ArticleGPT

العربية

HIX AI Writer
ArticleGPT
BrowserGPT
أدوات
التسعير
بيت > رسائل البريد الإلكتروني > كيفية كتابة بريد إلكتروني باللغة الإنجليزية (5 نماذج وقوالب)

كيفية كتابة بريد إلكتروني باللغة الإنجليزية (5 نماذج وقوالب)

يمكن أن تكون كتابة البريد الإلكتروني باللغة الإنجليزية مربكة بعض الشيء إذا لم تكن لغتك الأولى. قد يكون الأمر صعبًا بالنسبة للمتحدثين باللغة الإنجليزية أيضًا! لماذا؟ لأن تنسيق البريد الإلكتروني باللغة الإنجليزية يحتوي على بعض القواعد والاصطلاحات والهياكل المحددة التي يجب عليك تعلمها ببساطة.

هل من الصعب كتابة رسائل البريد الإلكتروني باللغة الإنجليزية؟ لا ليس كذلك. طالما أنك تلتزم بالقواعد التي سنضعها في هذا الدليل، فلن تواجه أي مشاكل في إنشاء رسائل بريد إلكتروني احترافية لأي موقف أو ظرف.

مستعد للتعلم؟ سنقوم بتغطية تنسيق البريد الإلكتروني باللغة الإنجليزية المكون من 4 أجزاء ومن ثم إضفاء الحيوية عليه من خلال 5 نماذج تغطي:

  • البريد الإلكتروني المهني لرئيسه
  • بريد إلكتروني احترافي إلى العميل/الزبون
  • البريد الإلكتروني للشكوى المهنية
  • بريد إلكتروني احترافي للفاتورة
  • البريد الإلكتروني لطلب الاتصال المهني

تتم تغطية رسائل البريد الإلكتروني باللغة الإنجليزية ببعض الآداب التي من الضروري معرفتها. قام فريق HIX.AI من المطلعين على البريد الإلكتروني بإنتاج دليل لمساعدتك في تحقيق التميز في البريد الإلكتروني!

هل يجب علي استخدام تنسيق البريد الإلكتروني باللغة الإنجليزية؟

رسائل البريد الإلكتروني هي أشياء مضحكة. إنها بالتأكيد تكنولوجيا القرن الحادي والعشرين، لكنها لا تزال محكومة بتقاليد العصر الفيكتوري. نعم، زمن النقل بالخيول، والرسائل المكتوبة بخط اليد، والشكليات المفرطة.

يجد بعض الأشخاص أن تنسيق اللغة الإنجليزية يمكن أن يكون رسميًا، وهو كذلك بالفعل. وهذا لا يعني أنه يقيد الإبداع أو الابتكار. إنه يوفر فقط بعض الحدود.

تنسيق البريد الإلكتروني الاحترافي مقبول ومفهوم في جميع أنحاء العالم. لذلك، عندما تقوم بمراسلة أشخاص عبر البريد الإلكتروني في أنشطة تجارية أخرى، أو في بلدان أخرى، فمن الضروري أن تلتزم بالتنسيق. سيضمن ذلك فهم رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك من قبل كل من يستقبلها.

هل يجب عليك دائمًا استخدام تنسيق اللغة الإنجليزية؟ نعم، إذا كنت تكتب رسائل بريد إلكتروني احترافية - ولكن هناك بعض الاستثناءات.

يمكن أن تستخدم رسائل البريد الإلكتروني الباردة ورسائل البريد الإلكتروني الخاصة بالمبيعات – وغالبًا ما تستخدم – تنسيقًا مختلفًا. والغرض من ذلك هو صدمة القارئ الذي يتوقع بنية قياسية.

وأيضًا، إذا كنت ترسل بريدًا إلكترونيًا إلى الأصدقاء (أو ترسل أي رسائل بريد إلكتروني شخصية)، فيمكنك تنظيمها كيفما تشاء.

كل هذا الحديث عن تنسيق اللغة الإنجليزية ربما جعلك تتساءل عن ماهيته... لذا دعنا نصل إلى ذلك الآن.

