Написание электронной почты на английском языке может показаться немного запутанным, если это не ваш родной язык. Для носителей английского языка это тоже может быть непросто! Почему? Потому что английский формат электронной почты имеет некоторые установленные правила, соглашения и структуры, которые вам просто необходимо усвоить.
Трудно ли писать электронные письма на английском языке? Нет, это не так. Если вы будете придерживаться правил, которые мы изложим в этом руководстве, у вас не возникнет проблем с созданием профессиональных электронных писем для любой ситуации и обстоятельств.
Готовы учиться? Мы собираемся рассмотреть формат электронной почты на английском языке, состоящий из 4 частей, а затем воплотить его в жизнь с помощью 5 примеров, охватывающих:
- Профессиональное письмо начальнику
- Профессиональное письмо клиенту/заказчику
- Профессиональная электронная почта для жалоб
- Профессиональная электронная почта для счетов
- Электронная почта с запросом на профессиональное подключение
Электронная почта на английском языке регулируется некоторыми правилами этикета, которые необходимо знать. Команда инсайдеров электронной почты HIX.AI подготовила руководство, которое поможет вам добиться совершенства в работе с электронной почтой!
Должен ли я использовать английский формат электронной почты?
Электронная почта — забавная вещь. Это определенно технология XXI века, но она все еще подчиняется условностям викторианской эпохи. Да, время гужевого транспорта, рукописных писем и излишней официальности.
Некоторые люди считают, что формат английского языка может быть формальным – и это так. Это не означает, что это ограничивает творчество или инновации. Это просто устанавливает некоторые границы.
Профессиональный формат электронной почты принят и понятен во всем мире. Поэтому, когда вы отправляете электронные письма людям из других компаний или других стран, очень важно придерживаться формата. Это гарантирует, что ваши электронные письма будут понятны всем, кто их получит.
Стоит ли всегда использовать англоязычный формат? Да, если вы пишете профессиональные электронные письма, но есть некоторые исключения.
Холодные электронные письма и рекламные письма могут использовать (и часто так и делают) разные форматы. Цель этого — шокировать читателя, ожидающего стандартной структуры.
Кроме того, если вы отправляете электронное письмо друзьям (или отправляете личные электронные письма), вы можете структурировать их по своему усмотрению.
Все эти разговоры об английском языковом формате, вероятно, заставили вас задуматься, что это такое... Итак, давайте перейдем к этому сейчас.
Объяснение формата электронной почты на английском языке
Мы можем проследить структуру электронных писем вплоть до 19 века (и даже раньше).
Конечно, все немного изменилось: в 1872 году такие вещи, как строка темы, не были обязательными. Но мы все еще в основном используем тот же формат.
Так что же это такое?
Формат электронной почты на английском языке состоит из 4 частей. Вам необходимо понимать, что представляет собой каждый раздел и его цель, чтобы создавать профессиональные электронные письма.
4 шага:
- Тема письма
- Приветствие по электронной почте
- Текст письма
- Подписание по электронной почте/следующие шаги
Мы будем работать со временем одно за другим, чтобы объяснить правильный формат. Как только вы это усвоите, вы сможете использовать этот формат для любого электронного письма, которое захотите написать.
Тема письма
Каждое хорошее электронное письмо на английском языке начинается с темы. Ваша тема — это снимок внутри вашего электронного письма. Это должно быть достаточно воодушевляющим, чтобы заставить их открыть электронное письмо.
Лучшие темы:
- Коротко – от 5 до 7 слов (в идеале, но при необходимости можно и длиннее)
- Просто и серьезно
- Предоставьте четкое описание того, о чем идет речь в электронном письме.
- Включает даты, ссылки и названия (при необходимости)
- Включает дедлайн (если он есть)
- Предоставьте инструкцию («Срочно» или «Пожалуйста, ответьте»), если хотите.
Мы рекомендуем, чтобы темы были короткими и ясными, поскольку мы получаем сотни электронных писем в день, а это означает, что неясные или запутанные темы могут быть проигнорированы.
Короткие темы также легче читать на мобильных устройствах.
Урок № 1. Темы должны быть короткими, простыми для понимания и ясными.
Приветствие по электронной почте
Приветствие по электронной почте — это ваше вступление к письму. Здесь мы немного отклоняемся от викторианской эпохи. Около 20 лет назад авторы электронных писем начинали писать такие письма:
- Уважаемый господин/госпожа
- Уважаемый господин (имя)
- Дорогая госпожа (имя)
Но сегодня мы этого не делаем. Почему? Поскольку тексты электронных писем на английском языке постоянно меняются, они устарели, неактуальны и для некоторых людей оскорбительны. Вместо этого даже самые формальные электронные письма представляются следующим образом:
- Привет (имя человека)
- Здравствуйте (имя человека)
- Дорогой (имя человека)
Урок № 2. Вы всегда должны использовать имя человека. Это помогает разрушить барьеры и немедленно установить личную связь.
