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如何用英语写电子邮件(5 个示例和模板)

如果英语不是您的母语,那么用英语撰写电子邮件可能会有点混乱。对于说英语的人来说这也是一个挑战!为什么?因为英语电子邮件格式有一些您必须学习的既定规则、惯例和结构。

用英语写电子邮件很难吗?不,这不对。只要您遵守我们在本指南中制定的规则,您就可以在任何情况或情况下制作专业的电子邮件。

准备好学习了吗?我们将介绍由 4 部分组成的英语电子邮件格式,然后通过 5 个示例将其变为现实,涵盖:

  • 给老板的专业电子邮件
  • 给客户/客户的专业电子邮件
  • 专业投诉邮箱
  • 专业发票电子邮件
  • 专业连接请求电子邮件

英语电子邮件包含一些必须了解的礼仪。 HIX.AI电子邮件内部人士团队制作了一份指南,帮助您实现卓越的电子邮件!

我必须使用英文电子邮件格式吗?

电子邮件是很有趣的东西。它们绝对是 21 世纪的技术,但它们仍然受到维多利亚时代的惯例的约束。是的,那个马车运输、手写信件和过度拘谨的时代。

有些人发现英语语言格式可以是正式的——而且确实如此。这并不意味着它限制创造力或创新。它只是提供了一些边界。

专业的电子邮件格式在全世界范围内被接受和理解。因此,当您向其他企业或其他国家/地区的人员发送电子邮件时,遵守格式至关重要。这将确保每个收到电子邮件的人都能理解您的电子邮件。

您应该始终使用英语格式吗?是的,如果您正在撰写专业电子邮件,但也有一些例外。

冷邮件和销售电子邮件可以而且经常使用不同的格式。这样做的目的是为了让期待标准结构的读者感到震惊。

此外,如果您要向朋友发送电子邮件(或发送任何个人电子邮件),您可以按照自己的意愿构造它们。

所有关于英语语言格式的讨论可能会让您想知道它是什么......所以现在让我们开始吧。

英文电子邮件格式解释

我们可以追溯到 19 世纪(甚至更早)的电子邮件结构。

当然,情况发生了一些变化,比如 1872 年不再要求主题行。但我们基本上仍然使用相同的格式。

那么它是什么?

英语电子邮件格式有 4 个部分。您需要了解每个部分的含义及其目的才能制作专业的电子邮件。

这 4 个步骤是:

  1. 电子邮件主题行
  2. 电子邮件问候语
  3. 电子邮件正文
  4. 电子邮件签署/后续步骤

我们将通过时间一一解释正确的格式。一旦您内化了这一点,您就可以将这种格式用于您想要编写的任何电子邮件。

电子邮件主题行

每封精彩的英文电子邮件都以主题行开头。您的主题行是电子邮件中的快照。需要足够的鼓励才能让他们打开电子邮件。

最好的主题行是:

  • 简短 – 5 - 7 个单词(理想情况下,但如果必要的话可以更长)
  • 简单又严肃
  • 清楚地描述电子邮件的内容
  • 包括日期、参考文献和标题(如果适用)
  • 包括截止日期(如果有的话)
  • 如果您愿意,请提供说明(“紧急”或“请回复”)

我们建议主题行简短而清晰,因为我们每天会收到数百封电子邮件,这意味着不清楚或令人困惑的主题行可能有被忽略的风险。

简短的主题行也更容易在移动设备上阅读。

第 1 课 – 保持主题简短、易于理解且清晰。

电子邮件问候语

您的电子邮件问候语是您对电子邮件的介绍。这就是我们(稍微)偏离维多利亚时代的地方。大约 20 年前,电子邮件作者会这样开始电子邮件:

  • 尊敬的先生/女士
  • 亲爱的先生(姓名)
  • 亲爱的女士(姓名)

但今天,我们不这样做。为什么?由于英语电子邮件写作不断变化,这些内容已经过时、无关紧要,而且对某些人来说,还具有冒犯性。相反,即使是最正式的电子邮件也是这样介绍的:

  • 你好(人的名字)
  • 你好(人的名字)
  • 亲爱的(人的名字)

第 2 课 你应该始终使用对方的名字。这有助于打破障碍并立即建立个人联系。

详细了解如何有效地开始发送电子邮件

电子邮件正文

正文是您构建信息的地方。它可以短至一个句子,也可以一页又一页地详细说明。关于电子邮件长度没有任何规则(尽管礼仪规定它应该尽可能短)。

通常,电子邮件格式的工作方式如下:

  • 欢迎和介绍——您不会一头扎进业务,而是提供积极的欢迎并(如果您不认识这个人)自我介绍。这可以包括您是谁以及您在哪里工作。
  • 说明您发送电子邮件的目的– 快速切入主题并说明您发送消息的原因。 “我正在申请广告中的(职位)角色”是完美的。
  • 详细说明– 如果您需要添加额外信息,这是您的机会。电子邮件不是论文,因此请尽可能简短。使用项目符号之类的东西来分解文本并尽可能简单地传达复杂的信息。

正文应该简短。您始终可以添加其他来源或附件的链接,以帮助读者了解您的消息的内容。

第三课——包含所有信息,但要简短。专业的电子邮件很快就能切中要点。

电子邮件签署/后续步骤

专业电子邮件应该有一个目的(如果没有,你为什么要发送它?)。这可能是提供电子邮件、要求确认已收到申请或要求某人采取行动。

用电子邮件术语来说,这称为号召性用语 (CTA)。 CTA 是做某事的说明,应始终位于电子邮件的末尾。

您还必须检查并确保您提供了联系方式以及人们与您联系的方式。

您的签核必须适合具体情况。一些适当的专业签字包括:

  • 谢谢
  • 非常感谢
  • 此致
  • 亲切的问候
  • 期待您的回音

避免使用过于挑剔和正式的结尾,例如:

  • 此致
  • 此致

第 4 课 – 始终包含 CTA 并解释您的专业电子邮件的目的和您想要的结果。

了解更多英文电子邮件的结束语。

5封专业英文电子邮件

您了解专业的电子邮件格式吗?如果这一切仍然是个谜,这里有 5 个示例向您展示它是如何完成的。

这些示例是围绕您可能需要发送的一些常见专业电子邮件类型而设计的。在编写自己的文章之前,请阅读它们,向它们学习,并理解其格式!