شرح تنسيق البريد الإلكتروني باللغة الإنجليزية

يمكننا تتبع بنية رسائل البريد الإلكتروني وصولاً إلى القرن التاسع عشر (وحتى قبل ذلك).

بالطبع، تغيرت الأمور قليلاً - حيث لم تكن أشياء مثل سطر الموضوع شرطًا في عام 1872. ولكننا مازلنا نستخدم نفس التنسيق بشكل أساسي.

إذا ما هو؟

يحتوي تنسيق البريد الإلكتروني باللغة الإنجليزية على 4 أجزاء. ستحتاج إلى فهم ماهية كل قسم والغرض منه لإنتاج رسائل بريد إلكتروني احترافية.

الخطوات الأربع هي:

  1. سطر موضوع البريد الإلكتروني
  2. تحية البريد الإلكتروني
  3. نسخة من البريد الإلكتروني
  4. تسجيل الخروج بالبريد الإلكتروني/الخطوات التالية

سنعمل بمرور الوقت واحدًا تلو الآخر لشرح التنسيق الصحيح. بمجرد استيعاب هذا، يمكنك استخدام هذا التنسيق لأي بريد إلكتروني تريد كتابته.

سطر موضوع البريد الإلكتروني

تبدأ كل رسالة بريد إلكتروني رائعة باللغة الإنجليزية بسطر الموضوع. سطر الموضوع الخاص بك هو لقطة داخل بريدك الإلكتروني. يجب أن يكون مشجعًا بدرجة كافية لحملهم على فتح البريد الإلكتروني.

أفضل خطوط الموضوع هي:

  • قصيرة - ما بين 5 إلى 7 كلمات (من الناحية المثالية، ولكن يمكن أن تكون أطول إذا لزم الأمر)
  • بسيطة وخطيرة
  • قدم وصفًا واضحًا لما تتناوله رسالة البريد الإلكتروني
  • يتضمن التواريخ والمراجع والعناوين (عند الاقتضاء)
  • يتضمن الموعد النهائي (إذا كان هناك واحد)
  • قم بتقديم تعليمات ("عاجل" أو "يرجى الرد") إذا كنت تريد ذلك

نوصي بأن تكون سطور الموضوع قصيرة وواضحة لأننا نتلقى مئات رسائل البريد الإلكتروني يوميًا، مما يعني أن سطور الموضوع غير الواضحة أو المربكة قد تكون عرضة لخطر التجاهل.

من السهل أيضًا قراءة سطور الموضوع القصيرة على الأجهزة المحمولة.

الدرس رقم 1 - اجعل سطور الموضوع قصيرة وسهلة الفهم وواضحة.

تحية البريد الإلكتروني

تحية البريد الإلكتروني الخاص بك هي مقدمة البريد الإلكتروني الخاص بك. هذا هو المكان الذي ننحرف فيه (قليلاً) عن العصر الفيكتوري. منذ حوالي 20 عامًا، بدأ كاتبو البريد الإلكتروني في إرسال رسائل بريد إلكتروني مثل:

  • عزيزي السيد/السيدة
  • عزيزي السيد (الاسم)
  • عزيزتي السيدة (الاسم)

لكن اليوم، لا نفعل ذلك. لماذا؟ نظرًا لأن كتابة البريد الإلكتروني باللغة الإنجليزية تتغير باستمرار، فقد أصبحت هذه اللغات قديمة وغير ذات صلة، كما أنها مهينة بالنسبة لبعض الأشخاص. وبدلاً من ذلك، يتم تقديم رسائل البريد الإلكتروني الأكثر رسمية بهذه الطريقة:

  • مرحبًا (الاسم الأول للشخص)
  • مرحبًا (الاسم الأول للشخص)
  • عزيزي (الاسم الأول للشخص)

الدرس رقم 2 يجب عليك دائمًا استخدام الاسم الأول للشخص. وهذا يساعد على كسر الحواجز وإقامة اتصال شخصي على الفور.

تعرف على المزيد حول كيفية بدء بريد إلكتروني بفعالية .

