで結果を求めなければならないからです。ただし、練習すれば絶対に簡単になりますが (信じてください)、形式に従うか、サンプルをコピーすれば大丈夫です。誰かを責めようとするのではなく、未来に焦点を当てて結果を求めてください。
結局のところ、それは個人的なものではなく、ビジネスです。