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首頁 > 電子郵件 > 如何撰寫正式電子郵件(5 個範例和範本)

如何撰寫正式電子郵件(5 個範例和範本)

尊敬的先生/女士,感謝您閱讀我們的正式電子郵件指南。我們很高興向您展示正式電子郵件的奇妙世界。

這就是您想像的正式電子郵件的樣子,但情況已經改變了。我們放棄了“親愛的先生/女士”,採用更個性化的方式。這很好,但我們也必須保持專業。

為什麼?因為正式電子郵件在全球範圍內用於建立聯繫、預訂會議、表示感謝、接受工作、辭職以及數百萬其他事情!

我們是電子郵件專家,對細節有無與倫比的洞察力。想了解如何寫更好的電子郵件嗎?本指南涵蓋了您需要了解的所有內容,包括 5 個專業電子郵件範例、電子郵件格式細分以及一些專家提示。您可以使用我們的樣本,也可以透過建立自己的樣本來粉碎它們!

在本指南中,我們介紹:

  • 正式問候電子郵件
  • 正式的感謝電子郵件
  • 正式發票電子郵件
  • 正式辭職電子郵件
  • 正式的告別電子郵件

最後,您將擁有創建精彩的正式電子郵件的技能、經驗和理解!

什麼是正式電子郵件?

正式電子郵件會發送給您不認識的人。它可能是一位新同事、客戶、老闆,也可能是新工作的冷郵件。

正式電子郵件是 100% 專業的,並遵循公認的商業訊息格式。它們不包含俚語、笑話、口語或不清楚的術語。永遠不要試圖在正式的電子郵件中表現得有趣!

如果您從未寫過正式電子郵件,請不要擔心!我們下面的基本指南將正式格式分解為簡單的步驟。

首先,讓我們從 5 個專業電子郵件範例開始,以便您了解它是如何完成的。

5 個專業電子郵件範例

我們可以從 5 個專業電子郵件範例開始來說明基本原理。這些電子郵件範例是不同類型的正式電子郵件的實際範例。使用這些作為創建您自己的正式電子郵件的靈感。

正式問候電子郵件

問候電子郵件是商務必需品!您可以將這些發送給新同事、顧客、客戶、老闆、居民、訪客等。我們的正式問候電子郵件範例簡單、清晰且引人注目 - 這意味著您將給人留下最好的第一印象。

親愛的[收件者姓名] ,

希望您能收到這封電子郵件。我是[您的姓名] ,在[您的公司]擔任[您的職位] 。我寫這封信是為了對您開始與我們一起的旅程表示熱烈歡迎。我們很高興您加入,並期待您為我們的團隊帶來獨特的視角。

如果您在安頓下來時有任何疑問或需要幫助,請隨時與我們聯繫。我們的團隊我們隨時為您提供支持,我們致力於確保您的過渡盡可能順利。

再次歡迎來到[您的公司] 。我們很高興有機會與您合作,並相信您將為我們的共同目標做出重大貢獻。

此致,
[您的名字]

了解有關電子郵件開啟和問候語的更多資訊。

正式的感謝電子郵件

如果有人提供了幫助,是時候說謝謝了。在我們正式的電子郵件感謝樣本中,我們保持簡短,重點關注此人所做的事情的影響和重要性。因此,請立即提供正式的感謝電子郵件樣本。

親愛的[收件者姓名] ,

希望您能收到這封電子郵件。我寫這封信是為了表達我對您在[特定任務或專案]方面的幫助的誠摯謝意。您的專業知識和奉獻精神為其成功做出了巨大貢獻。

您的支持和指導非常寶貴,我非常感謝您為此付出的時間和精力。與像您這樣知識淵博、技術精湛的人一起工作確實令人鼓舞。

再次感謝您做出的傑出貢獻。您的協助產生了重大影響,我相信我們將繼續共同取得偉大成就。

此致,
[您的名字]

了解有關如何撰寫感謝電子郵件的更多資訊。

正式發票電子郵件

您已經完成了工作,因此需要獲得報酬 - 我們可以幫助您製作正式發票電子郵件範本。發票都是關於細節的,因此請務必檢查每一行並確保包含了所需的所有詳細信息,以避免您的發票被忽略或未付款。