Узнайте больше о том, как эффективно начать электронное письмо .
Текст письма
Основной текст — это то место, где вы создаете свое сообщение. Оно может состоять из одного предложения или состоять из нескольких страниц подробностей. Не существует правил относительно длины электронного письма (хотя этикет требует, чтобы оно было как можно короче).
Обычно формат электронной почты работает следующим образом:
- Приветствие и введение – вы не погружаетесь в дела, а оказываете позитивный прием и (если вы не знаете человека) представляетесь. Это может включать информацию о том, кто вы и где работаете.
- Укажите цель вашего электронного письма . Быстро перейдите к сути и укажите, почему вы отправляете сообщение. «Я претендую на рекламируемую роль (должность)» — идеально.
- Вдавайтесь в подробности . Если вам нужно добавить дополнительную информацию, вот ваш шанс. Электронные письма не являются эссе, поэтому делайте их как можно короче. Используйте такие вещи, как маркеры, чтобы разбить текст и передать сложную информацию как можно проще.
Основной текст должен быть кратким. Вы всегда можете добавить ссылки на другие источники или вложения, чтобы помочь читателю понять, о чем ваше сообщение.
Урок №3 – Включите всю информацию, но будьте краткой. Профессиональные электронные письма быстро доходят до сути.
Подписание по электронной почте/следующие шаги
Профессиональные электронные письма должны иметь цель (а если нет, то зачем вы их отправляете?). Это может быть отправка электронных писем, запрос подтверждения получения заявки или просьба к кому-либо действовать.
В терминах электронной почты это называется призывом к действию (CTA). Призывы к действию – это инструкции о том, что нужно сделать, и они всегда должны находиться в конце вашего электронного письма.
Вы также должны проверить и убедиться, что вы предоставили контактные данные и способы, которыми люди могут связаться с вами.
Ваша подпись должна соответствовать ситуации. Некоторые подходящие профессиональные подписи включают в себя:
- Спасибо
- Большое спасибо
- С наилучшими пожеланиями
- С уважением
- С нетерпением ждем вашего ответа
Избегайте использования слишком суетливых и формальных окончаний, таких как:
- Искренне Ваш
- Искренне Ваш
Урок № 4. Всегда добавляйте призыв к действию и объясняйте цель вашего профессионального электронного письма и желаемый результат.
Узнайте больше о заключительных строках для электронного письма на английском языке.
5 профессиональных писем на английском языке
Вы уже понимаете профессиональный формат электронной почты? Если это все еще загадка, вот 5 примеров, которые покажут вам, как это делается.
Эти примеры созданы на основе некоторых распространенных типов профессиональных электронных писем, которые вам, возможно, придется отправлять. Прочтите их, учитесь у них и поймите формат, прежде чем писать свои!
Профессиональные электронные письма боссу на английском языке
Ваш начальник, менеджер, директор или генеральный директор будет ожидать, что вы поймете и будете использовать формальный формат электронной почты. В этом образце профессионального электронного письма начальнику мы привлекаем кого-то из авторитетных лиц с четким сообщением, которое отмечает все нужные поля.
Дорогой [ имя босса ] ,
Я надеюсь, что это письмо вас хорошо найдёт.
Я пишу, чтобы обсудить [ Тему или цель письма ] . [ Включите необходимую и актуальную информацию по теме. Будьте краткими и прямыми ]
Я считаю, что ваши идеи и рекомендации будут ценны в этом вопросе. При необходимости мы можем назначить встречу в удобное для Вас время для дальнейшего обсуждения данного вопроса.
Заранее благодарим вас за ваше время и внимание.
С уважением,
[ Ваше имя ]
Профессиональные электронные письма на английском языке клиенту/заказчику
Если ваш клиент не является вашим личным другом, всегда придерживайтесь формата электронной почты. В этом примере мы предоставляем простое и понятное сообщение, предназначенное для получения ответа от вашего клиента/заказчика. Вы можете использовать это для любой повседневной переписки с клиентами.
Дорогой [ Имя получателя ] ,
Я надеюсь, что это сообщение найдет вас хорошо.
Я обращаюсь по поводу [ ссылки на рассматриваемый вопрос ] . [ Предоставьте необходимую информацию или вопросы, связанные с этим вопросом ] .
Я с нетерпением жду ваших отзывов или любых вопросов, которые могут у вас возникнуть по этому поводу.
Благодарим за внимание и сотрудничество.