نسخة من البريد الإلكتروني

النسخة الأساسية هي المكان الذي تبني فيه رسالتك. يمكن أن تكون قصيرة مثل جملة واحدة أو تمتد إلى صفحات وصفحات من التفاصيل. لا توجد قواعد بشأن طول البريد الإلكتروني (على الرغم من أن قواعد السلوك تقتضي أن يكون قصيرًا قدر الإمكان).

عادةً ما يعمل تنسيق البريد الإلكتروني على النحو التالي:

  • الترحيب والمقدمة - لا تتعمق في العمل، ولكن تقدم ترحيبًا إيجابيًا و(إذا كنت لا تعرف الشخص) قدم نفسك. يمكن أن يشمل ذلك هويتك ومكان عملك.
  • حدد الغرض من بريدك الإلكتروني – انتقل إلى صلب الموضوع سريعًا واذكر سبب إرسال الرسائل. "أنا أتقدم للحصول على الدور المعلن عنه (المنصب)" مثالي.
  • الخوض في التفاصيل – إذا كنت بحاجة إلى إضافة معلومات إضافية، فهذه هي فرصتك. رسائل البريد الإلكتروني ليست مقالات، لذا اجعل الأمور قصيرة قدر الإمكان. استخدم أشياء مثل النقاط النقطية لتقسيم النص ونقل المعلومات المعقدة بأكبر قدر ممكن من البساطة.

يجب أن تكون نسخة الجسم مختصرة. يمكنك دائمًا إضافة روابط إلى مصادر أو مرفقات أخرى لمساعدة القارئ على فهم موضوع رسالتك.

الدرس رقم 3 - قم بتضمين جميع المعلومات ولكن كن مختصراً. تصل رسائل البريد الإلكتروني الاحترافية إلى صلب الموضوع بسرعة.

تسجيل الخروج بالبريد الإلكتروني/الخطوات التالية

يجب أن يكون لرسائل البريد الإلكتروني المهنية غرض (إذا لم يكن الأمر كذلك، لماذا ترسلها؟). قد يكون ذلك بمثابة إرسال رسائل بريد إلكتروني، أو طلب تأكيد استلام الطلب، أو مطالبة شخص ما بالتصرف.

في مصطلحات البريد الإلكتروني، تُعرف باسم عبارة تحث المستخدم على اتخاذ إجراء (CTA). عبارات الحث على اتخاذ إجراء هي تعليمات للقيام بشيء ما ويجب أن تكون دائمًا في نهاية رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك.

يجب عليك أيضًا التحقق والتأكد من أنك قدمت تفاصيل الاتصال وطرق اتصال الأشخاص بك.

يجب أن يكون تسجيل خروجك مناسبًا للموقف. تتضمن بعض التوقيعات المهنية المناسبة ما يلي:

  • شكرًا
  • تشكرات
  • أطيب التحيات
  • أطيب التحيات
  • نتطلع الى الاستماع منك

تجنب استخدام النهايات الرسمية والصعبة بشكل مفرط مثل:

  • تفضلوا بقبول فائق الاحترام
  • تفضلوا بقبول فائق الاحترام

الدرس رقم 4 – قم دائمًا بتضمين CTA واشرح الغرض من بريدك الإلكتروني المهني والنتيجة التي تريدها.

تعرف على المزيد من السطور الختامية للبريد الإلكتروني باللغة الإنجليزية.

5 رسائل بريد إلكتروني احترافية باللغة الإنجليزية

هل تفهم تنسيق البريد الإلكتروني الاحترافي حتى الآن؟ إذا كان الأمر لا يزال لغزًا، فإليك 5 نماذج لتوضيح كيفية القيام بذلك.

تم تصميم هذه العينات لتتناسب مع بعض الأنواع الشائعة من رسائل البريد الإلكتروني الاحترافية التي قد تحتاج إلى إرسالها. اقرأها وتعلم منها وافهم التنسيق قبل كتابة التنسيق الخاص بك!

رسائل البريد الإلكتروني الإنجليزية المهنية لرئيسه

يتوقع منك رئيسك أو مديرك أو مديرك أو مديرك التنفيذي أن تفهم وتستخدم تنسيق البريد الإلكتروني الرسمي. في نموذج البريد الإلكتروني الاحترافي هذا إلى المدير، نقوم بإشراك شخص ما في السلطة برسالة واضحة تحدد جميع المربعات الصحيحة.

