拝啓、フォーマルメールに関するガイドをお読みいただきありがとうございます。フォーマルメールの素晴らしい世界をご案内できることをうれしく思います。
フォーマルなメールとはそういうものだと想像されるかもしれませんが、状況は変わりました。よりパーソナライズされたアプローチのために、「Dear Sir/Madam」を削除しました。それは素晴らしいことですが、私たちはプロフェッショナルであり続けなければなりません。
なぜ？なぜなら、フォーマルな電子メールは、つながりを構築したり、会議を予約したり、感謝を伝えたり、仕事を引き受けたり、役職を辞任したり、その他何百万もの目的で世界中で使用されているからです。
私たちは、細部にわたる比類のない目を持つ電子メールの専門家です。より良いメールの書き方を学びたいですか?このガイドでは、5 つのプロフェッショナルな電子メールの例、電子メール形式の内訳、専門家のヒントなど、知っておくべきことをすべて網羅しています。私たちのサンプルを使用することも、独自のサンプルを作成してサンプルを壊すこともできます。
このガイドでは、以下について説明します。
- 正式な挨拶メール
- 正式なお礼メール
- 正式な請求書メール
- 正式な退職メール
- 正式な別れのメール
最終的には、素晴らしいフォーマルなメールを作成するためのスキル、経験、理解を得ることができます。
正式なメールとは何ですか?
正式なメールは知らない人に送信されます。それは新しい同僚、顧客、上司、または新しい仕事に関するコールドメールである可能性があります。
正式な電子メールは 100% プロフェッショナルなものであり、一般に受け入れられているビジネス メッセージ形式に従っています。スラング、ジョーク、口語表現、または不明瞭な用語は含まれていません。フォーマルなメールでは絶対に面白いことをしようとしないでください。
正式なメールを書いたことがない場合でも、心配する必要はありません。以下の重要なガイドでは、正式な形式を簡単な手順に分けて説明しています。
まず、プロフェッショナルな電子メールの例を 5 つ挙げて、どのように行われるかを見てみましょう。
プロフェッショナルなメールの例 5 つ
基本原則を説明するために、5 つのプロフェッショナルな電子メールの例から始めましょう。これらの電子メールのサンプルは、さまざまな種類の正式な電子メールの実用的な例です。これらを、独自の正式な電子メールを作成するためのインスピレーションとして使用してください。
正式な挨拶メール
挨拶メールはビジネスの必需品！これらを新しい同僚、顧客、クライアント、上司、居住者、訪問者などに送信します。当社の正式な挨拶メールのサンプルは、シンプルかつ明確で説得力があり、最高の第一印象を与えることができます。
[受信者の名前]様
このメールが届いたことを願っています。私は、 [ [の会社]の [あなたの名前] 、 [あなたの役職]です。私たちと一緒に旅を始めるあなたを温かく歓迎したいと思い、この手紙を書いています。私たちはあなたを迎え入れることに興奮しており、あなたが私たちのチームにユニークな視点をもたらすことを楽しみにしています。
ご質問がある場合や、慣れてからサポートが必要な場合はお気軽にお問い合わせください。私たちのチームは貴社をサポートするためにここにおり、貴社の移行が可能な限りスムーズに行われるよう尽力いたします。
改めて、 [貴社]へようこそ。私たちはあなたと一緒に働く機会を楽しみにしており、あなたが私たちの共通の目標に大きく貢献してくれると確信しています。
よろしくお願いします。
[あなたの名前]
正式なお礼メール
誰かが何か助けてくれたら、感謝の気持ちを伝える時が来ました。正式なお礼メールのサンプルでは、内容を短くし、その人が行ったことの影響と重要性に焦点を当てています。それでは早速、正式なお礼メールのサンプルを紹介します。
[受信者の名前]様
このメールが届いたことを願っています。 [特定のタスクまたはプロジェクト]に関するご支援に心からの感謝の意を表したいと思い、この手紙を書いています。あなたの専門知識と献身がその成功に大きく貢献しました。
皆様のご支援とご指導は非常に貴重であり、この取り組みに費やしていただいた時間と労力に感謝いたします。あなたのような知識とスキルを備えた人と一緒に仕事ができるのは本当に刺激的です。
あなたの素晴らしい貢献に改めて感謝します。皆様のご支援は多大な影響を及ぼしており、今後も共に素晴らしい成果を達成していけると確信しています。
よろしくお願いいたします。
[あなたの名前]
正式な請求書メール
仕事は完了したので、支払いを受ける必要があります。正式な請求書メールのサンプルを私たちがお手伝いします。請求書は詳細がすべてであるため、請求書が無視されたり未払いになったりしないように、必ずすべての行を確認し、必要な詳細がすべて含まれていることを確認してください。
