เรียนคุณ Sir/Madam ขอขอบคุณที่อ่านคำแนะนำเกี่ยวกับอีเมลทางการของเรา เรายินดีที่จะแสดงให้คุณเห็นโลกมหัศจรรย์ของอีเมลที่เป็นทางการ
คุณอาจจินตนาการถึงอีเมลที่เป็นทางการ แต่สิ่งต่างๆ เปลี่ยนไป เราได้ทิ้งคำว่า “Dear Sir/Madam” เพื่อให้มีแนวทางที่เป็นส่วนตัวมากขึ้น เยี่ยมมาก แต่เราต้องรักษาความเป็นมืออาชีพด้วย
ทำไม เนื่องจากมีการใช้อีเมลที่เป็นทางการทั่วโลกเพื่อสร้างการเชื่อมต่อ จองการประชุม กล่าวขอบคุณ รับงาน ลาออกจากตำแหน่ง และอื่นๆ อีกมากมาย!
เราเป็นผู้เชี่ยวชาญทางอีเมลที่พร้อมให้รายละเอียดอย่างไม่มีใครเทียบได้ ต้องการเรียนรู้วิธีเขียนอีเมลที่ดีขึ้นหรือไม่ คู่มือนี้ครอบคลุมทุกสิ่งที่คุณจำเป็นต้องรู้ รวมถึงตัวอย่างอีเมลระดับมืออาชีพ 5 รายการ รายละเอียด รูปแบบอีเมล และเคล็ดลับจากผู้เชี่ยวชาญ คุณสามารถใช้ตัวอย่างของเราหรือทุบพวกมันด้วยการสร้างของคุณเอง!
ในคู่มือนี้เราจะครอบคลุมถึง:
- อีเมลทักทายอย่างเป็นทางการ
- อีเมลขอบคุณอย่างเป็นทางการ
- อีเมลใบแจ้งหนี้อย่างเป็นทางการ
- อีเมลลาออกอย่างเป็นทางการ
- อีเมลบอกลาอย่างเป็นทางการ
ในตอนท้าย คุณจะมีทักษะ ประสบการณ์ และความเข้าใจในการสร้างอีเมลทางการที่ยอดเยี่ยม!
อีเมลทางการคืออะไร?
อีเมลทางการ จะถูกส่งไปยังคนที่คุณไม่รู้จัก อาจเป็นเพื่อนร่วมงาน ลูกค้า เจ้านาย หรืออีเมลแจ้งสำหรับงานใหม่
อีเมลทางการเป็นมืออาชีพ 100% และเป็นไปตามรูปแบบข้อความธุรกิจที่ยอมรับ ไม่มีคำสแลง เรื่องตลก ภาษาพูด หรือคำศัพท์ที่ไม่ชัดเจน และอย่าพยายามทำตัวตลกในอีเมลทางการ!
หากคุณไม่เคยเขียนอีเมลอย่างเป็นทางการมาก่อน ไม่ต้องกังวล! คำแนะนำที่สำคัญของเราด้านล่างนี้จะแบ่งรูปแบบที่เป็นทางการออกเป็นขั้นตอนง่ายๆ
ก่อนอื่น เรามาเริ่มด้วยตัวอย่างอีเมลระดับมืออาชีพ 5 ตัวอย่างเพื่อให้คุณเห็นว่ามันทำงานอย่างไร
5 ตัวอย่างอีเมลระดับมืออาชีพ
เราสามารถเริ่มต้นด้วยตัวอย่างอีเมลระดับมืออาชีพ 5 ตัวอย่างเพื่ออธิบายหลักการพื้นฐาน ตัวอย่างอีเมลเหล่านี้เป็นตัวอย่างที่เป็นประโยชน์ของอีเมลทางการประเภทต่างๆ ใช้สิ่งเหล่านี้เป็นแรงบันดาลใจในการสร้างอีเมลอย่างเป็นทางการของคุณเอง
