عزيزي السيد / سيدتي، شكرًا لقراءة دليلنا لرسائل البريد الإلكتروني الرسمية. سيكون من دواعي سرورنا أن نعرض لك عالمًا رائعًا من رسائل البريد الإلكتروني الرسمية.
هذه هي الطريقة التي قد تتخيل بها رسائل البريد الإلكتروني الرسمية، لكن الأمور تغيرت. لقد أسقطنا عبارة "سيدي العزيز/سيدتي" لنهج أكثر تخصيصًا. هذا رائع، لكن علينا أن نبقى محترفين أيضًا.
لماذا؟ لأن رسائل البريد الإلكتروني الرسمية تُستخدم في جميع أنحاء العالم لبناء الاتصالات، وحجز الاجتماعات، وتقديم الشكر، وقبول الوظائف، والاستقالة من الأدوار، وملايين الأشياء الأخرى!
نحن خبراء في البريد الإلكتروني ولدينا اهتمام لا مثيل له بالتفاصيل. هل تريد أن تتعلم كيفية كتابة رسائل بريد إلكتروني أفضل؟ يغطي هذا الدليل كل ما تحتاج إلى معرفته، بما في ذلك 5 أمثلة احترافية للبريد الإلكتروني، وتفاصيل تنسيق البريد الإلكتروني ، وبعض نصائح الخبراء. يمكنك استخدام عيناتنا أو تحطيمها عن طريق إنشاء عينات خاصة بك!
في هذا الدليل، نغطي:
- تحية البريد الإلكتروني الرسمية
- رسالة شكر رسمية عبر البريد الإلكتروني
- البريد الإلكتروني الرسمي للفاتورة
- البريد الإلكتروني الاستقالة الرسمية
- بريد إلكتروني وداع رسمي
وفي النهاية، ستكون لديك المهارات والخبرة والفهم اللازمين لإنشاء رسائل بريد إلكتروني رسمية رائعة!
ما هو البريد الإلكتروني الرسمي؟
يتم إرسال رسائل البريد الإلكتروني الرسمية إلى شخص لا تعرفه. يمكن أن يكون زميلًا جديدًا أو عميلاً أو رئيسًا أو بريدًا إلكترونيًا باردًا لعمل جديد.
رسائل البريد الإلكتروني الرسمية احترافية بنسبة 100% وتتبع تنسيق رسائل العمل المقبول. لا تحتوي على أي لغة عامية أو نكتة أو ألفاظ عامية أو مصطلحات غير واضحة. ولا تحاول أبدًا أن تكون مضحكًا في رسالة بريد إلكتروني رسمية!
إذا لم تقم بكتابة بريد إلكتروني رسمي من قبل، فلا تقلق! يقسم دليلنا الأساسي أدناه التنسيق الرسمي إلى خطوات بسيطة.
أولاً، لنبدأ بخمسة أمثلة احترافية للبريد الإلكتروني حتى تتمكن من رؤية كيفية القيام بذلك.
5 أمثلة احترافية للبريد الإلكتروني
يمكننا أن نبدأ بخمسة أمثلة احترافية للبريد الإلكتروني لتوضيح المبادئ الأساسية. تعتبر نماذج البريد الإلكتروني هذه أمثلة عملية لأنواع مختلفة من رسائل البريد الإلكتروني الرسمية. استخدمها كمصدر إلهام لإنشاء رسائل البريد الإلكتروني الرسمية الخاصة بك.
تحية البريد الإلكتروني الرسمية
رسائل البريد الإلكتروني الترحيبية هي أساسيات العمل! سترسلها إلى زملاء جدد، وعملاء، وعملاء، ورؤساء، ومقيمين، وزوار، والمزيد. نموذج البريد الإلكتروني الترحيبي الرسمي الخاص بنا بسيط وواضح ومقنع - مما يعني أنك ستترك أفضل انطباع أولي.
