İngilizce e-posta yazmak, ana diliniz değilse biraz kafa karıştırıcı olabilir. İngilizce konuşanlar için de zorlayıcı olabilir! Neden? Çünkü İngilizce e-posta formatının öğrenmeniz gereken bazı kuralları, kuralları ve yapıları vardır.
İngilizce e-posta yazmak zor mu? Hayır değil. Bu kılavuzda ortaya koyacağımız kurallara bağlı kaldığınız sürece, herhangi bir durum veya durum için profesyonel e-postalar üretmekte hiçbir sorun yaşamayacaksınız.
Öğrenmeye hazır? 4 bölümlü İngilizce e-posta biçimini ele alacağız ve ardından aşağıdakileri kapsayan 5 örnekle hayata geçireceğiz:
- Patrona profesyonel e-posta
- Bir müşteriye/müşteriye profesyonel e-posta
- Profesyonel şikayet e-postası
- Profesyonel fatura e-postası
- Profesyonel bağlantı isteği e-postası
İngilizce e-postalar, bilinmesi gereken bazı görgü kuralları kapsamındadır. HIX.AI e-posta uzmanlarından oluşan ekip, e-posta mükemmelliğine ulaşmanıza yardımcı olacak bir kılavuz hazırladı!
İngilizce e-posta biçimini kullanmak zorunda mıyım?
E-postalar komik şeylerdir. Bunlar kesinlikle 21. yüzyıl teknolojisidir ancak hâlâ Viktorya çağının geleneklerine göre yönetilmektedirler. Evet, atlı ulaşımın, elle yazılan mektupların ve aşırı formalitelerin zamanı.
Bazı insanlar İngilizce dil formatının resmi olabileceğini düşünüyor ve öyle de. Bu, yaratıcılığı veya yeniliği kısıtladığı anlamına gelmez. Sadece bazı sınırlar sağlar.
Profesyonel e-posta formatı dünya çapında kabul görmekte ve anlaşılmaktadır. Bu nedenle, başka işletmelerdeki veya başka ülkelerdeki kişilere e-posta gönderirken formata bağlı kalmanız hayati önem taşır. Bu, e-postalarınızın onları alan herkes tarafından anlaşılmasını sağlayacaktır.
Her zaman İngilizce formatını mı kullanmalısınız? Evet, profesyonel e-postalar yazıyorsanız ancak bazı istisnalar da vardır.
Soğuk e-postalar ve satış e-postaları farklı bir format kullanabilir ve sıklıkla kullanır. Bunun amacı standart bir yapı bekleyen okuyucuyu şok etmektir.
Ayrıca, arkadaşlarınıza e-posta gönderiyorsanız (veya herhangi bir kişisel e-posta gönderiyorsanız), bunları dilediğiniz gibi yapılandırabilirsiniz.
İngilizce dil formatıyla ilgili tüm bu konuşmalar muhtemelen bunun ne olduğunu merak etmenize neden olmuştur... O halde şimdi bu konuya geçelim.
İngilizce e-posta formatının açıklaması
E-postaların yapısını 19. yüzyıla (ve hatta ondan öncesine) kadar takip edebiliyoruz.
Tabii ki işler biraz değişti; konu satırı gibi şeyler 1872'de zorunlu değildi. Ancak temelde hâlâ aynı formatı kullanıyoruz.
Peki nedir bu?
İngilizce e-posta formatının 4 bölümü vardır. Profesyonel e-postalar üretmek için her bölümün ne olduğunu ve amacını anlamanız gerekir.
4 adım şunlardır:
- E-posta konu satırı
- E-posta selamlaması
- E-posta gövde kopyasını
- E-postayla oturum kapatma/sonraki adımlar
Doğru formatı açıklamak için zaman içinde tek tek çalışacağız. Bunu içselleştirdikten sonra bu formatı yazmak istediğiniz herhangi bir e-posta için kullanabilirsiniz.
E-posta konu satırı
Her harika İngilizce e-posta konu satırıyla başlar. Konu satırınız e-postanızın içindeki anlık görüntüdür. E-postayı açmalarını sağlayacak kadar cesaret verici olması gerekiyor.
