Застряли во время учебы в колледже? Профессора играют решающую роль в образовании в наших колледжах, проводя лекции, руководя и оказывая поддержку. Давайте посмотрим правде в глаза: вы платите достаточно за обучение в колледже, и минимум, на что вы можете рассчитывать, — это ответ на электронное письмо.
Профессора — не большие страшные монстры (во всяком случае, не все), а разумные люди, которые захотят помочь вам с вашими запросами по электронной почте. Они будут ожидать, что ваши запросы по электронной почте будут написаны правильно и в стиле, вызывающем уважение. Вы отправляете сообщение не другу, а кому-то у власти.
Как ты делаешь это? В этом руководстве о том, как написать электронное письмо профессору, мы подробно описываем формат электронного письма. Мы покажем вам, как структурировать электронные письма любому профессору, и предоставим профессору 5 образцов электронных писем, в том числе:
- Напишите профессору с просьбой предоставить дополнительную информацию
- Напишите профессору о сроках
- Письмо профессору с просьбой дать рекомендацию
- Письмо профессору по личным вопросам
- Письмо профессору с просьбой о продлении
К концу этого руководства по отправке профессору электронной почты вы сможете спрашивать все, что захотите (хотя мы не можем гарантировать, что они ответят!).
Зачем писать электронное письмо своему профессору?
Профессора несут ответственность за поддержку и руководство вами в течение вашей академической карьеры. Это может включать помощь в выполнении сложного задания, продление срока или предоставление рекомендации. Профессора также выполняют пастырские обязанности и могут оказать помощь, если у вас возникнут личные проблемы. По сути, они здесь, чтобы помочь вам, если вам это нужно.
Если есть возможность, лучше всего обратиться за помощью и поддержкой лично, но мы знаем, что это не всегда возможно, особенно если учесть, что многие студенты учатся дистанционно. Но если вы не можете говорить лично, вы можете написать своему профессору по электронной почте, но вам необходимо убедиться, что ваши сообщения вежливы, профессиональны и соответствуют правильному формату и структуре электронного письма .
Итак, давайте начнем с того, что покажем вам 5 образцов писем профессору.
5 образцов писем профессору
Эти образцы электронных писем профессору содержат ценные рекомендации по структуре, тону голоса и подходу, которые вы можете использовать. Если хотите, вы можете вырезать и вставлять эти образцы, но мы рекомендуем вам использовать их в качестве основы для создания собственных электронных писем.
Письмо профессору с просьбой предоставить дополнительную информацию
Что-то не уловили на лекции или нужны разъяснения по заданию? Это письмо профессору поможет вам быстро получить необходимую информацию.
Дорогой [ Имя получателя ] ,
Я надеюсь это письмо благополучно дойдет до вас. Я посетил вашу лекцию по [ теме лекции ] и хотел бы получить дополнительные разъяснения по [ конкретной области ] . Я нашел содержание довольно сложным, и я считаю, что дальнейшее обсуждение значительно улучшит мое понимание предмета.
Можем ли мы запланировать короткую встречу в ваше рабочее время на этой неделе? Я был бы очень признателен за возможность обсудить мои вопросы и получить дополнительные рекомендации относительно задания. Пожалуйста, сообщите мне подходящее для вас время, и я соответственно подготовлюсь.
Спасибо за внимание.
С наилучшими пожеланиями,
[ Ваше имя ]
Напишите профессору о сроках
Профессора отвечают за постановку заданий и контроль сроков. Но что произойдет, если вы забыли дату? Это электронное письмо профессору можно использовать, чтобы определить крайний срок и убедиться, что вы его не пропустите!
Уважаемый профессор [ Имя получателя ] ,
Я надеюсь это письмо благополучно дойдет до вас. Приношу извинения за причиненные неудобства, но, похоже, я забыл срок выполнения поставленного вами задания. Не могли бы вы сообщить мне срок выполнения задания? Я хочу быть уверенным, что не пропущу это. Спасибо заранее за вашу помощь.
С наилучшими пожеланиями,
[ Ваше имя ]
Письмо профессору с просьбой дать рекомендацию
Если у вас нет справки с места работы, подходящей заменой будет рекомендация от профессора. Прежде чем указывать имя вашего профессора в заявке, используйте это электронное письмо, чтобы попросить рекомендацию.
Дорогой [ имя профессора ] ,
Я надеюсь это письмо благополучно дойдет до вас. Я обращаюсь к вам с просьбой о помощи со ссылкой. Я подаю заявку на [ работу/программу ] , и требуется рекомендация от профессора. Ваше знание моей трудовой этики и академических способностей сделает вас идеальным кандидатом.