عزيزي [ اسم المستلم ] ,
آمل أن تصلك هذه الرسالة الإلكترونية بحالة جيدة. أنا [ اسمك ] , [ منصبك ] في [ شركتك ] . أكتب إليكم لأرحب بكم ترحيباً حاراً وأنتم تبدأون رحلتكم معنا. يسعدنا انضمامك إلينا ونتطلع إلى المنظور الفريد الذي ستجلبه لفريقنا.
لا تتردد في التواصل معنا إذا كانت لديك أية أسئلة أو كنت بحاجة إلى المساعدة أثناء استقرارك. فريقنا موجود هنا لدعمك، ونحن ملتزمون بضمان أن يكون انتقالك سلسًا قدر الإمكان.
مرة أخرى، مرحبًا بك في [ شركتك ] . نحن متحمسون لفرصة العمل معك ونحن واثقون من أنك ستقدم مساهمات كبيرة لتحقيق أهدافنا المشتركة.
مع أطيب التحيات،
[ اسمك ]
رسالة شكر رسمية عبر البريد الإلكتروني
إذا قام شخص ما بشيء للمساعدة، فقد حان الوقت ليقول شكرا لك. في نموذج الشكر الرسمي الذي أرسلناه عبر البريد الإلكتروني، نبقيه قصيرًا ونركز على تأثير وأهمية ما فعله الشخص. لذلك، دون تأخير، إليك نموذجًا رسميًا لرسالة الشكر عبر البريد الإلكتروني.
عزيزي [ اسم المستلم ] ,
آمل أن تصلك هذه الرسالة الإلكترونية بحالة جيدة. أكتب إليكم لأعرب عن خالص تقديري لمساعدتكم في [ مهمة أو مشروع محدد ] . لقد ساهمت خبرتك وتفانيك بشكل كبير في نجاحها.
لقد كان دعمكم وتوجيهاتكم لا تقدر بثمن، وأنا ممتن للوقت والجهد الذي بذلتموه في هذا المسعى. إنه لمن الملهم حقًا العمل مع شخص يتمتع بالمعرفة والمهارة مثلك.
شكرًا لك مرة أخرى على مساهماتك المتميزة. لقد أحدثت مساعدتكم تأثيرًا كبيرًا، وأنا واثق من أننا سنواصل تحقيق أشياء عظيمة معًا.
مع أطيب التحيات،
[ اسمك ]
البريد الإلكتروني الرسمي للفاتورة
لقد أنجزت العمل، لذا يتعين عليك الحصول على أموالك - ويمكننا مساعدتك من خلال نموذج الفاتورة الرسمية عبر البريد الإلكتروني. تتعلق الفواتير بالتفاصيل، لذا تأكد من مراجعة كل سطر وتأكد من تضمين جميع التفاصيل التي تحتاجها لتجنب تجاهل فاتورتك أو عدم دفعها.
عزيزي [ اسم المستلم ] ,
آمل أن تصلك هذه الرسالة الإلكترونية بحالة جيدة. أكتب إليكم لتقديم فاتورة العمل المنجز رسميًا. تجدون الفاتورة التفصيلية مرفقة للرجوع إليها.
يُرجى مراجعة الفاتورة وإبلاغي إذا كانت هناك حاجة لأي توضيح أو معلومات إضافية. إجمالي المبلغ المستحق هو [ المبلغ ] وشروط الدفع هي [ شروط الدفع ] .
شكرًا لك على اهتمامك بهذا الأمر. إذا كانت لديك أي أسئلة أو استفسارات، فلا تتردد في التواصل معنا.
مع أطيب التحيات،
[ اسمك ]
البريد الإلكتروني الاستقالة الرسمية
لذا، قررت الانتقال إلى فرصة جديدة - ستحتاج إلى الاستقالة. يعد نموذج الاستقالة الرسمية عبر البريد الإلكتروني طريقة احترافية لترك دورك مع الحفاظ على سمعتك - بل وحتى تحسينها.