عزيزي [ اسم الرئيس ] ،

أنا على ثقة من أن هذا البريد الإلكتروني يجدك جيدًا.

أنا أكتب لمناقشة [ الموضوع أو الغرض من البريد الإلكتروني ] . [ قم بتضمين التفاصيل الضرورية وذات الصلة حول الموضوع. كن موجزا ومباشرا ]

أعتقد أن أفكارك وإرشاداتك ستكون ذات قيمة في هذا الشأن. إذا لزم الأمر، يمكننا تحديد موعد لاجتماع في وقت مناسب لك لمناقشة هذه المشكلة بشكل أكبر.

شكرا لكم مقدما على وقتك والنظر.

مع أطيب التحيات،

[ اسمك ]

رسائل بريد إلكتروني احترافية باللغة الإنجليزية إلى العميل/العميل

ما لم يكن عميلك صديقًا شخصيًا، التزم دائمًا بتنسيق البريد الإلكتروني. في هذه العينة، نقدم رسالة بسيطة وسهلة المتابعة تدور حول الحصول على رد من عميلك/عميلك. يمكنك استخدام هذا لأي مراسلات يومية مع العملاء.

عزيزي [ اسم المستلم ] ،

اتمنى ان تصلك هذه الرسالة وانت في حالة جيدة.

إنني أتواصل بخصوص [ الإشارة إلى المسألة المطروحة ] . [ قدم التفاصيل أو الاستفسارات اللازمة المتعلقة بالموضوع ] .

وإنني أتطلع إلى تعليقاتك أو أي أسئلة قد تكون لديكم بشأن هذا الأمر.

نشكركم على اهتمامكم وتعاونكم.

مع أطيب التحيات،

[ اسمك ]

بريد إلكتروني احترافي للشكوى باللغة الإنجليزية

منزعج من منتج أو خدمة أو أي شيء آخر؟ ثم لا تقف عليه؛ يشتكي! تتعمق رسالة البريد الإلكتروني الخاصة بالشكوى الاحترافية في التفاصيل وتحدد شكواك، وتطالب بالرد والتوصل إلى حل.

عزيزي [ اسم المستلم ] ،

أكتب إليكم للتعبير عن خيبة أملي وإحباطي بسبب الخدمة الأخيرة التي تلقيتها من شركتكم.

في [ التاريخ ] ، قمت بشراء [ المنتج/الخدمة ] من متجرك/موقعك الإلكتروني. ومع ذلك، عند استلام المنتج/الخدمة، اكتشفت العديد من المشكلات والعيوب التي لم يتم ذكرها أو ظهورها وقت الشراء. وتشمل هذه القضايا [ تفاصيل محددة عن المشاكل ] .

أعتقد أنني كعميل مخلص، أستحق تجربة أفضل ومنتجًا/خدمة تلبي المعايير المتوقعة. ولذلك أرجو منكم إيجاد حل سريع لهذه المسألة.

وإنني أتطلع إلى ردكم الفوري وحل مرض لهذه المشكلة.

شكرًا لكم على اهتمامكم.

أطيب التحيات،
[ اسمك ]

بريد إلكتروني احترافي للفاتورة باللغة الإنجليزية

يمكنك أن تقول: "أريد أن أحصل على المال!" لكنها لن تحصل على نتائج. وبدلاً من ذلك، فإن رسالة الفاتورة الإلكترونية الاحترافية هذه قصيرة وفعالة بشكل مناسب وستضمن حصولك على المبلغ بالكامل في تاريخ الاستحقاق.

عزيزي [ اسم المستلم ] ،

آمل أن يجدك هذا البريد الإلكتروني جيدًا. أكتب إليكم لتزويدكم بفاتورة [ اسم المشروع/الخدمة ] كما هو متفق عليه. المبلغ الإجمالي المستحق هو [ المبلغ الإجمالي ] .

الرجاء الاطلاع على الفاتورة المرفقة ويرجى معالجة الدفع في أو قبل تاريخ الاستحقاق، وهو [ تاريخ الاستحقاق ] .