En iyi konu satırları şunlardır:
- Kısa - 5 - 7 kelime arası (ideal olarak, ancak gerekli olması halinde daha uzun da olabilir)
- Basit ve ciddi
- E-postanın neyle ilgili olduğuna dair net bir açıklama sağlayın
- Tarihleri, referansları ve başlıkları içerir (uygun olduğu yerde)
- Bir son tarih içerir (eğer varsa)
- İsterseniz bir talimat verin ("Acil" veya "Lütfen yanıt verin")
Günde yüzlerce e-posta aldığımız için konu satırlarının kısa ve net olmasını öneririz; bu da belirsiz veya kafa karıştırıcı konu satırlarının göz ardı edilme riskiyle karşı karşıya olabileceği anlamına gelir.
Kısa konu satırlarının mobil cihazlarda okunması da daha kolaydır.
Ders #1 – Konu satırlarını kısa, anlaşılması basit ve net tutun.
E-posta selamlaması
E-posta selamınız, e-postaya girişinizdir. Viktorya çağından (biraz) saptığımız nokta burasıdır. Yaklaşık 20 yıl önce, e-posta yazarları şöyle e-postalar başlatırdı:
- Sevgili Beyefendi / Hanımefendi
- Sayın Bay (isim)
- Sevgili Bayan (isim)
Ama bugün bunu yapmıyoruz. Neden? İngilizce e-posta yazımı sürekli değiştiği için bunlar güncelliğini kaybetmiş, alakasız ve bazı insanlar için saldırgandır. Bunun yerine, en resmi e-postalar bile şu şekilde sunulur:
- Merhaba (kişinin adı)
- Merhaba (kişinin adı)
- Sevgili (kişinin adı)
Ders #2 Her zaman kişinin adını kullanmalısınız. Bu, engellerin yıkılmasına ve anında kişisel bir bağlantı kurulmasına yardımcı olur.
Bir e-postayı etkili bir şekilde nasıl başlatacağınız hakkında daha fazla bilgi edinin .
E-posta gövde kopyasını
Gövde kopyası mesajınızı oluşturduğunuz yerdir. Tek bir cümle kadar kısa olabileceği gibi sayfalar dolusu ayrıntı da olabilir. E-posta uzunluğuyla ilgili herhangi bir kural yoktur (her ne kadar görgü kuralları bunun mümkün olduğu kadar kısa olması gerektiğini söylese de).
Genellikle e-posta formatı şu şekilde çalışır:
- Hoş Geldiniz ve Giriş – İşe dalmazsınız, ancak olumlu bir karşılama sunarsınız ve (kişiyi tanımıyorsanız) kendinizi tanıtırsınız. Bu, kim olduğunuzu ve nerede çalıştığınızı içerebilir.
- E-postanızın amacını belirtin – Hemen konuya girin ve neden mesaj gönderdiğinizi belirtin. "(Pozisyon) reklamı yapılan rolüne başvuruyorum" mükemmel.
- Ayrıntıya girin – Ekstra bilgi eklemeniz gerekiyorsa işte size fırsat. E-postalar makale değildir, bu nedenle işleri mümkün olduğunca kısa tutun. Metni parçalara ayırmak ve karmaşık bilgileri mümkün olduğunca basit bir şekilde iletmek için madde işaretleri gibi şeyleri kullanın.
Gövde kopyası kısa olmalıdır. Okuyucunun mesajınızın neyle ilgili olduğunu anlamasına yardımcı olmak için her zaman diğer kaynaklara veya eklere bağlantılar ekleyebilirsiniz.
Ders #3 – Tüm bilgileri ekleyin ancak kısa olun. Profesyonel e-postalar hızla konuya girer.
E-postayla oturum kapatma/sonraki adımlar
Profesyonel e-postaların bir amacı olmalıdır (eğer değilse neden gönderiyorsunuz?). Bu, e-posta göndermek, bir başvurunun alındığına dair onay istemek veya birinden harekete geçmesini istemek olabilir.
E-posta terimleriyle buna harekete geçirici mesaj (CTA) denir. CTA'lar bir şeyin yapılmasına yönelik talimatlardır ve her zaman e-postalarınızın sonunda yer almalıdır.
Ayrıca iletişim bilgilerinizi ve insanların sizinle iletişim kurma yollarını sağladığınızı da kontrol etmeli ve emin olmalısınız.