С уважением,
[ Ваше имя ]
Электронная почта для жалоб на профессиональном английском языке
Расстроены продуктом, услугой или чем-то еще? Тогда не стойте на этом; жаловаться! Это профессиональное электронное письмо с жалобой подробно описывает вашу жалобу и требует ответа и решения.
Дорогой [ Имя получателя ] ,
Я пишу, чтобы выразить свое разочарование и разочарование по поводу недавней услуги, которую я получил от вашей компании.
[ дата ] я приобрел [ товар/услугу ] в вашем магазине/на веб-сайте. Однако после получения продукта/услуги я обнаружил несколько проблем и недостатков, которые не были упомянуты или видны во время покупки. Эти вопросы включают [ конкретные подробности проблем ] .
Я считаю, что как постоянный клиент я заслуживаю лучшего опыта и продукта/услуги, соответствующего ожидаемым стандартам. Поэтому прошу скорейшего решения данного вопроса.
Я с нетерпением жду вашего немедленного ответа и удовлетворительного решения этой проблемы.
Спасибо за внимание.
С наилучшими пожеланиями,
[ Ваше имя ]
Электронная почта для счетов на профессиональном английском языке
Вы можете сказать: «Я хочу, чтобы мне заплатили!» но это не даст результатов. Вместо этого это профессиональное электронное письмо со счетом-фактурой достаточно короткое и эффективное и гарантирует, что вы получите полную сумму в установленный срок.
Дорогой [ Имя получателя ] ,
Я надеюсь это письмо благополучно дойдет до вас. Я пишу, чтобы предоставить вам счет за [ название проекта/услуги ] в соответствии с договоренностью. Общая сумма задолженности составляет [ Общая сумма ] .
Найдите прилагаемый счет и обработайте платеж не позднее установленной даты, то есть [ Срок оплаты ] .
Если у вас есть какие-либо вопросы или вам нужна дополнительная информация, пожалуйста, не стесняйтесь обращаться к нам.
Спасибо за внимание.
С наилучшими пожеланиями,
[ Ваше имя ]
Электронная почта с запросом на подключение к профессиональному английскому языку
Важно не то, что вы знаете, а кого вы знаете – так что создайте свою деловую сеть с помощью запроса на профессиональное соединение. Этот тип электронной почты на английском языке может связать вас с влиятельными лицами в отрасли, коллегами, заинтересованными сторонами и рекрутерами.
Дорогой [ Имя получателя ] ,
Я надеюсь это письмо благополучно дойдет до вас. Я пишу, чтобы попросить о профессиональной связи с вами.
Я уже некоторое время слежу за вашей работой в отрасли и впечатлен вашим опытом и достижениями. Я считаю, что общение с вами будет взаимовыгодным, поскольку мы потенциально сможем сотрудничать в проектах или оказывать друг другу поддержку в наших профессиональных начинаниях.
Если вы готовы к общению, я был бы признателен за возможность узнать больше о вашей работе и изучить потенциал синергии. Пожалуйста, дайте мне знать, готовы ли вы подключиться к [ платформе по вашему выбору, например, LinkedIn ] или любой другой платформе, которая вам удобна.
Спасибо за внимание и внимание.
С наилучшими пожеланиями,
[ Ваше имя ]
Этикет электронной почты на английском языке – 10 советов
Английский язык может быть сложным, запутанным и трудным для освоения, особенно при написании электронных писем на английском языке. Вот 10 советов по этикету, которым следует следовать при написании электронного письма на английском языке:
- В теме письма должно быть 5–7 слов (иначе вы рискуете быть проигнорированным или непрочитанным!)
- Используйте приветствие, подходящее для 2023 года (Привет), а не 1823 года (Уважаемый господин/госпожа). Узнайте, какие общие начальные предложения используются в электронных письмах на английском языке.
- Начинайте каждое электронное письмо с (виртуальной) улыбки, выразите благодарность и представьтесь.
- Изложите цель вашего электронного письма в одном или двух предложениях.
- Каждый абзац должен иметь единственную цель или мысль.
- Делайте абзацы короткими для мобильных читателей!
- Всегда включайте призыв к действию.
- Никогда не забывайте свои контактные данные.
- Выберите подходящую подпись.
- Проверьте перед отправкой, иначе рискуете опозориться.
Заключение
Умение писать электронные письма на английском языке — один из самых важных навыков, которые вы освоите, поэтому потратьте время на чтение и усвоение концепций. Мы можем утомить вас объяснениями причин, но реальность такова, что если вы пишете плохие электронные письма, вы не преуспеете в бизнесе. Извините, это резко, но это правда. Если вас беспокоит формат или вам не хватает уверенности, попробуйте программу создания электронной почты HIX.AI , чтобы получать более качественные, быстрые и эффективные электронные письма на английском языке.