عزيزي [ اسم المستلم ] ,
آمل أن تصلك هذه الرسالة الإلكترونية بحالة جيدة. أكتب إليكم لإبلاغكم بأنه بعد دراسة متأنية ومداولات، اتخذت القرار الصعب بالاستقالة من منصبي في [ اسم الشركة ] ، اعتبارًا من [ تاريخ الاستقالة ] .
أنا ممتن للفرص المتاحة و الخبرات التي اكتسبتها خلال فترة وجودي في الشركة. لقد تعلمت الكثير من العمل مع هذا الفريق الموهوب، وأنا أقدر الدعم والتوجيه المقدم من زملائي والمشرفين.
يُرجى إخباري كيف يمكنني المساعدة في عملية النقل. أنا ملتزم بضمان التسليم السلس لمسؤولياتي وسأبذل قصارى جهدي لإنهاء أي أمور غير واضحة قبل مغادرتي.
شكرًا لك على تفهمك ودعمك. أتمنى للشركة استمرار النجاح في المستقبل.
مع أطيب التحيات،
[ اسمك ]
بريد إلكتروني وداع رسمي
يمكن إرسال نموذج البريد الإلكتروني الرسمي الجيد هذا في آخر يوم لك في منصب ما، أو في شركة، أو في منصب سلطة. تعد الرسائل الرسمية احترافية وعملية، لذا قد ترغب في إضافة بعض الأمثلة أو المشاعر إلى نموذج البريد الإلكتروني هذا.
عزيزي [ اسم المستلم ] ,
آمل أن تصلك هذه الرسالة الإلكترونية بحالة جيدة. أكتب إليكم لإبلاغكم بأن اليوم هو آخر يوم لي في هذا الدور/المنصب في [ اسم الشركة ] . أردت أن أتوقف لحظة لأقول وداعًا رسميًا وأعرب عن خالص امتناني لإتاحة الفرصة لي للعمل معكم وأن أكون جزءًا من هذا الفريق الرائع.
خلال فترة وجودي هنا، شهدت التفاني والاحترافية. لكل عضو في الفريق، وأنا ممتن للدعم والتشجيع الذي تلقيته منك ومن الفريق بأكمله.
أنا فخور بالعمل الذي أنجزناه معًا والتقدم الذي أحرزناه. لقد كان شرفًا لي العمل مع هؤلاء الأفراد الموهوبين، وسأفتقد حقًا أن أكون جزءًا من هذا الفريق.
بينما أنتقل إلى مغامرتي التالية، أود أن أعرب عن أطيب تمنياتي لك ولكم. الفريق لمواصلة النجاح والنمو. يرجى البقاء على اتصال، ولا تتردد في التواصل إذا كنت بحاجة إلى المساعدة أو إذا كانت لديك أي أسئلة.
شكرًا لك مرة أخرى على كل شيء.
مع أطيب التحيات،
[ اسمك ]
كيفية كتابة رسائل البريد الإلكتروني الرسمية – الدليل الأساسي
قد تبدو كتابة رسائل البريد الإلكتروني الرسمية أمرًا صعبًا، ولكنها في الواقع بسيطة. لماذا؟ نظرًا لوجود تنسيق بريد إلكتروني رسمي قياسي يجب اتباعه. نعم، يمكننا إعادة كل شيء إلى ثلاثة أقسام أو وحدات بناء فقط. يتبع كل قسم القسم الأخير، ويتدفق لإنشاء بريد إلكتروني رسمي.
الأجزاء الثلاثة تشمل:
- سطر الموضوع
- نسخة الجسم
- تسجيل الخروج/الخطوات التالية
إن الشيء العظيم في رسائل البريد الإلكتروني الرسمية هو أنه ليست هناك حاجة لمحاولة أن تكون مبدعًا أو مضحكًا. في الواقع، هذا عكس ما يجب عليك فعله. لا يتوقع أي شخص يتلقى بريدًا إلكترونيًا رسميًا أن يضحك أو يبتسم أو يجد الأمر مضحكًا. (لذلك لا توجد نكات أو رموز تعبيرية أو صور لقطتك من فضلك!)