Если вы готовы предоставить ссылку, сообщите мне, и я предоставлю вам всю необходимую информацию или документацию. Крайний срок подачи — [ Дата ] .
Спасибо, что рассмотрели мою просьбу. Я очень ценю вашу поддержку.
С наилучшими пожеланиями,
[ Ваше имя ]
Письмо профессору по личным вопросам
Иногда жизнь может помешать нашему образованию и изменить наши приоритеты. В этом электронном письме профессору описываются проблемы, с которыми вы столкнулись, и их влияние на вашу учебу.
Уважаемый профессор [ Имя получателя ] ,
Я надеюсь это письмо благополучно дойдет до вас. Я хотел сообщить вам о некоторых личных проблемах, с которыми я сейчас сталкиваюсь и которые влияют на мою учебу.
У меня сейчас трудный период в личной жизни, связанный с семейными проблемами. В результате это существенно повлияло на мою доступность и способность полностью сосредоточиться на курсовой работе. Я делаю все возможное, чтобы справиться с ситуацией, но ожидаю, что она может продолжать влиять на мою игру в ближайшие недели.
Я понимаю важность моей учебы и стремлюсь преодолеть эти проблемы. Я приложу все усилия, чтобы наверстать упущенное и активно участвовать в занятиях, несмотря на обстоятельства.
Прошу вашего понимания и поддержки в это время. Если вы могли бы предоставить мне какие-либо удобства или продления, я был бы очень признателен. Я открыт для обсуждения потенциальных решений, которые позволили бы мне продолжить образование, одновременно преодолевая эти личные трудности.
Спасибо за внимание и внимание.
С наилучшими пожеланиями,
[ Ваше имя ]
Письмо профессору с просьбой о продлении
Не собираешься выполнить задание? Попросите продление! Хотя мы не можем гарантировать, что вам его предоставят, это электронное письмо профессору с просьбой о продлении даст вам лучший шанс!
Дорогой [ имя профессора ] ,
Я надеюсь это письмо благополучно дойдет до вас. Сегодня я обращаюсь к вам по поводу предстоящего задания, которое должно быть выполнено [ Дата ] . Приношу извинения за неудобства, но у меня возникли неожиданные трудности, которые помешали мне выполнить задание вовремя.
Учитывая обстоятельства, я хотел бы попросить краткое продление срока подачи задания. Я понимаю, что это полностью на ваше усмотрение, и готов принять любые условия или штрафы за продление срока.
Благодарим вас за понимание и ценим ваше внимание к этому вопросу.
С наилучшими пожеланиями,
[ Ваше имя ]
Экспертное руководство о том , как написать профессору по электронной почте
Профессора — профессиональные люди (подсказка кроется в названии) и ожидают самых высоких стандартов письменной речи. Их не впечатлят орфографические ошибки или грамматические проблемы. Они также привыкли читать официальные электронные письма и отвечать на них, поэтому вы всегда должны придерживаться установленной структуры.
При написании электронного письма профессору вам следует максимально сосредоточиться на результате. Это подход, который работает для написания любого электронного письма профессору:
- Представьтесь
- Объясните, почему вы пишете по электронной почте и чего вы хотите
- Выразите благодарность заранее
- Включите крайний срок/призыв к действию
Как мы объясняли ранее, преподаватели ожидают, что будут читать электронные письма в правильном формате. Чтобы объяснить, как написать электронное письмо профессору, мы разделили его на 3 раздела:
- Тема письма по электронной почте профессору
- Основная копия
- Подписание/следующие шаги
Тема письма по электронной почте профессору
Входящие письма профессоров будут заполнены сотнями электронных писем от студентов, коллег-ученых и преподавателей, поэтому ваше письмо должно будет выделяться среди других. Как? Создав отличную тему!
Проще продемонстрировать, как писать темы писем для вашего профессора, на нескольких примерах тем.
- Могу ли я попросить о помощи (укажите подробности)
- Требуется пояснение (подробности лекции)
- Каков срок моего задания?
- Можете ли вы подтвердить срок моего задания?
- Запрос на продление назначения
- Могу ли я попросить у вас ссылку?
- Не могли бы вы дать мне ссылку?
- Запрос справки
Электронная почта профессору с копией тела
Надеемся, ваша тема будет достаточно сильной, чтобы привлечь внимание вашего профессора. Как только они откроют электронное письмо, вы должны правильно их привлечь.