İmzanız duruma uygun olmalıdır. Bazı uygun profesyonel imzalar şunları içerir:
- Teşekkürler
- Çok teşekkürler
- Saygılarımla
- Saygılarımla
- Senden haber almak için sabırsızlanıyorum
Aşağıdakiler gibi aşırı titiz ve resmi sonlar kullanmaktan kaçının:
- Saygılarımla
- Saygılarımla
Ders #4 – Her zaman bir CTA ekleyin ve profesyonel e-postanızın amacını ve istediğiniz sonucu açıklayın.
İngilizce bir e-postanın kapanış satırlarını öğrenin.
İngilizce 5 profesyonel e-posta
Profesyonel e-posta formatını henüz anlamadınız mı? Eğer her şey hala bir sırsa, burada size bunun nasıl yapıldığını gösterecek 5 örnek var.
Bu örnekler, göndermeniz gerekebilecek yaygın profesyonel e-posta türlerinden bazıları temel alınarak tasarlanmıştır. Kendi formatınızı yazmadan önce bunları okuyun, onlardan öğrenin ve formatı anlayın!
Patrona profesyonel İngilizce e-postalar
Patronunuz, yöneticiniz, yöneticiniz veya CEO'nuz sizden resmi e-posta biçimini anlamanızı ve kullanmanızı bekleyecektir. Patrona gönderilen bu profesyonel e-posta örneğinde, tüm doğru kutuları işaretleyen net bir mesajla yetkili biriyle iletişime geçiyoruz.
Sayın [ Patronun Adı ] ,
Bu e-maillerin sana ulaşacağına inanıyorum.
[ E-postanın Konusu veya Amacı ] konusunu tartışmak için yazıyorum. [ Konuyla ilgili gerekli ve ilgili ayrıntıları ekleyin. Kısa ve net olun ]
Bu konuda görüşlerinizin ve rehberliğinizin değerli olacağına inanıyorum. Gerekirse, bu konuyu daha ayrıntılı olarak tartışmanız için uygun bir zamanda bir toplantı planlayabiliriz.
Zaman ayırdığınız ve değerlendirdiğiniz için şimdiden teşekkür ederiz.
Saygılarımızla,
[ Adınız ]
Bir müşteriye/müşteriye profesyonel İngilizce e-postalar
Müşteriniz kişisel bir arkadaşınız olmadığı sürece her zaman e-posta biçimine sadık kalın. Bu örnekte, tamamen müşterinizden/müşterinizden yanıt almakla ilgili basit ve takip edilmesi kolay bir mesaj sunuyoruz. Bunu günlük müşteri yazışmalarınız için kullanabilirsiniz.
Sayın [ Alıcının Adı ] ,
Umarım bu mesaj sizi iyi bulur.
[ Eldeki konuya atıf ] ile ilgili olarak size ulaşıyorum. [ Konuyla ilgili gerekli ayrıntıları veya sorguları sağlayın ] .
Bu konuyla ilgili geri bildirimlerinizi veya sorularınızı bekliyorum.
İlginiz ve işbirliğiniz için teşekkür ederiz.
Saygılarımızla,
[ Adınız ]
Profesyonel İngilizce şikayet e-postası
Bir ürün, hizmet veya başka bir şeyden dolayı üzgün müsünüz? O halde buna katlanmayın; şikayet etmek! Bu profesyonel şikayet e-postası ayrıntılara derinlemesine inerek şikayetinizi ana hatlarıyla belirtir ve bir yanıt ve çözüm için sizi zorlar.
Sayın [ Alıcının Adı ] ,
Şirketinizden son zamanlarda aldığım hizmetle ilgili hayal kırıklığımı ve hayal kırıklığımı ifade etmek için yazıyorum.
[ date ] tarihinde mağazanızdan/web sitenizden [ ürün/hizmet ] satın aldım. Ancak ürünü/hizmeti aldıktan sonra, satın alma sırasında belirtilmeyen veya görünmeyen birçok sorun ve kusur keşfettim. Bu konular arasında [ sorunların belirli ayrıntıları ] yer almaktadır.
Sadık bir müşteri olarak daha iyi bir deneyimi ve beklenen standartları karşılayan bir ürün/hizmeti hak ettiğime inanıyorum. Bu nedenle bu konuya bir an önce çözüm bulunmasını rica ediyorum.
Bu soruna derhal yanıt vermenizi ve tatmin edici bir çözüm bulmanızı sabırsızlıkla bekliyorum.
İlginiz için teşekkür ederiz.