تعتبر رسائل البريد الإلكتروني الرسمية فعالة لأنها بسيطة وواضحة وسهلة الفهم. يشرح هذا الدليل الأساسي تنسيق البريد الإلكتروني الرسمي ويوضح لك كيفية إنشاء القالب الخاص بك.
سطر موضوع البريد الإلكتروني الرسمي
كل شيء يبدأ بسطر موضوع البريد الإلكتروني الرسمي. يجب أن يتوافق سطر الموضوع في كل بريد إلكتروني مع بعض القواعد. يجب أن تكون سطور الموضوع قصيرة وسهلة الفهم ومستهدفة ومهنية.
في الواقع، كلما قل عدد الكلمات التي تستخدمها، كان ذلك أفضل. وذلك لأن معظم الأشخاص يقومون بمراجعة الرسائل على هواتفهم المحمولة، وقد لا يتم عرض سطور الموضوع الطويلة بشكل صحيح.
تعد أسطر موضوع البريد الإلكتروني الرسمية بسيطة ومباشرة في الكتابة. إذا كنت تريد بعض الإلهام، جرب هذه:
- شكرًا لك على رسالتك الإلكترونية الأخيرة
- تحية من (اسمك)
- المقدمة: (اسمك)
- أرجو قبول استقالتي
- إشعار الاستقالة: (اسم الوظيفة)
- وداعا في آخر يوم لي
ترى ماذا نعني؟ لا يوجد شخصية، فقط محترف 100٪. هذا هو ما تعنيه الرسائل الرسمية.
نسخة رسمية من البريد الإلكتروني
في هيئة البريد الإلكتروني الرسمية، يمكنك التعمق في التفاصيل وإشراك جمهورك. إن الشيء العظيم في رسائل البريد الإلكتروني الرسمية (كما تظهر عيناتنا) هو مدى سهولة كتابتها.
هنا، نقوم بإعداد نموذج بريد إلكتروني رسمي لطلب معلومات من مورد جديد.
ابدأ بتحية مهذبة. في الماضي، كانت جميع رسائل البريد الإلكتروني الرسمية تبدأ بـ "سيدي العزيز/سيدتي" أو "عزيزي (اسم الشخص)" - ولكن الأمور تغيرت. اليوم، يجب أن تبدأ باسم الشخص ("مرحبًا") أو بمصطلح جماعي إذا كنت تتفاعل مع مجموعة ("مرحبًا، أيها الزملاء").
أحد المبادئ التي يجب أن تتبعها جميع رسائل البريد الإلكتروني هو تلخيص كل شيء في الجملة أو الفقرة الأولى.
لذا، في نموذج البريد الإلكتروني الرسمي هذا، سنطلب بعض المعلومات.
"اسمي (اسمك). أتواصل معك من (اسم الشركة) وأرغب في طلب (ما تريد أن تطلبه)."
هذه رسالة أساسية، لكنها تفعل كل ما تحتاجه. نريد إضافة المزيد من السياق، حتى نتمكن من تضمين المزيد من التفاصيل في نموذج البريد الإلكتروني الخاص بنا.
"أطلب المعلومات الخاصة بعملي. نحن مهتمون بالتعرف على منتجاتكم بينما نبحث عن موردين بديلين."
هذا عظيم. الآن اشرح بالضبط ما تريد. استخدم النقاط أو القوائم لتسهيل الأمر قدر الإمكان على الموردين لإكمال طلباتك:
"لتسهيل عملية إكمال طلبي قدر الإمكان، قمت بإدراج ما أحتاجه هنا: (تضمين القائمة)."
تعرف على المزيد حول كيفية كتابة رسائل البريد الإلكتروني التي تطلب شيئًا ما .