อีเมลทักทายอย่างเป็นทางการ
อีเมลทักทายเป็นสิ่งจำเป็นทางธุรกิจ! คุณจะส่งข้อมูลเหล่านี้ให้กับเพื่อนร่วมงาน ลูกค้า เจ้านาย ผู้อยู่อาศัย ผู้เยี่ยมชม และอื่นๆ ใหม่ ตัวอย่างอีเมลทักทายอย่างเป็นทางการของเรานั้นเรียบง่าย ชัดเจน และน่าดึงดูด ซึ่งหมายความว่าคุณจะสร้างความประทับใจแรกพบได้ดีที่สุด
เรียน [ ชื่อผู้รับ ] ,
ฉันหวังว่าอีเมลนี้จะพบคุณโดยดี ฉันชื่อ [ ชื่อของคุณ ] [ ตำแหน่งของคุณ ] ที่ [ บริษัทของคุณ ] ฉันเขียนมาเพื่อต้อนรับคุณอย่างอบอุ่นเมื่อคุณเริ่มต้นการเดินทางกับเรา เรารู้สึกตื่นเต้นที่ได้คุณมาร่วมทีมและหวังว่าจะได้มุมมองที่ไม่เหมือนใครที่คุณจะนำมาสู่ทีมของเรา
โปรดติดต่อเราหากคุณมีคำถามหรือต้องการความช่วยเหลือเมื่อคุณเข้ามา ทีมงานของเรา พร้อมให้การสนับสนุนคุณ และเรามุ่งมั่นที่จะทำให้การเปลี่ยนแปลงของคุณราบรื่นที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้
ยินดีต้อนรับสู่ [ บริษัทของคุณ ] อีกครั้ง เรารู้สึกตื่นเต้นกับโอกาสในการทำงานร่วมกับคุณและมั่นใจว่าคุณจะมีส่วนสำคัญในการบรรลุเป้าหมายร่วมกันของเรา
ขอแสดงความนับถือ
[ ชื่อของคุณ ]
อีเมลขอบคุณอย่างเป็นทางการ
หากมีใครทำอะไรเพื่อช่วยก็ถึงเวลากล่าวคำขอบคุณ ในอีเมลที่เป็นทางการของเรา ขอขอบคุณตัวอย่าง เราจะเน้นให้กระชับและเน้นไปที่ผลกระทบและความสำคัญของสิ่งที่บุคคลนั้นทำ ดังนั้น อย่ารอช้า นี่คือตัวอย่างอีเมลขอบคุณอย่างเป็นทางการ
เรียน [ ชื่อผู้รับ ] ,
ฉันหวังว่าอีเมลนี้จะพบคุณโดยดี ฉันเขียนมาเพื่อแสดงความขอบคุณอย่างจริงใจสำหรับความช่วยเหลือของคุณเกี่ยวกับ [ งานหรือโครงการเฉพาะ ] ความเชี่ยวชาญและความทุ่มเทของคุณมีส่วนอย่างมากต่อความสำเร็จ
การสนับสนุนและคำแนะนำของคุณมีค่าอย่างยิ่ง และฉันรู้สึกขอบคุณสำหรับเวลาและความพยายามที่คุณทุ่มเทให้กับความพยายามนี้ นับเป็นแรงบันดาลใจอย่างแท้จริงที่ได้ร่วมงานกับบุคคลที่มีความรู้และทักษะเช่นเดียวกับคุณ
ขอขอบคุณอีกครั้งสำหรับการมีส่วนร่วมที่โดดเด่นของคุณ ความช่วยเหลือของคุณมีผลกระทบอย่างมาก และฉันมั่นใจว่าเราจะยังคงบรรลุสิ่งที่ยิ่งใหญ่ร่วมกันต่อไป
ขอแสดงความนับถือ
[ ชื่อของคุณ ]