親愛的[收件者姓名] ,

希望您能收到這封電子郵件。我寫信是為了正式提交已完成工作的發票。請參閱隨附的詳細發票供您參考。

請查看發票,並告知我是否需要任何說明或其他資訊。應付總金額為[金額] ,付款條件為[付款條件] 。

感謝您對此事的關注。如果您有任何問題或疑慮,請隨時與我們聯繫。

此致,
[您的名字]

了解有關如何撰寫發票電子郵件的更多資訊。

正式辭職電子郵件

所以,你決定轉向一個新的機會——你需要辭職。此正式辭職電子郵件範本是一種專業的離職方式,同時可以維持甚至提高您的聲譽。

親愛的[收件者姓名] ,

希望您能收到這封電子郵件。我寫這封信是為了通知您,經過深思熟慮,我做出了辭去[公司名稱]職位的艱難決定,自[辭職日期]起生效。

我很感謝您給我的機會和幫助。我在公司期間獲得的經驗。與這樣一個才華橫溢的團隊一起工作,我學到了很多東西,我感謝同事和主管提供的支持和指導。

請告訴我如何協助完成過渡過程。我致力於確保我的職責順利交接,並將盡最大努力在離開前解決所有未盡事宜。

感謝您的理解和支持。祝福公司未來繼續取得成功。

最誠摯的問候,
[您的名字]

了解有關如何撰寫辭職電子郵件的更多資訊。

正式的告別電子郵件

這封正式的良好電子郵件樣本可以在您擔任職位、公司或權威職位的最後一天發送。正式訊息既專業又實用,因此您可能需要在此電子郵件範例中添加一些範例或情緒。

親愛的[收件者姓名] ,

希望您能收到這封電子郵件。我寫這封信是為了通知您,今天是我在[公司名稱]擔任該角色/職位的最後一天。我想花點時間正式告別,並對有機會與你們一起工作並成為這個令人難以置信的團隊的一員表示衷心的感謝。

在這裡期間,我見證了你們的奉獻精神和專業精神我感謝每一位團隊成員的支持和鼓勵,感謝你們和整個團隊對我的支持和鼓勵。

我為我們共同完成的工作和取得的進步感到自豪。與如此才華橫溢的人一起工作是我的榮幸,我將非常懷念成為這個團隊的一員。

當我繼續我的下一次冒險時,我謹向您和團隊的持續成功和成長。請保持聯繫,如果您需要幫助或有任何疑問,請隨時與我們聯繫。

再次感謝您所做的一切。

謹致問候,
[你的名字]

了解有關如何撰寫告別電子郵件的更多資訊。

如何撰寫正式電子郵件 – 基本指南

撰寫正式電子郵件可能看起來很有挑戰性,但實際上很簡單。為什麼?因為有一個標準的正式電子郵件格式可供遵循。是的,我們可以將所有內容簡化為三個部分或建構塊。每個部分都遵循最後一個部分,流向創建正式的電子郵件。

這三個部分包括:

  • 主題行
  • 正文
  • 簽名/後續步驟

正式電子郵件的好處在於,無需嘗試變得有創意或有趣。事實上,這與你應該做的相反。沒有人會期望收到正式電子郵件時會大笑、微笑或覺得有趣。 (所以請不要講笑話、表情符號或你的貓的圖片!)