给老板发专业的英文邮件

您的老板、经理、总监或首席执行官希望您理解并使用正式的电子邮件格式。在这封给老板的专业电子邮件样本中,我们与权威人士交流,传达了一条清晰的信息,符合所有正确的要求。

亲爱的[老板的名字] ,

我相信这封电子邮件会让您满意。

我写信是为了讨论[电子邮件的主题或目的] 。 [包括有关该主题的必要且相关的详细信息。简洁直接]

我相信您的见解和指导在这件事上很有价值。如果有必要,我们可以在方便的时候安排一次会议,以便您进一步讨论这个问题。

预先感谢您的时间和考虑。

最好的问候,

[你的名字]

给客户/顾客的专业英语电子邮件

除非您的客户是私人朋友,否则请始终坚持使用电子邮件格式。在此示例中,我们提供了一条简单且易于理解的消息,该消息的全部内容都是关于从您的客户/顾客那里获取响应。您可以将其用于任何日常客户通信。

亲爱的[收件人姓名] ,

我希望这封邮件对您有好处。

我正在就[参考手头的事情]与您联系。 [提供与此事相关的必要详细信息或疑问] 。

我期待您的反馈或您对此事可能提出的任何问题。

感谢您的关注与合作。

最好的问候,

[你的名字]

专业英文投诉邮箱

对产品、服务或其他什么感到不满?那么就不要忍受它;抱怨!这封专业的投诉电子邮件深入细节并概述您的不满,并推动回复和解决。

亲爱的[收件人姓名] ,

我写这封信是为了表达我对贵公司最近提供的服务的失望和沮丧。

在[日期] ,我从您的商店/网站购买了[产品/服务] 。然而,在收到产品/服务后,我发现了一些在购买时未提及或可见的问题和缺陷。这些问题包括[问题的具体细节] 。

我相信,作为忠实的客户,我应该获得更好的体验和符合预期标准的产品/服务。因此,我请求尽快解决此事。

我期待您立即回复并满意地解决此问题。

感谢您的关注。

此致,
[你的名字]

专业英文发票电子邮件

你可以说:“我想要报酬!”但它不会得到结果。相反,这封专业的发票电子邮件简短而有效,将确保您在到期日收到全额付款。

亲爱的[收件人姓名] ,

我希望你能收到这封电子邮件。我写信是为了向您提供约定的[项目/服务名称]的发票。应付总额为[总额] 。

请找到随附的发票并在到期日或之前处理付款,即[到期日] 。

如果您有任何疑问或需要任何进一步的详细信息,请随时与我们联系。

感谢您的关注。

此致,
[你的名字]

专业英语连接请求电子邮件

重要的不是您知道什么,而是您认识谁——因此,根据专业联系请求构建您的业务网络。这种类型的英语电子邮件可以将您与行业影响力、同事、利益相关者和招聘人员联系起来。

亲爱的[收件人姓名] ,

我希望你能收到这封电子邮件。我写信是为了请求与您建立专业联系。

我关注您在该行业的工作已经有一段时间了,您的专业知识和成就给我留下了深刻的印象。我相信与您的联系将是互惠互利的,因为我们有可能在项目上进行合作或在我们的专业努力中相互提供支持。

如果您愿意建立联系,我将很高兴有机会更多地了解您的工作并探索潜在的协同效应。如果您愿意在[选择的平台,例如LinkedIn ]或任何其他对您来说方便的平台上进行联系,请告诉我。

感谢您的关注和考虑。

此致,
[你的名字]

详细了解如何通过电子邮件请求某些内容

英语电子邮件礼仪– 10 个技巧

英语可能很复杂、令人困惑且难以掌握——尤其是在撰写英语电子邮件时。以下是用英语撰写电子邮件时需要遵循的 10 个礼仪提示:

  1. 将主题行控制在 5 或 7 个字以内(否则可能会被忽略或未读!)
  2. 使用适合 2023 年(嗨)而不是 1823 年(亲爱的先生/女士)的问候语。了解英文电子邮件的一些常见开头句子
  3. 每封电子邮件都以(虚拟)微笑开始,表达感激之情并介绍自己。
  4. 用一两句话阐述电子邮件的目的。
  5. 每个段落都应该有一个目的或想法。
  6. 为移动读者保持段落简短!
  7. 始终包含 CTA。
  8. 永远不要忘记您的联系方式。
  9. 选择合适的签核。
  10. 发送前请校对,否则可能会让自己难堪。

结论

用英语写电子邮件的能力是您将学到的最重要的技能之一,因此请花时间阅读并内化其中的概念。我们可能会告诉你原因,但事实是,如果你写了糟糕的电子邮件,你的生意就不会好。抱歉,这很严厉,但这是事实。如果您担心格式或缺乏信心,请尝试HIX.AI电子邮件编写器,以获得更好、更快、更有效的英文电子邮件。

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