إذا كانت لديك أي أسئلة أو كنت بحاجة إلى مزيد من التفاصيل، فلا تتردد في التواصل معنا.

شكرًا لكم على اهتمامكم.

أطيب التحيات،
[ اسمك ]

البريد الإلكتروني لطلب الاتصال باللغة الإنجليزية الاحترافية

لا يتعلق الأمر بما تعرفه، بل بمن تعرفه - لذا قم ببناء شبكة أعمالك باستخدام طلب الاتصال الاحترافي. يمكن لهذا النوع من البريد الإلكتروني باللغة الإنجليزية أن يوصلك بمؤثرات الصناعة والزملاء وأصحاب المصلحة والقائمين بالتوظيف.

عزيزي [ اسم المستلم ] ،

آمل أن يجدك هذا البريد الإلكتروني جيدًا. أنا أكتب لطلب اتصال احترافي معك.

لقد كنت أتابع عملك في الصناعة منذ بعض الوقت وأنا معجب بخبرتك وإنجازاتك. أعتقد أن التواصل معك سيكون مفيدًا للطرفين، حيث يمكننا التعاون في المشاريع أو تقديم الدعم لبعضنا البعض في مساعينا المهنية.

إذا كنت منفتحًا للتواصل، سأكون ممتنًا لفرصة معرفة المزيد عن عملك واستكشاف أوجه التآزر المحتملة. يرجى إعلامي إذا كنت مستعدًا للتواصل على [ النظام الأساسي الذي تختاره، على سبيل المثال، LinkedIn ] أو أي نظام أساسي آخر مناسب لك.

شكرا لكم على اهتمامكم والنظر فيها.

أطيب التحيات،
[ اسمك ]

تعرف على المزيد حول كيفية طلب شيء ما عبر البريد الإلكتروني .

آداب البريد الإلكتروني باللغة الإنجليزية – 10 نصائح

يمكن أن تكون اللغة الإنجليزية معقدة ومربكة وصعبة الإتقان - خاصة عند كتابة رسائل البريد الإلكتروني باللغة الإنجليزية. فيما يلي 10 نصائح للآداب يجب اتباعها عند كتابة بريد إلكتروني باللغة الإنجليزية:

  1. اجعل سطر الموضوع مكونًا من 5 أو 7 كلمات (وإلا فقد يتم تجاهلك أو عدم قراءته!)
  2. استخدم تحية مناسبة لعام 2023 (مرحبًا)، وليس 1823 (سيدي العزيز/سيدتي). تعرف على بعض الجمل الافتتاحية الشائعة للبريد الإلكتروني باللغة الإنجليزية.
  3. ابدأ كل بريد إلكتروني بابتسامة (افتراضية)، وعبّر عن الامتنان وقدم نفسك.
  4. حدد الغرض من بريدك الإلكتروني في جملة أو جملتين.
  5. يجب أن يكون لكل فقرة غرض أو فكرة واحدة.
  6. اجعل الفقرات قصيرة لقراء الهاتف المحمول!
  7. قم دائمًا بتضمين CTA.
  8. لا تنسى أبدا تفاصيل الاتصال الخاصة بك.
  9. اختر تسجيل الخروج المناسب.
  10. قم بالتدقيق قبل الإرسال أو المخاطرة بإحراج نفسك.

خاتمة

تعد القدرة على كتابة رسائل البريد الإلكتروني باللغة الإنجليزية واحدة من أهم المهارات التي ستتعلمها، لذا اقضِ وقتًا في قراءة هذا واستيعاب المفاهيم. يمكننا أن نضجرك بالأسباب، ولكن الحقيقة هي أنه إذا كتبت رسائل بريد إلكتروني سيئة، فلن تنجح في العمل. آسف أن هذا قاسي، ولكن هذا صحيح. إذا كنت قلقًا بشأن التنسيق أو تفتقر إلى الثقة، فجرّب كاتب البريد الإلكتروني HIX.AI للحصول على رسائل بريد إلكتروني باللغة الإنجليزية أفضل وأسرع وأكثر فعالية.

المنشورات ذات الصلة

عرض المزيد