[受信者の名前]様
このメールが届いたことを願っています。完了した作業に対する請求書を正式に提出するために手紙を書いています。ご参考までに詳細な請求書を添付いたしますので、ご参照ください。
請求書をご確認いただき、ご不明な点や追加情報が必要な場合はお知らせください。支払われるべき合計金額は[ Amount ]で、支払い条件は[支払い条件]です。
この件についてご清聴いただきありがとうございます。ご質問やご不明な点がございましたら、お気軽にお問い合わせください。
よろしくお願いいたします。
[あなたの名前]
正式な退職メール
それで、あなたは新しい機会に移ることに決めました - 辞任する必要があります。この正式な退職メールのサンプルは、自分の評判を維持し、さらには向上させながら、職務を辞めるプロフェッショナルな方法です。
[受信者の名前]様、
このメールが届いたことを願っています。慎重な検討と審議の結果、 [退職日]をもって[会社名]での役職を辞任するという難しい決断を下したことをお知らせします。
機会をいただき、感謝しています。在職中に得た経験。このような才能あるチームと一緒に働くことで多くのことを学びました。同僚や上司のサポートと指導に感謝しています。
移行プロセスでどのように支援できるか教えてください。私は自分の責任をスムーズに引き継ぐことに全力を尽くし、退職までにやり残した問題を解決できるよう最善を尽くします。
ご理解とご支援をいただきありがとうございます。会社の今後のさらなるご成功をお祈り申し上げます。
よろしくお願いいたします。
[あなたの名前]
正式な別れのメール
このフォーマルで優れた電子メールのサンプルは、会社での役割、または権威ある立場に就いた最後の日に送信できます。正式なメッセージは専門的で実用的なものであるため、このメールのサンプルにいくつかの例や感情を追加するとよいでしょう。
[受信者の名前]様
このメールが届いたことを願っています。今日が[会社名]でのこの役割/ポジションにおける最後の日であることをお知らせするためにこの手紙を書いています。少し時間をとって正式にお別れを言い、あなたと一緒に働き、この素晴らしいチームの一員になれる機会を与えていただいたことに心からの感謝の意を表したいと思います。
ここにいる間、私は彼らの献身とプロフェッショナリズムを目の当たりにしてきました。皆さんとチーム全体から受けたサポートと励ましに感謝しています。
私たちが一緒に成し遂げてきた仕事と、これまでの進歩を誇りに思っています。このような才能ある人々と一緒に仕事ができて光栄でした。このチームの一員になれたことを本当に寂しく思います。
次の冒険に進むにあたり、皆様のご多幸をお祈り申し上げます。継続的な成功と成長のためのチーム。引き続きご連絡ください。サポートが必要な場合やご質問がございましたら、お気軽にお問い合わせください。
今後ともよろしくお願いいたします。
よろしくお願いいたします。
[あなたの名前]
フォーマルなメールの書き方 – 重要なガイド
フォーマルなメールを書くのは難しいように思えるかもしれませんが、実際は簡単です。なぜ？なぜなら、従うべき標準的な正式な電子メール形式があるからです。はい、すべてをわずか 3 つのセクション、つまり構成要素に戻すことができます。各セクションは最後のセクションに続き、正式なメールを作成する流れになります。
3 つの部分には次のものが含まれます。
- 件名
- ボディコピー
- サインオフ/次のステップ
フォーマルなメールの素晴らしい点は、創造性を発揮したり面白くしようとしたりする必要がないことです。実際、それはあなたがすべきことの逆です。正式なメールを受け取る人は、それを笑ったり、笑ったり、面白いと思ったりすることを期待していません。 (ですから、ジョーク、絵文字、猫の画像などはご遠慮ください。)
フォーマルな電子メールは、シンプルかつ明確で理解しやすいため、効果的です。この重要なガイドでは、正式な電子メール形式を詳しく説明し、独自のテンプレートを作成する方法を示します。
正式なメールの件名
すべては正式な電子メールの件名から始まります。すべての電子メールの件名は、いくつかのルールに従う必要があります。件名は短く、理解しやすく、的を絞った、専門的なものにする必要があります。
実際、使用する単語は少ないほど良いのです。これは、ほとんどの人が携帯電話でメッセージをチェックするため、長い件名は正しく表示されない可能性があるためです。
正式な電子メールの件名はシンプルで簡単に書くことができます。インスピレーションが欲しい場合は、次のことを試してください。
- 最近のメールありがとうございます
- （あなたの名前）からのご挨拶
- 自己紹介：（あなたの名前）
- 私の辞任を受け入れてください
- 退職届：（役職名）
- 私の最後の日にさようなら