تسجيل الخروج الرسمي عبر البريد الإلكتروني/الخطوات التالية
في نهاية رسالة البريد الإلكتروني، ستحتاج إلى إنهاء الأمور بشكل احترافي - ولكن قبل أن تفعل ذلك، أضف موعدًا نهائيًا وحدد الخطوات التالية. كيف؟ دعنا نعرض لك نموذج نهاية البريد الإلكتروني هذا.
"لقد أرسلنا هذا الطلب إلى العديد من الموردين الآخرين وحددنا موعدًا نهائيًا للردود (أدخل تاريخ الموعد النهائي). يرجى تأكيد أنك تلقيت هذا البريد الإلكتروني وأنك تنوي تقديم رد؟ إذا كان لديك أي أسئلة أو للاستفسارات أو طلب توضيح لأي تفاصيل، يمكنك التواصل معي على (أدخل معلومات الاتصال)."
لقد وصلنا إلى النهاية تقريبًا - ولكن ستحتاج إلى التوقيع بأدب.
"نشكرك مقدمًا على إرسال الرد. نحن متحمسون لإمكانية العمل معك."
وأخيرًا، قم بإضافة تسجيل الخروج (شكرًا جزيلا، وأطيب التحيات، وما إلى ذلك) وبقية المعلومات الخاصة بك. قم بتضمين اسمك والمسمى الوظيفي وتفاصيل الاتصال والتوقيع الكامل.
تعرف على المزيد حول كيفية إنهاء البريد الإلكتروني بشكل احترافي .
ما يجب فعله وما لا يجب فعله في رسائل البريد الإلكتروني الرسمية
فيما يلي بعض النصائح والإرشادات التي يجب تجنبها لمساعدتك في إنشاء رسائل بريد إلكتروني رسمية تحقق النتيجة التي تريدها. الأمر كله يتعلق بمساعدتك في العثور على صوتك وإيصال رسالة تتغلب على الضوضاء.
- لا تستخدم "سيدي العزيز/سيدتي". استخدم الاسم الأول للشخص.
- لا تنتظر الأعمار للوصول إلى هذه النقطة. قم بتلخيصها في الجملة الأولى.
- لا تنسى أي تفاصيل. خذ وقتًا في صياغة الرسالة والتحقق من تضمين كل شيء.
- لا تخرج عن النص وتتجاهل التنسيق. اتبع دليلنا أعلاه.
- لا تلقي النكات أو تحاول أن تجعل الناس يضحكون. استخدم نبرة صوت احترافية.
- لا تضيعوا الوقت. اجعل رسائل البريد الإلكتروني قصيرة قدر الإمكان.
- لا تكافح من أجل كتابة رسائل البريد الإلكتروني بنفسك. استخدم منشئ البريد الإلكتروني الخاص بـ HIX.AI
- لا ترسلها دون التدقيق اللغوي. قم بالتدقيق اللغوي (من الواضح).
- لا تنس إضافة CTA والخطوات التالية. تجنب أن تبدو وكأنك تخبر شخصًا ما بما يجب عليه فعله.
خاتمة
شكرا للقراءة. مع خالص التقدير، HIX.AI
حسنًا، لقد تغير تنسيق البريد الإلكتروني الرسمي قليلاً (لحسن الحظ)، ولكنك لا تزال بحاجة إلى معرفة كيفية كتابة رسائل بريد إلكتروني احترافية في مكان العمل. إليك كتابنا التمهيدي الأساسي: التزم بالتنسيق، واتبع نصائحنا، وركز على إنشاء رسائل مختصرة وشبيهة بالأعمال. إذا كنت تواجه صعوبة، فاطلع على نماذج البريد الإلكتروني لدينا للحصول على الإلهام. أو، بالنسبة لرسائل البريد الإلكتروني الرسمية الأبسط والأسهل والأكثر فعالية، استخدم HIX.AI - أفضل مساعد للذكاء الاصطناعي في كتابة الأعمال في العالم.