อีเมลใบแจ้งหนี้อย่างเป็นทางการ
คุณทำงานเสร็จแล้ว ดังนั้นคุณต้องได้รับเงิน และเราสามารถช่วยเหลือตัวอย่างอีเมลใบแจ้งหนี้อย่างเป็นทางการของเราได้ ใบแจ้งหนี้เป็นเรื่องเกี่ยวกับรายละเอียด ดังนั้นโปรดตรวจสอบทุกบรรทัดและให้แน่ใจว่าคุณได้รวมรายละเอียดทั้งหมดที่คุณต้องการเพื่อหลีกเลี่ยงไม่ให้ใบแจ้งหนี้ของคุณถูกละเลยหรือค้างชำระ
เรียน [ ชื่อผู้รับ ] ,
ฉันหวังว่าอีเมลนี้จะพบคุณโดยดี ฉันกำลังเขียนเพื่อส่งใบแจ้งหนี้สำหรับงานที่ทำเสร็จแล้วอย่างเป็นทางการ โปรดดูรายละเอียดใบแจ้งหนี้ที่แนบมาด้วยเพื่อเป็นข้อมูลอ้างอิงของคุณ
โปรดตรวจสอบใบแจ้งหนี้และแจ้งให้เราทราบหากต้องการคำชี้แจงหรือข้อมูลเพิ่มเติม จำนวนเงินที่ต้องชำระทั้งหมดคือ [ จำนวน ] และเงื่อนไขการชำระเงินคือ [ เงื่อนไขการชำระเงิน ]
ขอขอบคุณที่ให้ความสนใจในเรื่องนี้ หากคุณมีคำถามหรือข้อกังวลใดๆ โปรดอย่าลังเลที่จะติดต่อ
ขอแสดงความนับถือ
[ ชื่อของคุณ ]
อีเมลลาออกอย่างเป็นทางการ
ดังนั้น คุณได้ตัดสินใจที่จะก้าวไปสู่โอกาสใหม่ คุณจะต้องลาออก ตัวอย่างอีเมลแจ้งการลาออกอย่างเป็นทางการนี้เป็นวิธีที่มืออาชีพในการลาออกจากตำแหน่งงานของคุณไปพร้อมๆ กับการรักษา – และปรับปรุง – ชื่อเสียงของคุณ
เรียน [ ชื่อผู้รับ ] ,
ฉันหวังว่าอีเมลนี้จะพบคุณโดยดี ฉันเขียนมาเพื่อแจ้งให้คุณทราบว่าหลังจากการพิจารณาและไตร่ตรองอย่างรอบคอบแล้ว ฉันได้ตัดสินใจที่ยากลำบากที่จะลาออกจากตำแหน่งของฉันที่ [ ชื่อบริษัท ] โดยมีผล [ วันที่ลาออก ]
ฉันรู้สึกขอบคุณสำหรับโอกาสและ ประสบการณ์ที่ฉันได้รับระหว่างทำงานที่บริษัท ฉันได้เรียนรู้มากมายจากการทำงานร่วมกับทีมที่มีความสามารถเช่นนี้ และขอขอบคุณการสนับสนุนและคำแนะนำจากเพื่อนร่วมงานและหัวหน้างานของฉัน
โปรดแจ้งให้เราทราบว่าจะช่วยในกระบวนการเปลี่ยนแปลงได้อย่างไร ฉันมุ่งมั่นที่จะดูแลให้การมอบความรับผิดชอบของฉันเป็นไปอย่างราบรื่น และจะพยายามอย่างเต็มที่เพื่อยุติปัญหาใดๆ ก่อนออกเดินทาง
ขอขอบคุณสำหรับความเข้าใจและการสนับสนุนของคุณ ฉันหวังว่าบริษัทจะประสบความสำเร็จอย่างต่อเนื่องในอนาคต
ขอแสดงความนับถือ
[ ชื่อของคุณ ]