Если вы уверены в себе, вы можете использовать менее формальное приветствие, например: «Привет, профессор (их имя)». Если вы их плохо знаете или пишете официальное электронное письмо с просьбой о продлении срока, лучше использовать «Уважаемый профессор (их имя)».
Теперь мы можем работать со структурой, которую мы изложили выше. В этом примере нам нужна дополнительная информация по вопросу, поднятому в лекции.
Представьтесь
«Меня зовут (ваше имя), и я посещаю ваши занятия (укажите детали)».
Также узнайте: Как представиться в электронном письме?
Объясните, почему вы пишете по электронной почте и чего вы хотите
«Я связываюсь с вами, чтобы попросить дополнительную информацию по вопросу, который вы подняли в своей лекции (укажите дату, время и т. д.). В частности, я хотел бы знать (все, что вы хотите знать!).
Выразите благодарность заранее
«Я ценю, что вы очень заняты, и хотел бы заранее поблагодарить вас за любую информацию и идеи, которые вы можете предоставить».
Электронная почта профессору для подписания/следующих шагов
Ваше сообщение мощное и (самое главное) короткое! Мы почти подошли к концу, но нам нужно добавить что-то еще к вашему сообщению.
Включите крайний срок/призыв к действию
«Я работаю над заданием, срок которого истекает (вставить дату). Не могли бы вы ответить мне до этой даты? Вы можете связаться со мной, чтобы обсудить это по адресу (вставить детали)».
Наконец, вам нужно будет указать заключительную строку («Спасибо», «Большое спасибо», «С уважением» и т. д.), а также свое имя и любую другую необходимую информацию.
Теперь вы готовы отправить его своему профессору.
Как написать профессиональное сообщение своему профессору
Отправляя электронное письмо своему профессору, вы должны понимать, в чем заключается сила. Они заняты, находятся под давлением и, вероятно, имеют дело с сотнями (может быть, даже тысячами) других студентов. Чтобы избавиться от шума, ваш запрос должен быть четким и соответствовать следующим принципам:
- Всегда используйте правильное приветствие . Начинайте свое электронное письмо с официального приветствия, например «Уважаемый доктор [ Фамилия ] » или «Здравствуйте, профессор [ Фамилия ] ». Проверьте и еще раз проверьте, правильно ли вы используете звание профессора.
- Сократите лишние слова. Сделайте свое сообщение как можно более кратким, исключив лишние слова. Используйте четкую тему письма и укажите цель вашего электронного письма в первых нескольких предложениях.
- Используйте правильную грамматику и орфографию . Преподаватели ожидают высоких стандартов, поэтому всегда проверяйте орфографию и грамматику перед отправкой.
- Будьте уважительны и вежливы со своим профессором : слова «пожалуйста» и «спасибо» имеют большое значение. Вежливо просите о помощи и выражайте благодарность за любую помощь.
- Назовите себя : профессора будут иметь дело со многими студентами и могут не знать, кто вы, поэтому всегда называйте себя и класс(ы), которые вы изучаете.
- Избегайте небрежной лексики и сленга . Преподаватели не будут ожидать неформальной речи, сленга и других ленивых фраз.
- Четко изложите свои требования . Какова бы ни была цель вашего электронного письма, четко изложите свои потребности. У профессоров мало времени, и они просто захотят узнать, чего вы хотите, как можно скорее, так что не заставляйте их ждать!
- Поблагодарите их за потраченное время . Профессора — занятые люди, поэтому поблагодарите их за потраченное время. Иногда несколько выбранных слов могут творить чудеса и добиться желаемого результата.
- Подпишитесь правильно. Заканчивайте свои электронные письма позитивно и делайте это профессионально, используя подходящую подпись. Профессора обладают авторитетом; они не твои друзья.
- Используйте HIX.AI Если вы не находите правильный тон или вам сложно использовать формальный формат электронной почты, воспользуйтесь генератором электронной почты HIX.AI Эта платформа на базе искусственного интеллекта может создавать эффективные электронные письма профессорам за считанные секунды.
Заключение
Не знаете, как написать профессору по электронной почте? Используя советы, рекомендации и формат, изложенные в этом блоге, вы в рекордно короткие сроки создадите эффективные электронные письма своему профессору. Если вы обеспокоены, всегда следуйте своим инстинктам и старайтесь говорить кратко, профессионально и вежливо – и всегда выражайте благодарность.