Saygılarımla,
[ Adınız ]
Profesyonel İngilizce fatura e-postası
"Para almak istiyorum!" diyebilirsiniz. ama sonuç alamaz. Bunun yerine, bu profesyonel fatura e-postası uygun şekilde kısa ve etkilidir ve vade tarihinde tutarın tamamının ödenmesini sağlayacaktır.
Sayın [ Alıcının Adı ] ,
Umarım bu e-posta sizi iyi bulur. Anlaşmaya varıldığı gibi [ Proje/Hizmet adı ] faturasını size sunmak için yazıyorum. Ödenmesi gereken toplam tutar [ Toplam tutar ] şeklindedir.
Lütfen ekteki faturayı bulun ve ödemeyi son ödeme tarihi olan [ Son tarih ] tarihinde veya öncesinde işleme koyun.
Herhangi bir sorunuz varsa veya daha fazla ayrıntıya ihtiyacınız varsa lütfen bizimle iletişime geçmekten çekinmeyin.
İlginiz için teşekkür ederiz.
Saygılarımla,
[ Adınız ]
Profesyonel İngilizce bağlantı isteği e-postası
Önemli olan ne bildiğiniz değil, kimi bildiğinizdir; bu nedenle profesyonel bağlantı talebiyle iş ağınızı oluşturun. Bu tür İngilizce e-posta, sizi sektördeki nüfuzlu kişilerle, meslektaşlarla, paydaşlarla ve işe alım görevlileriyle buluşturabilir.
Sayın [ Alıcının Adı ] ,
Umarım bu e-posta sizi iyi bulur. Sizinle profesyonel bir bağlantı istemek için yazıyorum.
Bir süredir sektördeki çalışmalarınızı takip ediyorum ve uzmanlığınızdan ve başarılarınızdan etkilendim. Projelerde potansiyel olarak işbirliği yapabileceğimiz veya profesyonel çabalarımızda birbirimize destek sağlayabileceğimiz için sizinle bağlantı kurmanın karşılıklı olarak faydalı olacağına inanıyorum.
Bağlantı kurmaya açıksanız, çalışmalarınız hakkında daha fazla bilgi edinme ve potansiyel sinerjileri keşfetme fırsatını takdir ediyorum. [ Seçtiğiniz platform, örneğin LinkedIn ] veya sizin için uygun olan başka bir platform üzerinden bağlantı kurmaya açık olup olmadığınızı lütfen bana bildirin.
İlginiz ve dikkate aldığınız için teşekkür ederiz.
Saygılarımla,
[ Adınız ]
İngilizce e-posta görgü kuralları – 10 ipucu
İngilizce dili karmaşık, kafa karıştırıcı ve ustalaşması zor olabilir; özellikle de İngilizce e-posta yazarken. İşte İngilizce bir e-posta yazarken izlenecek 10 görgü kuralları ipucu:
- Konu satırlarını 5 veya 7 kelimeyle sınırlı tutun (veya göz ardı edilme veya okunmama riskiyle karşı karşıya kalın!)
- 1823'e (Sayın Bay/Bayan) değil, 2023'e (Merhaba) uygun bir selamlama kullanın. İngilizce bir e-posta için bazı yaygın açılış cümlelerinin neler olduğunu öğrenin.
- Her e-postaya (sanal) bir gülümsemeyle başlayın, minnettarlığınızı ifade edin ve kendinizi tanıtın.
- E-postanızın amacını bir veya iki cümleyle belirtin.
- Her paragrafın tek bir amacı veya düşüncesi olmalıdır.
- Mobil okuyucular için paragrafları kısa tutun!
- Her zaman bir CTA ekleyin.
- İletişim bilgilerinizi asla unutmayın.
- Uygun bir oturum kapatma seçin.
- Göndermeden önce prova yapın veya kendinizi utandırma riskini alın.
Çözüm
İngilizce e-posta yazma yeteneği, öğreneceğiniz en önemli becerilerden biridir, bu nedenle bunu okumaya ve kavramları içselleştirmeye zaman ayırın. Sizi sebeplerle sıkabiliriz ama gerçek şu ki, kötü e-postalar yazarsanız iş hayatınızda başarılı olamazsınız. Üzgünüm bu çok sert oldu ama bu doğru. Biçim konusunda endişeleriniz varsa veya kendinize güvenmiyorsanız daha iyi, daha hızlı ve daha etkili İngilizce e-postalar için HIX.AI e-posta yazıcısını deneyin.