อีเมลบอกลาอย่างเป็นทางการ
ตัวอย่างอีเมลอย่างเป็นทางการที่ดีนี้สามารถส่งได้ในวันสุดท้ายของคุณในตำแหน่งงาน ในบริษัท หรือในตำแหน่งที่ได้รับมอบหมาย ข้อความที่เป็นทางการมีความเป็นมืออาชีพและใช้งานได้จริง ดังนั้นคุณอาจต้องการเพิ่มตัวอย่างหรืออารมณ์ความรู้สึกให้กับตัวอย่างอีเมลนี้
เรียน [ ชื่อผู้รับ ] ,
ฉันหวังว่าอีเมลนี้จะพบคุณโดยดี ฉันเขียนมาเพื่อแจ้งให้คุณทราบว่าวันนี้เป็นวันสุดท้ายของฉันในตำแหน่ง/ตำแหน่งที่ [ ชื่อบริษัท ] ฉันอยากจะใช้เวลาสักครู่เพื่อกล่าวคำอำลาอย่างเป็นทางการและแสดงความขอบคุณจากใจจริงสำหรับโอกาสที่จะได้ร่วมงานกับคุณและเป็นส่วนหนึ่งของทีมที่น่าทึ่งนี้
ในช่วงเวลาที่ฉันอยู่ที่นี่ ฉันได้เห็นความทุ่มเทและความเป็นมืออาชีพ ของสมาชิกในทีมแต่ละคน และฉันรู้สึกขอบคุณสำหรับการสนับสนุนและกำลังใจที่ฉันได้รับจากคุณและทีมงานทั้งหมด
ฉันภูมิใจในงานที่เราได้ทำสำเร็จร่วมกันและความก้าวหน้าที่เราทำ นับเป็นเกียรติอย่างยิ่งที่ได้ร่วมงานกับบุคคลที่มีความสามารถเช่นนี้ และฉันจะคิดถึงการได้เป็นส่วนหนึ่งของทีมนี้อย่างแท้จริง
ในขณะที่ฉันก้าวไปสู่การผจญภัยครั้งต่อไป ฉันอยากจะส่งความปรารถนาดีของฉันไปถึงคุณและ ทีมงานเพื่อความสำเร็จและการเติบโตอย่างต่อเนื่อง โปรดติดต่อและอย่าลังเลที่จะติดต่อเราหากคุณต้องการความช่วยเหลือหรือมีคำถามใดๆ
ขอขอบคุณอีกครั้งสำหรับทุกสิ่ง
ขอแสดงความนับถือ
[ ชื่อของคุณ ]
วิธีเขียนอีเมลอย่างเป็นทางการ – คำแนะนำที่จำเป็น
การเขียนอีเมลอย่างเป็นทางการอาจดูท้าทาย แต่จริงๆ แล้วง่ายมาก ทำไม เนื่องจากมีรูปแบบอีเมลทางการที่เป็นมาตรฐานให้ปฏิบัติตาม ใช่ เราสามารถแบ่งทุกอย่างกลับออกเป็นสามส่วนหรือแบบเอกสารสำเร็จรูปได้ แต่ละส่วนจะต่อจากส่วนสุดท้ายเพื่อสร้างอีเมลที่เป็นทางการ
สามส่วนได้แก่:
- หัวเรื่อง
- สำเนาร่างกาย
- ลงชื่อออก/ขั้นตอนถัดไป
ข้อดีของอีเมลที่เป็นทางการคือไม่จำเป็นต้องพยายามสร้างสรรค์หรือตลก อันที่จริงมันตรงกันข้ามกับสิ่งที่คุณควรทำ ไม่มีใครได้รับอีเมลทางการที่คาดหวังที่จะหัวเราะ ยิ้ม หรือมองว่ามันเป็นเรื่องตลก (ดังนั้น ห้ามใช้เรื่องตลก อีโมจิ หรือรูปภาพแมวของคุณ!)