意味が分かりましたか?個性はなく、ただ100％プロフェッショナルです。それが正式なメッセージのすべてです。
正式な電子メールの本文コピー
正式なメール本文では、詳細を掘り下げて視聴者の関心を引き付けます。フォーマルな電子メールの優れた点は、(サンプルで示したように) 書きやすいことです。
ここでは、新しいサプライヤーに情報を要求するための正式な電子メールのサンプルを作成します。
丁寧な挨拶から始めましょう。以前は、すべての正式なメールは「Dear Sir/Madam」または「Dear (人の名前)」で始まりましたが、状況は変わりました。今日は、個人の名前 (「こんにちは」) で始めるか、グループに参加している場合は総称 (「こんにちは、同僚」) で始める必要があります。
すべてのメールで従うべき原則の 1 つは、最初の文または段落ですべてを要約することです。
したがって、この正式な電子メールのサンプルでは、いくつかの情報を要求します。
「（あなたの名前）と申します。（会社名）からご連絡させていただきましたので、（ご要望を何でも）お願いしたいと思います。」
これは基本的なメッセージですが、必要なことはすべて実行されます。コンテキストをさらに追加して、電子メールのサンプルに詳細を含めることができます。
「私のビジネスのために情報を求めています。代替サプライヤーを探しているので、貴社の製品について知りたいと思っています。」
これは素晴らしい。では、あなたが何を望んでいるのかを正確に説明してください。箇条書きまたはリストを使用して、サプライヤーがリクエストをできるだけ簡単に完了できるようにします。
「私のリクエストをできるだけ簡単に完了できるように、必要なものをここにリストしました: (リストを含む)。」
何かをリクエストする電子メールの書き方について詳しくは、こちらをご覧ください。
正式な電子メールによる承認/次のステップ
メールの最後には、専門的に物事をまとめたいと思うでしょうが、その前に期限を追加し、次のステップを設定してください。どうやって？このメールの終わりのサンプルを紹介します。
「このリクエストを他のいくつかのサプライヤーに送信し、(期限日を挿入) という回答期限を設定しました。このメールを受信したこと、および回答を送信するつもりであることを確認していただけますか? ご質問やご不明な点がございましたら、ご質問や詳細の説明が必要な場合は、(連絡先情報を入力) までご連絡ください。」
もう終わりに近づいていますが、丁寧にサインオフする必要があります。
「事前にご返信いただきありがとうございます。私たちはあなたと協力できることに興奮しています。」
最後に、サインオフ (感謝の意、よろしくお願いしますなど) と残りの情報を追加します。あなたの名前、役職、連絡先の詳細、および完全な署名を含めてください。
専門的にメールを終了する方法について詳しくは、こちらをご覧ください。
フォーマルなメールですべきこととしてはいけないこと
ここでは、期待通りの結果が得られる正式なメールを作成するために、すべきこととしてはいけないことをいくつか紹介します。すべては、自分の声を見つけて、ノイズを切り裂いてメッセージを届けられるよう支援することです。
- 「拝啓」は使わないでください。必ずその人の名前を使用してください。
- 要点に到達するまで何年も待たないでください。最初の文で要約してください。
- 詳細を忘れないでください。時間をかけてメッセージを作成し、すべてが含まれているか確認してください。
- 台本から外れたり、形式を無視したりしないでください。上記のガイドに従ってください。
- 冗談を言ったり、人を笑わせようとしたりしないでください。プロフェッショナルな口調を使用してください。
- 時間を無駄にしないでください。メールはできるだけ短くしてください。
- 自分でメールを書くのに苦労しないでください。 HIX.AIの電子メール ジェネレーターを使用してください。
- 校正せずに送信しないでください。校正をしてください（当然です）。
- CTA と次のステップを忘れずに追加してください。誰かに何をすべきかを指示しているように聞こえるのは避けてください。
結論
読んでくれてありがとう。 HIX.AI様、よろしくお願いいたします。
正式な電子メールの形式は（ありがたいことに）少し変わりましたが、職場でプロフェッショナルな電子メールを書く方法を知る必要があります。重要な入門書は次のとおりです。形式を守り、アドバイスに従い、簡潔でビジネスライクなメッセージを作成することに重点を置きます。問題が発生した場合は、メールのサンプルを参考にしてインスピレーションを得てください。または、最もシンプル、簡単、そして最も効果的なフォーマルな電子メールを作成するには、世界最高のビジネス ライティング AI アシスタントであるHIX.AIを使用してください。