正式電子郵件之所以有效,是因為它們簡單、清晰且易於理解。本重要指南打破了正式的電子郵件格式,並向您展示如何建立自己的範本。

正式電子郵件主旨行

一切都從正式的電子郵件主題行開始。每封電子郵件的主題行都應符合一些規則。主題行應該簡短、易於理解、有針對性且專業。

事實上,你使用的單字越少越好。這是因為大多數人會在手機上查看訊息,長主題行可能無法正常顯示。

正式的電子郵件主題行寫起來簡單明了。如果您想要一些靈感,請嘗試以下操作:

  • 感謝您最近的電子郵件
  • 來自(你的名字)的問候
  • 簡介:(你的名字)
  • 請接受我的辭職
  • 辭職通知書:(職位名稱)
  • 再見,我的最後一天

明白我們的意思嗎?沒有個性,只有100%的專業。這就是正式消息的含義。

正式的電子郵件正文

在正式的電子郵件正文中,您可以深入研究細節並吸引受眾。正式電子郵件的優點(如我們的範例所示)是它們很容易編寫。

在這裡,我們建立了一個正式的電子郵件樣本,以向新供應商請求資訊。

從禮貌的問候開始。過去,所有正式電子郵件都會以「親愛的先生/女士」或「親愛的(人名)」開頭——但事情已經改變了。今天,您應該以該人的名字(“嗨”)開始,或者如果您要與一個團體交往,則應以集體術語(“嗨,同事”)開始。

所有電子郵件都應遵循的一個原則是,在第一句或第一段中總結所有內容。

因此,在這個正式的電子郵件範例中,我們將要求提供一些資訊。

“我的名字是(您的名字)。我正在通過(公司名稱)與您聯繫,並希望提出請求(無論您想要請求什麼)。”

這是一條基本訊息,但它可以完成您需要的一切。我們想要添加更多上下文,以便我們可以在電子郵件範例中包含更多詳細資訊。

“我正在請求有關我的業務的信息。在尋找替代供應商時,我們有興趣了解你們的產品。”

這很棒。現在準確地解釋你想要什麼。使用要點或清單使供應商盡可能輕鬆地完成您的請求:

“為了讓您盡可能輕鬆地完成我的請求,我在這裡列出了我需要的內容:(包括列表)。”

詳細了解如何撰寫要求某些內容的電子郵件

正式電子郵件簽署/後續步驟

在電子郵件的末尾,您需要專業地總結事情 - 但在此之前,請添加截止日期並列出後續步驟。如何?讓我們向您展示此電子郵件範例的結尾。

「我們已將此請求發送給其他幾家供應商,並設定了回复截止日期(插入截止日期)。請確認您已收到這封電子郵件並打算提交回复嗎?如果您有任何疑問或如有疑問或需要澄清任何詳細信息,您可以通過以下方式與我聯繫(插入聯繫信息)。”

我們即將結束 - 但您需要禮貌地結束。

“提前感謝您提交回复。我們對與您合作的潛力感到興奮。”

最後,添加簽名(非常感謝、親切的問候等)和其餘資訊。包括您的姓名、職位、聯絡資訊和完整簽名。

詳細了解如何專業地結束電子郵件

正式電子郵件的注意事項

以下是一些注意事項,可協助您建立獲得您想要的結果的正式電子郵件。這一切都是為了幫助您找到自己的聲音並傳達消除噪音的訊息。

  • 不要使用“親愛的先生/女士”。請使用此人的名字。
  • 不要等很久才進入正題。請在第一句中總結一下。
  • 不要忘記任何細節。請花點時間撰寫訊息並檢查是否已包含所有內容。
  • 不要脫離腳本並忽略格式。請遵循我們上面的指南。
  • 不要開玩笑或試圖讓人們發笑。請使用專業的語氣。
  • 不要浪費時間。請保持電子郵件盡可能短。
  • 不用費力自己寫電子郵件。請使用HIX.AI的電子郵件產生器
  • 未經校對請勿發送。進行校對(顯然)。
  • 不要忘記新增 CTA 和後續步驟。請避免聽起來像是在告訴別人該做什麼。

結論

謝謝閱讀。此致, HIX.AI 。

好吧,正式的電子郵件格式已經發生了一些變化(值得慶幸的是),但您仍然需要知道如何在工作場所撰寫專業電子郵件。這是我們的基本入門:堅持格式,遵循我們的建議,並專注於創建簡短且商業化的訊息。如果您遇到困難,請查看我們的電子郵件範例以獲取靈感。或者,對於最簡單、最容易、最有效的正式電子郵件,請使用HIX.AI – 世界上最好的商業寫作人工智慧助理。

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