อีเมลทางการมีประสิทธิภาพเพราะเรียบง่าย ชัดเจน และเข้าใจง่าย คำแนะนำที่สำคัญนี้จะแจกแจงรูปแบบอีเมลที่เป็นทางการและแสดงวิธีสร้างเทมเพลตของคุณเอง
หัวเรื่องอีเมลอย่างเป็นทางการ
ทุกอย่างเริ่มต้นด้วยหัวเรื่องอีเมลที่เป็นทางการ หัวเรื่องของอีเมลทุกฉบับควรเป็นไปตามกฎบางประการ หัวเรื่องควรสั้น เข้าใจง่าย ตรงเป้าหมาย และเป็นมืออาชีพ
ในความเป็นจริง ยิ่งคุณใช้คำน้อยเท่าไรก็ยิ่งดีเท่านั้น เนื่องจากคนส่วนใหญ่จะตรวจสอบข้อความบนโทรศัพท์มือถือของตน และหัวเรื่องที่ยาวอาจแสดงไม่ถูกต้อง
หัวเรื่องอีเมลอย่างเป็นทางการนั้นเขียนง่ายและตรงไปตรงมา หากคุณต้องการแรงบันดาลใจ ลองสิ่งเหล่านี้:
- ขอบคุณสำหรับอีเมลล่าสุดของคุณ
- คำทักทายจาก (ชื่อของคุณ)
- บทนำ: (ชื่อของคุณ)
- โปรดยอมรับการลาออกของฉัน
- ใบลาออก: (ชื่องาน)
- ลาก่อนวันสุดท้ายของฉัน
ดูว่าเราหมายถึงอะไร? ไม่มีบุคลิกภาพ เป็นมืออาชีพ 100% นั่นคือสิ่งที่เกี่ยวกับข้อความที่เป็นทางการ
สำเนาเนื้อหาอีเมลอย่างเป็นทางการ
ในเนื้อหาอีเมลอย่างเป็นทางการ คุณจะเจาะลึกรายละเอียดและดึงดูดผู้ชมของคุณ ข้อดีของอีเมลที่เป็นทางการ (ตามตัวอย่างของเรา) คือความง่ายในการเขียน
ที่นี่ เราสร้างตัวอย่างอีเมลอย่างเป็นทางการเพื่อขอข้อมูลจากซัพพลายเออร์รายใหม่
เริ่มต้นด้วยการทักทายอย่างสุภาพ ในอดีต อีเมลทางการทั้งหมดจะขึ้นต้นด้วย "Dear Sir/Madam" หรือ "Dear (ชื่อบุคคล)" แต่สิ่งต่างๆ ดำเนินไปอย่างต่อเนื่อง วันนี้ คุณควรเริ่มต้นด้วยชื่อของบุคคลนั้น ("สวัสดี") หรือด้วยคำเรียกโดยรวมหากคุณเข้าร่วมกลุ่ม ("สวัสดี เพื่อนร่วมงาน")
หลักการหนึ่งที่อีเมลทุกฉบับควรปฏิบัติตามคือการสรุปทุกอย่างในประโยคหรือย่อหน้าแรก
ดังนั้น ในตัวอย่างอีเมลทางการนี้ เราจะขอข้อมูลบางอย่าง
“ฉันชื่อ (ชื่อของคุณ) ฉันติดต่อคุณจาก (ชื่อบริษัท) และอยากจะขอ (อะไรก็ได้ที่คุณต้องการ)”
นี่เป็นข้อความพื้นฐาน แต่จะทำทุกอย่างที่คุณต้องการ เราต้องการเพิ่มบริบทเพื่อให้สามารถใส่รายละเอียดเพิ่มเติมในตัวอย่างอีเมลของเราได้
"ฉันกำลังขอข้อมูลสำหรับธุรกิจของฉัน เราสนใจที่จะเรียนรู้เกี่ยวกับผลิตภัณฑ์ของคุณในขณะที่เราค้นหาซัพพลายเออร์รายอื่น"
นี่เป็นสิ่งที่ดีมาก ตอนนี้อธิบายสิ่งที่คุณต้องการอย่างชัดเจน ใช้สัญลักษณ์แสดงหัวข้อย่อยหรือรายการเพื่อให้ซัพพลายเออร์ดำเนินการตามคำขอของคุณได้ง่ายที่สุด:
"เพื่อให้ง่ายที่สุดเท่าที่เป็นไปได้สำหรับคุณในการดำเนินการตามคำขอของฉัน ฉันได้ระบุสิ่งที่ฉันต้องการไว้ที่นี่: (รวมรายการ)"
เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับ วิธีเขียนอีเมลเพื่อขอบางสิ่งบางอย่าง
การลงชื่อออกอีเมลอย่างเป็นทางการ/ขั้นตอนถัดไป
ในตอนท้ายของอีเมล คุณจะต้องสรุปสิ่งต่างๆ อย่างมืออาชีพ แต่ก่อนที่จะดำเนินการ ให้เพิ่มกำหนดเวลาและกำหนดขั้นตอนต่อไป ยังไง? เราจะแสดงตัวอย่างอีเมลนี้ให้คุณดูตอนจบ
"เราได้ส่งคำขอนี้ไปยังซัพพลายเออร์รายอื่นหลายรายและได้กำหนดเส้นตายสำหรับการตอบกลับ (ใส่วันที่ครบกำหนด) โปรดช่วยยืนยันได้ไหมว่าคุณได้รับอีเมลนี้และคุณตั้งใจที่จะส่งคำตอบ หากคุณมีคำถามหรือ มีข้อสงสัยหรือต้องการคำชี้แจงรายละเอียดใดๆ สามารถติดต่อฉันได้ที่ (ใส่ข้อมูลติดต่อ)"
เราเกือบจะถึงจุดสิ้นสุดแล้ว แต่คุณจะต้องลงนามอย่างสุภาพ
"ขอขอบคุณล่วงหน้าสำหรับการส่งคำตอบ เรารู้สึกตื่นเต้นกับศักยภาพในการร่วมงานกับคุณ"
สุดท้าย เพิ่มการลงชื่อออก (ขอบคุณมาก ขอแสดงความนับถือ ฯลฯ) และข้อมูลที่เหลือของคุณ ใส่ชื่อ ตำแหน่งงาน รายละเอียดการติดต่อ และลายเซ็นเต็มของคุณ
เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับ วิธีสิ้นสุดอีเมลอย่างมืออาชีพ
สิ่งที่ควรทำและไม่ควรทำในอีเมลทางการ
สิ่งที่ควรทำและไม่ควรทำต่อไปนี้จะช่วยคุณสร้างอีเมลอย่างเป็นทางการเพื่อให้ได้ผลลัพธ์ตามที่คุณต้องการ ทั้งหมดนี้คือการช่วยคุณค้นหาเสียงของตัวเองและส่งข้อความที่ตัดเสียงรบกวนออกไป
- อย่าใช้คำว่า “Dear Sir/Madam” ใช้ชื่อของบุคคลนั้น
- อย่ารอเป็นเวลานานกว่าจะถึงจุดนั้น ให้สรุปไว้ในประโยคแรก
- อย่าลืมรายละเอียดใดๆ ใช้เวลาเขียนข้อความและตรวจสอบว่าคุณได้รวมทุกอย่างไว้แล้ว
- อย่าออกนอกสคริปต์และละเลยรูปแบบ ทำตามคำแนะนำของเราด้านบน
- อย่าพูดตลกหรือพยายามทำให้คนอื่นหัวเราะ ใช้น้ำเสียงแบบมืออาชีพ.
- ไม่ต้องเสียเวลา ควรเก็บอีเมลให้สั้นที่สุด
- อย่าดิ้นรนที่จะเขียนอีเมลด้วยตัวเอง ใช้ โปรแกรมสร้างอีเมลของ HIX.AI
- อย่าส่งโดยไม่มีการพิสูจน์อักษร ทำการพิสูจน์อักษร (แน่นอน)
- อย่าลืมเพิ่ม CTA และขั้นตอนถัดไป อย่าทำเสียงเหมือนว่าคุณกำลังบอกใครบางคนว่าต้องทำอะไร
บทสรุป
ขอบคุณที่อ่าน. ขอแสดงความนับถือ HIX.AI
ตกลง รูปแบบอีเมลที่เป็นทางการมีการเปลี่ยนแปลงเล็กน้อย (โชคดี) แต่คุณยังต้องรู้วิธีเขียนอีเมลแบบมืออาชีพในที่ทำงาน สิ่งสำคัญต่อไปนี้คือ: ยึดรูปแบบ ปฏิบัติตามคำแนะนำของเรา และมุ่งเน้นที่การสร้างข้อความสั้นๆ ที่มีลักษณะคล้ายธุรกิจ หากคุณประสบปัญหา โปรดดูตัวอย่างอีเมลของเราเพื่อเป็นแรงบันดาลใจ หรือหากต้องการอีเมลอย่างเป็นทางการที่ง่ายที่สุด ง่ายที่สุด และมีประสิทธิภาพมากที่สุด ให้ใช้ HIX.AI ซึ่งเป็นผู้ช่วย AI ในการเขียนเชิงธุรกิจที่ดีที่สุดในโลก